Bagaimana memberikan tugas kepada anggota tim

Proyek telah dibagi menjadi tonggak, tujuan dan sasaran yang dipecah menjadi tugas, dan sekarang saatnya untuk menetapkan mereka. Tetapi saat Anda membuka platform manajemen proyek, Anda dihadapkan pada proses yang tidak menarik dalam menyusun kata-kata tugas, dan memilih siapa yang akan ditugaskan.

Nah, dalam artikel ini, kami menawarkan saran tentang cara membuat momen pertama yang campur aduk itu sedikit lebih jelas. Ada tip yang dapat ditindaklanjuti, mempelajari perbedaan antara mengalokasikan dan mendelegasikan tugas, dan kriteria yang disarankan tentang cara memilih orang terbaik untuk pekerjaan itu.

Untuk gambaran yang lebih tepat, berikut adalah daftar isi:

Bagaimana Anda memberikan tugas karyawan?

Kami biasanya berpikir bahwa menetapkan tugas adalah proses yang memakan waktu yang berfokus pada membersihkan daftar tugas untuk menjaga proyek tetap berjalan. Namun, penugasan tugas sebenarnya harus menjadi proses yang lebih berorientasi pada karyawan yang membutuhkan dedikasi dan usaha tambahan, yang menghasilkan hasil yang luar biasa. Tapi apa yang kita maksud dengan itu?

Tugas yang diberikan dengan benar mendorong karyawan, proyek, dan keseluruhan perusahaan Anda maju. Begini caranya.

1. Mereka memperkuat akuntabilitas dan kepercayaan antara manajer dan karyawan;
2. Mereka membantu mengajarkan keterampilan baru dan menyempurnakan keterampilan lama;
3. Mereka memungkinkan karyawan untuk mengenal tim dan jalan kerja lain;
4. Membuat perkiraan proyek menjadi lebih mudah;
5. Menjadi dasar yang bagus untuk ulasan kinerja, dll.

Daftarnya bisa berlanjut, tetapi kita akan berhenti di situ untuk saat ini.

Tentu saja, manfaat jangka panjang seperti itu tidak datang tanpa darah dan keringat pepatah dalam tahap perencanaan. Mari kita lihat ide umum dalam menetapkan tugas karyawan, dan langkah-langkah spesifik yang dapat Anda ambil.

Motivasi datang dari mengetahui gambaran yang lebih besar

Ketika kita berbicara tentang gambaran yang lebih besar dalam manajemen proyek, kita berbicara tentang tugas masing-masing anggota tim yang mempengaruhi rekan mereka di telepon. Karena semua tugas biasanya merupakan bagian kecil dari teka-teki, ada baiknya untuk mengingatkan karyawan bagaimana kontribusi pekerjaan mereka. Sebagai contoh:

• Draf berkualitas tinggi dapat menjadi dasar yang bagus untuk versi final, dan dapat diselesaikan lebih cepat.
• Presentasi yang dipersiapkan dengan baik dapat mengurangi waktu untuk pertanyaan yang tidak perlu dan pertanyaan email tambahan.

Tidak mengherankan bahwa orang bekerja lebih baik dan lebih produktif, ketika mereka tahu bahwa pekerjaan mereka berdampak pada tingkat perusahaan.

Jadi, ketika Anda memberikan tugas, cobalah untuk menekankan bagaimana tugas itu sesuai dengan gambaran yang lebih besar. Cukup dengan mengatakan: " Anda melakukan X akan membantu dengan Y dan Z " dan bagaimana hal itu tercermin pada proyek secara keseluruhan akan membuat karyawan tahu bahwa tugas yang diberikan kepada mereka penting.

Buat karyawan Anda bersemangat untuk berkomitmen

Memberitahu orang-orang tentang gambaran yang lebih besar dan menunjukkan kepada mereka apa yang mungkin hanya bisa membuat mereka sejauh ini. Itu cukup untuk menyalakan percikan awal, tetapi bagi mereka untuk berkomitmen penuh pada tugas, Anda perlu mendefinisikan apa yang diperlukan oleh tugas itu.

Mereka harus dapat membayangkan bagaimana melakukan pekerjaan, keterampilan apa yang digunakan, dan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan. Semakin jelas instruksinya, semakin termotivasi mereka untuk bekerja.

Sederhananya, berikan arahan tentang bagaimana tugas harus dilakukan, dan pastikan mereka mengerti. Anda tidak dapat membaca pikiran satu sama lain, jadi penting bahwa semua orang berada di halaman yang sama.

Minta transparansi tugas

Salah satu praktik terbaik yang dapat diterapkan perusahaan adalah transparansi di antara rekan kerja.

Ini dicapai dengan meminta semua orang memasukkan tugas mereka untuk hari itu dalam lembar waktu. Tujuan dari timesheets adalah untuk mendapatkan ide yang akurat tentang apa yang dikerjakan setiap orang pada waktu tertentu.

Ketika orang tahu siapa yang mengerjakan tugas apa, lebih mudah bagi mereka untuk mengetahui apakah seseorang ada atau sibuk, seberapa jauh mereka mengerjakan tugas, dll.

Jadi, ketika Anda memberikan tugas kepada karyawan, beri label dengan tenggat waktu. Sebagai alternatif, Anda dapat meminta penilaian karyawan tentang berapa lama pekerjaan itu akan memakan waktu mereka, dan menggunakan kerangka waktu tersebut.

Sumber: Jadwal tim Clockify

Timesheets adalah cara yang bagus untuk mengawasi tugas dan orang-orang yang melakukannya. Kamu harus:

• melihat siapa yang berjuang dengan apa (membantu menilai keahlian orang);
• yang menghabiskan beban kerja mereka dan tersedia untuk tugas tambahan;
• apakah perkiraan waktu Anda perlu dikoreksi;
• mengidentifikasi waktu yang terbuang.

Pertahankan kerangka waktu yang jelas

Saat kita membahas lembar waktu dan transparansi tenggat waktu, penting untuk disebutkan bahwa waktu yang Anda tetapkan untuk penyelesaian tugas harus jelas.

Seperti yang telah kami sebutkan, cara paling aman untuk menetapkan tenggat waktu adalah dengan berkonsultasi dengan karyawan. Mereka lebih baik dalam menilai berapa lama waktu yang dibutuhkan mereka karena kesulitan tugas, tenggat waktu keseluruhan, standar yang harus dipenuhi, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Ketika mereka mendapat suara tentang berapa lama mereka harus melakukan tugas, orang cenderung merasa lebih bertanggung jawab atas keseluruhan proses. Mereka akan melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan tepat waktu, karena mereka secara aktif berpartisipasi dalam menetapkan tenggat waktu.

Tetapkan harapan yang sangat jelas

Memberi tugas harus selalu menyertakan harapan Anda (penyelia) yang ditunjukkan. Sebagai contoh:

• Apakah pitch logo membutuhkan draft sebanyak mungkin, atau hanya beberapa bagian yang sudah jadi?

Jika Anda meminta seorang desainer untuk membuat beberapa draf untuk pitch logo, Anda harus menentukan jenis kualitas yang Anda cari. Jelaskan apakah Anda mencari beberapa sketsa dan draf untuk pertemuan curah pendapat, atau jika Anda ingin karya yang bersih dan rapi untuk ditampilkan.

Selain itu:

• Berapa banyak potongan yang harus dilakukan perancang?
• Apakah ada palet warna tertentu yang harus mereka ikuti?
• Seberapa penting tugas itu? Apakah ini hari mereka akhirnya memutuskan logo, atau masih dalam tahap brainstorming? (memutuskan pada kualitas pekerjaan itu sendiri)

Menugaskan tugas menggunakan pertanyaan di atas, Anda membantu perancang memahami seberapa banyak upaya yang harus mereka investasikan. Mereka menjadi lebih termotivasi dengan instruksi yang jelas, karena mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka. Tidak ada rasa takut pekerjaan mereka dikritik karena sesuatu yang tidak dikomunikasikan pada awalnya. Dan di pihak Anda, ini mencegah tenggat waktu yang dilanggar atau hasil di bawah standar.

Hindari menciptakan ketergantungan dengan menjadi kurang terlibat

Bukan hal yang aneh bagi karyawan untuk meminta pendapat atasan mereka tentang tugas tertentu, atau kinerja mereka.

Masalah muncul ketika seorang supervisor membuat diri mereka terlalu terlibat dalam proses. Ketika mereka merasa proyek itu akan berantakan jika mereka tidak memperhatikan setiap bagian yang bergerak sepanjang waktu. Dan ketika Anda memiliki, katakanlah, 20 orang menunggu persetujuan, saran, atau konsultasi orang itu, alur kerja menjadi macet.

Dan waktu menunggu adalah waktu yang terbuang.

Plus, orang kehilangan motivasi, kesabaran, dan menjadi frustrasi, karena mereka bisa melakukan hal-hal lain.

Jadi, belajarlah untuk tidak ikut campur setiap kali orang meminta bantuan Anda. Tetapkan orang yang dapat diandalkan yang dapat mengatasi masalah yang lebih kecil, sementara Anda menangani gambaran besarnya. Pelajari cara mengeluarkan energi Anda sendiri di tempat yang lebih membutuhkan.

Misalnya – membuat presentasi promosi untuk calon investor terus tertunda karena satu orang membutuhkan Anda untuk memeriksa email klien yang ingin mereka kirim, yang lain ingin tanda tangan Anda di formulir, dan yang ketiga ingin menanyakan sesuatu tentang umpan balik karyawan yang akan datang .

Agar tidak menjadi kurus, dan membuang waktu Anda untuk tugas-tugas kasar, di sinilah Anda bisa memulai:

Bagaimana mengurangi risiko terlalu terlibat saat menugaskan

• Ingatlah bahwa Anda mencocokkan tugas dengan orang

Artinya, dengan mencocokkan orang yang tepat dengan tugas yang tepat, keterlibatan Anda akan minimal. Luangkan waktu untuk hati-hati memilih siapa yang akan melakukan apa. Apa gunanya memberikan tugas jika mereka tidak dapat dilakukan tanpa Anda?

• Miliki skala 10 poin untuk menilai pentingnya item

Seberapa penting aspek-aspek tertentu dari peran kepemimpinan Anda? Apakah Anda benar-benar diperlukan dalam setiap pertemuan, atau selama setiap panggilan? Tugas mana yang memerlukan persetujuan Anda, dan tugas mana yang dapat disetujui oleh seseorang di bawah Anda?

Beri peringkat item-item ini pada skala 0 hingga 10, berdasarkan kepentingannya bagi Anda dan proyek. Tugas prioritas utama harus mendapatkan perhatian penuh Anda. Dan apa yang bisa didelegasikan, seharusnya.

• Analisis jadwal Anda

Energi dan waktu Anda dibutuhkan dalam skala yang jauh lebih luas. Cara terbaik untuk mengetahui apakah Anda membuang-buang waktu terlalu terlibat adalah dengan melihat jadwal Anda. Identifikasi berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk item berprioritas rendah, dan nilai masalah mana yang dapat diselesaikan tanpa Anda.

• Mempertimbangkan prioritas dan tenggat waktu

Masuk hanya jika benar-benar diperlukan. Anda bertanggung jawab atas hal-hal yang diselesaikan tepat waktu, oleh orang-orang yang paling memenuhi syarat untuk tugas yang diberikan. Tentukan apa prioritas Anda untuk setiap proyek, dan perhatikan diri Anda hanya dengan masalah-masalah itu, kecuali jika ada risiko melanggar tenggat waktu.

• Formulasikan daftar orang-orang yang dapat diandalkan

Jika Anda mengenal karyawan Anda (atau anggota tim) dengan cukup baik, maka Anda harus dapat memilih mereka yang lebih dapat diandalkan dan siap untuk mengambil sedikit lebih banyak tanggung jawab.
Tuliskan alasan bagaimana mereka dapat membantu dengan terlibat pada item berprioritas rendah daripada Anda. Ketika saatnya tiba, kumpulkan mereka dan berikan mereka ide, dengan mengingat bahwa solusi ini membantu mendorong proyek ke depan. Saat otoritas didelegasikan ke beberapa orang, ada kemungkinan lebih kecil untuk menahan alur kerja.

Ini juga termasuk dalam bidang delegasi tugas , yang akan kita bahas nanti.

Bagaimana Anda memutuskan tugas apa yang akan diberikan kepada karyawan mana?

1. Tetapkan berdasarkan prioritas

Secara alami, beberapa tugas akan lebih penting daripada yang lain. Saat Anda memecah proyek menjadi tugas, luangkan waktu untuk menilai tingkat prioritasnya.

Tugas berprioritas tinggi harus menjadi yang pertama dalam daftar Anda untuk dialokasikan. Entah itu karena mereka peka terhadap waktu, atau membutuhkan lebih banyak usaha dan dedikasi.

Tugas berprioritas rendah dapat dialokasikan sebagai pengisi untuk orang pertama yang tersedia.

2. Tetapkan berdasarkan ketersediaan karyawan

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan saat menetapkan tugas adalah siapa yang tersedia saat ini.

Saat proyek berjalan, tugas baru akan ditambahkan. Anda harus mengalokasikan pekerjaan baru, tetapi kemungkinan besar Anda tidak akan selalu dapat memilih siapa yang Anda inginkan. Apalagi jika tenggat waktu semakin dekat, orang dengan beban kerja terkecil harus menjadi pilihan pertama Anda.

Membebani individu yang sudah sibuk hanya karena mereka lebih terampil atau Anda paling percaya pada mereka akan memberikan tekanan yang tidak perlu pada mereka. Ini menyebabkan frustrasi, hasil yang lebih buruk, dan penurunan produktivitas.

Dan seperti yang telah kami sebutkan, jika Anda memiliki lembar waktu dengan ikhtisar semua tugas dan karyawan yang mengerjakannya, akan lebih mudah untuk mengetahui siapa yang gratis dan siapa yang tidak.

3. Tetapkan berdasarkan tingkat keterampilan karyawan

Tugas berprioritas tinggi harus diberikan kepada karyawan yang lebih berpengalaman dalam bidang atau keterampilan tertentu. Namun, Anda harus sesekali memberikan tugas seperti itu kepada karyawan lain juga, untuk membantu mereka tumbuh dan menjadi sama dapat diandalkan. Memberi orang tugas-tugas menantang yang dapat meningkatkan pengalaman mereka sangat penting untuk produktivitas dan moral.

Belum lagi Anda bisa memiliki banyak karyawan berketerampilan tinggi.

Tugas berprioritas rendah dapat diberikan kepada siapa saja, terlepas dari tingkat pengalaman mereka. Mereka adalah kesempatan yang baik untuk berlatih, mengambil keterampilan baru, atau mendapatkan tugas yang lebih kecil untuk memberi ruang bagi yang lebih penting.

4. Tetapkan berdasarkan preferensi

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, preferensi juga dapat memainkan peran besar dalam cara Anda menetapkan tugas.

Sudah pasti bahwa beberapa karyawan akan lebih memilih tugas-tugas tertentu daripada yang lain. Jadi ada baiknya untuk memberikan tugas pada pertemuan dengan tim. Saat Anda mendiskusikan prioritas, tenggat waktu, dan ketersediaan, tanyakan kepada mereka tugas mana yang ingin mereka kerjakan.

Jika seseorang menunjukkan minat pada jenis pekerjaan tertentu, mereka harus (dengan pertimbangan tertentu), diizinkan untuk mengambilnya. Lagi pula, orang lebih produktif ketika mereka ditugaskan untuk sesuatu yang mereka anggap baru atau menarik.

Catatan: Terapkan aturan ini dengan hati-hati. Membiarkan orang melakukan hanya tugas yang mereka inginkan dapat menghambat pertumbuhan karier mereka. Keluar dari zona nyaman dan sesekali melakukan tugas yang tidak kita sukai adalah cara kita berkembang dan belajar. Jadi, jangan lupa untuk mendokumentasikan tugas saat Anda membagikannya, untuk menemukan potensi masalah ini sejak dini.

Mengalokasikan vs mendelegasikan tugas

Sedangkan kata yang secara semantik mirip, pendelegasian dan alokasi dalam hal tugas adalah dua hal yang berbeda.

Saat Anda mengalokasikan tugas , Anda menugaskan tugas tanpa memberi karyawan banyak wewenang, tantangan, atau ruang untuk berkembang. Ini termasuk Anda menjaga semua tanggung jawab – menulis tugas, membuat tenggat waktu, menyediakan sumber daya, alat, dll. Ini biasanya tugas berulang yang dapat menjadi berulang.

Saat Anda mendelegasikan tugas , Anda membiarkan sebagian tanggung jawab itu hilang begitu saja dari jari Anda. Yang Anda pikirkan hanyalah tujuan, sambil membiarkan karyawan mengetahui detail dan cara untuk mencapainya.

Namun, bukan berarti pendelegasian itu benar dan alokasinya salah.

Alokasi tugas memiliki tempatnya sendiri. Ini sama pentingnya, karena banyak tugas turun ke proses berulang yang masih vital bagi kemajuan proyek. Pendelegasian tugas hanyalah kesempatan yang baik bagi karyawan untuk belajar, menantang diri mereka sendiri, dan menilai keterampilan dan kinerja mereka.

Kapan Anda harus mengalokasikan tugas?

Konsultan Manajemen dan BizDev Artem Albul membagikan konsepnya tentang penugasan tugas, yang ia juluki sebagai "algoritma". Dia menekankan bagaimana kriteria ini hanya berguna dan hanya jika Anda ingin karyawan melakukan tugas berdasarkan pedoman dan instruksi Anda (alias alokasi).

Berikut adalah bagaimana Albul memecah algoritma:

Sumber: Artem Albul, TWA Consulting

Seperti yang bisa kita lihat, alokasi tugas, sementara lebih "mengendalikan" dari keduanya, juga memberikan instruksi mendalam dan meminta konfirmasi kejelasan tugas. Banyak dari itu terjadi karena semua orang berada di halaman yang sama, meninggalkan sedikit atau tidak ada ruang untuk salah tafsir (tetapi juga kebebasan kreatif).

Bagaimana Anda harus mengalokasikan tugas?

Dengan semua yang telah kami sebutkan di bagian sebelumnya, beginilah tampilan pembagian tugas Anda, selangkah demi selangkah.

• Hancurkan proyek Anda

Perinci tujuan, sasaran, dan beberapa tugas individu (tidak semua, berhati-hatilah untuk tidak memulai micromanaging). Tempatkan tenggat waktu yang paling penting.

• Prioritaskan tugas dan urutkan

Penting untuk mengetahui tugas apa yang perlu dilakukan lebih cepat/lebih baik, untuk mengalokasikan sumber daya dan tenaga kerja Anda dengan benar sejak awal.

• Buat daftar tim dan anggota tim

Tetapkan pemimpin tim (jika Anda tidak memilikinya), dan sebagai alternatif, mintalah masukan mereka tentang keterampilan karyawan individu, untuk keputusan yang lebih tepat tentang siapa mendapatkan apa.

• Jadwalkan pertemuan

Lakukan pertemuan dengan pimpinan tim dan selesaikan poin-poin di atas. Tetapkan tugas sesuai dengan ketersediaan, minat, dan keterampilan masing-masing tim yang diperlukan untuk berhasil mendorong proyek ke depan.

• Sebagai pemimpin tim – tetapkan tugas lebih jauh lagi
• Lacak penyelesaian tugas dan buat perubahan yang diperlukan di sepanjang jalan

Baik itu mendorong tenggat waktu, menetapkan kembali tugas, atau mengalihkan sumber daya. Ini baik-baik saja dan diharapkan, selama itu tidak terjadi pada setiap tugas yang Anda tetapkan. Kemudian, ini merupakan indikator pra-perencanaan yang buruk.

• Tawarkan umpan balik dan tulis pertunjukan

Jangan lupa untuk melacak kemajuan dan membuat catatan detail penting yang dapat membantu proses alokasi/pendelegasian tugas selanjutnya. Ini juga merupakan informasi yang berguna bagi karyawan tentang apa yang perlu mereka tingkatkan.

Mengalokasikan tugas agak lebih rumit dari yang kita inginkan. Tapi, penelitian dan persiapan yang matang semacam ini akan membuat proyek berjalan lebih lancar. Karyawan juga akan lebih puas dengan pekerjaan mereka, dan akan ada lebih sedikit rintangan saat tenggat waktu mendekat.

Kapan Anda harus mendelegasikan tugas?

Pendelegasian adalah praktik kepercayaan yang baik bagi pemberi kerja/penyelia dan karyawan. Majikan belajar bagaimana memberikan sebagian kendali mereka atas proses, sementara karyawan belajar bagaimana mengambil lebih banyak akuntabilitas untuk pekerjaan mereka.

Ini memungkinkan Anda fokus pada aspek gambaran besar dari pekerjaan Anda, karena Anda lebih sedikit menangani tugas yang berprioritas rendah untuk Anda. Anda menghemat waktu dan energi, sambil membantu orang lain meningkatkan karier mereka.

Bagaimana Anda secara efektif mendelegasikan tugas sebagai seorang pemimpin?

Seperti yang telah kami sebutkan, mendelegasikan mencakup lebih banyak kemandirian karyawan. Ada beberapa komponen tambahan yang membuat jenis penugasan tugas ini lebih menarik daripada alokasi, dengan peluang besar untuk berkembang.

Fokus pada pendelegasian tujuan daripada tugas yang sebenarnya

Ketika Anda mendelegasikan, Anda fokus pada tujuan yang perlu dilakukan. Anda tidak boleh memberikan instruksi "warna dengan angka" kepada karyawan tentang cara menyelesaikan tugas.

Komunikasikan dengan jelas apa hasil akhirnya dan harapan apa yang Anda (atau atasan) miliki. Serahkan sarana untuk mencapai tujuan akhir itu kepada karyawan itu sendiri. Karena cara Anda menyelesaikan tugas mungkin sangat berbeda dengan cara mereka melakukannya. Dan itu baik-baik saja, selama hasilnya adalah yang Anda cari.

Jaga agar tujuan tetap menantang

Ketika tujuan yang Anda delegasikan terlalu mudah, kemungkinan orang tersebut akan menunda-nunda, atau merasa Anda tidak cukup mempercayainya. Dan jika mereka terlalu sulit, mereka menjadi frustrasi, cemas, dan mulai panik.

Merupakan ide yang baik untuk mengetahui tingkat keterampilan karyawan, sehingga Anda dapat mengukur seberapa besar tantangan dan tanggung jawab yang dapat mereka ambil. Agar mereka menjadi yang paling produktif dan mencapai hasil yang luar biasa, mereka harus memasuki "keadaan Arus".

Sumber: Pengalaman Optimal, M. Csikszentmihalyi

Mendorong diskusi dan umpan balik

Biarkan karyawan menyuarakan pendapat mereka tentang topik tersebut.

Mereka harus menanyakan apa pun tentang tugas, tujuan, atau dampak keseluruhan pekerjaan mereka pada tahap selanjutnya atau alur kerja orang lain. Itu berarti mereka tertarik pada tugas itu, dan terlibat.

Dan jika mereka tidak mengajukan pertanyaan sendiri, Anda selalu dapat mendorong mereka untuk proaktif.

• Apakah ada sesuatu yang Anda ingin saya jelaskan?
• Apakah Anda sudah memiliki ide tentang bagaimana melakukan tugas itu?
• Apakah waktu yang kami sepakati cukup untuk Anda?
• Apakah Anda memerlukan sumber daya, alat, atau dukungan lain?
• Apakah Anda melihat ada masalah atau risiko?

Pertanyaan seperti ini membantu mereka merasa dihargai, usaha mereka diakui, dan memberi tahu mereka bahwa Anda peduli dengan tugas tersebut dan seberapa baik kinerja mereka. Berhati-hatilah untuk tidak berlebihan, atau Anda akan mulai terlihat seperti manajer mikro.

Berikan kebebasan kepada karyawan, tetapi tawarkan dukungan

Berbicara tentang micromanaging, delegasi berarti Anda membiarkan orang memecahkan masalah mereka sendiri. Seharusnya tidak ada alasan bagi seorang manajer untuk masuk dan mengendalikan atau mengawasi setiap langkah proses, kecuali jika benar-benar diperlukan.

Namun, yang harus Anda lakukan adalah memberi tahu mereka bahwa Anda siap menerima saran apa pun jika mereka merasa buntu. Hanya karena karyawan mendapatkan otoritas pada tugas tertentu, dan dibiarkan menggunakan perangkat mereka sendiri, tidak berarti proyek harus menderita sampai mereka menyelesaikannya sendiri.

Dari waktu ke waktu, tanyakan apakah mereka membutuhkan sesuatu dari Anda, dan pastikan mereka tahu bahwa Anda ada untuk segala jenis dukungan, konsultasi, atau mediasi. Praktik baik lainnya adalah memberi mereka kesempatan belajar tambahan – seperti pelatihan, konferensi, kursus, dll.

Delegasikan tujuan yang membuat orang maju

Pilih tugas yang meningkatkan keterampilan dan menggunakan semua pengalaman mereka, bukan sesuatu yang hanya perlu dilakukan. Sebagai contoh:

• Tugas yang mengharuskan mereka memoles keterampilan komunikasi tim mereka;
• Mempelajari cara mengalokasikan tugas yang lebih kecil;
• Mengawasi pekerjaan orang lain dan melakukan kontrol kualitas;
• Belajar bekerja dengan alat baru;
• Mengadakan pertemuan (atau lebih), dll.

Cari tahu keterampilan mana yang mungkin ingin atau perlu dikembangkan oleh karyawan Anda, lalu rencanakan delegasi Anda sesuai dengan itu. Anda ingin mereka menyelesaikan tugas sambil mempelajari sesuatu yang baru pada saat yang sama.

Bagaimana memilih siapa yang akan didelegasikan

Paul Beesley, direktur senior dan konsultan di Beyond Theory mengusulkan daftar periksa yang bagus ketika Anda memilih seorang karyawan untuk didelegasikan. Ini dimaksudkan untuk menyederhanakan dan mempercepat proses.

Agar berhasil menyelesaikan tugas yang didelegasikan, karyawan pilihan Anda perlu:

S – keterampilan untuk melakukan dan menyelesaikan tugas

T – waktu untuk menyelesaikan tugas, dan jika perlu, pelajari keterampilan yang diperlukan

A – wewenang untuk menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas

R – tingkat tanggung jawab yang diperlukan

R – pengakuan untuk berhasil menyelesaikan tugas

Daftar ini adalah serangkaian kriteria penting yang harus dicakup saat Anda mempertimbangkan siapa yang harus ditugaskan untuk tugas tertentu. Namun, tergantung pada niche Anda, jenis layanan, ukuran perusahaan, dan proyek yang ada, kriterianya kemungkinan besar akan berubah. Dan itu harus mengakomodasi kebutuhan Anda, bukan sebaliknya.

Kesalahan pendelegasian tugas umum yang harus dihindari

Dengan semua yang dikatakan, ada beberapa kesalahan umum yang dilakukan manajer dan pengusaha, terkadang tanpa disadari.

1. Terlalu kabur mengenai tenggat waktu (menggunakan: sesegera mungkin, ketika Anda sampai, saya membutuhkannya kemarin). Ini menciptakan tekanan yang tidak perlu.
2. Menjadi tidak tersedia untuk pertanyaan dan kekhawatiran. Meskipun Anda tidak boleh melakukan micromanage, Anda tetap harus hadir untuk memberikan dukungan jika seorang karyawan merasa buntu. Mengabaikan mereka atau menyerahkannya kepada orang lain dapat menyebabkan ketidakpercayaan. Namun, jika Anda biasanya disibukkan dengan pekerjaan, tetapkan jam konsultasi setiap hari atau minggu.
3. Memiliki arah yang tidak jelas. Menentukan waktu yang dialokasikan untuk penyelesaian tugas dan harapan harus minimal saat mendelegasikan tugas.
4. Tidak memberikan umpan balik. Tidak ada umpan balik yang lebih buruk daripada umpan balik yang buruk. Karyawan juga perlu waspada ketika mereka melakukan pekerjaan dengan baik. Di salah satu perusahaan tempat saya bekerja, mantranya adalah: "Jika tidak ada yang mengeluh tentang pekerjaan Anda, itu berarti Anda baik-baik saja". Dan meskipun kedengarannya seperti logika yang masuk akal, itu sebenarnya menyebabkan banyak frustrasi. Kami dibiarkan tanpa arah, dan hanya "mengambang" dari tugas ke tugas, tidak pernah tahu apakah salah satu dari mereka memiliki dampak positif pada kinerja kami.
5. Tidak mendengarkan karyawan. Pertimbangkan bagaimana perasaan mereka tentang tugas atau tujuan. Biarkan mereka memberi Anda umpan balik dan jika ada potensi masalah sejak awal.
6. Menugaskan orang lain untuk tugas yang sama. Jika Anda melihat seseorang berjuang, insting pertama adalah menanyakan bagaimana keadaan mereka, dan apakah mereka membutuhkan bantuan. Beberapa manajer cenderung menugaskan karyawan lain untuk membantu mereka tanpa konsultasi, yang meninggalkan rasa sakit. Karyawan tersebut akan merasa lebih tidak kompeten dan cenderung tidak melakukan tugas serupa di masa depan.
7. Dengan asumsi orang akan tahu apa yang Anda maksud. Ini adalah salah satu masalah terbesar. Saat Anda merumuskan tugas, jelaskan tujuan dan harapan Anda sejelas mungkin. Seringkali manajer berpikir bahwa hal-hal ini tersirat, tetapi kenyataannya adalah – tidak ada yang bisa membaca pikiran. Untuk menghindari informasi yang disalahartikan atau disalahpahami, komunikasikan dengan jelas dan langsung.

Mungkin ada lebih banyak kesalahan, terutama untuk setiap bidang dan industri yang berbeda. Jika memungkinkan, identifikasikan yang paling umum, yang dibuat oleh Anda atau rekan-rekan Anda. Catat semua contoh di mana tugas-tugas tertentu tidak sesuai standar, dan lihat apa yang bisa Anda ubah dalam proses tugas Anda untuk memperbaikinya. Mungkin tidak ada cukup waktu atau sumber daya, Anda tidak jelas, atau karyawan tidak siap untuk tanggung jawab tersebut. Gunakan prosedur yang sama di semua delegasi tugas di masa mendatang. Ini satu-satunya cara untuk belajar dan membuat prosesnya lebih cepat.

Untuk menyimpulkan

Penugasan tugas harus menjadi proses yang sangat hati-hati dan dipikirkan dengan matang. Ini bukan hanya tentang mencapai tonggak sejarah dalam waktu. Ini tentang membantu karyawan mempelajari keterampilan baru, merasa lebih puas dengan posisi mereka di perusahaan, memperkuat kepercayaan antara Anda dan mereka, dan pada akhirnya membantu Anda kembali fokus pada gambaran besar.

Dengan mengikuti saran yang kami kumpulkan, Anda akan berada di jalur yang benar untuk membuat beberapa perubahan jangka panjang yang efektif dan sehat untuk perusahaan Anda.