Come tenere traccia delle spese del progetto quando si è freelance o si lavora da casa (+ modelli)

Lavorare da casa è conveniente? Bene, se dai un'occhiata a questo sondaggio, noterai i pro ei contro finanziari del telelavoro. Questo sondaggio mostra che, rispetto al lavoro in ufficio, i dipendenti del telelavoro spendono più soldi per generi alimentari (una media di $ 182) e $ 121 in più per le utenze ogni mese. D'altra parte, lavorare da casa li aiuta a risparmiare denaro per l'assistenza all'infanzia ($ 34) e gas e trasporti pubblici ($ 33).

Che tu sia un libero professionista o un dipendente a tempo indeterminato che lavora da casa, ricorda che per rimanere entro il budget (e anche risparmiare un po' di soldi), dovresti iniziare a monitorare le spese del tuo progetto. In questo articolo condivideremo con te alcuni suggerimenti e trucchi che ti consentono di tenere traccia delle spese del progetto:

• come libero professionista,
• come dipendente a tempo indeterminato che lavora da casa.

Quali sono le spese di progetto?

In generale, le spese di progetto includono tutti i costi necessari per completare un progetto o una transazione commerciale. Le spese di progetto coprono i costi di:

• assumere professionisti per il suddetto progetto (dipendenti, liberi professionisti o appaltatori),
• attrezzature: tutti gli strumenti utilizzati dai dipendenti durante un progetto,
• materiali: tutti i materiali di cui i lavoratori hanno bisogno durante un progetto,
• attività di gestione del progetto: attività che assicurano che il progetto venga completato in tempo,
• compiti di ingegneria (se applicabile) – incarichi nel campo della ricerca e del lavoro di progettazione,
• trasporto (se applicabile),
• spese generali: affitto dell'ufficio, utenze, materiali e attrezzature per ufficio,
• stipendio annuo: la quantità di denaro desiderata che un'azienda o un individuo desidera guadagnare, a parte l'importo necessario per coprire altre spese.

La gestione dei costi del progetto consente di effettuare stime sul progetto, nonché di occuparsi dell'allocazione del budget del progetto e del controllo dei costi del progetto.

Ora, chi è incaricato di pagare queste spese di progetto quando il lavoro non viene svolto in loco?

Quando si tratta di lavorare da casa, questo tipo di impostazione non deve coinvolgere solo i lavoratori freelance. In alcuni casi, ci sono dipendenti a tempo indeterminato, quelli che lavorano da casa per un'azienda. In queste situazioni, un datore di lavoro di solito fornisce ai dipendenti attrezzature di lavoro. Inoltre, questi dipendenti non devono pagare alcuna tassa perché le tasse vengono detratte dal loro salario.

Ma se sei un libero professionista, sei un lavoratore autonomo. Pertanto, all'inizio della tua carriera da freelance avrai alcune spese iniziali, come comprarti un PC o un laptop, oltre al software di cui hai bisogno per lavorare. Inoltre, freelance significa anche che devi pagare le tasse per il lavoro autonomo e l'assicurazione sanitaria.

Ecco le spese più comuni per i liberi professionisti:

• Spese di lavoro : Internet, lavoro mobile (se necessario), affitto dell'ufficio (se non si lavora da casa), materiali di lavoro e trasporto (se necessario), manutenzione di PC o laptop e acquisto una tantum.
• Spese personali : affitto, utenze, cellulare personale, abbonamenti e abbonamenti (se presenti), generi alimentari, consegna di cibo, cibo per animali domestici (se necessario), trasporto, lavaggio a secco, abbigliamento, intrattenimento.
• Spese aggiuntive : conto IRA, assicurazione sanitaria, risparmi per le tasse, risparmi per situazioni di emergenza (i tempi in cui c'è meno lavoro), budget per le ferie.

Per quanto riguarda i dipendenti a tempo indeterminato che lavorano da casa, l'elenco delle spese non include l'affitto dell'ufficio, il trasporto (per motivi di lavoro), il conto IRA, l'assicurazione sanitaria e le tasse.

Quali sono le spese più comuni per liberi professionisti e dipendenti a tempo indeterminato che lavorano da casa?

Sebbene abbiamo già elencato le normali spese di progetto, diamo un'occhiata ad alcune situazioni della vita reale. Ecco ciò che i liberi professionisti e i dipendenti che lavorano da casa evidenziano come spese mensili chiave.“

Le mie spese più comuni sono:

• Internet,
• elettricità,
• software per aiutarmi ad automatizzare molti dei miei processi come Acuity Scheduling, Zapier, ecc.
• software per aiutarmi a mantenermi organizzato come Gsuite, Asana,
• manutenzione del sito web,
• Annunci. ” – Kimberley Reyes, proprietaria di Kimberley Reyes & Co Virtual Assistant Agency

“ In realtà, elettricità ! Tutte le luci necessarie (soprattutto se il tuo ufficio è nel seminterrato) e schermi, caricabatterie, ecc. Somma! Ordinazione di generi alimentari da Target anche una volta alla settimana. ” – Basheer Alebdy, fondatore di DaBash Deals

“ La consegna del cibo è sicuramente una grande spesa per me. Il problema con il lavoro freelance è che a volte è difficile stabilire dei limiti al tuo tempo. Mi ritrovo sempre a lavorare a tarda notte o lavorare molto presto la mattina per rispettare le scadenze. Quindi, senza il tempo per la preparazione del cibo, la consegna del cibo è l'opzione più semplice per me.

L'attrezzatura è anche un'altra cosa. Se sei un libero professionista, devi avere un laptop o un desktop, una webcam e un auricolare decente. La connessione a Internet è un'altra spesa e devi pagarla mensilmente. Il tuo fornitore di servizi deve essere affidabile, quindi non perderai la connessione nel bel mezzo di un'attività. ” – Candace Helton, direttore operativo di Ringspo

“ Spesso i costi nascosti derivano dalle spese immateriali e per me il più grande di questi sono gli abbonamenti software . I costi delle versioni Pro della produttività online o degli strumenti di creazione possono aumentare. Quello che sembra un acquisto "economico" di circa £ 8 al mese si somma presto quando utilizzi più strumenti nella tua attività. Di recente ho rivisto tutti i miei strumenti digitali e ho risparmiato £50 al mese cancellando quelli che non aggiungevano reale valore al mio lavoro”. – Alison Reay-Jones, supporto aziendale

“ Come persona che ha lavorato per anni come lavoratore autonomo da casa, la mia unica spesa più grande è l' affitto . È semplicemente che un ufficio a casa è una spesa aziendale consentita (nella maggior parte dei paesi).

In un appartamento con 2 camere da letto, ho sentito che 1/3 del conto dell'affitto (8 ore al giorno) e 1/2 dei costi della banda larga ad alta velocità erano attribuibili alle mie attività commerciali, quindi lo registro ed è consentito ai fini fiscali”. – Kevin Murphy, consulente per la produttività

“ Lavorando da casa, le cose su cui spendo di più dovrebbero essere l' home office e i mobili con un po' di consegna di cibo ogni tanto. Avere l'attrezzatura giusta e semplicemente sentirsi a proprio agio sul lavoro dovrebbe essere la priorità di tutti. ” – Simon Elkjar, Chief Marketing Officer di avXperten

Qui, a Clockify, stiamo attualmente lavorando da casa, quindi ho chiesto ai miei colleghi quali sono le loro spese più comuni durante il telelavoro.

“ Sicuramente consegna di cibo . Almeno una volta alla settimana non ho voglia di cucinare o non ho tempo per preparare un pasto”. – Nikola Radojcin, assistente SEO

“Quando lavoro da casa, ho meno spese rispetto a quando lavoro in ufficio : non ordino il pranzo, né ho costi di trasporto. Per quanto riguarda le spese internet a casa, le pagherei comunque”. – Ljubomir Simin, CTO

Anche i miei colleghi Luka Dejanovic e Natalia Tawfik Dedovic avevano lavorato come freelance. Ecco cosa avevano da dire sulle loro principali spese da freelance.

“ Mentre lavoravo come libero professionista, la mia spesa maggiore è stata la connessione a Internet o la sua mancanza. C'erano situazioni in cui perdevo una connessione durante una chiamata con un potenziale cliente, che a volte finiva per perdere un affare. Inoltre, anche l'ordinazione del cibo è stata una spesa importante. – Natalia Tawfik Dedovic, Marketer di contenuti social e video

"L'unica spesa che ho avuto è stata la perdita di denaro durante il trasferimento di denaro ." – Luka Dejanovic, illustratore

Ora, ero anche curioso di sapere se i liberi professionisti e i dipendenti a tempo indeterminato che lavorano da casa tengono traccia delle loro spese mensili . In tal caso, quali strumenti utilizzano per annotare tutti i costi.

“Guardo le mie transazioni bancarie e con carta di credito e scrivo tutte le spese e i guadagni in un diario/pianificatore annuale fisico . Niente di meglio della carta e penna vecchio stile!” – Basheer Alebdy

" Anche se ho già provato a utilizzare app di budgeting (come Wallet), trovo che il metodo carta e penna sia il più efficace. C'è solo qualcosa nello scrivere le tue spese e le bollette che ti dà un'immagine più chiara di dove stanno andando i tuoi soldi". – Candace Helton

“Uso Excel per tenere traccia del mio saldo. Come regola generale, non spendo mai più del 70% di quello che guadagno. In questo modo, posso risparmiare un po' di soldi per le emergenze". – Steven Zhang, caporedattore di Luremefish

“Per evitare spese eccessive, tengo traccia delle mie spese creando fogli. Trovo che questo metodo sia davvero efficiente in quanto ho una visione chiara di dove vanno a finire i miei soldi. ” – Simon Elkjar

Come puoi monitorare le spese del progetto?

Ora che abbiamo visto quali sono le spese solitamente sostenute dai liberi professionisti e dai dipendenti a tempo indeterminato che lavorano da casa, spiegheremo come tenere facilmente traccia delle spese del progetto.

Come libero professionista

Come accennato in precedenza, i liberi professionisti hanno la responsabilità di prendersi cura delle proprie tasse, ma anche di mettere da parte dei soldi per l'assicurazione sanitaria e l'IRA. Ecco come puoi monitorare tutti i tuoi costi di freelance.

Avere un account aziendale e privato separato

Questo passaggio è cruciale. Ogni volta che hai una spesa aziendale, come un viaggio di lavoro o un pranzo con un cliente, dovresti addebitarla sul tuo conto aziendale. Pertanto, sarà molto più facile coprire le tasse e calcolare le detrazioni fiscali.

Kimberley Reyes lavora in remoto da 13 anni. Quando si tratta delle sue spese da freelance, ecco come le affronta:

“Ho una carta di credito aziendale a cui sono collegate tutte le mie spese aziendali, quindi scarico solo la fattura mensile in cui sono registrate tutte le mie spese. Lavoro anche con una società di supporto fiscale che mi aiuta a presentare le mie tasse. Aggiungo manualmente tutte le mie spese nella loro piattaforma e loro le tengono traccia per me ai fini fiscali.

Come puoi vedere, se stai lottando con il calcolo delle tasse, puoi assumere un professionista come un commercialista o una società fiscale.

Tieni traccia delle tue spese lavorative, personali e aggiuntive

In linea con il nostro consiglio precedente, ricorda di annotare attentamente tutte le tue spese, comprese le spese relative al lavoro, personali e aggiuntive. Abbiamo già spiegato cosa copre ciascuna area.

Inoltre, molti liberi professionisti sottolineano che destinare una parte del reddito mensile alle tasse è fondamentale. Alcuni liberi professionisti affermano addirittura di risparmiare il 30% su qualsiasi pagamento ricevuto per le tasse.

Per aiutarti a tenere traccia di tutte le tue spese da freelance, abbiamo creato un modello che combina tutte e tre le aree di costo. Tutto quello che devi fare è annotare ogni spesa che hai durante il mese, sia essa personale, lavorativa o aggiuntiva.

→ Scarica il modello Spese di progetto per liberi professionisti

Ora, se sei un libero professionista che viaggia spesso per affari, potresti essere alla ricerca di un modello più dettagliato per tenere traccia delle spese di viaggio di lavoro o del chilometraggio aziendale. In tal caso, ti abbiamo coperto con i nostri vari modelli di note spese.

Tieni traccia del tuo reddito mensile

Inoltre, devi avere una migliore comprensione di quanto guadagni al mese. In questo modo saprai se sei in grado di coprire le tue spese. Inoltre, saprai quanti soldi avrai dopo aver pagato tutte le spese mensili.

Pertanto, ti renderai conto se è necessario trovare un altro cliente o un progetto aggiuntivo per avere una busta paga più alta. E, soprattutto, uno stipendio più alto significa anche che puoi regalarti un nuovo telefono o un biglietto per il concerto della tua band preferita.

Anche i nostri modelli Spese di progetto per liberi professionisti hanno questa funzione, quindi assicurati di annotare tutti gli importi delle entrate che ottieni dai vari clienti.

Come dipendente a tempo indeterminato che lavora da casa

Proprio come abbiamo discusso in precedenza, a differenza dei liberi professionisti, i dipendenti remoti che lavorano per un'azienda tendono ad avere meno spese. Questo perché i dipendenti a tempo indeterminato non hanno costi come l'assicurazione sanitaria e le tasse poiché queste spese vengono automaticamente ridotte dal loro salario. In situazioni particolari, i datori di lavoro forniscono anche ai lavoratori laptop e altri strumenti fondamentali in modo che i dipendenti a tempo indeterminato possano svolgere il proprio lavoro a casa. Se sei un dipendente a tempo indeterminato, ecco alcuni preziosi suggerimenti su come tenere traccia e acquisire le spese del progetto.

Tieni un registro di tutte le spese lavorative, personali e aggiuntive

Questa regola si applica sia ai liberi professionisti che ai dipendenti a tempo indeterminato. Se non scrivi ogni piccola spesa, presto non avrai idea di come hai speso la tua busta paga.

Parlando delle spese di lavoro dei lavoratori a tempo indeterminato, l'importo totale è inferiore rispetto al caso dei liberi professionisti. Tuttavia, molti dipendenti a tempo indeterminato potrebbero investire in qualche mobile di qualità per il proprio ufficio a casa, come una comoda sedia ergonomica per il lavoro. Le spese personali per entrambe le categorie di lavoro possono generalmente essere le stesse, soprattutto se i liberi professionisti tendono a lavorare solo da casa, anziché da uno spazio di coworking.

Se confronti le spese aggiuntive dei liberi professionisti e dei dipendenti a tempo indeterminato, noterai che questi ultimi di solito hanno costi come il risparmio per le ferie e per varie emergenze personali (manutenzione della casa o dell'auto). Noterai che il nostro modello Spese di progetto per dipendenti a tempo indeterminato contiene meno costi mensili rispetto a quello per i liberi professionisti. Inoltre, non esiste un calcolatore del reddito poiché i lavoratori a tempo indeterminato ottengono stipendi fissi.

→ Scarica il modello Spese di progetto per dipendenti a tempo indeterminato

Suggerimento bonus: richiedi le tue spese di lavoro

Quando si tratta di spese per l'ufficio a casa, i dipendenti autonomi negli Stati Uniti sono qualificati per prendere una detrazione fiscale per questi costi. La categoria dei lavoratori autonomi comprende:

• chi lavora da casa a tempo pieno,
• chi ha un side-gig freelance (anche se lavora anche per un datore di lavoro)
• coloro che sono stati lavoratori autonomi per diversi mesi.

Anche il tuo ufficio a casa deve beneficiare di queste detrazioni. Tuttavia, tieni presente che i dipendenti che lavorano per un datore di lavoro non possono richiedere le proprie spese.

Quindi, se sei tra coloro che hanno diritto alla detrazione fiscale, puoi richiedere spese come l'acquisto di un nuovo laptop, una stampante, una sedia da ufficio o una scrivania. Se sei interessato a questo argomento, ecco maggiori dettagli su come calcolare la detrazione dell'home office.

Avvolgendo

Quando lavori dal tuo ufficio a casa, non solo il tuo lavoro e lo spazio personale si mescolano, ma anche le tue spese. Per evitare questo tipo di confusione finanziaria, assicurati di tenere sempre separate le tue spese di lavoro da quelle private. Inoltre, tenere traccia di tutti i pagamenti, inclusi quelli di lavoro, personali e aggiuntivi, è il modo migliore per rimanere entro un budget mensile. Inoltre, avere un rapporto mensile così dettagliato ti aiuterà a ottenere le detrazioni fiscali se lavori come libero professionista.