Cómo realizar un seguimiento de los gastos del proyecto cuando se trabaja por cuenta propia o desde casa (+plantillas)

¿Trabajar desde casa es económico? Bueno, si echa un vistazo a esta encuesta, notará los pros y los contras financieros del teletrabajo. Esta encuesta muestra que, en comparación con trabajar en una oficina, los empleados que trabajan a distancia gastan más dinero en comestibles (un promedio de $182) y $121 más en servicios públicos cada mes. Por otro lado, trabajar desde casa les ayuda a ahorrar dinero en cuidado infantil ($34) y gasolina y transporte público ($33).

Ya sea que sea un trabajador independiente o un empleado permanente que trabaja desde su casa, recuerde que para mantenerse dentro del presupuesto (e incluso ahorrar algo de dinero), debe comenzar a realizar un seguimiento de los gastos de su proyecto. En este artículo, compartiremos con usted algunos consejos y trucos que le permitirán realizar un seguimiento de los gastos del proyecto:

• como autónomo,
• como empleado permanente trabajando desde casa.

¿Qué son los gastos del proyecto?

En general, los gastos de proyecto incluyen todos los costos necesarios para terminar un proyecto o transacción comercial. Los gastos del proyecto cubren los costos de:

• contratación de profesionales para dicho proyecto (empleados, autónomos o contratistas),
• equipo: todas las herramientas que los empleados usan durante un proyecto,
• materiales: todos los materiales que los trabajadores necesitan durante un proyecto,
• tareas de gestión de proyectos: tareas que aseguran que el proyecto se terminará a tiempo,
• tareas de ingeniería (si corresponde): tareas en el campo de la investigación y el trabajo de diseño,
• transporte (si corresponde),
• gastos generales: alquiler de oficinas, servicios públicos, materiales y equipos de oficina,
• salario anual: la cantidad deseada de dinero que una empresa o individuo quiere ganar, además de la cantidad necesaria para cubrir otros gastos.

La gestión de costos del proyecto lo ayuda a realizar estimaciones sobre el proyecto, así como también a encargarse de la asignación del presupuesto del proyecto y el control de costos del proyecto.

Ahora bien, ¿quién está a cargo de pagar estos gastos del proyecto cuando el trabajo no se realiza en el sitio?

Cuando se trata de trabajar desde casa, este tipo de entorno no tiene que involucrar solo a trabajadores independientes. En algunos casos, hay empleados permanentes, aquellos que trabajan para una empresa desde casa. En estas situaciones, un empleador suele proporcionar a los empleados equipo de trabajo. Además, estos empleados no tienen que pagar impuestos porque los impuestos se deducen de sus salarios.

Pero, si eres autónomo, eres autónomo. Por lo tanto, tendrás algunos gastos iniciales al comienzo de tu carrera como freelance, como comprarte una PC o una computadora portátil, así como el software que necesitas para trabajar. Además, trabajar por cuenta propia también significa que tienes que pagar impuestos de trabajo por cuenta propia y seguro médico.

Estos son los gastos más comunes para los autónomos:

• Gastos de trabajo : internet, móvil de trabajo (si es necesario), alquiler de oficina (si no trabaja desde casa), materiales de trabajo y transporte (si es necesario), mantenimiento de PC o laptop y compra única.
• Gastos personales : alquiler, servicios públicos, móvil personal, suscripciones y membresías (si corresponde), comestibles, entrega de alimentos, alimentos para mascotas (si es necesario), transporte, tintorería, ropa, entretenimiento.
• Gastos adicionales – cuenta IRA, seguro de salud, ahorro para impuestos, ahorro para situaciones de emergencia (los momentos en que hay menos trabajo), presupuesto de vacaciones.

En cuanto a los empleados permanentes que trabajan desde casa, la lista de gastos no incluye el alquiler de la oficina, el transporte (para fines laborales), la cuenta IRA, el seguro de salud y los impuestos.

¿Cuáles son los gastos más habituales de los trabajadores autónomos y fijos que trabajan desde casa?

Aunque ya hemos enumerado los gastos habituales del proyecto, echemos un vistazo a algunas situaciones de la vida real. Esto es lo que los autónomos y los empleados que trabajan desde casa destacan como sus gastos mensuales clave.“

Mis gastos más comunes son:

• Internet,
• electricidad,
• software para ayudarme a automatizar muchos de mis procesos como Acuity Scheduling, Zapier, etc.
• software para ayudarme a mantenerme organizado como Gsuite, Asana,
• mantenimiento del sitio web,
• anuncios ” – Kimberley Reyes, propietaria de la agencia de asistente virtual Kimberley Reyes & Co.

“ En realidad, ¡ electricidad ! Todas las luces necesarias (sobre todo si tu oficina está en el sótano) y pantallas, cargadores, etc. ¡Suman! Ordenar comestibles de Target una vez a la semana también. ” – Basheer Alebdy, fundador de DaBash Deals

“ La entrega de alimentos definitivamente es un gran gasto para mí. Lo que pasa con el trabajo independiente es que a veces es difícil establecer límites en tu tiempo. Siempre me encuentro trabajando hasta altas horas de la noche o trabajando muy temprano en la mañana para cumplir con los plazos. Entonces, sin el tiempo para la preparación de alimentos, la entrega de alimentos es la opción más fácil para mí.

El equipamiento también es otra cosa. Si trabaja por cuenta propia, debe tener una computadora portátil o de escritorio, una cámara web y unos auriculares decentes. La conexión a internet es otro gasto, y hay que pagarlo mensualmente. Su proveedor de servicios debe ser confiable, para que no pierda la conexión en medio de una tarea. ” – Candace Helton, directora de operaciones de Ringspo

“ A menudo, los costos ocultos provienen de los gastos intangibles y, para mí, el mayor de ellos son las suscripciones de software . Los costos de las versiones Pro de productividad en línea o herramientas de creación pueden acumularse. Lo que parece una compra "barata" de alrededor de £ 8 por mes pronto se suma cuando está utilizando múltiples herramientas en su negocio. Recientemente revisé todas mis herramientas digitales y ahorré 50 libras esterlinas al mes cancelando aquellas que no añadían valor real a mi trabajo”. – Alison Reay-Jones, apoyo empresarial

“ Como alguien que ha trabajado por cuenta propia desde casa durante años, mi mayor gasto es el alquiler . Es simplemente que una oficina en casa es un gasto comercial permitido (en la mayoría de los países).

En un apartamento de 2 habitaciones, sentí que 1/3 de la factura del alquiler (8 horas por día) y la mitad de las facturas de banda ancha de alta velocidad eran atribuibles a mis actividades comerciales, así que lo anoto y es permisible. para efectos fiscales.” – Kevin Murphy, consultor de productividad

“ Trabajando desde casa, las cosas en las que gasto más tendrían que ser la oficina en casa y los muebles con un poco de comida a domicilio de vez en cuando. Tener el equipo adecuado y simplemente sentirse cómodo en el trabajo debe ser la prioridad de todos. ” – Simon Elkjar, director de marketing de avXperten

Aquí, en Clockify, actualmente estamos trabajando desde casa, así que les pregunté a mis colegas cuáles son sus gastos más comunes cuando teletrabajan.

“ Definitivamente comida a domicilio . Al menos una vez a la semana no tengo ganas de cocinar o no tengo tiempo para preparar una comida”. – Nikola Radojcin, asistente de SEO

“Cuando trabajo desde casa, tengo menos gastos que cuando trabajo en una oficina : no ordeno el almuerzo ni tengo gastos de transporte. En cuanto a los gastos de internet en casa, lo pagaría de todos modos”. – Ljubomir Simin, CTO

Mis compañeros de trabajo Luka Dejanovic y Natalia Tawfik Dedovic también habían trabajado como autónomos. Esto es lo que dijeron sobre sus principales gastos como autónomos.

“ Mientras trabajaba como freelance, mi mayor gasto era la conexión a internet o la falta de ella. Hubo situaciones en las que perdía la conexión mientras tenía una llamada con un cliente potencial, lo que a veces terminaba como la pérdida de un trato. Además, pedir comida también era un gasto importante”. – Natalia Tawfik Dedovic, comercializadora de contenido de video y redes sociales

“El único gasto que tuve fue perder dinero durante la transferencia de dinero ”. – Luka Dejanovic, ilustrador

Ahora, también tenía curiosidad por saber si los trabajadores independientes y los empleados permanentes que trabajan desde casa realizan un seguimiento de sus gastos mensuales . Si es así, qué herramientas utilizan para anotar todos los costos.

“Reviso mis transacciones bancarias y de tarjetas de crédito y escribo todos los gastos y ganancias en un diario/planificador físico anual . ¡Nada mejor que el bolígrafo y el papel a la antigua!” – Basheer Alebdy

“ Si bien he intentado usar aplicaciones de presupuesto antes (como Wallet), encuentro que el método de lápiz y papel es el más efectivo. Hay algo acerca de anotar sus gastos y facturas que le da una idea más clara de a dónde va su dinero”. – Candace Helton

“Utilizo Excel para realizar un seguimiento de mi saldo. Como regla general, nunca gasto más del 70% de lo que gano. De esta manera, puedo ahorrar algo de dinero para emergencias”. – Steven Zhang, editor en jefe de Luremefish

“Para evitar gastos excesivos, llevo un registro de mis gastos creando hojas. Considero que este método es realmente eficiente ya que tengo una visión clara de a dónde va mi dinero. ” – Simón Elkjar

¿Cómo puede realizar un seguimiento de los gastos del proyecto?

Ahora que hemos visto qué gastos suelen tener los autónomos y los empleados permanentes que trabajan desde casa, explicaremos cómo realizar un seguimiento de los gastos del proyecto con facilidad.

como autónomo

Como se mencionó anteriormente, los trabajadores independientes son responsables de cuidar sus impuestos, pero también de reservar algo de dinero para el seguro médico y la cuenta IRA. Así es como puede monitorear todos sus costos de trabajo independiente.

Tener una cuenta comercial y privada separada

Este paso es crucial. Cada vez que tenga un gasto comercial, como un viaje de negocios o un almuerzo con un cliente, debe cargarlo en su cuenta comercial. Por lo tanto, será mucho más fácil cubrir tus impuestos y calcular tus deducciones fiscales.

Kimberley Reyes ha estado trabajando de forma remota durante 13 años. Cuando se trata de sus gastos independientes, así es como los enfrenta:

“Tengo una tarjeta de crédito comercial donde están vinculados todos mis gastos comerciales, así que solo descargo la factura mensual donde se registran todos mis gastos. También trabajo con una empresa de apoyo fiscal que me ayuda a presentar mis impuestos. Agrego manualmente todos mis gastos en su plataforma y ellos lo rastrean por mí a efectos fiscales”.

Como puede ver, si tiene dificultades para calcular sus impuestos, puede contratar a un profesional como un contador fiscal o una empresa de impuestos.

Lleve un registro de sus gastos de trabajo, personales y adicionales

En línea con nuestro consejo anterior, recuerda anotar cuidadosamente todos tus gastos, incluidos los relacionados con el trabajo, personales y adicionales. Ya hemos explicado lo que cubre cada área.

Además, muchos autónomos señalan que destinar una parte de tus ingresos mensuales a impuestos es vital. Algunos freelancers incluso dicen que ahorran el 30% de cualquier pago que reciben por concepto de impuestos.

Para ayudarlo a realizar un seguimiento de todos sus gastos de trabajo independiente, creamos una plantilla que combina las tres áreas de costos. Lo único que debes hacer es anotar cada gasto que tengas a lo largo del mes, ya sea personal, laboral o adicional.

→ Descargar Plantilla de gastos de proyecto para autónomos

Ahora, si es un profesional independiente que viaja con frecuencia por negocios, es posible que esté buscando una plantilla más detallada para realizar un seguimiento de los gastos de viajes de negocios o el kilometraje de negocios. En ese caso, lo tenemos cubierto con nuestras diversas plantillas de informes de gastos.

Lleve un registro de sus ingresos mensuales

Además, debe tener una mejor comprensión de cuánto gana por mes. De esa manera, sabrá si puede cubrir sus gastos. Además, sabrás cuánto dinero tendrás después de pagar todos los gastos mensuales.

Por lo tanto, te darás cuenta si necesitas encontrar otro cliente o un proyecto adicional para tener un salario más alto. Y, lo mejor de todo, un sueldo más alto también significa que puedes regalarte un teléfono nuevo o una entrada para el concierto de tu banda favorita.

Nuestras plantillas de Gastos de proyectos para autónomos también tienen esta función, así que asegúrate de anotar todos los ingresos que obtienes de varios clientes.

Como empleado fijo trabajando desde casa

Tal como lo discutimos anteriormente, a diferencia de los trabajadores independientes, los empleados remotos que trabajan para una empresa tienden a tener menos gastos. Esto se debe a que los empleados permanentes no tienen costos como seguro médico e impuestos, ya que estos gastos se reducen automáticamente de sus salarios. En situaciones particulares, los empleadores también proporcionan a los trabajadores computadoras portátiles y otras herramientas fundamentales para que los empleados permanentes puedan realizar su trabajo en casa. Si es un empleado permanente, aquí hay algunos consejos valiosos sobre cómo realizar un seguimiento y capturar los gastos del proyecto.

Mantener un registro de todos los gastos de trabajo, personales y adicionales.

Esta regla se aplica tanto a los trabajadores independientes como a los empleados permanentes. Si no anota cada pequeño gasto, pronto no tendrá idea de cómo gastó su sueldo.

Hablando de los gastos de trabajo de los trabajadores fijos, el importe total es menor que en el caso de los autónomos. Sin embargo, muchos empleados permanentes podrían invertir en algún mueble de calidad para su oficina en el hogar, como una silla ergonómica cómoda para el trabajo. Los gastos personales para ambas categorías de empleo suelen ser los mismos, especialmente si los trabajadores independientes tienden a trabajar solo desde casa, en lugar de un espacio de coworking.

Si comparas los gastos adicionales de los trabajadores independientes y los empleados permanentes, notarás que estos últimos suelen tener costos como ahorros para vacaciones y para diversas emergencias personales (mantenimiento de la casa o del auto). Notarás que nuestra plantilla Gastos de proyectos para empleados permanentes contiene menos costos por mes, en comparación con la de los trabajadores autónomos. Además, no hay una calculadora de ingresos ya que los trabajadores permanentes reciben salarios fijos.

→ Descargar Plantilla de gastos de proyecto para empleados permanentes

Consejo de bonificación: reclame sus gastos de trabajo

Cuando se trata de gastos de oficina en casa, los trabajadores por cuenta propia en los EE. UU. están calificados para obtener una deducción de impuestos por estos costos. La categoría de autónomos cubre:

• los que trabajan desde casa a tiempo completo,
• aquellos que tienen un trabajo paralelo independiente (incluso si también trabajan para un empleador)
• aquellos que trabajaron por cuenta propia durante varios meses.

Su oficina en casa también necesita calificar para estas deducciones. Pero tenga en cuenta que los empleados que trabajan para un empleador no son elegibles para reclamar sus gastos.

Entonces, si se encuentra entre los elegibles para la deducción de impuestos, puede reclamar gastos como comprar una computadora portátil nueva, una impresora, una silla de oficina o un escritorio. Si te interesa este tema, aquí tienes más detalles sobre cómo calcular la deducción de tu oficina en casa.

Terminando

Cuando trabajas desde tu oficina en casa, no solo se entremezclan tu trabajo y tu espacio personal, sino también tus gastos. Para evitar este tipo de confusión financiera, asegúrese de mantener siempre sus gastos laborales separados de los privados. Además, mantener un registro de todos sus pagos, incluidos los de trabajo, personales y adicionales, es la mejor manera de mantenerse dentro de un presupuesto mensual. Además, tener un informe mensual tan detallado te ayudará a obtener tus deducciones fiscales si trabajas como autónomo.