¿Te importa el reloj? ¿O el tiempo te importa?

Trabajar desde casa tiene sus beneficios definitivos, como poder lavar una carga de ropa o hacer una clase rápida de yoga a través de YouTube. Pero cuando le digo a la gente que trabajo desde casa, creo que se imaginan que esas actividades son lo que hago la mayor parte del día. Una dama de ocio.

La verdad es que en realidad hago mucho más en la oficina de mi casa que en la oficina tradicional. Es porque manejo bien mi tiempo.

Como especialistas en marketing, somos responsables de mucho. A veces parece imposible mirar la lista de tareas pendientes y averiguar cómo vas a hacer todo. Ya sea que trabaje desde una oficina tradicional, un café, mientras viaja o desde su hogar, la administración del tiempo es fundamental. Aquí hay algunos consejos y estrategias que he obtenido a lo largo de los años.

1. Haz una lista de tareas

Primero, necesitas saber a qué te enfrentas. Haz una lista de todas las cosas que necesitas hacer para un proyecto o durante la semana. Saca lo que sea que esté en tu cerebro. No importa si está en papel, en su computadora o en su teléfono. Saca todos los detalles de tu cerebro. Me gusta hacer esto al comienzo del día, o mejor aún, al final del día anterior, para saber a qué me refiero.

2. Establece tus prioridades

A continuación, es hora de evaluar qué se debe hacer y cuándo. El modelo de cuadrante, de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey , recomienda trazar sus tareas en cuatro casillas para evaluar qué hacer primero: las cosas súper importantes que se deben hacer lo antes posible, las no tan oportunas pero importantes (p. ej. , planificación), lo oportuno pero no importante, y lo no oportuno/no importante. Este es solo uno de los muchos modelos de cómo trazar sus tareas. Cualquiera que sea el modelo que utilice, es importante clasificar sus tareas en lo que es sumamente crítico, lo que es necesario pero no de alta prioridad y lo que es una tarea "agradable de hacer". Mi propia lista generalmente se clasifica en "Grande", "pequeña" y "agradable". Simple.

3. Divide tu trabajo en partes

En este punto me resulta muy útil trazar mi día. Tomo esos elementos priorizados de arriba y empiezo a trazarlos en un calendario en partes. Para mí, esos cubos son realmente simples: "antes del almuerzo" y "trabajo de la tarde". Puedo agregar otra categoría de "primera orden del día" si hay algo realmente apremiante.

4. Asignar plazos

Una vez que he descubierto lo que debe suceder en términos generales, me vuelvo más granular y asigno miniplazos a mi día. Soy un planificador, sí. Pero como muchos de nosotros, también trabajo mejor bajo presión, incluso si es autoimpuesta. Un día de trabajo interminable y libre de plazos es una receta para estancarme. Estos mini plazos me ayudan a concentrarme.

Por ejemplo, esta semana tenía varios proyectos importantes pendientes. Era mucho, y parecía insuperable. Pero pasé algún tiempo mapeando los proyectos y asignando tiempos a cada elemento debido. Mi calendario se veía un poco como esto:

• 9-10 am Proyecto 1 entregable 1
• 10-10:15 Pausa para el café (más sobre esto más adelante)
• 10:15-12 Proyecto 2 entregable 1
• 12-2 Descanso
• 2-4 reuniones/llamadas de conferencia
• 4-4:10 Descanso rápido para ver cómo está el gato del vecino
• 4:10-5 Terminar el día y hacer una lista de tareas para mañana

Lo sé, es intenso. Pero terminé todo mi trabajo e incluso terminé con un poco de tiempo extra al final del viernes.

5. ¿Eres una persona de la mañana o de la tarde?

¿Cuándo haces tu mejor trabajo? Para mí, hago mi trabajo más eficiente a primera hora de la mañana o justo antes de la hora de terminar. Puede alcanzar su ritmo al mediodía. Tenlo en cuenta cuando planifiques tu horario.

6. Encuentra tu ritmo

No siempre cronometro cada tarea. Algunos días están menos ocupados o simplemente necesito un descanso de mi propia programación neurótica. Aún así, no me permito trabajar interminablemente en una tarea o día, sin concentrarme. Hago clic en mi propio medidor.

Recientemente descubrí que mi cerebro comienza a cansarse después de 90 minutos. Ahí es cuando me siento confuso y desenfocado y necesito un descanso o cambiar de marcha. Mientras investigaba para esta publicación, descubrí que no estoy solo. Resulta que 90 minutos es un ritmo natural para el cerebro.

Pruébelo usted mismo: comience su trabajo y vigile el reloj. ¿Cuándo disminuyes? Tal vez bosteces, o sientas la necesidad de estirar las piernas o tomar un café. Todos estos son buenos indicadores de cuándo tu capacidad de atención se está agotando y necesitas un descanso. Una vez que haya encontrado su ritmo, use eso para alinear sus proyectos con su propio medidor.

7. Bloquea tu calendario compartido

Soy un gran admirador de bloquear el tiempo de mi trabajo en un calendario digital (Outlook o Google) como "reuniones". Me ayuda a ver todo a lo que me enfrento en un día, y si es factible lograrlo todo o si tengo demasiados plazos superpuestos. También me ayuda a concentrarme en la tarea, ya que aparecen alertas de recordatorio a lo largo del día.

Algunas personas también encuentran útil la codificación por colores en esta etapa, especialmente si trabajan en una variedad de proyectos o asignaciones diferentes para diferentes clientes. Un resaltado de color puede ayudarlo a escanear su calendario y ver visualmente qué está sucediendo en qué día. (Es un poco demasiado ocupado para mí, me gusta un calendario más limpio. Pero veo el beneficio).

Hay una ventaja adicional de calendario digital para aquellos de ustedes que trabajan en una cultura empresarial de reuniones. Si su calendario compartido está bloqueado, es posible que pueda escapar de algunas de esas reuniones y concentrarse en su escritorio. "Estoy reservado en ese momento", se les puede decir. No es que haya hecho esto alguna vez...

8. Una nota sobre el trabajo del cerebro derecho/izquierdo

Mi experiencia con los especialistas en marketing es que a menudo tienen el cerebro un poco dividido, en parte creativos, en parte analíticos. También somos responsables de una combinación de tareas que requieren tanto nuestro "cerebro matemático" como nuestro "cerebro creativo". Reconocer que necesita diferentes mentalidades para lograr diferentes tareas es un buen punto de partida. Planificar su día en torno a estas diferencias es aún mejor.

A veces, puedo ponerme en marcha y quiero trabajar con palabras todo el día. “Puedo hacer esto todo el día”, pienso. Pero no puedo. Soy mucho más efectivo cuando me enfoco en el trabajo creativo del cerebro derecho y luego cambio de marcha para el análisis del cerebro izquierdo. Solía ​​elaborar un informe de resumen mensual para un cliente, detallando todas las cosas que hicimos en el mes y adjuntando métricas y KPI. Bloquearía intencionalmente medio día para el "trabajo de números". Cuando llegaba el momento, ponía algo de música (que solo puedo escuchar cuando no estaba componiendo palabras), abría el informe de análisis y empezaba a calcular números. Cuando terminé, apagué la música, volví al silencio y comencé a escribir la historia.

9. No olvides los descansos

Los descansos son saludables. Hay mucha investigación y diferentes tácticas, por ejemplo, cuánto tiempo debería durar el descanso. Pero está claro que no podemos ir-ir-ir todo el tiempo. Así como necesitamos dormir para nuestros cuerpos, necesitamos descansar para nuestros cerebros. “El cerebro es un músculo que, como todos los músculos, se cansa por el estrés repetido”, dice The Atlantic. “'El 10 por ciento de mayor rendimiento (de los trabajadores) tendía a trabajar durante 52 minutos consecutivos seguidos de un descanso de 17 minutos. Esos 17 minutos a menudo los pasaba lejos de la computadora', dijo Julia Gifford en The Muse, dando un paseo, haciendo ejercicios o hablando con compañeros de trabajo”.

A veces se siente loco alejarse de mi escritorio cuando hay una lista de una milla de largo y estoy en racha. De vez en cuando lucho contra eso y me esfuerzo, especialmente si estoy en una ráfaga de inspiración. Pero la mayoría de los días, necesito esos descansos para despejar mi mente. Cuando vuelvo, siento que tengo un nuevo par de ojos en un proyecto. (Además, cuando no tomo descansos a lo largo del día, lo pago más tarde con irritabilidad y cansancio).

Tácticamente, lo que esto parece para mí son un par de breves descansos al final de la mañana y un descanso más largo por la tarde. Los primeros descansos pueden significar simplemente una taza de café o un paseo al aire libre para saludar al vecino y tomar aire fresco. Entonces vuelve al trabajo. Alrededor de las 2 de la tarde, voy al gimnasio para hacer ejercicio. Después de eso, me siento renovado y listo para volver a sumergirme en él.

No se desanime si no tiene tiempo para un viaje de dos horas al gimnasio. Es perfectamente bueno almorzar o charlar tomando un café con un colega. Sin embargo, un consejo: trate de no hablar o pensar en el trabajo durante ese tiempo. Hay una razón por la cual la "charla del enfriador de agua" es una cosa. Ayuda a tu mente a descansar.

También reservo tiempo en mi calendario para estos pequeños descansos. Puede parecer una tontería, pero es una señal visual para cuidarme.

10. Consiga un socio responsable

Mi último consejo: ¡No hagas esto solo! Solía ​​tener chats de mensajería instantánea improvisados ​​con otro trabajo desde casa al comienzo del día. Nos decíamos unos a otros cuáles eran nuestros dos objetivos principales para el día, y luego comprobábamos al mediodía para ver cómo nos estaba yendo cada uno.

Encuentre a alguien que pueda ser su socio responsable de la gestión del tiempo. Tal vez sea su compañero de cubículo o alguien de su equipo en una oficina remota. Solo tiene que ser alguien con quien puedas registrarte.

Bonificación: herramientas útiles

Aquí hay algunas herramientas tácticas que pueden ser útiles al planificar su semana.

• Establezca un temporizador: esto le recuerda audiblemente que cambie de marcha. Puede ser una simple alarma de 60 minutos o un recordatorio de calendario que dice "cambia de marcha, trabaja en x". Solo algo para ponerte en acción.
• Intente trabajar en ráfagas de 25 minutos (también conocida como la Técnica Pomodoro). Puedo ver esto especialmente útil para eliminar un montón de esas tareas de menor prioridad de la lista.
• Realice un seguimiento de cuánto tiempo dedica a actividades no laborales como CNN y Facebook; las aplicaciones como TimeRabbit o QualityTime monitorean su comportamiento, como una pistola de radar que le dice qué tan rápido va en la autopista.
• Además de los calendarios estándar de Outlook o Google, prueba una herramienta de gestión de trabajo digital como Asana.
• Tome una siesta de café (¡es una cosa real!).
• Guarde su teléfono celular para evitar enviar mensajes de texto o navegar por Instagram durante las horas de trabajo.
• Cambie de escenario: trabaje durante unas horas desde una cafetería o incluso desde la sala de conferencias de una empresa.

Eso es todo para mí. Fiel a su estilo, han pasado unos 90 minutos y necesito un descanso. Si desea leer más sobre este tema, consulte esta publicación de blog sobre cómo obtener la gestión del tiempo de su lado.

Y dime, ¿cuáles son tus tácticas o herramientas favoritas de gestión del tiempo?