Ti dispiace l'orologio? O il tempo ti dà fastidio?

Lavorare da casa ha i suoi indubbi vantaggi, come poter gettare un carico di biancheria o fare una veloce lezione di yoga tramite YouTube. Ma quando dico alle persone che WFH, penso che immaginino che quelle attività siano ciò che faccio la maggior parte della giornata. Una signora del tempo libero.

La verità è che in realtà faccio molto di più nel mio ufficio a casa di quanto non faccia mai nell'ufficio tradizionale. È perché gestisco bene il mio tempo.

Come marketer, siamo responsabili di molto. A volte sembra impossibile guardare l'elenco delle cose da fare e capire come fare tutto. Che tu lavori da un ufficio tradizionale, da un bar, in viaggio o da casa, la gestione del tempo è fondamentale. Ecco alcuni suggerimenti e strategie che ho raccolto nel corso degli anni.

1. Crea una lista di cose da fare

Per prima cosa, devi sapere cosa stai affrontando. Fai un elenco di tutte le cose che devi fare per un progetto o durante la settimana. Tira fuori tutto ciò che è nel tuo cervello. Non importa se è su carta, sul tuo computer o sul tuo telefono. Tira fuori tutti i dettagli dal tuo cervello. Mi piace farlo all'inizio della giornata, o meglio ancora, alla fine della giornata precedente, così so a cosa sto andando incontro.

2. Stabilisci le tue priorità

Successivamente, è il momento di valutare cosa deve essere fatto quando. Il modello del quadrante, tratto da 7 Habits of Highly Effective People di Stephen Covey , consiglia di suddividere i compiti in quattro riquadri per valutare cosa fare per primo: le cose super importanti che devono essere fatte al più presto, quelle non così tempestive ma comunque importanti (ad es. , pianificazione), il tempestivo ma non importante e il non tempestivo/non importante. Questo è solo uno dei tanti modelli su come tracciare le tue attività. Qualunque sia il modello utilizzato, è importante ordinare le attività in base a ciò che è critico, ciò che è necessario ma non prioritario e ciò che è un compito "bello da fare". Il mio elenco di solito è ordinato in "Grande", "piccolo" e "carino". Semplice.

3. Rompi il tuo lavoro in pezzi

A questo punto trovo davvero utile pianificare la mia giornata. Prendo quegli elementi prioritari dall'alto e inizio a tracciarli su un calendario in blocchi. Per me quei secchi sono davvero semplici: "prima di pranzo" e "lavoro pomeridiano". Potrei aggiungere un'altra categoria di "primo ordine del giorno" se c'è qualcosa di veramente urgente.

4. Assegnare scadenze

Una volta che ho capito cosa deve accadere in termini generali, divento più granulare e assegno mini-scadenze alla mia giornata. Sono un pianificatore, sì. Ma come molti di noi, lavoro anche meglio sotto pressione, anche se è autoimposta. Una giornata lavorativa infinita senza scadenze è una ricetta per temporeggiare per me. Queste mini scadenze mi aiutano a concentrarmi.

Ad esempio, questa settimana avevo diversi grandi progetti in scadenza. Era molto e sembrava insormontabile. Ma ho passato un po' di tempo a mappare i progetti e ad assegnare i tempi a ogni articolo dovuto. Il mio calendario era un po' così:

• 9-10 Progetto 1 deliverable 1
• 10-10:15 Pausa caffè (ne parleremo più avanti)
• 10:15-12 Progetto 2 consegna 1
• 12-2 Pausa
• 2-4 Riunioni/chiamate in conferenza
• 4-4:10 Pausa veloce per controllare il gatto del vicino
• 4:10-5 Concludi la giornata e fai una lista delle cose da fare per domani

Lo so, è intenso. Ma ho portato a termine tutto il mio lavoro e alla fine di venerdì mi sono anche ritrovato con un po' di tempo bonus.

5. Sei una persona mattiniera o pomeridiana?

Quando fai il tuo lavoro migliore? Per me, svolgo il mio lavoro più efficiente per prima cosa al mattino o subito prima di uscire. Potresti raggiungere il tuo passo a mezzogiorno. Consideralo quando pianifichi il tuo programma.

6. Trova il tuo ritmo

Non seguo sempre ogni compito. Alcuni giorni sono meno occupati o ho solo bisogno di una pausa dalla mia programmazione nevrotica. Tuttavia, non mi lascio trascinare all'infinito in un compito o in una giornata, sfocato. Scatto al mio misuratore.

Recentemente ho scoperto che il mio cervello inizia a stancarsi dopo 90 minuti. È allora che divento confuso e sfocato e ho bisogno di una pausa o di cambiare marcia. Durante la ricerca di questo post, ho scoperto che non sono solo. Si scopre che 90 minuti sono un ritmo naturale per il cervello.

Prova tu stesso: inizia il tuo lavoro e tieni d'occhio l'orologio. Quando ti riduci? Magari sbadigli, o senti il ​​bisogno di sgranchirti le gambe o di prendere un caffè. Questi sono tutti buoni indicatori di quando la tua capacità di attenzione sta calando e hai bisogno di una pausa. Una volta trovato il tuo ritmo, usalo per allineare i tuoi progetti al tuo metro.

7. Blocca il tuo calendario condiviso

Sono un grande fan del blocco temporale del mio lavoro su un calendario digitale (Outlook o Google) come "riunioni". Mi aiuta a vedere tutto quello che devo affrontare per un giorno e se è fattibile portare a termine tutto o se ho troppe scadenze che si sovrappongono. Mi aiuta anche a rimanere in attività, poiché gli avvisi di promemoria vengono visualizzati durante il giorno.

Alcune persone trovano utile anche la codifica a colori in questa fase, specialmente se si lavora su una varietà di progetti o incarichi diversi per clienti diversi. Un'evidenziazione a colori può aiutarti a scansionare il tuo calendario e vedere visivamente cosa sta accadendo in quale giorno. (È un po' troppo impegnativo per me – mi piace un calendario più pulito. Ma vedo il vantaggio.)

C'è un ulteriore vantaggio del calendario digitale per quelli di voi che lavorano in una cultura aziendale ricca di riunioni. Se il tuo calendario condiviso è bloccato, potresti essere in grado di sfuggire ad alcune di quelle riunioni e rimanere concentrato sulla tua scrivania. "Sono prenotato in quel momento", puoi dire loro. Non che io abbia mai fatto questo...

8. Una nota sul lavoro dell'emisfero destro/sinistro

La mia esperienza con i professionisti del marketing è che spesso sono un po' divisi nel cervello, in parte creativi, in parte analitici. Siamo anche responsabili di un mix di compiti che richiedono sia il nostro "cervello matematico" che il nostro "cervello creativo". Riconoscere che hai bisogno di mentalità diverse per raggiungere compiti diversi è un buon punto di partenza. Pianificare la tua giornata attorno a queste differenze è ancora meglio.

A volte, posso andare su un tiro e voglio lavorare con le parole tutto il giorno. "Posso farlo tutto il giorno", penso. Ma non posso. Sono molto più efficace quando mi concentro sul lavoro creativo dell'emisfero destro, quindi cambio marcia per l'analisi dell'emisfero sinistro. Ero solito mettere insieme un rapporto di riepilogo mensile per un cliente, elencando tutte le cose che abbiamo fatto nel mese e allegandovi metriche e KPI. Bloccherei intenzionalmente mezza giornata per il "lavoro dei numeri". Quando arrivava il momento, accendevo un po' di musica (che posso ascoltare solo quando non sto componendo parole), aprivo il rapporto di analisi e iniziavo a masticare numeri. Al termine, spegnevo la musica, tornavo in silenzio e iniziavo a scrivere la trama.

9. Non dimenticare le pause

Le pause sono salutari. Ci sono molte ricerche e tattiche diverse, ad esempio quanto dovrebbe essere lunga la pausa. Ma è chiaro che non possiamo andare avanti e indietro tutto il tempo. Proprio come abbiamo bisogno di dormire per il nostro corpo, abbiamo bisogno di riposo per il nostro cervello. "Il cervello è un muscolo che, come ogni muscolo, si stanca per lo stress ripetuto", afferma The Atlantic. “'Il 10% (dei lavoratori) con le migliori prestazioni tendeva a lavorare per 52 minuti consecutivi seguiti da una pausa di 17 minuti. Quei 17 minuti venivano spesso trascorsi lontano dal computer', ha detto Julia Gifford al The Muse, parlando di una passeggiata, facendo esercizi o parlando con i colleghi.

A volte mi sembra assurdo allontanarmi dalla mia scrivania quando c'è una lista lunga un miglio e io sono su un tiro. Lo combatto e vado avanti di tanto in tanto, specialmente se sono in una raffica di ispirazione. Ma la maggior parte dei giorni, ho bisogno di quelle pause per schiarirmi la mente. Quando torno, mi sento come se avessi una nuova serie di occhi su un progetto. (Inoltre, quando non faccio pause durante il giorno, lo pago più tardi con irritabilità e stanchezza.)

Tatticamente, quello che sembra per me sono un paio di brevi pause durante la tarda mattinata e una pausa più lunga nel pomeriggio. Le prime pause possono significare solo una tazza di caffè o una passeggiata fuori per salutare il vicino e prendere una boccata d'aria fresca. Poi si torna subito al lavoro. Verso le 14:00 vado in palestra per un allenamento. Dopodiché, mi sento rinfrescato e pronto a tuffarmi di nuovo.

Non scoraggiarti se non hai tempo per una gita di due ore in palestra. È perfetto pranzare o chiacchierare davanti a un caffè con un collega. Un consiglio, però: cerca di non parlare o pensare al lavoro durante quel periodo. C'è una ragione per cui le "chiacchiere da refrigeratore d'acqua" sono una cosa. Aiuta la tua mente a riposare.

Blocco anche il tempo sul mio calendario per queste piccole pause. Può sembrare sciocco, ma è un segnale visivo per prendermi cura di me stesso.

10. Ottieni un partner responsabile

Il mio ultimo consiglio: non farlo da solo! Avevo chat improvvisate di messaggistica istantanea con un altro lavoratore da casa all'inizio della giornata. Ci dicevamo quali erano i nostri due obiettivi principali per la giornata, e poi controllavamo a metà giornata per vedere come stavamo andando ciascuno.

Trova qualcuno che possa essere il tuo partner responsabile della gestione del tempo. Forse è il tuo compagno di cubicolo o qualcuno della tua squadra in un ufficio remoto. Deve solo essere qualcuno con cui puoi fare il check-in.

Bonus: strumenti utili

Ecco alcuni strumenti tattici che possono tornare utili quando pianifichi la tua settimana

• Imposta un timer: ti ricorda in modo udibile di cambiare marcia. Può essere un semplice allarme di 60 minuti o un promemoria del calendario che dice "cambia marcia - lavora su x". Solo qualcosa per spingerti all'azione.
• Prova a lavorare in raffiche di 25 minuti (ovvero la Tecnica del Pomodoro): lo vedo particolarmente utile per abbandonare un gruppo di quei compiti a priorità inferiore dell'elenco.
• Tieni traccia di quanto tempo dedichi ad attività non lavorative come CNN e Facebook: app come TimeRabbit o QualityTime monitorano il tuo comportamento, proprio come una pistola radar ti dice quanto velocemente stai andando in autostrada.
• Oltre ai calendari standard di Outlook o Google, prova uno strumento di gestione del lavoro digitale come Asana.
• Fai un pisolino (è una cosa reale!).
• Metti via il cellulare per impedirti di inviare messaggi o navigare su Instagram durante l'orario di lavoro.
• Cambia scenario: lavora per qualche ora da un bar o anche da una sala conferenze aziendale.

Questo è tutto per me. Fedele alla forma, sono passati circa 90 minuti e ho bisogno di una pausa. Se vuoi saperne di più su questo argomento, dai un'occhiata a questo post sul blog su come ottenere la gestione del tempo dalla tua parte.

E dimmi, quali sono le tue tattiche o strumenti di gestione del tempo preferiti?