L'horloge vous dérange ? Ou le temps vous dérange-t-il?

Le travail à domicile a ses avantages certains, comme pouvoir jeter une brassée de linge ou suivre un cours de yoga rapide via YouTube. Mais quand je dis aux gens que je fais la FMH, je pense qu'ils s'imaginent que ces activités sont ce que je fais la plupart de la journée. Une dame de loisir.

La vérité est que j'en fais beaucoup plus dans mon bureau à domicile que dans un bureau traditionnel. C'est parce que je gère bien mon temps.

En tant que spécialistes du marketing, nous sommes responsables de beaucoup. Parfois, il semble impossible de regarder la liste des tâches et de comprendre comment vous allez tout faire. Que vous travailliez dans un bureau traditionnel, un café, sur la route ou à domicile, la gestion du temps est essentielle. Voici quelques conseils et stratégies que j'ai glanés au fil des ans.

1. Faites une liste de choses à faire

Tout d'abord, vous devez savoir à quoi vous faites face. Faites une liste de toutes les choses que vous devez faire pour un projet ou pendant la semaine. Sortez tout ce qui est dans votre cerveau. Peu importe que ce soit sur papier, sur votre ordinateur ou sur votre téléphone. Tirez simplement tous les détails de votre cerveau. J'aime le faire au début de la journée – ou mieux encore, à la fin de la journée précédente, afin que je sache à quoi je m'engage.

2. Définissez vos priorités

Ensuite, il est temps d'évaluer ce qui doit être fait et quand. Le modèle en quadrant, tiré des 7 habitudes des personnes très efficaces de Stephen Covey , vous recommande de répartir vos tâches en quatre cases pour évaluer ce qu'il faut faire en premier - les choses super importantes qui doivent être faites dès que possible, les choses pas si opportunes mais toujours importantes (par exemple , planification), l'opportun mais pas important, et le pas-opportun/pas-important. Ce n'est qu'un des nombreux modèles sur la façon de tracer vos tâches. Quel que soit le modèle que vous utilisez, il est important de trier vos tâches en fonction de ce qui est critique, ce qui est nécessaire mais pas prioritaire et ce qui est une tâche « agréable à faire ». Ma propre liste est généralement triée en "gros", "petit" et "gentil". Simple.

3. Divisez votre travail en morceaux

À ce stade, je trouve vraiment utile de tracer ma journée. Je prends ces éléments prioritaires d'en haut et commence à les tracer sur un calendrier en morceaux. Pour moi, ces seaux sont très simples : "avant le déjeuner" et "travail de l'après-midi". Je peux ajouter une autre catégorie "premier ordre du jour" s'il y a quelque chose de vraiment pressant.

4. Attribuez des délais

Une fois que j'ai compris ce qui doit se passer en termes généraux, je deviens plus précis et j'attribue des mini-échéances à ma journée. Je suis planificateur, oui. Mais comme beaucoup d'entre nous, je travaille aussi mieux sous pression, même si c'est auto-imposé. Une journée de travail interminable sans délais est une recette pour caler pour moi. Ces mini délais m'aident à me concentrer.

Par exemple, cette semaine, j'avais plusieurs gros projets à venir. C'était beaucoup et semblait insurmontable. Mais j'ai passé du temps à cartographier les projets et à attribuer des délais à chaque élément dû. Mon calendrier ressemblait un peu à ceci :

• 9h-10h Projet 1 livrable 1
• 10-10:15 Pause-café (plus à ce sujet plus tard)
• 10:15-12 Projet 2 livrable 1
• 12-2 Pause
• 2-4 réunions/conférences téléphoniques
• 4-4:10 Pause rapide pour vérifier le chat du voisin
• 4:10-5 Terminez la journée et faites une liste de choses à faire pour demain

Je sais, c'est intense. Mais j'ai fait tout mon travail et j'ai même fini avec un peu de temps bonus à la fin de vendredi.

5. Êtes-vous du matin ou de l'après-midi ?

Quand faites-vous votre meilleur travail? Pour moi, je fais mon travail le plus efficace dès le matin ou juste avant l'heure d'arrêter. Vous pouvez atteindre votre rythme de midi. Tenez-en compte lorsque vous planifiez votre emploi du temps.

6. Trouvez votre rythme

Je n'ai pas toujours de créneau horaire pour chaque tâche. Certains jours sont moins occupés ou j'ai juste besoin d'une pause dans mon propre emploi du temps névrotique. Pourtant, je ne me laisse pas traîner sans fin dans une tâche ou une journée, sans me concentrer. Je m'accroche à mon propre compteur.

J'ai récemment découvert que mon cerveau commençait à se fatiguer après 90 minutes. C'est à ce moment-là que je deviens flou et que je manque de concentration et que j'ai besoin d'une pause ou de changer de vitesse. En faisant des recherches pour ce post, j'ai découvert que je ne suis pas seul. Il s'avère que 90 minutes est un rythme naturel pour le cerveau.

Essayez ceci par vous-même : commencez votre travail et gardez un œil sur l'horloge. Quand diminuez-vous ? Peut-être bâillez-vous ou ressentez-vous le besoin de vous dégourdir les jambes ou de prendre un café. Ce sont tous de bons indicateurs du moment où votre capacité d'attention diminue et que vous avez besoin d'une pause. Une fois que vous avez trouvé votre rythme, utilisez-le pour aligner vos projets sur votre propre compteur.

7. Bloquez votre calendrier partagé

Je suis un grand fan du blocage du temps de mon travail sur un calendrier numérique (Outlook ou Google) en tant que "réunions". Cela m'aide à voir tout ce à quoi je suis confronté pendant une journée - et s'il est possible de tout accomplir ou si j'ai trop de délais qui se chevauchent. Cela m'aide également à rester concentré sur mes tâches, car des alertes de rappel apparaissent tout au long de la journée.

Certaines personnes trouvent également que le codage couleur est utile à ce stade, en particulier si vous travaillez sur une variété de projets ou de missions différents pour différents clients. Une surbrillance de couleur peut vous aider à numériser votre calendrier et à voir visuellement ce qui se passe à quel jour. (C'est un peu trop occupé pour moi - j'aime un calendrier plus propre. Mais j'en vois l'avantage.)

Il y a un bonus supplémentaire de calendrier numérique pour ceux d'entre vous qui travaillent dans une culture d'entreprise à forte concentration de réunions. Si votre calendrier partagé est bloqué, vous pourrez peut-être vous échapper de quelques-unes de ces réunions et rester concentré à votre bureau. "Je suis réservé à ce moment-là", vous pouvez leur dire. Pas que j'aie jamais fait ça...

8. Une note sur le travail cerveau droit/cerveau gauche

Mon expérience avec les spécialistes du marketing est qu'ils sont souvent un peu divisés dans le cerveau, en partie créatifs, en partie analytiques. Nous sommes également responsables d'un mélange de tâches qui nécessitent à la fois notre « cerveau mathématique » et notre « cerveau créatif ». Reconnaître que vous avez besoin d'états d'esprit différents pour accomplir différentes tâches est un bon point de départ. Planifier votre journée autour de ces différences est encore mieux.

Parfois, je peux démarrer et vouloir travailler avec des mots toute la journée. "Je peux faire ça toute la journée", je pense. Mais je ne peux pas. Je suis beaucoup plus efficace lorsque je me concentre sur le travail créatif du cerveau droit, puis que je change de vitesse pour l'analyse du cerveau gauche. J'avais l'habitude de préparer un rapport récapitulatif mensuel pour un client, détaillant toutes les choses que nous avons faites au cours du mois et y joignant des métriques et des KPI. Je bloquerais intentionnellement une demi-journée pour le "travail des chiffres". Le moment venu, j'allumais de la musique (que je ne pouvais écouter que lorsque je ne composais pas de mots), ouvrais le rapport d'analyse et commençais à faire des calculs. Une fois terminé, j'éteindrais la musique, reviendrais dans le silence et commencerais à écrire l'histoire.

9. N'oubliez pas les pauses

Les pauses sont saines. Il y a beaucoup de recherches et différentes tactiques - combien de temps la pause devrait-elle durer, par exemple. Mais il est clair que nous ne pouvons pas aller-aller-aller tout le temps. Tout comme nous avons besoin de sommeil pour notre corps, nous avons besoin de repos pour notre cerveau. "Le cerveau est un muscle qui, comme tous les muscles, se fatigue à cause d'un stress répété", explique The Atlantic. « Les 10 % (de travailleurs) les plus performants avaient tendance à travailler pendant 52 minutes consécutives, suivies d'une pause de 17 minutes. Ces 17 minutes ont souvent été passées loin de l'ordinateur », a déclaré Julia Gifford de The Muse, en faisant une promenade, en faisant des exercices ou en discutant avec des collègues.

Parfois, c'est fou de s'éloigner de mon bureau quand il y a une liste d'un mile de long et que je suis sur une lancée. Je le combats et je vais de l'avant de temps en temps – surtout si je suis dans une vague d'inspiration. Mais la plupart du temps, j'ai besoin de ces pauses pour me vider l'esprit. Quand je reviens, j'ai l'impression d'avoir un nouveau regard sur un projet. (De plus, quand je ne prends pas de pauses dans la journée, je le paie plus tard avec la mauvaise humeur et l'épuisement.)

Tactiquement, cela ressemble pour moi à quelques courtes pauses en fin de matinée et à une pause plus longue dans l'après-midi. Les premières pauses peuvent simplement signifier une tasse de café ou une promenade à l'extérieur pour dire bonjour au voisin et prendre l'air. Ensuite, c'est le retour au travail. Vers 14h, je vais à la salle de sport pour m'entraîner. Après cela, je me sens rafraîchi et prêt à m'y replonger.

Ne soyez pas consterné si vous n'avez pas le temps de vous rendre à la salle de sport pendant deux heures. Il est parfaitement bon de prendre le déjeuner ou de discuter autour d'un café avec un collègue. Un conseil, cependant : essayez de ne pas parler ou de ne pas penser au travail pendant cette période. Il y a une raison pour laquelle le "bavardage de refroidisseur d'eau" est une chose. Cela aide votre esprit à se reposer.

Je bloque également du temps sur mon calendrier pour ces petites pauses. Cela peut sembler idiot, mais c'est un signal visuel pour prendre soin de moi.

10. Obtenez un partenaire responsable

Mon dernier conseil : ne le faites pas seul ! J'avais l'habitude d'avoir des conversations de messagerie instantanée impromptues avec un autre travailleur à domicile au début de la journée. Nous nous disions quels étaient nos deux principaux objectifs de la journée, puis nous vérifiions à la mi-journée pour voir comment nous allions chacun.

Trouvez quelqu'un qui peut être votre partenaire responsable de la gestion du temps. C'est peut-être votre compagnon de cabine ou quelqu'un de votre équipe dans un bureau distant. Il suffit que ce soit quelqu'un avec qui vous pouvez vous enregistrer.

Bonus : des outils utiles

Voici quelques outils tactiques qui peuvent vous être utiles lors de la planification de votre semaine

• Réglez une minuterie - Cela vous rappelle de manière audible de changer de vitesse. Il peut s'agir d'une simple alarme de 60 minutes ou d'un rappel de calendrier indiquant "changez de vitesse - travaillez sur x". Juste quelque chose pour vous propulser dans l'action.
• Essayez de travailler en rafales de 25 minutes (alias la technique Pomodoro) - je peux voir cela particulièrement utile pour supprimer un tas de ces tâches moins prioritaires de la liste.
• Suivez le temps que vous consacrez à des activités non professionnelles comme CNN et Facebook - des applications comme TimeRabbit ou QualityTime surveillent votre comportement, un peu comme un pistolet radar vous indique à quelle vitesse vous roulez sur l'autoroute.
• En plus des calendriers Outlook ou Google standard, essayez un outil numérique de gestion du travail comme Asana.
• Prenez un café-sieste (c'est une vraie chose!).
• Rangez votre téléphone portable pour vous empêcher d'envoyer des SMS ou de surfer sur Instagram pendant les heures de travail.
• Changez de décor – travaillez quelques heures depuis un café ou même une salle de conférence d'entreprise.

C'est tout pour moi. Fidèle à lui-même, cela fait environ 90 minutes et j'ai besoin d'une pause. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, consultez cet article de blog sur la gestion du temps de votre côté.

Et dites-moi, quelles sont vos tactiques ou outils de gestion du temps préférés ?