Stört dich die Uhr? Oder stört Sie die Zeit?

Veröffentlicht: 2016-10-18

Das Arbeiten von zu Hause aus hat seine definitiven Vorteile, wie zum Beispiel die Möglichkeit, eine Ladung Wäsche hineinzuwerfen oder einen schnellen Yoga-Kurs über YouTube zu machen. Aber wenn ich Leuten erzähle, dass ich WFH bin, denken sie, dass sie sich vorstellen, dass diese Aktivitäten das sind, was ich den größten Teil des Tages mache. Eine Dame der Freizeit.

Die Wahrheit ist, dass ich in meinem Heimbüro tatsächlich viel mehr erledigen kann als jemals im traditionellen Büro. Das liegt daran, dass ich meine Zeit gut einnehme.

Als Vermarkter sind wir für vieles verantwortlich. Manchmal scheint es unmöglich, sich die To-Do-Liste anzusehen und herauszufinden, wie Sie alles erledigen sollen. Ob Sie von einem traditionellen Büro, einem Café, unterwegs oder von zu Hause aus arbeiten, Zeitmanagement ist entscheidend. Hier sind einige Tipps und Strategien, die ich im Laufe der Jahre gesammelt habe.

1. Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Zunächst müssen Sie wissen, womit Sie es zu tun haben. Erstellen Sie eine Liste aller Dinge, die Sie für ein Projekt oder während der Woche erledigen müssen. Holen Sie heraus, was in Ihrem Gehirn ist. Es spielt keine Rolle, ob es auf Papier, Ihrem Computer oder Ihrem Telefon ist. Ziehen Sie einfach alle Details aus Ihrem Gehirn heraus. Ich mache das gerne zu Beginn des Tages – oder noch besser am Ende des Vortages, damit ich weiß, worauf ich hinaus will.

2. Setzen Sie Ihre Prioritäten

Als nächstes ist es an der Zeit zu beurteilen, was wann erledigt werden muss. Das Quadrantenmodell aus Stephen Coveys 7 Habits of Highly Effective People empfiehlt , dass Sie Ihre Aufgaben in vier Kästchen einteilen, um zu beurteilen, was zuerst zu tun ist – die superwichtigen Dinge, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen, die nicht so zeitnahen, aber dennoch wichtigen (z , Planung), das rechtzeitige, aber nicht wichtige und das nicht rechtzeitige/nicht wichtige. Dies ist nur eines von vielen Modellen, wie Sie Ihre Aufgaben planen können. Unabhängig davon, welches Modell Sie verwenden, ist es wichtig, Ihre Aufgaben so zu sortieren, dass sie kritisch sind, was notwendig ist, aber keine hohe Priorität hat, und was eine Aufgabe ist, die „nice to do“ ist. Meine eigene Liste sortiert normalerweise in „Groß“, „Klein“ und „Nett“. Einfach.

3. Teilen Sie Ihre Arbeit in Stücke auf

An diesem Punkt finde ich es sehr hilfreich, meinen Tag zu planen. Ich nehme diese priorisierten Elemente von oben und beginne, sie in Blöcken in einen Kalender einzuzeichnen. Für mich sind diese Eimer wirklich einfach: „vor dem Mittagessen“ und „Nachmittagsarbeit“. Ich kann eine weitere Kategorie „Erste Geschäftsordnung“ hinzufügen, wenn es etwas wirklich Dringendes gibt.

4. Vergeben Sie Fristen

Sobald ich herausgefunden habe, was allgemein passieren muss, werde ich granularer und ordne meinem Tag Mini-Deadlines zu. Ich bin Planer, ja. Aber wie viele von uns arbeite auch ich besser unter Druck, auch wenn er selbst auferlegt ist. Ein endloser, terminfreier Arbeitstag ist für mich ein Hinteckerrezept. Diese Mini-Deadlines helfen mir, mich zu konzentrieren.

Zum Beispiel hatte ich diese Woche mehrere große Projekte fällig. Es war viel und schien unüberwindbar. Aber ich verbrachte einige Zeit damit, die Projekte zu skizzieren und jedem fälligen Punkt Zeiten zuzuweisen. Mein Kalender sah ungefähr so ​​aus:

  • 9-10 Uhr Projekt 1 Ergebnis 1
  • 10-10:15 Kaffeepause (dazu später mehr)
  • 10:15-12 Projekt 2 Ergebnis 1
  • 12-2 Pause
  • 2-4 Besprechungen/Telefonkonferenzen
  • 4-4:10 Kurze Pause, um nach Nachbars Katze zu sehen
  • 4:10-5 Beende den Tag und erstelle eine To-do-Liste für morgen

Ich weiß, es ist heftig. Aber ich habe meine ganze Arbeit erledigt und hatte am Ende des Freitags sogar ein bisschen Bonuszeit.

5. Sind Sie ein Morgenmensch oder ein Nachmittagsmensch?

Wann schaffst du deine beste Arbeit? Meine effizienteste Arbeit erledige ich morgens oder kurz vor Feierabend. Sie können mittags in Schwung kommen. Berücksichtigen Sie das, wenn Sie Ihren Zeitplan planen.

6. Finden Sie Ihren Rhythmus

Ich plane nicht immer jede Aufgabe zeitlich ein. Manche Tage sind weniger beschäftigt oder ich brauche einfach eine Pause von meiner eigenen neurotischen Terminplanung. Trotzdem lasse ich mich nicht endlos unkonzentriert durch eine Aufgabe oder einen Tag quälen. Ich springe zu meinem eigenen E-Meter.

Ich habe kürzlich festgestellt, dass mein Gehirn nach 90 Minuten müde wird. Dann werde ich unscharf und unkonzentriert und brauche eine Pause oder einen Gangwechsel. Bei der Recherche für diesen Beitrag habe ich festgestellt, dass ich nicht allein bin. Es stellt sich heraus, dass 90 Minuten ein natürlicher Rhythmus für das Gehirn sind.

Probieren Sie es selbst aus: Beginnen Sie mit der Arbeit und behalten Sie die Uhr im Auge. Wann schrumpfst du? Vielleicht gähnst du oder verspürst den Drang, deine Beine zu vertreten oder dir einen Kaffee zu holen. Dies sind alles gute Indikatoren dafür, wann Ihre Aufmerksamkeitsspanne nachlässt und Sie eine Pause brauchen. Wenn Sie Ihren Rhythmus gefunden haben, können Sie damit Ihre Projekte an Ihrem eigenen Takt ausrichten.

7. Blockieren Sie Ihren freigegebenen Kalender

Ich bin ein großer Fan davon, meine Arbeit in einem digitalen Kalender (Outlook oder Google) als „Meetings“ zeitlich zu blockieren. Es hilft mir zu sehen, womit ich einen Tag lang zu kämpfen habe – und ob es machbar ist, alles zu schaffen, oder ob ich zu viele sich überschneidende Fristen habe. Es hilft mir auch, bei der Sache zu bleiben, da den ganzen Tag über Erinnerungsbenachrichtigungen auftauchen.

Einige Leute finden die Farbcodierung auch in dieser Phase hilfreich – besonders wenn sie an einer Vielzahl unterschiedlicher Projekte oder Aufgaben für verschiedene Kunden arbeiten. Eine Farbmarkierung kann Ihnen helfen, Ihren Kalender zu scannen und visuell zu sehen, was an welchem ​​Tag stattfindet. (Es ist ein bisschen zu voll für mich – ich mag einen saubereren Kalender. Aber ich sehe den Vorteil.)

Es gibt einen zusätzlichen Bonus des digitalen Kalenders für diejenigen unter Ihnen, die in einer Unternehmenskultur mit vielen Meetings arbeiten. Wenn Ihr freigegebener Kalender blockiert ist, können Sie möglicherweise einigen dieser Besprechungen entkommen und sich auf Ihren Schreibtisch konzentrieren. "Ich bin zu dieser Zeit gebucht", können Sie ihnen sagen. Nicht, dass ich das jemals getan hätte …

8. Eine Anmerkung zur Arbeit der rechten Gehirnhälfte/linken Gehirnhälfte

Meine Erfahrung mit Vermarktern ist, dass sie oft ein bisschen gespalten im Gehirn sind, teils kreativ, teils analytisch. Wir sind auch für eine Mischung von Aufgaben verantwortlich, die sowohl unser „Mathe-Gehirn“ als auch unser „Kreativ-Gehirn“ erfordern. Zu erkennen, dass Sie unterschiedliche Denkweisen benötigen, um unterschiedliche Aufgaben zu erfüllen, ist ein guter Ausgangspunkt. Es ist sogar noch besser, Ihren Tag um diese Unterschiede herum zu planen.

Manchmal komme ich in Schwung und möchte den ganzen Tag mit Worten arbeiten. „Das kann ich den ganzen Tag machen“, denke ich. Aber ich kann nicht. Ich bin viel effektiver, wenn ich mich auf die kreative Arbeit der rechten Gehirnhälfte konzentriere und dann auf die Analyse der linken Gehirnhälfte umschalte. Früher habe ich für einen Kunden einen monatlichen Rekapitulationsbericht erstellt, in dem ich alle Dinge auflistete, die wir in diesem Monat getan haben, und Metriken und KPIs daran anhängte. Ich würde bewusst einen halben Tag für die „Zahlenarbeit“ einplanen. Wenn es an der Zeit war, schaltete ich etwas Musik ein (die ich nur hören kann, wenn ich keine Wörter schreibe), öffnete den Analysebericht und fing an, Zahlen zu knacken. Wenn ich fertig war, stellte ich die Musik ab, kehrte in die Stille zurück und fing an, die Geschichte aufzuschreiben.

9. Pausen nicht vergessen

Pausen sind gesund. Es gibt viel Recherchearbeit und verschiedene Taktiken – wie lange die Pause zum Beispiel sein soll. Aber es ist klar, dass wir nicht die ganze Zeit go-go-go können. So wie wir Schlaf für unseren Körper brauchen, brauchen wir Ruhe für unser Gehirn. „Das Gehirn ist ein Muskel, der wie jeder Muskel durch wiederholten Stress ermüdet“, sagt The Atlantic. „‚Die leistungsstärksten 10 Prozent (der Arbeitnehmer) arbeiteten in der Regel 52 Minuten hintereinander, gefolgt von einer 17-minütigen Pause. Diese 17 Minuten wurden oft außerhalb des Computers verbracht“, sagte Julia Gifford von The Muse, indem sie spazieren gingen, Übungen machten oder sich mit Kollegen unterhielten.“

Manchmal fühlt es sich verrückt an, von meinem Schreibtisch wegzugehen, wenn es eine meilenlange Liste gibt und ich auf Hochtouren bin. Ich kämpfe dagegen an und drücke mich gelegentlich durch – vor allem, wenn ich in einer Flut von Inspiration bin. Aber an den meisten Tagen brauche ich diese Pausen, um meinen Kopf frei zu bekommen. Wenn ich zurückkomme, habe ich das Gefühl, ein Projekt mit neuen Augen zu sehen. (Außerdem, wenn ich den ganzen Tag keine Pausen mache, bezahle ich das später mit Gereiztheit und Erschöpfung.)

Taktisch sieht das für mich nach ein paar kurzen Pausen am späten Vormittag und einer längeren Pause am Nachmittag aus. Die ersten Pausen können nur eine Tasse Kaffee bedeuten oder ein Spaziergang nach draußen, um dem Nachbarn Hallo zu sagen und frische Luft zu schnappen. Dann geht es gleich wieder an die Arbeit. Gegen 14 Uhr gehe ich zum Training ins Fitnessstudio. Danach fühle ich mich erfrischt und bereit, wieder einzutauchen.

Seien Sie nicht bestürzt, wenn Sie keine Zeit für einen zweistündigen Ausflug ins Fitnessstudio haben. Es ist perfekt, mit einem Kollegen zu Mittag zu essen oder sich bei einem Kaffee zu unterhalten. Ein Tipp jedoch: Versuchen Sie, während dieser Zeit nicht über die Arbeit zu sprechen oder darüber nachzudenken. Es gibt einen Grund, warum „Wasserkühler-Geschwätz“ eine Sache ist. Es hilft Ihrem Geist, sich auszuruhen.

Ich blockiere auch Zeit in meinem Kalender für diese kleinen Pausen. Es mag albern erscheinen, aber es ist ein visueller Hinweis, auf mich selbst aufzupassen.

10. Holen Sie sich einen Verantwortlichkeitspartner

Mein letzter Tipp: Mach das nicht alleine! Früher hatte ich zu Beginn des Tages spontane Instant-Messenger-Chats mit einem anderen Heimarbeiter. Wir sagten uns gegenseitig, was unsere zwei wichtigsten Ziele für den Tag waren, und schauten dann mittags nach, um zu sehen, wie wir vorankamen.

Finden Sie jemanden, der Ihr Zeitmanagement-Verantwortungspartner sein kann. Vielleicht ist es Ihr Bürokollege oder jemand aus Ihrem Team in einem entfernten Büro. Es muss nur jemand sein, bei dem Sie sich melden können.

Bonus: Hilfreiche Tools

Hier sind ein paar taktische Tools, die bei der Planung Ihrer Woche hilfreich sein können

  • Stellen Sie einen Timer ein – Dieser erinnert Sie akustisch an das Schalten. Es kann ein einfacher 60-Minuten-Alarm oder eine Kalendererinnerung sein, die besagt: „Schalte um – arbeite an x.“ Nur etwas, um Sie in Aktion zu bringen.
  • Versuchen Sie, in 25-Minuten-Bursts zu arbeiten (auch bekannt als die Pomodoro-Technik) – ich sehe dies als besonders nützlich, um ein paar dieser Aufgaben mit niedrigerer Priorität von der Liste zu streichen.
  • Verfolgen Sie, wie viel Zeit Sie mit Aktivitäten außerhalb der Arbeit verbringen, wie CNN und Facebook – Apps wie TimeRabbit oder QualityTime überwachen Ihr Verhalten, ähnlich wie eine Radarpistole Ihnen sagt, wie schnell Sie auf der Autobahn fahren.
  • Probieren Sie zusätzlich zu den standardmäßigen Outlook- oder Google-Kalendern ein digitales Arbeitsverwaltungstool wie Asana aus.
  • Machen Sie ein Kaffee-Nickerchen (es ist eine echte Sache!).
  • Legen Sie Ihr Handy weg, um zu verhindern, dass Sie während der Arbeitszeit SMS schreiben oder auf Instagram surfen.
  • Wechseln Sie die Umgebung – arbeiten Sie für ein paar Stunden in einem Café oder sogar in einem Konferenzraum des Unternehmens.

Das ist es für mich. Wie es sich gehört, sind ungefähr 90 Minuten vergangen und ich brauche eine Pause. Wenn Sie mehr zu diesem Thema lesen möchten, lesen Sie diesen Blogbeitrag darüber, wie Sie Zeitmanagement auf Ihre Seite bringen.

Und sagen Sie mir, was sind Ihre bevorzugten Zeitmanagement-Taktiken oder -Tools?