Jak śledzić wydatki na projekt podczas pracy jako freelancer lub praca z domu (+szablony)

Czy praca w domu jest oszczędna? Cóż, jeśli spojrzysz na tę ankietę, zauważysz finansowe zalety i wady telepracy. Ta ankieta pokazuje, że w porównaniu do pracy w biurze pracownicy telepracujący wydają więcej pieniędzy na artykuły spożywcze (średnio 182 USD) i 121 USD więcej na media każdego miesiąca. Z drugiej strony praca w domu pomaga im zaoszczędzić pieniądze na opiece nad dziećmi (34 dolary) oraz na gazie i transporcie publicznym (33 dolary).

Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy stałym pracownikiem pracującym w domu, pamiętaj, że aby zmieścić się w budżecie (a nawet zaoszczędzić trochę pieniędzy), powinieneś zacząć śledzić wydatki na projekt. W tym artykule podzielimy się z Tobą kilkoma wskazówkami i poradami, które pozwolą Ci śledzić wydatki na projekt:

• jako freelancer,
• jako stały pracownik pracujący w domu.

Jakie są wydatki na projekt?

Ogólnie rzecz biorąc, wydatki projektowe obejmują wszystkie koszty niezbędne do zakończenia projektu lub transakcji biznesowej. Wydatki projektu pokrywają koszty:

• zatrudnienie specjalistów do tego projektu (pracowników, freelancerów lub wykonawców),
• sprzęt – wszystkie narzędzia, z których pracownicy korzystają podczas projektu,
• materiały – wszystkie materiały, których pracownicy potrzebują podczas projektu,
• zadania zarządzania projektami – zadania, które zapewniają terminowe zakończenie projektu,
• zadania inżynierskie (jeśli dotyczy) – zadania z zakresu prac badawczych i projektowych,
• transport (jeśli dotyczy),
• koszty ogólne – czynsz biurowy, media, materiały i wyposażenie biurowe,
• wynagrodzenie roczne – pożądana kwota pieniędzy, jaką chce zarobić firma lub osoba fizyczna, oprócz kwoty potrzebnej na pokrycie innych wydatków.

Zarządzanie kosztami projektu pomaga dokonywać szacunków dotyczących projektu, a także dbać o alokację budżetu projektu i kontrolę kosztów projektu.

Teraz, kto jest odpowiedzialny za opłacenie tych wydatków na projekt, gdy praca nie jest wykonywana na miejscu?

Jeśli chodzi o pracę z domu, w tego rodzaju ustawienia nie muszą być zaangażowani tylko pracownicy niezależni. W niektórych przypadkach są to pracownicy stali – ci, którzy pracują dla jednej firmy z domu. W takich sytuacjach pracodawca zazwyczaj zapewnia pracownikom sprzęt do pracy. Ponadto ci pracownicy nie muszą płacić żadnych podatków, ponieważ podatki są potrącane z ich zarobków.

Ale jeśli jesteś freelancerem, jesteś samozatrudnionym. W związku z tym na początku swojej kariery jako freelancer będziesz musiał ponieść pewne początkowe wydatki, takie jak zakup komputera stacjonarnego lub laptopa, a także oprogramowania potrzebnego do pracy. Poza tym freelancing oznacza również, że musisz płacić podatki od samozatrudnienia i ubezpieczenie zdrowotne.

Oto najczęstsze wydatki freelancerów:

• Koszty pracy – internet, praca mobilna (w razie potrzeby), wynajem biura (jeśli nie pracujesz w domu), materiały do ​​pracy i transport (w razie potrzeby), konserwacja komputera lub laptopa oraz jednorazowy zakup.
• Wydatki osobiste — czynsz, media, telefon komórkowy, subskrypcje i członkostwo (jeśli dotyczy), artykuły spożywcze, dostawa żywności, karma dla zwierząt (jeśli jest potrzebna), transport, pralnia chemiczna, odzież, rozrywka.
• Dodatkowe wydatki – konto IRA, ubezpieczenie zdrowotne, oszczędności na podatki, oszczędności na sytuacje awaryjne (czasy, kiedy jest mniej pracy), budżet urlopowy.

Jeśli chodzi o stałych pracowników pracujących w domu, w wykazie wydatków nie ma czynszu za biuro, transportu (do pracy), konta IRA, ubezpieczenia zdrowotnego i podatków.

Jakie są najczęstsze wydatki freelancerów i stałych pracowników pracujących w domu?

Chociaż wymieniliśmy już zwykłe wydatki na projekt, rzućmy okiem na kilka rzeczywistych sytuacji. Oto, co freelancerzy i pracownicy pracujący w domu podkreślają jako swoje kluczowe miesięczne wydatki.”

Moje najczęstsze wydatki to:

• Internet,
• Elektryczność,
• oprogramowanie, które pomaga mi zautomatyzować wiele moich procesów, takich jak Acuity Scheduling, Zapier itp.
• oprogramowanie, które pomaga mi w utrzymaniu porządku, takie jak Gsuite, Asana,
• utrzymanie strony internetowej,
• reklamy. ” – Kimberley Reyes, właścicielka Kimberley Reyes & Co Virtual Assistant Agency

“ Właściwie prąd ! Wszystkie potrzebne światła (zwłaszcza jeśli biuro znajduje się w piwnicy) oraz ekrany, ładowarki itp. Dodaj! Zamawianie artykułów spożywczych w Target również raz w tygodniu. ” – Basheer Alebdy, założyciel DaBash Deals

“ Dostawa jedzenia to dla mnie zdecydowanie duży wydatek. Rzecz w pracy jako freelancer polega na tym, że czasami trudno jest wyznaczyć granice swojego czasu. Zawsze pracuję do późna w nocy lub bardzo wcześnie rano, aby nadrobić terminy. Tak więc bez czasu na przygotowanie jedzenia dostawa jedzenia jest dla mnie najłatwiejszą opcją.

Sprzęt to też inna sprawa. Jeśli jesteś freelancerem, musisz mieć laptopa lub komputer stacjonarny, kamerę internetową i porządny zestaw słuchawkowy. Połączenie internetowe to kolejny wydatek, za który trzeba płacić co miesiąc. Twój dostawca usług musi być niezawodny, aby nie stracić połączenia w trakcie wykonywania zadania. ” – Candace Helton, dyrektor operacyjny w Ringspo

„ Często ukryte koszty wynikają z wydatków niematerialnych, a dla mnie największym z nich są subskrypcje oprogramowania . Koszty wersji Pro narzędzi do tworzenia produktywności lub tworzenia online mogą wzrosnąć. To, co wydaje się „tanim” zakupem za około 8 GBP miesięcznie, wkrótce się sumuje, gdy używasz wielu narzędzi w swojej firmie. Niedawno sprawdziłem wszystkie moje narzędzia cyfrowe i zaoszczędziłem 50 funtów miesięcznie, rezygnując z tych, które nie wnosiły prawdziwej wartości do mojej pracy”. – Alison Reay-Jones, wsparcie biznesowe

„ Jako osoba, która przez lata pracowała na własny rachunek w domu, moim największym wydatkiem jest czynsz . Po prostu biuro w domu jest dopuszczalnym wydatkiem biznesowym (w większości krajów).

W mieszkaniu z 2 sypialniami czułem, że 1/3 rachunku za czynsz (8 godzin dziennie) i 1/2 rachunków za szybkie łącze szerokopasmowe można przypisać mojej działalności gospodarczej, więc odnotowuję to i jest to dopuszczalne dla celów podatkowych.” – Kevin Murphy, konsultant ds. produktywności

„ Pracując w domu, rzeczy, na które spędzam najwięcej, musiałyby być domowym biurem i meblami , a od czasu do czasu dostawałam trochę jedzenia . Posiadanie odpowiedniego sprzętu i po prostu wygoda w pracy powinno być dla każdego priorytetem. ” – Simon Elkjar, dyrektor ds. marketingu avXperten

Tutaj, w Clockify, pracujemy obecnie z domu, więc zapytałem moich kolegów, jakie są ich najczęstsze wydatki podczas telepracy.

“ Na pewno dostawa jedzenia . Przynajmniej raz w tygodniu nie mam ochoty na gotowanie lub nie mam czasu na przygotowanie posiłku.” – Nikola Radojcin, asystent SEO

„Pracując w domu, mam mniejsze wydatki niż w biurze – nie zamawiam lunchu, nie mam też żadnych kosztów transportu. Jeśli chodzi o wydatki na internet w domu, i tak bym je zapłacił.” – Ljubomir Simin, CTO

Moi współpracownicy Luka Dejanovic i Natalia Tawfik Dedovic również pracowali jako freelancerzy. Oto, co mieli do powiedzenia na temat swoich głównych wydatków na freelancer.

„ Pracując jako freelancer, moim największym kosztem było połączenie internetowe lub jego brak. Zdarzały się sytuacje, w których traciłem połączenie podczas rozmowy z potencjalnym klientem, co czasami kończyło się przegraną. Poza tym zamawianie jedzenia również było dużym wydatkiem”. – Natalia Tawfik Dedovic, Social and Video Content Marketer

„Jedynym kosztem, jaki poniosłem, była utrata pieniędzy podczas przelewu ”. – Luka Dejanovic, ilustrator

Teraz byłem również ciekaw, czy freelancerzy i stali pracownicy pracujący w domu śledzą swoje miesięczne wydatki . Jeśli tak, jakich narzędzi używają, aby odpisać wszystkie koszty.

„Patrzę na moje transakcje bankowe i karty kredytowe i zapisuję wszystkie wydatki i zarobki w fizycznym rocznym dzienniku/planerze . Nie ma nic lepszego niż staromodny długopis i papier!” – Basheer Alebdy

„ Chociaż próbowałem już wcześniej korzystać z aplikacji do budżetowania (takich jak Wallet), uważam, że metoda pióra i papieru jest najskuteczniejsza. W zapisywaniu wydatków i rachunków jest coś, co daje jaśniejszy obraz tego, dokąd trafiają Twoje pieniądze”. – Candace Helton

„Korzystam z programu Excel do śledzenia mojego salda. Zasadniczo nigdy nie wydaję więcej niż 70% tego, co zarabiam. W ten sposób mogę zaoszczędzić trochę pieniędzy na nagłe wypadki.” – Steven Zhang, redaktor naczelny Luremefish

„Aby uniknąć nadmiernych wydatków, śledzę swoje wydatki, tworząc arkusze. Uważam, że ta metoda jest naprawdę wydajna, ponieważ mam jasny obraz tego, gdzie trafiają moje pieniądze. ” – Szymon Elkjar

Jak śledzić wydatki projektu?

Teraz, gdy widzieliśmy, jakie wydatki zwykle ponoszą freelancerzy i stali pracownicy pracujący w domu, wyjaśnimy, jak z łatwością śledzić wydatki projektu.

Jako freelancer

Jak wspomniano powyżej, freelancerzy są odpowiedzialni za dbanie o swoje podatki, ale także odkładanie pieniędzy na ubezpieczenie zdrowotne i IRA. Oto jak możesz monitorować wszystkie koszty freelancera.

Posiadać oddzielne konto firmowe i prywatne

Ten krok jest kluczowy. Za każdym razem, gdy masz wydatki służbowe, takie jak podróż służbowa lub lunch z klientem, powinieneś obciążyć nimi swoje konto firmowe. Dzięki temu znacznie łatwiej będzie pokryć swoje podatki i obliczyć odliczenia podatkowe.

Kimberley Reyes pracuje zdalnie od 13 lat. Jeśli chodzi o jej wydatki na freelance, oto jak sobie z nimi radzi:

„Mam firmową kartę kredytową, na której wszystkie moje wydatki biznesowe są powiązane, więc po prostu pobieram miesięczny rachunek, na którym są rejestrowane wszystkie moje wydatki. Współpracuję również z firmą zajmującą się doradztwem podatkowym, która pomaga mi rozliczać podatki. Ręcznie dodaję wszystkie moje wydatki do ich platformy, a oni śledzą je dla mnie do celów podatkowych”.

Jak widzisz, jeśli masz problemy z obliczaniem podatków, możesz zatrudnić profesjonalistę, takiego jak księgowy podatkowy lub firma podatkowa.

Śledź swoje wydatki służbowe, osobiste i dodatkowe

Zgodnie z naszą poprzednią wskazówką, pamiętaj o dokładnym zapisaniu wszystkich wydatków, w tym kosztów związanych z pracą, osobistych i dodatkowych. Wyjaśniliśmy już, co obejmuje każdy obszar.

Ponadto wielu freelancerów zwraca uwagę, że przeznaczenie części swojego miesięcznego dochodu na podatki ma kluczowe znaczenie. Niektórzy freelancerzy twierdzą nawet, że oszczędzają 30% wszystkich otrzymywanych płatności na podatki.

Aby pomóc Ci śledzić wszystkie wydatki na freelancer, stworzyliśmy szablon, który łączy wszystkie trzy obszary kosztów. Wszystko, co musisz zrobić, to zanotować każdy wydatek, który masz w ciągu miesiąca, czy to osobisty, służbowy, czy dodatkowy.

→ Pobierz szablon Koszty projektu dla freelancerów

Teraz, jeśli jesteś freelancerem, który często podróżuje służbowo, być może szukasz bardziej szczegółowego szablonu do śledzenia wydatków na podróże służbowe lub przejechanych kilometrów. W takim przypadku przygotowaliśmy dla Ciebie różne szablony raportów z wydatków.

Śledź swoje miesięczne dochody

Ponadto musisz lepiej zrozumieć, ile zarabiasz miesięcznie. W ten sposób będziesz wiedział, czy jesteś w stanie pokryć swoje wydatki. Dodatkowo będziesz wiedzieć, ile pieniędzy będziesz mieć po opłaceniu wszystkich miesięcznych wydatków.

Dlatego zdasz sobie sprawę, czy musisz znaleźć innego klienta, czy dodatkowy projekt, aby mieć wyższą pensję. A co najważniejsze, wyższa pensja oznacza również, że możesz zafundować sobie nowy telefon lub bilet na koncert ulubionego zespołu.

Nasze szablony wydatków projektowych dla freelancerów mają również tę funkcję, więc pamiętaj, aby zapisać wszystkie kwoty dochodów, które otrzymujesz od różnych klientów.

Jako stały pracownik pracujący w domu

Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, w przeciwieństwie do freelancerów, pracownicy zdalni pracujący dla jednej firmy mają zwykle mniejsze wydatki. Dzieje się tak dlatego, że stali pracownicy nie ponoszą kosztów, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i podatki, ponieważ wydatki te są automatycznie zmniejszane z ich zarobków. W szczególnych sytuacjach pracodawcy zapewniają również pracownikom laptopy i inne podstawowe narzędzia, dzięki którym stali pracownicy mogą wykonywać swoją pracę w domu. Jeśli jesteś stałym pracownikiem, oto kilka cennych wskazówek, jak śledzić i rejestrować wydatki na projekt.

Prowadź rejestr wszystkich wydatków służbowych, osobistych i dodatkowych

Zasada ta dotyczy zarówno freelancerów, jak i stałych pracowników. Jeśli nie zapiszesz każdego małego wydatku, wkrótce nie będziesz miał pojęcia, jak wydałeś swoją wypłatę.

Mówiąc o kosztach pracy pracowników stałych, łączna kwota jest niższa niż w przypadku freelancerów. Jednak wielu stałych pracowników może zainwestować w wysokiej jakości meble do swojego domowego biura, takie jak wygodne ergonomiczne krzesło do pracy. Wydatki osobiste dla obu kategorii zatrudnienia mogą być zazwyczaj takie same, zwłaszcza jeśli freelancerzy mają tendencję do pracy tylko z domu, a nie z przestrzeni coworkingowej.

Jeśli porównasz dodatkowe wydatki freelancerów i stałych pracowników, zauważysz, że ci ostatni zazwyczaj mają takie koszty, jak oszczędności na wakacje i na różne osobiste sytuacje awaryjne (utrzymanie domu lub samochodu). Zauważysz, że nasz szablon wydatków na projekt dla stałych pracowników zawiera mniej kosztów miesięcznie w porównaniu z szablonem dla freelancerów. Co więcej, nie ma kalkulatora dochodów, ponieważ stali pracownicy otrzymują stałe pensje.

→ Pobierz szablon Koszty projektu dla stałych pracowników

Dodatkowa wskazówka – zgłoś swoje wydatki na pracę

Jeśli chodzi o wydatki związane z biurem domowym, osoby samozatrudnione w USA są uprawnione do odliczenia tych kosztów od podatku. Kategoria samozatrudnionych obejmuje:

• ci, którzy pracują w domu na pełny etat,
• tych, którzy mają wolny występ na boku (nawet jeśli pracują również dla pracodawcy)
• osoby, które przez kilka miesięcy prowadziły działalność na własny rachunek.

Twoje biuro domowe również musi kwalifikować się do tych odliczeń. Pamiętaj jednak, że pracownicy pracujący dla jednego pracodawcy nie mogą ubiegać się o zwrot kosztów.

Tak więc, jeśli należysz do osób, które kwalifikują się do odliczenia podatku, możesz ubiegać się o wydatki, takie jak zakup nowego laptopa, drukarki, krzesła biurowego lub biurka. Jeśli interesuje Cię ten temat, oto więcej szczegółów na temat obliczania odliczenia za biuro domowe.

Zawijanie

Podczas pracy w domowym biurze nie tylko Twoja praca i przestrzeń osobista przenikają się, ale także wydatki. Aby uniknąć tego rodzaju zamieszania finansowego, pamiętaj, aby zawsze oddzielać wydatki związane z pracą od prywatnych. Ponadto prowadzenie rejestru wszystkich płatności, w tym związanych z pracą, osobistymi i dodatkowymi, to najlepszy sposób na utrzymanie się w ramach miesięcznego budżetu. Poza tym posiadanie tak szczegółowego raportu miesięcznego pomoże Ci uzyskać ulgi podatkowe, jeśli pracujesz jako freelancer.