Cum să urmăriți cheltuielile proiectului atunci când lucrați în mod independent sau lucrați de acasă (+șabloane)

Lucrul de acasă este prietenos cu bugetul? Ei bine, dacă aruncați o privire la acest sondaj, veți observa avantajele și dezavantajele financiare ale telecommutingului. Acest sondaj arată că, în comparație cu munca într-un birou, angajații care lucrează la distanță cheltuiesc mai mulți bani pe alimente (în medie 182 USD) și cu 121 USD în plus pe utilități în fiecare lună. Pe de altă parte, lucrul de acasă îi ajută să economisească bani pentru îngrijirea copiilor (34 USD) și benzină și transport public (33 USD).

Indiferent dacă sunteți un freelancer sau un angajat permanent care lucrează de acasă, amintiți-vă că pentru a rămâne în limita bugetului (și chiar a economisi niște bani), ar trebui să începeți să urmăriți cheltuielile proiectului. În acest articol, vă vom împărtăși câteva sfaturi și trucuri care vă permit să urmăriți cheltuielile proiectului:

• ca freelancer,
• ca angajat permanent care lucrează de acasă.

Care sunt cheltuielile proiectului?

În general, cheltuielile proiectului includ toate costurile necesare pentru a finaliza un proiect sau o tranzacție comercială. Cheltuielile proiectului acoperă costurile de:

• angajarea de profesioniști pentru proiectul menționat (angajați, liber profesioniști sau antreprenori),
• echipamente – toate instrumentele pe care angajații le folosesc în timpul unui proiect,
• materiale – toate materialele de care lucrătorii au nevoie în timpul unui proiect,
• sarcini de management de proiect – sarcini care asigură că proiectul va fi finalizat la timp,
• sarcini de inginerie (dacă este cazul) – sarcini în domeniul cercetării și lucrărilor de proiectare,
• transport (dacă este cazul),
• cheltuieli generale – chirie de birou, utilități, materiale și echipamente de birou,
• salariu anual – suma dorită de bani pe care o companie sau o persoană dorește să o facă, în afară de suma necesară pentru acoperirea altor cheltuieli.

Managementul costurilor de proiect vă ajută să faceți estimări despre proiect, precum și să vă ocupați de alocarea bugetului proiectului și de controlul costurilor proiectului.

Acum, cine se ocupă de plata acestor cheltuieli ale proiectului atunci când lucrarea nu este făcută la fața locului?

Când vine vorba de lucrul de la domiciliu, acest tip de cadru nu trebuie să implice doar lucrători independenți. În unele cazuri, există angajați permanenți – cei care lucrează pentru o singură companie de acasă. În aceste situații, un angajator oferă de obicei angajaților echipament de lucru. În plus, acești angajați nu trebuie să plătească niciun impozit, deoarece impozitele sunt deduse din salariul lor.

Dar, dacă ești un freelancer, ești un lucrător pe cont propriu. Astfel, vei avea câteva cheltuieli inițiale la începutul carierei de independent, cum ar fi să-ți cumperi un PC sau un laptop, precum și software-ul de care ai nevoie pentru muncă. În plus, freelancer înseamnă și că trebuie să plătești taxe pentru activități independente și asigurări de sănătate.

Iată cele mai frecvente cheltuieli pentru freelanceri:

• Cheltuieli de muncă – internet, mobil de lucru (dacă este necesar), închiriere birou (dacă nu se lucrează de acasă), materiale de lucru și transport (dacă este necesar), întreținere PC sau laptop și achiziție unică.
• Cheltuieli personale – chirie, utilități, mobil personal, abonamente și abonamente (dacă există), alimente, livrare de alimente, hrană pentru animale de companie (dacă este necesar), transport, curățătorie chimică, îmbrăcăminte, divertisment.
• Cheltuieli suplimentare – cont IRA, asigurări de sănătate, economii pentru taxe, economii pentru situații de urgență (ori când e mai puțină muncă), buget de vacanță.

În ceea ce privește angajații permanenți care lucrează de acasă, lista de cheltuieli nu include chiria biroului, transportul (în scop de muncă), contul IRA, asigurările de sănătate și taxele.

Care sunt cele mai frecvente cheltuieli pentru independenții și angajații permanenți care lucrează de acasă?

Deși am enumerat deja cheltuielile uzuale ale proiectelor, haideți să aruncăm o privire la câteva situații din viața reală. Iată ce evidențiază liber profesioniștii și angajații care lucrează de acasă ca fiind principalele lor cheltuieli lunare.”

Cele mai frecvente cheltuieli ale mele sunt:

• Internet,
• electricitate,
• software care să mă ajute să automatizez multe dintre procesele mele, cum ar fi Acuity Scheduling, Zapier etc.
• software care să mă ajute să mă organizez, cum ar fi Gsuite, Asana,
• întreținerea site-ului web,
• reclame. ” – Kimberley Reyes, proprietarul Agenției Asistent Virtual Kimberley Reyes & Co

„ De fapt, electricitate ! Toate luminile necesare (mai ales dacă biroul tău este la subsol) și ecrane, încărcătoare etc. Comandând produse alimentare de la Target și o dată pe săptămână. ” – Basheer Alebdy, fondatorul DaBash Deals

„ Livrarea alimentelor este cu siguranță o cheltuială mare pentru mine. Lucrul cu munca independentă este că uneori este greu să-ți stabilești limite în timpul tău. Întotdeauna mă trezesc lucrând noaptea târziu sau lucrând foarte devreme dimineața pentru a ajunge din urmă cu termenele limită. Deci, fără timp pentru pregătirea alimentelor, livrarea alimentelor este cea mai ușoară opțiune pentru mine.

Echipamentul este, de asemenea, un alt lucru. Dacă sunteți freelancer, trebuie să aveți un laptop sau desktop, o cameră web și o cască decentă. Conexiunea la internet este o altă cheltuială și trebuie să plătiți lunar pentru aceasta. Furnizorul dvs. de servicii trebuie să fie de încredere, astfel încât să nu vă pierdeți conexiunea în mijlocul unei sarcini. ” – Candace Helton, director de operațiuni la Ringspo

„ De multe ori, costurile ascunse provin din cheltuielile intangibile și pentru mine, cel mai mare dintre acestea sunt abonamentele la software . Costurile versiunilor Pro de productivitate online sau instrumente de creație pot crește. Ceea ce pare a fi o achiziție „ieftină” de aproximativ 8 GBP pe lună se adună în curând atunci când utilizați mai multe instrumente în afacerea dvs. Recent, am revizuit toate instrumentele mele digitale și am economisit 50 de lire sterline pe lună, anulând pe cele care nu adăugau valoare reală muncii mele.” – Alison Reay-Jones, suport pentru afaceri

„ Fiind o persoană care lucrează pe cont propriu de acasă de ani de zile, cea mai mare cheltuială a mea este chiria . Pur și simplu, un birou de acasă este o cheltuială de afaceri permisă (în majoritatea țărilor).

Într-un apartament cu 2 dormitoare, am simțit că 1/3 din factura de chirie (8 ore pe zi) și 1/2 din facturile de bandă largă de mare viteză erau atribuite activităților mele de afaceri, așa că înregistrez asta și este permis. în scopuri fiscale.” – Kevin Murphy, consultant în productivitate

„ Lucrând de acasă, lucrurile pe care le cheltuiesc cel mai mult ar trebui să fie biroul de acasă și mobilierul cu un pic de livrare de mâncare din când în când. A avea echipamentul potrivit și a fi pur și simplu confortabil la locul de muncă ar trebui să fie prioritatea tuturor. ” – Simon Elkjar, directorul de marketing al avXperten

Aici, la Clockify, lucrăm în prezent de acasă, așa că i-am întrebat pe colegii mei care sunt cheltuielile lor cele mai frecvente atunci când lucrează la distanță.

„ Cu siguranță livrarea de mâncare . Măcar o dată pe săptămână nu am chef să gătesc sau nu am timp să pregătesc o masă.” – Nikola Radojcin, asistent SEO

„Când lucrez de acasă, am mai puține cheltuieli decât atunci când lucrez într-un birou – nu comand masa de prânz și nici costuri de transport. Cât despre cheltuielile cu internetul de acasă, l-aș plăti în orice caz.” – Ljubomir Simin, CTO

Colegii mei Luka Dejanovic și Natalia Tawfik Dedovic au lucrat și ei ca liber profesioniști. Iată ce au avut de spus despre cheltuielile lor majore de freelancing.

„ În timp ce lucram ca freelancer, cea mai mare cheltuială a mea a fost conexiunea la internet sau lipsa acesteia. Au fost situații în care pierdeam o conexiune în timp ce aveam un apel cu un potențial client, care uneori ajungea să pierd o afacere. În plus, comanda de mâncare a fost și o cheltuială majoră.” – Natalia Tawfik Dedovic, marketer de conținut social și video

„Singura cheltuială pe care am avut-o a fost să pierd bani în timpul transferului de bani .” – Luka Dejanovic, ilustrator

Acum, eram și curios să aflu dacă freelancerii și angajații permanenți care lucrează de acasă își urmăresc cheltuielile lunare . Dacă da, ce instrumente folosesc pentru a nota toate costurile.

„Mă uit la tranzacțiile bancare și cu cardul de credit și scriu toate cheltuielile și câștigurile într-un jurnal/planificator anual fizic . Nimic mai bun decât pixul și hârtia de modă veche!” – Basheer Alebdy

„ Deși am mai încercat să folosesc aplicații de bugetare (cum ar fi Wallet), consider că metoda creionului și hârtiei este cea mai eficientă. Există doar ceva în a-ți nota cheltuielile și facturile, care îți oferă o imagine mai clară despre unde se duc banii tăi.” – Candace Helton

„Folosesc Excel pentru a-mi urmări echilibrul. De regulă, nu cheltuiesc niciodată mai mult de 70% din ceea ce câștig. Astfel, pot economisi niște bani pentru situații de urgență.” – Steven Zhang, redactor-șef la Luremefish

„Pentru a evita cheltuielile excesive, îmi țin evidența cheltuielilor prin crearea de foi. Mi se pare că această metodă este cu adevărat eficientă, deoarece ajung să văd o perspectivă clară asupra unde se duc banii mei. ” – Simon Elkjar

Cum puteți urmări cheltuielile proiectului?

Acum că am văzut ce cheltuieli au de obicei freelancerii și angajații permanenți care lucrează de acasă, vă vom explica cum să urmăriți cu ușurință cheltuielile proiectului.

Ca freelancer

După cum am menționat mai sus, liber profesioniștii sunt responsabili pentru a-și îngriji taxele, dar și pentru a pune deoparte niște bani pentru asigurările de sănătate și IRA. Iată cum vă puteți monitoriza toate costurile de freelancing.

Aveți un cont separat de afaceri și privat

Acest pas este crucial. Ori de câte ori aveți o cheltuială de afaceri, cum ar fi călătoria de afaceri sau prânzul cu un client, ar trebui să o debitați în contul dvs. de afaceri. Prin urmare, va fi mult mai ușor să vă acoperiți impozitele și să vă calculați deducerile fiscale.

Kimberley Reyes lucrează de la distanță de 13 ani. Când vine vorba de cheltuielile ei de liber profesionist, iată cum le face față:

„Am un card de credit de afaceri în care sunt legate toate cheltuielile mele de afaceri, așa că doar descarc factura lunară în care sunt înregistrate toate cheltuielile mele. De asemenea, lucrez cu o companie de sprijin fiscal care mă ajută să-mi depun taxele. Îmi adaug manual toate cheltuielile în platforma lor și le urmăresc pentru mine în scopuri fiscale.”

După cum puteți vedea, dacă aveți probleme cu calcularea impozitelor, puteți angaja un profesionist, cum ar fi un contabil fiscal sau o companie fiscală.

Urmăriți cheltuielile dvs. de muncă, personale și suplimentare

În conformitate cu sfatul nostru anterior, nu uitați să vă notați cu atenție toate cheltuielile, inclusiv cele legate de muncă, cele personale și cele suplimentare. Am explicat deja ce acoperă fiecare zonă.

În plus, mulți freelanceri subliniază că alocarea unei părți din venitul lunar pentru impozite este vitală. Unii freelanceri spun chiar că economisesc 30% din orice plată pe care o primesc pentru taxe.

Pentru a vă ajuta să urmăriți toate cheltuielile dvs. de freelancing, am creat un șablon care combină toate cele trei domenii de costuri. Tot ce trebuie să faceți este să notați fiecare cheltuială pe care o aveți pe parcursul lunii, fie că este personală, de serviciu sau una suplimentară.

→ Descărcați șablonul Cheltuieli de proiect pentru freelanceri

Acum, dacă sunteți un freelancer care călătorește frecvent pentru afaceri, este posibil să căutați un șablon mai detaliat pentru urmărirea cheltuielilor de călătorie de afaceri sau a kilometrajului de afaceri. În acest caz, vă oferim diversele șabloane de rapoarte de cheltuieli.

Urmăriți venitul dvs. lunar

În plus, trebuie să înțelegeți mai bine cât câștigați pe lună. În acest fel, veți ști dacă vă puteți acoperi cheltuielile. În plus, vei ști câți bani vei avea după ce ai plătit toate cheltuielile lunare.

Prin urmare, îți vei da seama dacă trebuie să găsești un alt client sau un proiect suplimentar pentru a avea un salariu mai mare. Și, cel mai bine, un salariu mai mare înseamnă, de asemenea, că te poți răsfăța cu un telefon nou sau cu un bilet la concert pentru trupa ta preferată.

Cheltuielile noastre de proiect pentru șabloanele liber profesioniști au și această caracteristică, așa că asigurați-vă că notați toate sumele de venit pe care le obțineți de la diverși clienți.

Ca angajat permanent care lucrează de acasă

La fel cum am discutat mai devreme, spre deosebire de freelanceri, angajații de la distanță care lucrează pentru o companie tind să aibă mai puține cheltuieli. Asta pentru că angajații permanenți nu au costuri precum asigurările de sănătate și taxele, deoarece aceste cheltuieli sunt reduse automat din salariile lor. În anumite situații, angajatorii oferă lucrătorilor și laptopuri și alte instrumente fundamentale, astfel încât angajații permanenți să își poată îndeplini munca la domiciliu. Dacă sunteți angajat permanent, iată câteva sfaturi valoroase despre cum să urmăriți și să capturați cheltuielile proiectului.

Păstrați o evidență a tuturor cheltuielilor de muncă, personale și suplimentare

Această regulă se aplică atât liber profesioniștilor, cât și angajaților permanenți. Dacă nu notezi fiecare mică cheltuială, în curând nu vei avea nicio idee cum ai cheltuit salariul.

Apropo de cheltuielile de muncă ale lucrătorilor permanenți, suma totală este mai mică decât în ​​cazul liber profesioniștilor. Cu toate acestea, mulți angajați permanenți ar putea investi într-o piesă de mobilier de calitate pentru biroul lor de acasă, cum ar fi un scaun ergonomic confortabil pentru serviciu. Cheltuielile personale pentru ambele categorii de angajare pot fi de obicei aceleași, mai ales dacă freelancerii tind să lucreze doar de acasă, în loc de un spațiu de coworking.

Dacă comparați cheltuielile suplimentare ale liber profesioniștilor și ale angajaților permanenți, veți observa că aceștia din urmă au de obicei costuri precum economii pentru vacanță și pentru diverse urgențe personale (întreținerea locuinței sau a mașinii). Veți observa că șablonul nostru Cheltuieli de proiect pentru angajații permanenți conține mai puține costuri pe lună, comparativ cu cel pentru freelanceri. În plus, nu există un calculator de venituri, deoarece lucrătorii permanenți primesc salarii fixe.

→ Descărcați șablonul Cheltuieli de proiect pentru angajații permanenți

Sfat bonus – revendicați-vă cheltuielile de muncă

Când vine vorba de cheltuielile de birou la domiciliu, angajații care desfășoară activități independente din SUA sunt calificați să beneficieze de o deducere fiscală pentru aceste costuri. Categoria lucrătorilor independenți acoperă:

• cei care lucrează de acasă cu normă întreagă,
• cei care au o activitate secundară independentă (chiar dacă lucrează și pentru un angajator)
• cei care au lucrat pe cont propriu timp de câteva luni.

De asemenea, biroul dvs. de acasă trebuie să se califice pentru aceste deduceri. Dar, rețineți că angajații care lucrează pentru un angajator nu sunt eligibili pentru a-și revendica cheltuielile.

Așadar, dacă vă numărați printre cei care sunt eligibili pentru deducerea fiscală, puteți solicita cheltuieli precum cumpărarea unui laptop nou, a unei imprimante, a unui scaun de birou sau a unui birou. Dacă ești interesat de acest subiect, iată mai multe detalii despre cum să calculezi deducerea biroului tău de acasă.

Încheierea

Când lucrați de la biroul dvs. de acasă, nu numai spațiul dvs. de lucru și cel personal se amestecă, ci și cheltuielile. Pentru a preveni acest tip de confuzie financiară, asigurați-vă că vă păstrați întotdeauna cheltuielile de muncă separate de cele private. În plus, păstrarea unei evidențe a tuturor plăților, inclusiv cele de muncă, personale și suplimentare, este cea mai bună modalitate de a rămâne în limita bugetului lunar. În plus, un raport lunar atât de detaliat vă va ajuta să obțineți deducerile fiscale dacă lucrați ca freelancer.