Como rastrear as despesas do projeto ao trabalhar como freelancer ou trabalhar em casa (+ modelos)

Trabalhar em casa é econômico? Bem, se você der uma olhada nesta pesquisa, você notará os prós e contras financeiros do teletrabalho. Esta pesquisa mostra que, em comparação com o trabalho em um escritório, os funcionários do teletrabalho gastam mais dinheiro em mantimentos (uma média de US$ 182) e US$ 121 a mais em serviços públicos todos os meses. Por outro lado, trabalhar em casa os ajuda a economizar dinheiro com cuidados infantis (US$ 34) e gás e transporte público (US$ 33).

Seja você um freelancer ou um funcionário permanente trabalhando em casa, lembre-se de que, para ficar dentro do orçamento (e até economizar algum dinheiro), você deve começar a acompanhar as despesas do seu projeto. Neste artigo, compartilharemos com você algumas dicas e truques que permitem acompanhar as despesas do projeto:

• como autônomo,
• como funcionário permanente trabalhando em casa.

O que são despesas do projeto?

Em geral, as despesas do projeto incluem todos os custos necessários para concluir um projeto ou transação comercial. As despesas do projeto cobrem os custos de:

• contratação de profissionais para o referido projeto (funcionários, freelancers ou contratados),
• equipamentos – todas as ferramentas que os funcionários usam durante um projeto,
• materiais – todos os materiais que os trabalhadores precisam durante um projeto,
• tarefas de gerenciamento de projetos – tarefas que garantem que o projeto seja concluído no prazo,
• tarefas de engenharia (se aplicável) - atribuições no campo de trabalho de pesquisa e design,
• transporte (se aplicável),
• despesas gerais - aluguel de escritório, utilitários, materiais e equipamentos de escritório,
• salário anual – a quantia desejada de dinheiro que uma empresa ou indivíduo deseja ganhar, além da quantia necessária para cobrir outras despesas.

O gerenciamento de custos do projeto ajuda você a fazer estimativas sobre o projeto, além de cuidar da alocação do orçamento do projeto e do controle de custos do projeto.

Agora, quem está encarregado de pagar essas despesas do projeto quando o trabalho não é feito no local?

Quando se trata de trabalhar em casa, esse tipo de configuração não precisa envolver apenas trabalhadores autônomos. Em alguns casos, existem funcionários permanentes – aqueles que trabalham para uma empresa em casa. Nessas situações, o empregador geralmente fornece aos funcionários equipamentos de trabalho. Além disso, esses funcionários não precisam pagar impostos porque os impostos são deduzidos de seus salários.

Mas, se você é um freelancer, você é um trabalhador autônomo. Assim, você terá algumas despesas iniciais no início de sua carreira de freelancer, como comprar um PC ou laptop, além do software necessário para o trabalho. Além disso, ser freelancer também significa que você tem que pagar impostos de trabalho autônomo e seguro de saúde.

Aqui estão as despesas mais comuns para freelancers:

• Despesas de trabalho – internet, trabalho móvel (se necessário), aluguel do escritório (se não estiver trabalhando em casa), materiais de trabalho e transporte (se necessário), manutenção de PC ou laptop e compra única.
• Despesas pessoais – aluguel, serviços públicos, celular pessoal, assinaturas e associações (se houver), mantimentos, entrega de alimentos, comida para animais de estimação (se necessário), transporte, lavagem a seco, roupas, entretenimento.
• Despesas adicionais – conta IRA, seguro saúde, poupança para impostos, poupança para situações de emergência (quando há menos trabalho), orçamento de férias.

Quanto aos funcionários permanentes que trabalham em casa, a lista de despesas não inclui aluguel do escritório, transporte (para fins de trabalho), conta IRA, seguro saúde e impostos.

Quais são as despesas mais comuns para freelancers e funcionários permanentes que trabalham em casa?

Embora já tenhamos listado as despesas usuais do projeto, vamos dar uma olhada em algumas situações da vida real. Veja o que freelancers e funcionários que trabalham em casa destacam como suas principais despesas mensais.”

Minhas despesas mais comuns são:

• Internet,
• eletricidade,
• software para me ajudar a automatizar muitos dos meus processos como Acuity Scheduling, Zapier, etc.
• software para me ajudar a me manter organizado como Gsuite, Asana,
• Manutenção do site,
• Publicidades. ” – Kimberley Reyes, proprietária da Kimberley Reyes & Co Virtual Assistant Agency

“ Na verdade, eletricidade ! Todas as luzes necessárias (especialmente se o seu escritório estiver no porão) e telas, carregadores, etc. Encomendar mantimentos da Target uma vez por semana também. ” – Basheer Alebdy, fundador da DaBash Deals

“ A entrega de comida é definitivamente uma grande despesa para mim. A coisa com o trabalho freelance é que às vezes é difícil estabelecer limites em seu tempo. Eu sempre me pego trabalhando tarde da noite ou trabalhando muito cedo pela manhã para cumprir os prazos. Então, sem o tempo para preparar a comida, a entrega de comida é a opção mais fácil para mim.

O equipamento também é outra coisa. Se você é um freelancer, deve ter um laptop ou desktop, uma webcam e um fone de ouvido decente. A conexão com a internet é outra despesa, e você tem que pagar por ela mensalmente. Seu provedor de serviços deve ser confiável, para que você não perca a conexão no meio de uma tarefa. ” – Candace Helton, diretora de operações da Ringspo

“ Muitas vezes, os custos ocultos vêm das despesas intangíveis e, para mim, a maior delas são as assinaturas de software . Os custos das versões Pro de produtividade online ou ferramentas de criação podem aumentar. O que parece ser uma compra 'barata' de cerca de £ 8 por mês logo aumenta quando você está usando várias ferramentas em seu negócio. Recentemente, revi todas as minhas ferramentas digitais e economizei £ 50 por mês cancelando aquelas que não agregavam valor real ao meu trabalho.” – Alison Reay-Jones, suporte comercial

“ Como alguém que trabalhou por conta própria em casa por anos, minha maior despesa é o aluguel . É simplesmente que um escritório em casa é uma despesa comercial permitida (na maioria dos países).

Em um apartamento de 2 quartos, senti que 1/3 da conta do aluguel (8 horas por dia) e 1/2 das contas de banda larga de alta velocidade eram atribuíveis às minhas atividades comerciais, então registro isso e é permitido para efeitos fiscais”. – Kevin Murphy, consultor de produtividade

“ Trabalhando em casa, as coisas que eu mais gasto teriam que ser home office e móveis com um pouco de entrega de comida de vez em quando. Ter o equipamento certo e simplesmente estar confortável no trabalho deve ser a prioridade de todos. ” – Simon Elkjar, Diretor de Marketing da avXperten

Aqui, na Clockify, estamos trabalhando em casa, então perguntei aos meus colegas quais são suas despesas mais comuns no teletrabalho.

“ Definitivamente entrega de alimentos . Pelo menos uma vez por semana não tenho vontade de cozinhar ou não tenho tempo para preparar uma refeição.” – Nikola Radojcin, assistente de SEO

“Ao trabalhar em casa, tenho menos despesas do que quando trabalho em um escritório – não estou pedindo almoço, nem tenho nenhum custo de transporte. Quanto às despesas de internet em casa, eu pagaria de qualquer maneira.” – Ljubomir Simin, CTO

Meus colegas de trabalho Luka Dejanovic e Natalia Tawfik Dedovic também trabalharam como freelancers. Aqui está o que eles tinham a dizer sobre suas principais despesas com freelancers.

“ Enquanto trabalhava como freelancer, minha maior despesa era a conexão com a internet ou a falta dela. Havia situações em que eu perdia uma conexão ao fazer uma ligação com um cliente em potencial, o que às vezes acabava perdendo um negócio. Além disso, pedir comida também era uma grande despesa.” – Natalia Tawfik Dedovic, profissional de marketing de conteúdo social e de vídeo

“A única despesa que tive foi perder dinheiro durante a transferência de dinheiro .” – Luka Dejanovic, ilustrador

Agora, também fiquei curioso para saber se freelancers e funcionários permanentes que trabalham em casa monitoram suas despesas mensais . Em caso afirmativo, quais ferramentas eles usam para anotar todos os custos.

“Olho para minhas transações bancárias e de cartão de crédito e anoto todas as despesas e ganhos em um diário/planejador físico anual . Nada melhor do que a caneta e o papel antiquados!” – Basheer Alebdy

“ Embora eu tenha tentado usar aplicativos de orçamento antes (como o Wallet), acho o método de papel e caneta o mais eficaz. Há apenas algo em anotar suas despesas e contas que lhe dá uma imagem mais clara de onde seu dinheiro está indo.” – Candace Helton

“Eu uso o Excel para acompanhar meu saldo. Como regra geral, nunca gasto mais de 70% do que ganho. Dessa forma, posso economizar algum dinheiro para emergências.” – Steven Zhang, editor-chefe da Luremefish

“Para evitar gastos excessivos, acompanho minhas despesas criando planilhas. Acho esse método realmente eficiente, pois consigo ter uma visão clara de para onde vai meu dinheiro. ” – Simon Elkjar

Como você pode acompanhar as despesas do projeto?

Agora que vimos quais despesas os freelancers e funcionários permanentes que trabalham em casa costumam ter, explicaremos como rastrear as despesas do projeto com facilidade.

Como freelancer

Como mencionado acima, os freelancers são responsáveis ​​​​por cuidar de seus impostos, mas também reservar algum dinheiro para seguro de saúde e IRA. Veja como você pode monitorar todos os seus custos de freelancer.

Ter uma conta empresarial e privada separada

Este passo é crucial. Sempre que você tiver uma despesa comercial, como uma viagem de negócios ou um almoço com um cliente, você deve debitá-la em sua conta comercial. Portanto, será muito mais fácil cobrir seus impostos e calcular suas deduções fiscais.

Kimberley Reyes trabalha remotamente há 13 anos. Quando se trata de suas despesas freelance, veja como ela lida com elas:

“Tenho um cartão de crédito empresarial onde todas as minhas despesas comerciais estão vinculadas, então basta baixar a fatura mensal onde todas as minhas despesas são registradas. Eu também trabalho com uma empresa de apoio fiscal que me ajuda a declarar meus impostos. Eu adiciono manualmente todas as minhas despesas à plataforma deles e eles as rastreiam para mim para fins fiscais.”

Como você pode ver, se você estiver com dificuldades para calcular seus impostos, poderá contratar um profissional como um contador ou uma empresa de impostos.

Acompanhe seu trabalho, despesas pessoais e adicionais

De acordo com nossa dica anterior, lembre-se de anotar cuidadosamente todas as suas despesas, incluindo custos relacionados ao trabalho, pessoais e adicionais. Já explicamos o que cada área abrange.

Além disso, muitos freelancers apontam que destinar uma parte de sua renda mensal para impostos é vital. Alguns freelancers até dizem que economizam 30% de qualquer pagamento que recebem de impostos.

Para ajudá-lo a acompanhar todas as suas despesas de freelancer, criamos um modelo que combina todas as três áreas de custos. Tudo que você precisa fazer é anotar cada despesa que você tem ao longo do mês, seja pessoal, trabalho ou um adicional.

→ Baixe o modelo de despesas do projeto para freelancers

Agora, se você é um freelancer que viaja frequentemente a negócios, pode estar procurando um modelo mais detalhado para rastrear despesas de viagens de negócios ou milhagem de negócios. Nesse caso, nós cobrimos você com nossos vários modelos de relatórios de despesas.

Acompanhe sua renda mensal

Além disso, você precisa ter uma melhor compreensão de quanto você ganha por mês. Dessa forma, você saberá se é capaz de cobrir suas despesas. Além disso, você saberá quanto dinheiro terá depois de pagar todas as despesas mensais.

Portanto, você perceberá se precisa encontrar outro cliente ou um projeto adicional para ter um salário maior. E, o melhor de tudo, um salário mais alto também significa que você pode se presentear com um novo telefone ou com um ingresso para o show da sua banda favorita.

Nossos modelos de despesas de projeto para freelancers também têm esse recurso, portanto, anote todos os valores de receita que você recebe de vários clientes.

Como funcionário permanente trabalhando em casa

Assim como discutimos anteriormente, ao contrário dos freelancers, os funcionários remotos que trabalham para uma empresa tendem a ter menos despesas. Isso ocorre porque os funcionários permanentes não têm custos como seguro de saúde e impostos, pois essas despesas são automaticamente reduzidas de seus salários. Em situações particulares, os empregadores também fornecem aos trabalhadores laptops e outras ferramentas fundamentais para que os funcionários permanentes possam realizar seu trabalho em casa. Se você é um funcionário permanente, aqui estão algumas dicas valiosas sobre como rastrear e capturar as despesas do projeto.

Mantenha um registro de todas as despesas de trabalho, pessoais e adicionais

Esta regra se aplica tanto a freelancers quanto a funcionários permanentes. Se você não anotar cada pequeno gasto, em breve você não terá ideia de como gastou seu salário.

Falando das despesas de trabalho dos trabalhadores permanentes, o valor total é menor do que no caso dos freelancers. No entanto, muitos funcionários permanentes podem investir em algum móvel de qualidade para seu escritório em casa, como uma cadeira ergonômica confortável para o trabalho. As despesas pessoais para ambas as categorias de emprego geralmente podem ser as mesmas, especialmente se os freelancers tendem a trabalhar apenas em casa, em vez de em um espaço de coworking.

Se você comparar as despesas adicionais de freelancers e funcionários permanentes, notará que estes últimos costumam ter custos como economia para férias e para diversas emergências pessoais (manutenção da casa ou do carro). Você notará que nosso modelo de despesas do projeto para funcionários permanentes contém menos custos por mês, em comparação com o modelo para freelancers. Além disso, não há calculadora de renda, pois os trabalhadores permanentes recebem salários fixos.

→ Baixe o modelo de despesas do projeto para funcionários permanentes

Dica de bônus - reivindique suas despesas de trabalho

Quando se trata de despesas de home office, os trabalhadores autônomos nos EUA estão qualificados para deduzir esses custos. A categoria de autônomos abrange:

• aqueles que trabalham em casa em tempo integral,
• aqueles que têm um trabalho paralelo freelance (mesmo que também trabalhem para um empregador)
• aqueles que trabalharam por conta própria durante vários meses.

Seu escritório em casa também precisa se qualificar para essas deduções. Mas lembre-se de que os funcionários que trabalham para um empregador não são elegíveis para reivindicar suas despesas.

Portanto, se você estiver entre aqueles que são elegíveis para a dedução fiscal, poderá reivindicar despesas como comprar um novo laptop, uma impressora, uma cadeira de escritório ou uma mesa. Se você se interessou por esse assunto, aqui estão mais detalhes sobre como calcular a dedução do seu home office.

Empacotando

Ao trabalhar em seu escritório em casa, não apenas seu trabalho e espaço pessoal se misturam, mas também suas despesas. Para evitar esse tipo de confusão financeira, certifique-se de sempre manter suas despesas de trabalho separadas das particulares. Além disso, manter um registro de todos os seus pagamentos, incluindo trabalho, pessoal e adicional, é a melhor maneira de ficar dentro de um orçamento mensal. Além disso, ter um relatório mensal tão detalhado ajudará você a obter suas deduções fiscais se você trabalhar como freelancer.