Comment suivre les dépenses du projet en freelance ou en télétravail (+modèles)

Le travail à domicile est-il économique ? Eh bien, si vous jetez un coup d'œil à cette enquête, vous remarquerez les avantages et les inconvénients financiers du télétravail. Ce sondage montre que, par rapport au travail dans un bureau, les employés en télétravail dépensent plus d'argent pour l'épicerie (une moyenne de 182 $) et 121 $ de plus pour les services publics chaque mois. D'un autre côté, le travail à domicile les aide à économiser de l'argent sur la garde d'enfants (34 $) et sur l'essence et les transports en commun (33 $).

Que vous soyez un pigiste ou un employé permanent travaillant à domicile, n'oubliez pas que pour respecter le budget (et même économiser de l'argent), vous devez commencer à suivre les dépenses de votre projet. Dans cet article, nous allons partager avec vous quelques trucs et astuces qui vous permettent de suivre les dépenses du projet :

• en tant qu'indépendant,
• en tant qu'employé permanent travaillant à domicile.

Que sont les dépenses du projet ?

En général, les dépenses de projet comprennent tous les coûts nécessaires pour terminer un projet ou une transaction commerciale. Les dépenses du projet couvrent les coûts de :

• recruter des professionnels pour ledit projet (salariés, indépendants ou prestataires),
• équipement - tous les outils que les employés utilisent au cours d'un projet,
• matériaux - tous les matériaux dont les travailleurs ont besoin pendant un projet,
• tâches de gestion de projet - tâches qui garantissent que le projet sera terminé à temps,
• tâches d'ingénierie (le cas échéant) - missions dans le domaine des travaux de recherche et de conception,
• transport (le cas échéant),
• frais généraux - loyer du bureau, services publics, matériel et équipement de bureau,
• salaire annuel - le montant d'argent souhaité qu'une entreprise ou un individu souhaite gagner, en dehors du montant nécessaire pour couvrir d'autres dépenses.

La gestion des coûts du projet vous aide à faire des estimations sur le projet, ainsi qu'à prendre en charge l'allocation du budget du projet et le contrôle des coûts du projet.

Maintenant, qui est chargé de payer ces frais de projet lorsque le travail n'est pas fait sur place ?

Lorsqu'il s'agit de travailler à domicile, ce type de cadre ne doit pas nécessairement impliquer uniquement des travailleurs indépendants. Dans certains cas, il y a des employés permanents - ceux qui travaillent pour une entreprise à domicile. Dans ces situations, un employeur fournit généralement aux employés un équipement de travail. De plus, ces employés n'ont pas à payer d'impôts car les impôts sont déduits de leur salaire.

Mais, si vous êtes un pigiste, vous êtes un travailleur autonome. Ainsi, vous aurez quelques dépenses initiales au début de votre carrière d'indépendant, comme vous acheter un PC ou un ordinateur portable, ainsi que les logiciels dont vous avez besoin pour travailler. En outre, être indépendant signifie également que vous devez payer des impôts sur le travail indépendant et une assurance maladie.

Voici les dépenses les plus courantes pour les indépendants :

• Dépenses de travail - Internet, travail mobile (si nécessaire), location de bureau (si vous ne travaillez pas à domicile), matériel de travail et transport (si nécessaire), maintenance de PC ou d'ordinateur portable et achat unique.
• Dépenses personnelles - loyer, services publics, téléphone portable personnel, abonnements et adhésions (le cas échéant), courses, livraison de nourriture, nourriture pour animaux de compagnie (si nécessaire), transport, nettoyage à sec, vêtements, divertissements.
• Dépenses supplémentaires - compte IRA, assurance maladie, économies pour les impôts, économies pour les situations d'urgence (les moments où il y a moins de travail), budget vacances.

En ce qui concerne les employés permanents travaillant à domicile, la liste des dépenses n'inclut pas le loyer du bureau, le transport (à des fins professionnelles), le compte IRA, l'assurance maladie et les taxes.

Quelles sont les dépenses les plus courantes pour les indépendants et les employés permanents travaillant à domicile ?

Bien que nous ayons déjà répertorié les dépenses habituelles du projet, examinons quelques situations réelles. Voici ce que les pigistes et les employés travaillant à domicile considèrent comme leurs principales dépenses mensuelles.“

Mes dépenses les plus courantes sont :

• l'Internet,
• électricité,
• logiciel pour m'aider à automatiser un grand nombre de mes processus comme Acuity Scheduling, Zapier, etc.
• logiciels pour m'aider à rester organisé comme Gsuite, Asana,
• maintenance du site,
• les publicités. " - Kimberley Reyes, propriétaire de l'agence d'assistant virtuel Kimberley Reyes & Co

« En fait, l'électricité ! Toutes les lumières nécessaires (surtout si votre bureau est au sous-sol) et les écrans, chargeurs, etc. Additionnez ! Commander des produits d'épicerie chez Target une fois par semaine également. ” – Basheer Alebdy, fondateur de DaBash Deals

« La livraison de nourriture est définitivement une grosse dépense pour moi. Le problème avec le travail indépendant, c'est qu'il est parfois difficile de fixer des limites à votre temps. Je me retrouve toujours à travailler tard le soir ou très tôt le matin pour rattraper les délais. Donc, sans le temps pour la préparation des aliments, la livraison de nourriture est l'option la plus simple pour moi.

L'équipement est aussi une autre chose. Si vous êtes un pigiste, vous devez disposer d'un ordinateur portable ou d'un ordinateur de bureau, d'une webcam et d'un casque décent. La connexion Internet est une autre dépense, et vous devez la payer mensuellement. Votre fournisseur de services doit être fiable, afin que vous ne perdiez pas la connexion au milieu d'une tâche. ” – Candace Helton, directrice des opérations chez Ringspo

« Souvent, les coûts cachés proviennent des dépenses intangibles et pour moi, le plus important d'entre eux sont les abonnements aux logiciels . Les coûts des versions Pro des outils de productivité ou de création en ligne peuvent grimper. Ce qui semble être un achat "bon marché" d'environ 8 £ par mois s'additionne rapidement lorsque vous utilisez plusieurs outils dans votre entreprise. J'ai récemment passé en revue tous mes outils numériques et j'ai économisé 50 £ par mois en annulant ceux qui n'ajoutaient pas de valeur réelle à mon travail. » – Alison Reay-Jones, soutien aux entreprises

« En tant que travailleur indépendant à domicile depuis des années, ma principale dépense est le loyer . C'est simplement qu'un bureau à domicile est une dépense professionnelle autorisée (dans la plupart des pays).

Dans un appartement de 2 chambres, j'ai estimé que 1/3 de la facture de loyer (8 heures par jour) et 1/2 des factures haut débit étaient attribuables à mes activités professionnelles, donc j'enregistre cela et c'est autorisé à des fins fiscales ». – Kevin Murphy, consultant en productivité

« En travaillant à domicile, les choses pour lesquelles je dépense le plus devraient être le bureau à domicile et les meubles avec un peu de livraison de nourriture de temps en temps. Avoir le bon équipement et simplement être à l'aise au travail devrait être la priorité de chacun. ” – Simon Elkjar, directeur marketing d'avXperten

Ici, chez Clockify, nous travaillons actuellement à domicile, j'ai donc demandé à mes collègues quelles étaient leurs dépenses les plus courantes en télétravail.

“ Certainement la livraison de nourriture . Au moins une fois par semaine, je n'ai pas envie de cuisiner ou je n'ai pas le temps de préparer un repas. – Nikola Radojcin, assistant SEO

« Lorsque je travaille à domicile, j'ai moins de dépenses que lorsque je travaille dans un bureau : je ne commande pas de déjeuner et je n'ai pas de frais de transport. Quant aux dépenses internet à la maison, je les paierais dans tous les cas. – Ljubomir Simin, CTO

Mes collègues Luka Dejanovic et Natalia Tawfik Dedovic avaient également travaillé en freelance. Voici ce qu'ils avaient à dire sur leurs principales dépenses de pige.

“ Lorsque je travaillais en tant qu'indépendant, ma plus grosse dépense était la connexion Internet ou son absence. Il y avait des situations où je perdais une connexion lors d'un appel avec un client potentiel, ce qui finissait parfois par perdre un accord. De plus, commander de la nourriture représentait également une dépense importante. – Natalia Tawfik Dedovic, spécialiste du marketing de contenu social et vidéo

"La seule dépense que j'ai eue était de perdre de l'argent pendant le transfert d'argent ." – Luka Dejanovic, Illustrateur

Maintenant, j'étais également curieux de savoir si les pigistes et les employés permanents travaillant à domicile suivent leurs dépenses mensuelles . Si oui, quels outils utilisent-ils pour noter tous les coûts.

"Je regarde mes transactions bancaires et de carte de crédit et j'écris toutes les dépenses et tous les revenus dans un journal/planificateur annuel physique . Rien de mieux que le stylo et le papier à l'ancienne ! – Basher Alebdy

“ Bien que j'aie déjà essayé d'utiliser des applications de budgétisation (comme Wallet), je trouve la méthode papier-crayon la plus efficace. Il y a juste quelque chose dans le fait d'écrire vos dépenses et vos factures qui vous donne une image plus claire de l'endroit où va votre argent. – Candice Helton

« J'utilise Excel pour suivre mon solde. En règle générale, je ne dépense jamais plus de 70 % de ce que je gagne. De cette façon, je peux économiser de l'argent pour les urgences. – Steven Zhang, rédacteur en chef chez Luremefish

« Afin d'éviter les dépenses excessives, je fais le suivi de mes dépenses en créant des fiches. Je trouve cette méthode très efficace car j'ai une vision claire de l'endroit où va mon argent. » – Simon Elkjar

Comment pouvez-vous suivre les dépenses du projet ?

Maintenant que nous avons vu les dépenses des indépendants et des employés permanents travaillant à domicile, nous allons vous expliquer comment suivre facilement les dépenses du projet.

En tant qu'indépendant

Comme mentionné ci-dessus, les indépendants sont responsables de s'occuper de leurs impôts, mais aussi de mettre de côté de l'argent pour l'assurance maladie et l'IRA. Voici comment vous pouvez contrôler tous vos coûts de freelance.

Avoir un compte professionnel et privé séparé

Cette étape est cruciale. Chaque fois que vous avez une dépense professionnelle, comme un voyage d'affaires ou un déjeuner avec un client, vous devez la facturer sur votre compte professionnel. Par conséquent, il sera beaucoup plus facile de couvrir vos impôts et de calculer vos déductions fiscales.

Kimberley Reyes travaille à distance depuis 13 ans. En ce qui concerne ses dépenses de freelance, voici comment elle y fait face :

"J'ai une carte de crédit professionnelle où toutes mes dépenses professionnelles sont liées, donc je télécharge simplement la facture mensuelle où toutes mes dépenses sont enregistrées. Je travaille également avec une société de soutien fiscal qui m'aide à déclarer mes impôts. J'ajoute manuellement toutes mes dépenses dans leur plateforme, et ils les suivent pour moi à des fins fiscales. »

Comme vous pouvez le voir, si vous avez du mal à calculer vos impôts, vous pouvez engager un professionnel comme un comptable fiscaliste ou une société fiscale.

Gardez une trace de vos dépenses professionnelles, personnelles et supplémentaires

Conformément à notre conseil précédent, n'oubliez pas de noter soigneusement toutes vos dépenses, y compris les frais professionnels, personnels et supplémentaires. Nous avons déjà expliqué ce que recouvre chaque domaine.

De plus, de nombreux indépendants soulignent qu'il est vital d'allouer une partie de votre revenu mensuel aux impôts. Certains pigistes disent même qu'ils économisent 30 % sur tout paiement qu'ils reçoivent pour les impôts.

Pour vous aider à suivre toutes vos dépenses de freelance, nous avons créé un modèle qui combine les trois domaines de coûts. Tout ce que vous avez à faire est de noter chaque dépense que vous avez tout au long du mois, qu'elle soit personnelle, professionnelle ou supplémentaire.

→ Télécharger le modèle Dépenses de projet pour les indépendants

Maintenant, si vous êtes un indépendant qui voyage fréquemment pour affaires, vous recherchez peut-être un modèle plus détaillé pour suivre les frais de déplacement professionnel ou le kilométrage professionnel. Dans ce cas, nous avons ce qu'il vous faut avec nos différents modèles de notes de frais.

Suivez vos revenus mensuels

De plus, vous devez avoir une meilleure compréhension de combien vous gagnez par mois. Ainsi, vous saurez si vous êtes en mesure de couvrir vos dépenses. De plus, vous saurez combien d'argent vous aurez après avoir payé toutes les dépenses mensuelles.

Par conséquent, vous vous rendrez compte si vous devez trouver un autre client ou un projet supplémentaire afin d'avoir un salaire plus élevé. Et, mieux encore, un salaire plus élevé signifie également que vous pouvez vous offrir un nouveau téléphone ou un billet de concert pour votre groupe préféré.

Nos modèles de dépenses de projet pour les indépendants ont également cette fonctionnalité, alors assurez-vous de noter tous les montants de revenus que vous recevez de divers clients.

En tant qu'employé permanent travaillant à domicile

Tout comme nous en avons discuté plus tôt, contrairement aux indépendants, les employés distants travaillant pour une entreprise ont tendance à avoir moins de dépenses. C'est parce que les employés permanents n'ont pas de coûts comme l'assurance maladie et les impôts puisque ces dépenses sont automatiquement réduites de leur salaire. Dans des situations particulières, les employeurs fournissent également aux travailleurs des ordinateurs portables et d'autres outils fondamentaux afin que les employés permanents puissent effectuer leur travail à domicile. Si vous êtes un employé permanent, voici quelques précieux conseils sur la façon de suivre et de saisir les dépenses du projet.

Tenir un registre de toutes les dépenses professionnelles, personnelles et supplémentaires

Cette règle s'applique aussi bien aux pigistes qu'aux employés permanents. Si vous n'écrivez pas chaque petite dépense, vous n'aurez bientôt aucune idée de la façon dont vous avez dépensé votre chèque de paie.

Parlant des dépenses de travail des travailleurs permanents, le montant total est inférieur à celui des travailleurs indépendants. Cependant, de nombreux employés permanents pourraient investir dans un meuble de qualité pour leur bureau à domicile, comme une chaise ergonomique confortable pour le travail. Les dépenses personnelles pour les deux catégories d'emploi peuvent généralement être les mêmes, surtout si les pigistes ont tendance à travailler uniquement à domicile, au lieu d'un espace de coworking.

Si vous comparez les dépenses supplémentaires des pigistes et des employés permanents, vous remarquerez que ces derniers ont généralement des frais tels que des économies pour les vacances et pour diverses urgences personnelles (entretien de la maison ou de la voiture). Vous remarquerez que notre modèle Dépenses de projet pour les employés permanents contient moins de coûts par mois, par rapport à celui des pigistes. De plus, il n'y a pas de calculateur de revenus puisque les travailleurs permanents reçoivent des salaires fixes.

→ Télécharger le modèle de dépenses de projet pour les employés permanents

Astuce bonus – réclamez vos frais de travail

En ce qui concerne les frais de bureau à domicile, les employés indépendants aux États-Unis peuvent bénéficier d'une déduction fiscale pour ces frais. La catégorie des indépendants couvre :

• ceux qui travaillent à domicile à plein temps,
• ceux qui ont un travail indépendant (même s'ils travaillent également pour un employeur)
• ceux qui ont travaillé à leur compte pendant plusieurs mois.

Votre bureau à domicile doit également être admissible à ces déductions. Mais gardez à l'esprit que les employés travaillant pour un employeur ne sont pas éligibles pour réclamer leurs dépenses.

Ainsi, si vous faites partie de ceux qui ont droit à la déduction fiscale, vous pouvez déduire des dépenses telles que l'achat d'un nouvel ordinateur portable, d'une imprimante, d'une chaise de bureau ou d'un bureau. Si ce sujet vous intéresse, voici plus de détails sur la façon de calculer votre déduction pour bureau à domicile.

Emballer

Lorsque vous travaillez depuis votre bureau à domicile, non seulement votre travail et votre espace personnel se mêlent, mais aussi vos dépenses. Pour éviter ce type de confusion financière, assurez-vous de toujours séparer vos dépenses professionnelles de vos dépenses privées. De plus, conserver une trace de tous vos paiements, y compris les travaux, personnels et supplémentaires, est le meilleur moyen de respecter un budget mensuel. De plus, avoir un rapport mensuel aussi détaillé vous aidera à obtenir vos déductions fiscales si vous travaillez en tant que pigiste.