Serbest çalışırken veya evden çalışırken proje giderleri nasıl izlenir (+şablonlar)

Evden çalışmak bütçeye uygun mu? Bu ankete bir göz atarsanız, telekomünikasyonun finansal artılarını ve eksilerini fark edeceksiniz. Bu anket, bir ofiste çalışmaya kıyasla, uzaktan çalışan çalışanların her ay bakkaliye (ortalama 182 $) ve kamu hizmetlerine 121 $ daha fazla para harcadığını gösteriyor. Öte yandan, evden çalışmak, çocuk bakımı (34 $) ve gaz ve toplu taşıma (33 $) tasarruf etmelerine yardımcı oluyor.

İster serbest çalışan, ister evden çalışan daimi bir çalışan olun, bütçeyi aşmamak (ve hatta biraz tasarruf etmek) için proje giderlerinizi takip etmeye başlamanız gerektiğini unutmayın. Bu yazıda, proje giderlerini takip etmenize yardımcı olacak bazı ipuçlarını ve püf noktalarını sizinle paylaşacağız:

• serbest çalışan olarak,
• evden çalışan daimi bir çalışan olarak.

Proje giderleri nelerdir?

Genel olarak proje giderleri, bir projeyi veya ticari işlemi bitirmek için gerekli tüm maliyetleri içerir. Proje giderleri aşağıdakilerin maliyetlerini kapsar:

• söz konusu proje için profesyonellerin işe alınması (çalışanlar, serbest çalışanlar veya müteahhitler),
• ekipman – bir proje sırasında çalışanların kullandığı tüm araçlar,
• malzemeler – bir proje sırasında işçilerin ihtiyaç duyduğu tüm malzemeler,
• proje yönetimi görevleri – projenin zamanında tamamlanmasını sağlayan görevler,
• mühendislik görevleri (varsa) – araştırma ve tasarım çalışmaları alanındaki görevler,
• ulaşım (varsa),
• genel giderler - ofis kirası, kamu hizmetleri, ofis malzemeleri ve ekipmanı,
• yıllık maaş – diğer masrafları karşılamak için gereken miktar dışında, bir şirketin veya bireyin yapmak istediği istenen para miktarı.

Proje maliyet yönetimi, proje hakkında tahminler yapmanıza ve proje bütçesinin tahsisi ve proje maliyet kontrolü ile ilgilenmenize yardımcı olur.

Şimdi, iş yerinde yapılmadığında bu proje masraflarını kim karşılıyor?

Evden çalışma düzeni söz konusu olduğunda, bu tür bir ortamın yalnızca serbest çalışanları içermesi gerekmez. Bazı durumlarda, bir şirkette evden çalışanlar olan daimi çalışanlar vardır. Bu durumlarda, bir işveren genellikle çalışanlara iş ekipmanı sağlar. Ayrıca, bu çalışanlar herhangi bir vergi ödemek zorunda değiller çünkü vergiler ücretlerinden kesiliyor.

Ancak, serbest çalışan iseniz, serbest meslek sahibi bir işçisiniz. Böylece, freelance kariyerinizin başlangıcında, kendinize bir PC veya dizüstü bilgisayar satın almak ve iş için ihtiyacınız olan yazılımı almak gibi bazı ilk harcamalarınız olacak. Ayrıca serbest çalışma, serbest meslek vergileri ve sağlık sigortası ödemeniz gerektiği anlamına da gelir.

Serbest çalışanlar için en yaygın harcamalar şunlardır:

• İş giderleri – internet, mobil iş (gerekirse), ofis kirası (evden çalışmıyorsa), iş malzemeleri ve ulaşım (gerekirse), PC veya dizüstü bilgisayar bakımı ve bir kerelik satın alma.
• Kişisel harcamalar – kira, kamu hizmetleri, kişisel cep telefonu, abonelikler ve üyelikler (varsa), bakkaliye, yiyecek teslimatı, evcil hayvan maması (gerekirse), ulaşım, kuru temizleme, giyim, eğlence.
• Ek masraflar – IRA hesabı, sağlık sigortası, vergi tasarrufu, acil durumlar için tasarruf (daha az işin olduğu zamanlar), tatil bütçesi.

Evden çalışan kadrolu çalışanlara gelince, giderler listesine ofis kirası, ulaşım (iş amaçlı), IRA hesabı, sağlık sigortası ve vergiler dahil değildir.

Evden çalışan serbest çalışanlar ve kadrolu çalışanlar için en yaygın harcamalar nelerdir?

Olağan proje giderlerini zaten listelemiş olsak da, gerçek hayattaki bazı durumlara bir göz atalım. İşte serbest çalışanların ve evden çalışan çalışanların temel aylık harcamaları olarak vurguladıkları şeyler.“

En yaygın giderlerim:

• internet,
• elektrik,
• Acuity Scheduling, Zapier, vb. gibi birçok işlemimi otomatikleştirmeme yardımcı olacak bir yazılım.
• Gsuite, Asana gibi düzenli kalmama yardımcı olacak yazılımlar,
• Web sitesi bakımı,
• reklamlar. ” – Kimberley Reyes, Kimberley Reyes & Co Virtual Assistant Agency'nin sahibi

“ Aslında elektrik ! Gereken tüm ışıklar (özellikle ofisiniz bodrumdaysa) ve ekranlar, şarj cihazları vb. Toplayın! Target'tan da haftada bir yiyecek siparişi vermek. ” – Basheer Alebdy, DaBash Deals'in kurucusu

“ Yemek teslimi kesinlikle benim için büyük bir masraf. Serbest çalışma ile ilgili olan şey, bazen zamanınıza sınır koymanın zor olmasıdır. Son teslim tarihlerini yakalamak için kendimi her zaman gece geç saatlerde veya sabah çok erken saatlerde çalışırken buluyorum. Bu nedenle, yemek hazırlama zamanı olmadan, yemek teslimi benim için en kolay seçenek.

Ekipman da başka bir şey. Serbest çalışan iseniz, bir dizüstü veya masaüstünüz, bir web kameranız ve iyi bir kulaklığınız olmalıdır. İnternet bağlantısı başka bir masraftır ve bunun için aylık ödeme yapmanız gerekir. Servis sağlayıcınız güvenilir olmalıdır, böylece bir görevin ortasında bağlantınızı kaybetmezsiniz. ” – Candace Helton, Ringspo'da operasyon direktörü

“ Genellikle, gizli maliyetler maddi olmayan harcamalardan gelir ve benim için bunların en büyüğü yazılım abonelikleridir . Çevrimiçi üretkenlik veya oluşturma araçlarının Pro sürümlerinin maliyetleri artabilir. Ayda yaklaşık 8 sterlinlik 'ucuz' bir satın alma gibi görünen şey, işinizde birden fazla araç kullandığınızda kısa sürede eklenir. Yakın zamanda tüm dijital araçlarımı gözden geçirdim ve işime gerçek değer katmayanları iptal ederek ayda 50 sterlin tasarruf ettim.” – Alison Reay-Jones, iş desteği

“ Yıllardır evden kendi hesabına çalışan biri olarak en büyük giderim kira . Basitçe, bir ev ofisi izin verilen bir iş gideridir (çoğu ülkede).

2 yatak odalı bir dairede, kira faturasının 1/3'ünün (günde 8 saat) ve yüksek hızlı genişbant faturalarının 1/2'sinin iş faaliyetlerimden kaynaklandığını hissettim, bu yüzden bunu kaydettim ve izin verilebilir vergi amaçlı." – Kevin Murphy, üretkenlik danışmanı

“ Evden çalışırken, en çok harcadığım şeyler, arada sırada biraz yemek dağıtımıyla birlikte ev ofisi ve mobilya olmalı . Doğru ekipmana sahip olmak ve iş yerinde rahat olmak herkesin önceliği olmalıdır. ” – avXperten Pazarlama Direktörü Simon Elkjar

Burada, Clockify'da şu anda evden çalışıyoruz, bu yüzden meslektaşlarıma tele-çalışırken en yaygın harcamalarının ne olduğunu sordum.

“ Kesinlikle yemek teslimi . Haftada en az bir kere yemek pişirmek içimden gelmiyor ya da yemek hazırlayacak zamanım yok.” – Nikola Radojcin, SEO asistanı

“Evden çalışırken, ofiste çalışırken olduğundan daha az masrafım oluyor – öğle yemeği sipariş etmiyorum ya da herhangi bir ulaşım masrafım yok. Evdeki internet giderlerine gelince, her halükarda ben öderim.” – Ljubomir Simin, CTO

İş arkadaşlarım Luka Dejanovic ve Natalia Tawfik Dedovic de serbest yazar olarak çalıştı. İşte büyük serbest çalışma masrafları hakkında söyleyecekleri.

“ Freelance olarak çalışırken en büyük masrafım internet bağlantısı ya da olmamasıydı. Potansiyel bir müşteriyle görüşme yaparken bazen bir anlaşmayı kaybetmekle sonuçlanabilecek bağlantımı kaybedeceğim durumlar oldu. Ayrıca yemek siparişi vermek de büyük bir masraftı.” – Natalia Tawfik Dedovic, Sosyal ve Video İçerik Pazarlamacısı

“Tek masrafım para transferi sırasında para kaybetmekti .” – Luka Dejanovic, İllüstratör

Şimdi, evden çalışan freelancerların ve kadrolu çalışanların aylık giderlerini takip edip etmediğini de merak ettim. Eğer öyleyse, tüm maliyetleri yazmak için hangi araçları kullanıyorlar .

“Banka ve kredi kartı işlemlerime bakıyorum ve tüm giderleri ve kazançları yıllık fiziksel bir günlüğe/planlayıcıya yazıyorum . Eski moda kalem ve kağıttan daha iyi bir şey yok!” – Basheer Alebdy

“ Daha önce bütçeleme uygulamalarını (Cüzdan gibi) kullanmayı denesem de , en etkili yöntemin kalem-kağıt yöntemini buluyorum. Harcamalarınızı ve faturalarınızı yazmakla ilgili, paranızın nereye gittiğini daha net görmenizi sağlayacak bir şey var.” – Candace Helton

“ Bakiyemi takip etmek için Excel kullanıyorum. Genel bir kural olarak, kazandığımın %70'inden fazlasını asla harcamam. Bu şekilde acil durumlar için biraz para biriktirebilirim.” - Steven Zhang, Luremefish'in baş editörü

“Fazla harcama yapmamak için giderlerimi sayfalar oluşturarak takip ediyorum. Paramın nereye gittiğine dair net bir görüş gördüğüm için bu yöntemi gerçekten verimli buluyorum. ” – Simon Elkjar

Proje giderlerini nasıl takip edebilirsiniz?

Evden çalışan serbest çalışanların ve kadrolu çalışanların genellikle ne tür harcamalara sahip olduğunu gördükten sonra, proje giderlerini kolaylıkla nasıl takip edebileceğinizi açıklayacağız.

serbest çalışan olarak

Yukarıda bahsedildiği gibi, serbest çalışanlar vergileriyle ilgilenmekten, aynı zamanda sağlık sigortası ve IRA için bir miktar para ayırmaktan sorumludur. İşte tüm serbest çalışma maliyetlerinizi nasıl takip edebileceğiniz.

Ayrı bir işletme ve özel hesaba sahip olmak

Bu adım çok önemlidir. İş seyahati veya bir müşteriyle öğle yemeği gibi bir iş harcamanız olduğunda, bunu işletme hesabınıza çekmelisiniz. Dolayısıyla vergilerinizi karşılamanız ve vergi kesintilerinizi hesaplamanız çok daha kolay olacaktır.

Kimberley Reyes 13 yıldır uzaktan çalışıyor. Serbest çalışma masrafları söz konusu olduğunda, bunlarla nasıl başa çıkıyor:

"Bütün işletme giderlerimin bağlantılı olduğu bir işletme kredi kartım var, bu yüzden tüm harcamalarımın günlüğe kaydedildiği aylık faturayı indiriyorum. Ayrıca vergilerimi dosyalamama yardımcı olan bir vergi destek şirketiyle çalışıyorum. Tüm harcamalarımı platformlarına manuel olarak ekliyorum ve onlar da vergi amacıyla benim için takip ediyorlar.”

Gördüğünüz gibi, vergilerinizi hesaplamakta zorlanıyorsanız, vergi muhasebecisi veya vergi şirketi gibi bir profesyonel kiralayabilirsiniz.

İşinizi, kişisel ve ek harcamalarınızı takip edin

Önceki ipucumuz doğrultusunda, işle ilgili, kişisel ve ek masraflar da dahil olmak üzere tüm harcamalarınızı dikkatli bir şekilde yazmayı unutmayın. Her alanın neleri kapsadığını zaten açıkladık.

Ek olarak, birçok serbest çalışan, aylık gelirinizin bir kısmını vergiler için ayırmanın hayati önem taşıdığına dikkat çekiyor. Hatta bazı serbest çalışanlar aldıkları herhangi bir ödemenin %30'unu vergiler için biriktirdiklerini söylüyor.

Tüm serbest çalışma giderlerinizi takip etmenize yardımcı olmak için, üç maliyet alanını da birleştiren bir şablon oluşturduk. Yapmanız gereken tek şey, kişisel, iş veya ek olarak, ay boyunca sahip olduğunuz her harcamayı not etmektir.

→ Serbest çalışanlar için proje giderleri şablonunu indirin

Şimdi, sık sık iş için seyahat eden bir serbest çalışansanız, iş seyahati harcamalarını veya iş kilometresini izlemek için daha ayrıntılı bir şablon arıyor olabilirsiniz. Bu durumda, çeşitli gider raporu şablonlarımızla sizi ele geçirdik.

Aylık gelirinizi takip edin

Ayrıca, ayda ne kadar kazandığınızı daha iyi anlamanız gerekir. Bu şekilde, masraflarınızı karşılayıp karşılayamayacağınızı bileceksiniz. Ayrıca, tüm aylık masrafları ödedikten sonra ne kadar paranız olacağını bileceksiniz.

Bu nedenle, daha yüksek maaş almak için başka bir müşteri mi yoksa ek bir proje mi bulmanız gerektiğini anlayacaksınız. Ve hepsinden iyisi, daha yüksek bir maaş, kendinize yeni bir telefon veya en sevdiğiniz grup için bir konser bileti ile kendinizi şımartabileceğiniz anlamına gelir.

Serbest çalışanlar için proje harcamalarımız da bu özelliğe sahiptir, bu nedenle çeşitli müşterilerden elde ettiğiniz tüm gelir tutarlarını not ettiğinizden emin olun.

Evden çalışan daimi bir çalışan olarak

Daha önce tartıştığımız gibi, serbest çalışanların aksine, bir şirkette çalışan uzaktan çalışanlar daha az masrafa sahip olma eğilimindedir. Çünkü kadrolu çalışanların sağlık sigortası ve vergi gibi maliyetleri yoktur, çünkü bu giderler otomatik olarak maaşlarından düşmektedir. Belirli durumlarda, işverenler, daimi çalışanların işlerini evde yapabilmeleri için işçilere dizüstü bilgisayarlar ve diğer temel araçları da sağlar. Daimi bir çalışansanız, proje giderlerini nasıl takip edeceğinize ve kaydedeceğinize dair bazı değerli ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Tüm iş, kişisel ve ek harcamaların kaydını tutun

Bu kural hem serbest çalışanlar hem de kadrolu çalışanlar için geçerlidir. Her küçük harcamayı yazmazsanız, yakında maaşınızı nasıl harcadığınız hakkında hiçbir fikriniz olmayacak.

Kalıcı işçilerin çalışma giderlerinden bahsetmişken, toplam tutar serbest çalışanlara göre daha düşüktür. Bununla birlikte, birçok kadrolu çalışan, ev ofisleri için, iş için rahat bir ergonomik sandalye gibi kaliteli bir mobilya parçasına yatırım yapabilir. Her iki istihdam kategorisi için kişisel harcamalar, özellikle serbest çalışanlar bir ortak çalışma alanı yerine yalnızca evden çalışma eğilimindeyse, genellikle aynı olabilir.

Serbest çalışanların ve kadrolu çalışanların ek masraflarını karşılaştırırsanız, ikincisinin genellikle tatil ve çeşitli kişisel acil durumlar (ev veya araba bakımı) için tasarruf gibi maliyetleri olduğunu fark edeceksiniz. Daimi çalışanlar için proje giderleri şablonumuzun, serbest çalışanlar için olana kıyasla ayda daha az maliyet içerdiğini fark edeceksiniz. Ayrıca, daimi işçiler sabit maaş aldığı için gelir hesaplayıcı yoktur.

→ Daimi çalışanlar için proje giderleri şablonunu indirin

Bonus ipucu – çalışma masraflarınızı talep edin

Ev ofis giderleri söz konusu olduğunda, ABD'deki serbest meslek çalışanları bu maliyetler için vergi indirimi almaya hak kazanır. Serbest meslek sahibi kategorisi şunları kapsar:

• tam zamanlı evden çalışanlar,
• serbest meslek sahibi olanlar (bir işveren için çalışıyor olsalar bile)
• birkaç aydır serbest meslek sahibi olanlar.

Ev ofisinizin de bu kesintilere hak kazanması gerekir. Ancak, bir işveren için çalışan çalışanların giderlerini talep etme hakkına sahip olmadığını unutmayın.

Dolayısıyla, vergi indirimine hak kazananlar arasındaysanız, yeni dizüstü bilgisayar, yazıcı, ofis koltuğu veya çalışma masası satın almak gibi harcamalarınızı talep edebilirsiniz. Bu konuyla ilgileniyorsanız, ev ofis kesintinizi nasıl hesaplayacağınızla ilgili daha fazla ayrıntı burada.

toparlamak

Ev ofisinizden çalışırken, yalnızca işiniz ve kişisel alanınız değil, harcamalarınız da birbirine karışır. Bu tür bir mali karışıklığı önlemek için, iş harcamalarınızı daima özel olanlardan ayrı tuttuğunuzdan emin olun. Ayrıca, iş, kişisel ve ek ödemeler de dahil olmak üzere tüm ödemelerinizin kaydını tutmak, aylık bir bütçe dahilinde kalmanın en iyi yoludur. Ayrıca bu kadar detaylı bir aylık rapora sahip olmak, freelance olarak çalışıyorsanız vergi kesintilerinizi almanıza yardımcı olacaktır.