Você se importa com o relógio? Ou o tempo te incomoda?

Publicados: 2016-10-18

Trabalhar em casa tem suas vantagens definitivas, como poder lavar roupas ou fazer uma rápida aula de ioga no YouTube. Mas quando digo às pessoas que WFH, acho que elas imaginam que essas atividades são o que faço na maior parte do dia. Uma senhora de lazer.

A verdade é que, na verdade, faço muito mais no meu escritório doméstico do que no escritório tradicional. É porque administro bem o meu tempo.

Como profissionais de marketing, somos responsáveis por muita coisa. Às vezes parece impossível olhar para a lista de tarefas e descobrir como você vai fazer tudo. Quer você trabalhe em um escritório tradicional, em um café, na estrada ou em casa, o gerenciamento do tempo é fundamental. Aqui estão algumas dicas e estratégias que aprendi ao longo dos anos.

1. Faça uma lista de tarefas

Primeiro, você precisa saber o que está enfrentando. Faça uma lista de todas as coisas que você precisa fazer para um projeto ou durante a semana. Tire o que quer que esteja em seu cérebro. Não importa se está no papel, no computador ou no celular. Apenas tire todos os detalhes do seu cérebro. Eu gosto de fazer isso no início do dia – ou melhor ainda, no final do dia anterior, para saber onde estou entrando.

2. Defina suas prioridades

Em seguida, é hora de avaliar o que precisa ser feito e quando. O modelo de quadrante, dos 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes de Stephen Covey , recomenda que você planeje suas tarefas em quatro caixas para avaliar o que fazer primeiro – as coisas superimportantes que devem ser feitas o mais rápido possível, as não tão oportunas, mas ainda importantes (por exemplo, , planejamento), o oportuno, mas não importante, e o não oportuno/não importante. Este é apenas um dos muitos modelos de como planejar suas tarefas. Seja qual for o modelo que você usa, é importante classificar suas tarefas no que é crítico, o que é necessário, mas não é de alta prioridade, e o que é uma tarefa “legal de fazer”. Minha própria lista geralmente se classifica em “Grande”, “pequeno” e “legal”. Simples.

3. Divida seu trabalho em partes

Neste ponto, acho realmente útil planejar meu dia. Pego esses itens priorizados de cima e começo a plotá-los em um calendário em partes. Para mim, esses baldes são realmente simples: “antes do almoço” e “trabalho à tarde”. Posso adicionar outra categoria de “primeira ordem de negócios” se houver algo realmente urgente.

4. Atribua prazos

Depois de descobrir o que precisa acontecer em termos gerais, fico mais granular e atribuo miniprazos ao meu dia. Eu sou um planejador, sim. Mas, como muitos de nós, também trabalho melhor sob pressão, mesmo que seja autoimposta. Um dia de trabalho sem fim sem prazos é uma receita para protelar para mim. Esses miniprazos me ajudam a focar.

Por exemplo, esta semana eu tinha vários grandes projetos para entregar. Era muito, e parecia intransponível. Mas passei algum tempo mapeando os projetos e atribuindo prazos a cada item devido. Meu calendário era mais ou menos assim:

9-10h Projeto 1 entrega 1
10-10:15 Pausa para café (mais sobre isso mais tarde)
10:15-12 Projeto 2 entrega 1
12-2 Intervalo
2-4 Reuniões/chamadas em conferência
4-4:10 Pausa rápida para verificar o gato do vizinho
4:10-5 Termine o dia e faça uma lista de tarefas para amanhã

Eu sei, é intenso. Mas fiz todo o meu trabalho e até acabei com um pouco de tempo de bônus no final da sexta-feira.

5. Você é uma pessoa matutina ou vespertina?

Quando você faz o seu melhor trabalho? Para mim, faço meu trabalho mais eficiente logo pela manhã ou logo antes da hora de sair. Você pode atingir seu ritmo ao meio-dia. Considere isso quando estiver planejando sua programação.

6. Encontre seu ritmo

Eu nem sempre aloco cada tarefa. Alguns dias são menos ocupados ou só preciso de uma pausa em minha própria programação neurótica. Ainda assim, não me permito trabalhar sem parar em uma tarefa ou dia, sem foco. Eu estalo para o meu próprio medidor.

Recentemente descobri que meu cérebro começa a se cansar depois de 90 minutos. É quando fico confuso e sem foco e preciso de uma pausa ou para mudar de marcha. Enquanto pesquisava para este post, descobri que não estou sozinho. Acontece que 90 minutos é um ritmo natural para o cérebro.

Tente você mesmo: comece seu trabalho e fique de olho no relógio. Quando você diminui? Talvez você boceje ou sinta vontade de esticar as pernas ou tomar um café. Todos esses são bons indicadores de quando sua atenção está diminuindo e você precisa de uma pausa. Depois de encontrar seu ritmo, use-o para alinhar seus projetos ao seu próprio medidor.

7. Bloqueie seu calendário compartilhado

Sou um grande fã de bloquear o tempo do meu trabalho em um calendário digital (Outlook ou Google) como “reuniões”. Isso me ajuda a ver tudo o que estou enfrentando por um dia – e se é viável realizar tudo ou se tenho muitos prazos sobrepostos. Também me ajuda a manter o foco, pois alertas de lembrete aparecem ao longo do dia.

Algumas pessoas também consideram o código de cores útil neste estágio – especialmente se estiver trabalhando em uma variedade de projetos ou atribuições diferentes para clientes diferentes. Um destaque colorido pode ajudá-lo a digitalizar seu calendário e ver visualmente o que está acontecendo em qual dia. (É um pouco ocupado demais para mim - gosto de um calendário mais limpo. Mas vejo o benefício.)

Há um bônus adicional de calendário digital para aqueles de vocês que trabalham em uma cultura corporativa de reuniões pesadas. Se o seu calendário compartilhado estiver bloqueado, você poderá escapar de algumas dessas reuniões e manter o foco em sua mesa. “Estou agendado naquele momento”, você pode dizer a eles. Não que eu já tenha feito isso...

8. Uma nota sobre o trabalho do lado direito/esquerdo do cérebro

Minha experiência com profissionais de marketing é que eles costumam ter o cérebro um pouco dividido, parte criativo, parte analítico. Também somos responsáveis por uma mistura de tarefas que exigem nosso “cérebro matemático” e nosso “cérebro criativo”. Reconhecer que você precisa de mentalidades diferentes para realizar tarefas diferentes é um bom ponto de partida. Planejar o seu dia em torno dessas diferenças é ainda melhor.

Às vezes, posso entrar em ação e querer trabalhar com palavras o dia todo. “Posso fazer isso o dia todo”, penso. Mas eu não posso. Sou muito mais eficaz quando me concentro no trabalho criativo do lado direito do cérebro e, em seguida, troco de marcha para a análise do lado esquerdo do cérebro. Eu costumava fazer um relatório de recapitulação mensal para um cliente, listando todas as coisas que fizemos no mês e anexando métricas e KPIs a ele. Eu intencionalmente bloquearia meio dia para o “trabalho com números”. Quando chegava a hora, eu ligava uma música (que só consigo ouvir quando não estava compondo palavras), abria o relatório analítico e começava a analisar os números. Quando terminava, desligava a música, voltava ao silêncio e começava a escrever a história.

9. Não se esqueça dos intervalos

As pausas são saudáveis. Há muita pesquisa e táticas diferentes – quanto tempo deve durar o intervalo, por exemplo. Mas é claro que não podemos ir-ir-ir o tempo todo. Assim como precisamos dormir para nossos corpos, precisamos descansar para nossos cérebros. “O cérebro é um músculo que, como todo músculo, se cansa com o estresse repetido”, diz The Atlantic. “'Os 10% (dos trabalhadores) com melhor desempenho tendiam a trabalhar por 52 minutos consecutivos, seguidos de um intervalo de 17 minutos. Esses 17 minutos costumavam ser gastos longe do computador', disse Julia Gifford no The Muse, conversando, caminhando, fazendo exercícios ou conversando com colegas de trabalho.

Às vezes parece uma loucura me afastar da minha mesa quando há uma lista de um quilômetro de comprimento e estou em alta. Eu luto contra isso e avanço ocasionalmente - especialmente se estou em uma onda de inspiração. Mas na maioria dos dias, preciso dessas pausas para limpar minha mente. Quando volto, sinto que tenho um novo par de olhos em um projeto. (Além disso, quando não faço pausas ao longo do dia, pago por isso mais tarde com irritabilidade e exaustão.)

Taticamente, o que isso parece para mim são algumas pausas curtas durante o final da manhã e uma pausa mais longa à tarde. As primeiras pausas podem significar apenas uma xícara de café ou uma caminhada lá fora para dizer oi para o vizinho e tomar um ar fresco. Então é direito de volta ao trabalho. Por volta das 14h, vou para a academia para malhar. Depois disso, me sinto revigorado e pronto para mergulhar de volta nisso.

Não desanime se você não tiver tempo para uma viagem de duas horas à academia. É perfeitamente bom almoçar ou conversar tomando um café com um colega. Uma dica, porém: tente não falar ou pensar em trabalho durante esse período. Há uma razão pela qual a “conversa fiada sobre bebedouros” existe. Isso ajuda sua mente a descansar.

Eu também reservo um tempo na minha agenda para essas pequenas pausas. Pode parecer bobo, mas é uma dica visual para me cuidar.

10. Consiga um parceiro de responsabilidade

Minha última dica: não faça isso sozinho! Eu costumava ter bate-papos instantâneos improvisados com outro funcionário que trabalha em casa no início do dia. Contávamos um ao outro quais eram nossos dois principais objetivos para o dia e, em seguida, checávamos no meio do dia para ver como cada um de nós estava indo.

Encontre alguém que possa ser seu parceiro de responsabilidade de gerenciamento de tempo. Talvez seja seu companheiro de cubículo ou alguém de sua equipe em um escritório remoto. Só precisa ser alguém com quem você possa fazer o check-in.

Bônus: ferramentas úteis

Aqui estão algumas ferramentas táticas que podem ser úteis ao planejar sua semana

Definir um cronômetro – Isso o lembra de forma audível de mudar de marcha. Pode ser um simples alarme de 60 minutos ou um lembrete de calendário que diz “troque de marcha – trabalhe em x”. Apenas algo para colocá-lo em ação.
Tente trabalhar em rajadas de 25 minutos (também conhecida como técnica Pomodoro) – posso ver isso especialmente útil para descartar várias tarefas de baixa prioridade da lista.
Acompanhe quanto tempo você gasta em atividades não relacionadas ao trabalho, como CNN e Facebook – aplicativos como TimeRabbit ou QualityTime monitoram seu comportamento, da mesma forma que um radar indica a velocidade com que você está indo na rodovia.
Além dos calendários padrão do Outlook ou do Google, experimente uma ferramenta digital de gerenciamento de trabalho como o Asana.
Tire uma soneca (é uma coisa real!).
Guarde o celular para evitar enviar mensagens de texto ou navegar no Instagram durante o horário de trabalho.
Mude de cenário – trabalhe por algumas horas em um café ou até mesmo em uma sala de conferências da empresa.

É isso para mim. Fiel à forma, já se passaram cerca de 90 minutos e preciso de uma pausa. Se você quiser ler mais sobre este tópico, confira esta postagem no blog sobre como obter o gerenciamento de tempo do seu lado.

E me diga, quais são suas táticas ou ferramentas de gerenciamento de tempo favoritas?