Cara melacak pengeluaran proyek saat lepas atau bekerja dari rumah (+templat)

Apakah bekerja dari rumah ramah anggaran? Nah, jika Anda melihat survei ini, Anda akan melihat keuntungan dan kerugian finansial dari telecommuting. Jajak pendapat ini menunjukkan bahwa, dibandingkan dengan bekerja di kantor, karyawan teleworking menghabiskan lebih banyak uang untuk bahan makanan (rata-rata $ 182) dan $ 121 lebih banyak untuk utilitas setiap bulan. Di sisi lain, bekerja dari rumah membantu mereka menghemat uang untuk penitipan anak ($34) dan bensin serta transportasi umum ($33).

Apakah Anda seorang pekerja lepas atau karyawan tetap yang bekerja dari rumah, ingatlah bahwa agar tetap sesuai anggaran (dan bahkan menghemat uang), Anda harus mulai melacak pengeluaran proyek Anda. Dalam artikel ini, kami akan berbagi dengan Anda beberapa tip dan trik yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran proyek:

• sebagai pekerja lepas,
• sebagai karyawan tetap yang bekerja dari rumah.

Apa itu biaya proyek?

Secara umum, biaya proyek mencakup semua biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek atau transaksi bisnis. Biaya proyek mencakup biaya:

• mempekerjakan profesional untuk proyek tersebut (karyawan, pekerja lepas, atau kontraktor),
• peralatan – semua alat yang digunakan karyawan selama proyek,
• bahan – semua bahan yang dibutuhkan pekerja selama proyek,
• tugas manajemen proyek – tugas yang memastikan proyek akan selesai tepat waktu,
• tugas teknik (jika ada) – tugas di bidang penelitian dan pekerjaan desain,
• transportasi (jika ada),
• biaya overhead – sewa kantor, utilitas, bahan dan peralatan kantor,
• gaji tahunan – jumlah uang yang diinginkan yang ingin dihasilkan oleh perusahaan atau individu, selain dari jumlah yang dibutuhkan untuk menutupi pengeluaran lainnya.

Manajemen biaya proyek membantu Anda membuat perkiraan tentang proyek, serta menjaga alokasi anggaran proyek dan pengendalian biaya proyek.

Sekarang, siapa yang bertanggung jawab untuk membayar biaya proyek ini ketika pekerjaan tidak dilakukan di tempat?

Dalam hal pengaturan bekerja dari rumah, pengaturan semacam ini tidak harus melibatkan pekerja lepas saja. Dalam beberapa kasus, ada karyawan tetap – mereka yang bekerja untuk satu perusahaan dari rumah. Dalam situasi ini, majikan biasanya menyediakan karyawan dengan peralatan kerja. Plus, karyawan ini tidak perlu membayar pajak karena pajak dipotong dari gaji mereka.

Tapi, jika Anda seorang freelancer, Anda adalah pekerja wiraswasta. Dengan demikian, Anda akan memiliki beberapa pengeluaran awal di awal karir freelance Anda, seperti membeli sendiri PC atau laptop, serta perangkat lunak yang Anda butuhkan untuk bekerja. Selain itu, lepas juga berarti Anda harus membayar pajak wirausaha dan asuransi kesehatan.

Berikut adalah pengeluaran paling umum untuk freelancer:

• Pengeluaran kerja – internet, kerja mobile (jika diperlukan), sewa kantor (jika tidak bekerja dari rumah), material dan transportasi kerja (jika diperlukan), perawatan PC atau laptop, dan pembelian satu kali.
• Pengeluaran pribadi – sewa, utilitas, ponsel pribadi, langganan dan keanggotaan (jika ada), bahan makanan, pengiriman makanan, makanan hewan (jika diperlukan), transportasi, dry cleaning, pakaian, hiburan.
• Pengeluaran tambahan – Rekening IRA, asuransi kesehatan, tabungan untuk pajak, tabungan untuk keadaan darurat (saat pekerjaan berkurang), anggaran liburan.

Sedangkan untuk pegawai tetap yang bekerja dari rumah, daftar pengeluaran tersebut belum termasuk sewa kantor, transportasi (untuk keperluan kerja), rekening IRA, asuransi kesehatan, dan pajak.

Apa pengeluaran paling umum untuk pekerja lepas dan karyawan tetap yang bekerja dari rumah?

Meskipun kami telah membuat daftar pengeluaran proyek biasa, mari kita lihat beberapa situasi kehidupan nyata. Inilah yang disoroti oleh pekerja lepas dan karyawan yang bekerja dari rumah sebagai pengeluaran bulanan utama mereka.“

Pengeluaran saya yang paling umum adalah:

• Internet,
• listrik,
• perangkat lunak untuk membantu saya mengotomatiskan banyak proses saya seperti Penjadwalan Ketajaman, Zapier, dll.
• perangkat lunak untuk membantu saya tetap teratur seperti Gsuite, Asana,
• pemeliharaan situs web,
• iklan. ” – Kimberley Reyes, pemilik Agensi Asisten Virtual Kimberley Reyes & Co

“ Sebenarnya, listrik ! Semua lampu yang dibutuhkan (terutama jika kantor Anda berada di ruang bawah tanah) dan layar, pengisi daya, dll. Tambahkan! Memesan bahan makanan dari Target seminggu sekali juga. ” – Basheer Alebdy, pendiri DaBash Deals

“ Pengiriman makanan jelas merupakan pengeluaran besar bagi saya. Masalahnya dengan pekerjaan lepas adalah terkadang sulit untuk menetapkan batasan waktu Anda. Saya selalu menemukan diri saya bekerja larut malam atau bekerja sangat pagi untuk mengejar tenggat waktu. Jadi, tanpa waktu untuk persiapan makanan, pengiriman makanan adalah pilihan termudah bagi saya.

Peralatan juga merupakan hal lain. Jika Anda seorang freelancer, Anda harus memiliki laptop atau desktop, webcam, dan headset yang layak. Koneksi internet adalah biaya lain, dan Anda harus membayarnya setiap bulan. Penyedia layanan Anda harus dapat diandalkan, sehingga Anda tidak akan kehilangan koneksi di tengah tugas. ” – Candace Helton, direktur operasi di Ringspo

“ Seringkali, biaya tersembunyi datang dari pengeluaran tidak berwujud dan bagi saya, yang terbesar adalah langganan perangkat lunak . Biaya produktivitas online atau alat kreasi versi Pro dapat meningkat. Apa yang tampak seperti pembelian 'murah' sekitar £8 per bulan segera bertambah ketika Anda menggunakan beberapa alat dalam bisnis Anda. Saya baru-baru ini meninjau semua alat digital saya dan menghemat £50 sebulan dengan membatalkan yang tidak menambah nilai nyata pada pekerjaan saya.” – Alison Reay-Jones, dukungan bisnis

“ Sebagai seseorang yang telah bekerja wiraswasta dari rumah selama bertahun-tahun, pengeluaran terbesar saya adalah sewa . Sederhananya, kantor pusat adalah pengeluaran bisnis yang diperbolehkan (di sebagian besar negara).

Di apartemen dengan 2 kamar tidur, saya merasa sepertiga dari tagihan sewa (8 jam per hari), dan 1/2 dari tagihan broadband berkecepatan tinggi, disebabkan oleh aktivitas bisnis saya, jadi saya mencatatnya dan itu diperbolehkan untuk tujuan pajak.” – Kevin Murphy, konsultan produktivitas

“ Bekerja dari rumah, hal-hal yang paling banyak saya habiskan adalah kantor di rumah dan perabotan dengan sedikit pengiriman makanan sesekali. Memiliki peralatan yang tepat dan hanya merasa nyaman di tempat kerja harus menjadi prioritas semua orang. ” – Simon Elkjar, Chief Marketing Officer avXperten

Di sini, di Clockify, kami saat ini bekerja dari rumah, jadi saya bertanya kepada rekan kerja saya apa pengeluaran paling umum mereka saat bekerja dari rumah.

“ Pasti pengiriman makanan . Setidaknya seminggu sekali saya tidak ingin memasak atau saya tidak punya waktu untuk menyiapkan makanan.” – Nikola Radojcin, asisten SEO

“Saat bekerja dari rumah, pengeluaran saya lebih sedikit daripada saat bekerja di kantor – saya tidak memesan makan siang, juga tidak memiliki biaya transportasi. Adapun biaya internet di rumah, saya akan membayarnya dalam hal apa pun. ” – Ljubomir Simin, CTO

Rekan kerja saya Luka Dejanovic dan Natalia Tawfik Dedovic juga pernah bekerja sebagai pekerja lepas. Inilah yang mereka katakan tentang pengeluaran lepas utama mereka.

“ Selama bekerja sebagai freelancer, pengeluaran terbesar saya adalah koneksi internet atau kurangnya koneksi internet. Ada situasi ketika saya akan kehilangan koneksi saat melakukan panggilan dengan klien potensial, yang terkadang berakhir dengan kehilangan kesepakatan. Selain itu, memesan makanan juga merupakan pengeluaran yang besar.” – Natalia Tawfik Dedovic, Pemasar Konten Sosial dan Video

“Satu-satunya pengeluaran yang saya miliki adalah kehilangan uang selama pengiriman uang .” – Luka Dejanovic, Ilustrator

Sekarang, saya juga penasaran untuk mengetahui apakah pekerja lepas dan karyawan tetap yang bekerja dari rumah melacak pengeluaran bulanan mereka . Jika demikian, alat apa yang mereka gunakan untuk mencatat semua biaya.

“Saya melihat transaksi bank dan kartu kredit saya dan menulis semua pengeluaran dan pendapatan dalam jurnal/perencana tahunan fisik . Tidak ada yang lebih baik dari pena dan kertas kuno!” – Basheer Alebdy

“ Meskipun saya sudah mencoba menggunakan aplikasi penganggaran sebelumnya (seperti Wallet), saya menemukan metode pena-dan-kertas yang paling efektif. Ada sesuatu tentang menuliskan pengeluaran dan tagihan Anda yang memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang ke mana perginya uang Anda.” – Candace Helton

“Saya menggunakan Excel untuk melacak saldo saya. Sebagai aturan praktis, saya tidak pernah menghabiskan lebih dari 70% dari apa yang saya hasilkan. Dengan cara ini, saya bisa menghemat uang untuk keadaan darurat.” – Steven Zhang, pemimpin redaksi di Luremefish

“Untuk menghindari pengeluaran berlebihan, saya melacak pengeluaran saya dengan membuat lembaran. Menurut saya metode ini sangat efisien karena saya dapat melihat dengan jelas ke mana uang saya pergi. ” – Simon Elkjar

Bagaimana Anda bisa melacak pengeluaran proyek?

Sekarang setelah kita melihat pengeluaran apa yang biasanya dimiliki pekerja lepas dan karyawan tetap yang bekerja dari rumah, kami akan menjelaskan cara melacak pengeluaran proyek dengan mudah.

Sebagai pekerja lepas

Seperti disebutkan di atas, pekerja lepas bertanggung jawab untuk mengurus pajak mereka, tetapi juga menyisihkan sejumlah uang untuk asuransi kesehatan dan IRA. Inilah cara Anda dapat memantau semua biaya lepas Anda.

Miliki akun bisnis dan pribadi yang terpisah

Langkah ini sangat penting. Kapan pun Anda memiliki pengeluaran bisnis, seperti perjalanan bisnis atau makan siang dengan klien, Anda harus menagihnya ke akun bisnis Anda. Oleh karena itu, akan lebih mudah untuk menutupi pajak Anda dan menghitung pengurangan pajak Anda.

Kimberley Reyes telah bekerja dari jarak jauh selama 13 tahun. Dalam hal pengeluaran freelance, inilah cara dia mengatasinya:

“Saya memiliki kartu kredit bisnis di mana semua pengeluaran bisnis saya terhubung, jadi saya hanya mengunduh tagihan bulanan di mana semua pengeluaran saya dicatat. Saya juga bekerja dengan perusahaan dukungan pajak yang membantu saya mengajukan pajak. Saya secara manual menambahkan semua pengeluaran saya ke platform mereka, dan mereka melacaknya untuk saya untuk tujuan pajak.”

Seperti yang Anda lihat, jika Anda kesulitan menghitung pajak, Anda dapat menyewa seorang profesional seperti akuntan pajak atau perusahaan pajak.

Melacak pekerjaan Anda, pribadi, dan pengeluaran tambahan

Sejalan dengan tip kami sebelumnya, ingatlah untuk mencatat semua pengeluaran Anda dengan hati-hati, termasuk biaya terkait pekerjaan, pribadi, dan biaya tambahan. Kami telah menjelaskan apa yang dicakup oleh setiap area.

Selain itu, banyak pekerja lepas menunjukkan bahwa mengalokasikan sebagian dari pendapatan bulanan Anda untuk pajak sangat penting. Beberapa pekerja lepas bahkan mengatakan bahwa mereka menghemat 30% dari setiap pembayaran yang mereka terima untuk pajak.

Untuk membantu Anda melacak semua pengeluaran lepas Anda, kami membuat template yang menggabungkan ketiga bidang biaya. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mencatat setiap pengeluaran yang Anda miliki sepanjang bulan, baik itu pribadi, pekerjaan, atau tambahan.

→ Unduh Biaya proyek untuk template freelancer

Sekarang, jika Anda seorang pekerja lepas yang sering bepergian untuk bisnis, Anda mungkin mencari template yang lebih detail untuk melacak biaya perjalanan bisnis atau jarak tempuh bisnis. Dalam hal ini, kami menyediakan berbagai template laporan pengeluaran untuk Anda.

Pantau penghasilan bulanan Anda

Selain itu, Anda perlu memiliki pemahaman yang lebih baik tentang berapa banyak yang Anda hasilkan per bulan. Dengan begitu, Anda akan tahu apakah Anda mampu menutupi pengeluaran Anda. Plus, Anda akan tahu berapa banyak uang yang akan Anda miliki setelah membayar semua pengeluaran bulanan.

Oleh karena itu, Anda akan menyadari apakah Anda perlu mencari klien lain atau proyek tambahan untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi. Dan, yang terbaik dari semuanya, gaji yang lebih tinggi juga berarti Anda dapat memanjakan diri dengan ponsel baru atau tiket konser band favorit Anda.

Pengeluaran Proyek kami untuk template freelancer memiliki fitur ini juga, jadi pastikan untuk menuliskan semua jumlah pendapatan yang Anda dapatkan dari berbagai klien.

Sebagai karyawan tetap yang bekerja dari rumah

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, tidak seperti pekerja lepas, karyawan jarak jauh yang bekerja untuk satu perusahaan cenderung memiliki pengeluaran yang lebih sedikit. Itu karena karyawan tetap tidak memiliki biaya seperti asuransi kesehatan dan pajak karena biaya ini secara otomatis dikurangi dari gaji mereka. Dalam situasi tertentu, pemberi kerja juga menyediakan laptop dan peralatan dasar lainnya kepada pekerja sehingga karyawan tetap dapat melakukan pekerjaan mereka di rumah. Jika Anda seorang karyawan tetap, berikut adalah beberapa tip berharga tentang cara melacak dan mencatat pengeluaran proyek.

Catat semua pekerjaan, pribadi, dan pengeluaran tambahan

Aturan ini berlaku untuk pekerja lepas dan karyawan tetap. Jika Anda tidak menuliskan setiap pengeluaran kecil, segera Anda tidak akan tahu bagaimana Anda menghabiskan gaji Anda.

Berbicara tentang biaya kerja pekerja tetap, jumlah totalnya lebih rendah daripada pekerja lepas. Namun, banyak karyawan tetap mungkin berinvestasi dalam beberapa perabot berkualitas untuk kantor rumah mereka, seperti kursi ergonomis yang nyaman untuk bekerja. Pengeluaran pribadi untuk kedua kategori pekerjaan biasanya bisa sama, terutama jika pekerja lepas cenderung bekerja hanya dari rumah, bukan coworking space.

Jika Anda membandingkan biaya tambahan pekerja lepas dan karyawan tetap, Anda akan melihat bahwa yang terakhir biasanya memiliki biaya seperti tabungan untuk liburan dan untuk berbagai keadaan darurat pribadi (pemeliharaan rumah atau mobil). Anda akan melihat bahwa biaya Proyek kami untuk template karyawan tetap mengandung lebih sedikit biaya per bulan, dibandingkan dengan biaya untuk pekerja lepas. Selain itu, tidak ada kalkulator pendapatan karena pekerja tetap mendapatkan gaji tetap.

→ Unduh templat Pengeluaran proyek untuk karyawan tetap

Kiat bonus – klaim biaya kerja Anda

Dalam hal biaya kantor pusat, karyawan wiraswasta di AS memenuhi syarat untuk mengambil potongan pajak untuk biaya ini. Kategori wiraswasta meliputi:

• mereka yang bekerja dari rumah penuh waktu,
• mereka yang memiliki pekerjaan sampingan freelance (bahkan jika mereka juga bekerja untuk majikan)
• mereka yang bekerja sendiri selama beberapa bulan.

Kantor pusat Anda juga harus memenuhi syarat untuk pemotongan ini. Namun, perlu diingat bahwa karyawan yang bekerja untuk satu majikan tidak memenuhi syarat untuk mengklaim pengeluaran mereka.

Jadi, jika Anda termasuk orang yang berhak mendapatkan potongan pajak, Anda bisa mengklaim pengeluaran seperti membeli laptop baru, printer, kursi kantor, atau meja. Jika Anda tertarik dengan subjek ini, berikut adalah rincian lebih lanjut tentang cara menghitung pengurangan kantor pusat Anda.

Membungkus

Saat bekerja dari kantor rumah Anda, tidak hanya pekerjaan dan ruang pribadi Anda yang bercampur, tetapi juga pengeluaran Anda. Untuk mencegah jenis kebingungan keuangan ini, pastikan untuk selalu memisahkan pengeluaran kerja Anda dari pengeluaran pribadi. Selain itu, mencatat semua pembayaran Anda, termasuk pekerjaan, pribadi, dan tambahan, adalah cara terbaik untuk tetap berada dalam anggaran bulanan. Selain itu, memiliki laporan bulanan yang terperinci akan membantu Anda mendapatkan potongan pajak jika Anda bekerja sebagai pekerja lepas.