Te superi ceasul? Sau timpul te deranjează?

Lucrul de acasă are avantajele sale clare, cum ar fi posibilitatea de a arunca o încărcătură de rufe sau de a face un curs rapid de yoga prin YouTube. Dar când le spun oamenilor că WFH, cred că ei își imaginează că acele activități sunt ceea ce fac cea mai mare parte a zilei. O doamnă a timpului liber.

Adevărul este că de fapt fac mult mai multe la biroul meu de acasă decât am făcut vreodată în biroul tradițional. Pentru că îmi gestionez bine timpul.

Ca marketeri, suntem responsabili pentru multe. Uneori pare imposibil să te uiți la lista de sarcini și să îți dai seama cum vei face totul. Indiferent dacă lucrați dintr-un birou tradițional, o cafenea, pe drum sau de acasă, gestionarea timpului este esențială. Iată câteva sfaturi și strategii pe care le-am adunat de-a lungul anilor.

1. Faceți o listă de lucruri de făcut

În primul rând, trebuie să știi cu ce te confrunți. Faceți o listă cu toate lucrurile pe care trebuie să le faceți pentru un proiect sau în timpul unei săptămâni. Scoateți tot ce aveți în creier. Nu contează dacă este pe hârtie, pe computer sau pe telefon. Doar scoateți toate detaliile din creier. Îmi place să fac asta la începutul zilei – sau mai bine zis, la sfârșitul zilei precedente, așa că știu la ce mă gândesc.

2. Stabiliți-vă prioritățile

Apoi, este timpul să evaluăm ce trebuie făcut când. Modelul cadranului, din 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficiente, al lui Stephen Covey , vă recomandă să vă plasați sarcinile în patru casete pentru a evalua ce trebuie să faceți mai întâi – lucrurile super importante care trebuie făcute cât mai curând posibil, cele nu atât de oportune, dar totuși importante (de ex. , planificare), cele oportune, dar neimportante și cele care nu sunt oportune/neimportante. Acesta este doar unul dintre multele modele despre cum să vă trasați sarcinile. Indiferent de modelul pe care îl utilizați, este important să vă clasificați sarcinile în ceea ce este esențial, ceea ce este necesar, dar nu prioritar și ce este o sarcină „drăguță de făcut”. Lista mea este de obicei sortată în „Mare”, „mică” și „drăguță”. Simplu.

3. Împărțiți-vă munca în bucăți

În acest moment, mi se pare foarte util să-mi planific ziua. Iau acele elemente prioritare de sus și încep să le pun pe un calendar în bucăți. Pentru mine acele găleți sunt foarte simple: „înainte de prânz” și „munca de după-amiază”. S-ar putea să adaug o altă categorie de „prima ordine de lucru” dacă este ceva cu adevărat presant.

4. Atribuiți termene limită

Odată ce mi-am dat seama ce trebuie să se întâmple în termeni generali, devin mai detaliat și îmi atribui mini-deadline zilei mele. Sunt planificator, da. Dar, la fel ca mulți dintre noi, și eu lucrez mai bine sub presiune, chiar dacă e auto-impus. O zi de lucru fără sfârșit, fără termene limită este o rețetă pentru mine. Aceste mini termene limită mă ajută să mă concentrez.

De exemplu, săptămâna aceasta aveam de așteptat câteva proiecte mari. Era mult și părea de netrecut. Dar am petrecut ceva timp planificând proiectele și atribuind timpi fiecărui articol datorat. Calendarul meu arăta cam așa:

• 9-10 am Proiectul 1 livrabil 1
• 10-10:15 Pauza de cafea (mai multe despre asta mai târziu)
• 10:15-12 Proiectul 2 livrabil 1
• 12-2 Pauza
• 2-4 Întâlniri/conferință telefonică
• 4-4:10 Pauza rapidă pentru a verifica pisica vecinului
• 4:10-5 Încheiați ziua și faceți o listă de lucruri de făcut pentru mâine

Știu, este intens. Dar mi-am terminat toată treaba și chiar am ajuns cu puțin timp bonus la sfârșitul zilei de vineri.

5. Sunteți o persoană de dimineață sau de după-amiază?

Când îți faci cea mai bună treabă? Pentru mine, îmi fac cea mai eficientă lucrare dimineața sau chiar înainte de a renunța. S-ar putea să-ți faci pasul la amiază. Luați în considerare acest lucru atunci când vă planificați programul.

6. Găsește-ți ritmul

Nu intotdeauna interval fiecare sarcina. Unele zile sunt mai puțin ocupate sau am nevoie doar de o pauză de la propria mea programare nevrotică. Totuși, nu mă las să trec la nesfârșit o sarcină sau o zi, neconcentrat. Mă repez la propriul meu contor.

Am descoperit recent că creierul meu începe să obosească după 90 de minute. Atunci devin neclar și neconcentrat și am nevoie de o pauză sau de a schimba treptele. În timp ce cercetam pentru această postare, am descoperit că nu sunt singur. Se pare că 90 de minute este un ritm natural pentru creier.

Încercați acest lucru pentru dvs.: începeți-vă munca și fiți cu ochii pe ceas. Când scazi? Poate căsești sau simți nevoia de a-ți întinde picioarele sau de a bea o cafea. Aceștia sunt toți indicatori buni ai momentului în care durata atenției tale scade și ai nevoie de o pauză. Odată ce ți-ai găsit ritmul, folosește-l pentru a alinia proiectele la propriul tău metru.

7. Blocați calendarul dvs. partajat

Sunt un mare fan al blocării în timp a muncii mele pe un calendar digital (Outlook sau Google) ca „întâlniri”. Mă ajută să văd tot ce mă confrunt pentru o zi – și dacă este fezabil să realizez totul sau dacă am prea multe termene care se suprapun. De asemenea, mă ajută să rămân la sarcină, deoarece alertele de memento apar pe tot parcursul zilei.

Unii oameni consideră utilă codarea culorilor și în această etapă – mai ales dacă lucrează la o varietate de proiecte sau sarcini diferite pentru diferiți clienți. O evidențiere de culoare vă poate ajuta să vă scanați calendarul și să vedeți vizual ce se întâmplă în ce zi. (Este puțin prea ocupat pentru mine – îmi place un calendar mai curat. Dar văd beneficiile.)

Există un bonus suplimentar de calendarizare digitală pentru cei dintre voi care lucrează într-o cultură a companiei plină de întâlniri. Dacă calendarul dvs. partajat este blocat, este posibil să puteți scăpa de la câteva dintre aceste întâlniri și să rămâneți concentrat la birou. „Sunt rezervat la acel moment”, le puteți spune. Nu că aș fi făcut asta vreodată…

8. O notă despre lucrul creierului drept/creierului stâng

Experiența mea cu agenții de marketing este că deseori sunt puțin divizați în creier, parțial creativi, parțial analitici. De asemenea, suntem responsabili pentru o combinație de sarcini care necesită atât „creierul nostru matematic”, cât și „creierul nostru creativ”. Recunoașterea faptului că aveți nevoie de mentalități diferite pentru a realiza diferite sarcini este un bun punct de plecare. Este și mai bine să vă planificați ziua în funcție de aceste diferențe.

Uneori, pot să mă fac și vreau să lucrez cu cuvinte toată ziua. „Pot face asta toată ziua”, mă gândesc. Dar nu pot. Sunt mult mai eficient când mă concentrez pe munca creativă a creierului drept, apoi schimb viteza pentru analiza creierului stâng. Obișnuiam să întocmesc un raport lunar de recapitulare pentru un client, care detaliază toate lucrurile pe care le-am făcut în lună și atașam valori și KPI-uri. Aș bloca în mod intenționat o jumătate de zi pentru „numerele funcționează”. Când venea timpul, puneam niște muzică (pe care o pot asculta doar când nu compun cuvinte), deschideam raportul de analiză și începeam să scriu numere. Când terminam, închideam muzica, mă întorceam în tăcere și începeam să scriu povestea.

9. Nu uita de pauze

Pauzele sunt sănătoase. Există o mulțime de cercetări și tactici diferite – cât de lungă ar trebui să fie pauza, de exemplu. Dar este clar că nu putem merge-go-go tot timpul. Așa cum avem nevoie de somn pentru corpul nostru, avem nevoie de odihnă pentru creier. „Creierul este un mușchi care, ca orice mușchi, se obosește din cauza stresului repetat”, spune The Atlantic. „'Cei 10% dintre lucrători cu cele mai bune performanțe au avut tendința de a lucra timp de 52 de minute consecutive, urmate de o pauză de 17 minute. Acele 17 minute erau adesea petrecute departe de computer', a spus Julia Gifford de la The Muse, vorbind la o plimbare, făcând exerciții sau vorbind cu colegii de muncă.”

Uneori mi se pare o nebunie să mă îndepărtez de biroul meu, când există o listă lungă de o milă și sunt pe drum. Mă lupt și mă duc ocazional – mai ales dacă sunt într-o rafală de inspirație. Dar de cele mai multe ori am nevoie de acele pauze pentru a-mi limpezi mintea. Când mă întorc, simt că am un nou ochi asupra unui proiect. (De asemenea, când nu fac pauze pe tot parcursul zilei, plătesc pentru asta mai târziu, cu oboseală și epuizare.)

Din punct de vedere tactic, ceea ce arată pentru mine sunt câteva pauze scurte în timpul dimineții târzii și o pauză mai lungă după-amiaza. Primele pauze pot însemna doar o ceașcă de cafea sau o plimbare afară pentru a-i saluta pe vecin și a lua aer curat. Apoi se întoarce imediat la lucru. În jurul orei 14, merg la sală pentru un antrenament. După aceea, mă simt împrospătat și gata să mă scufund înapoi în ea.

Nu fi consternat dacă nu ai timp pentru o călătorie de două ore la sală. Este perfect să luați prânzul sau să discutați la o cafea cu un coleg. Un sfat, totuși: încercați să nu vorbiți sau să vă gândiți la muncă în acest timp. Există un motiv pentru care „pălăvrăgeala răcitorului de apă” este un lucru. Îți ajută mintea să se odihnească.

De asemenea, blochez timpul din calendar pentru aceste mici pauze. Poate părea o prostie, dar este un indiciu vizual pentru a avea grijă de mine.

10. Obțineți un partener de responsabilitate

Ultimul meu sfat: nu face asta singur! Obișnuiam să am discuții improvizate prin mesagerie instantanee cu un alt lucru de acasă la începutul zilei. Ne spuneam unul altuia care au fost cele mai bune două obiective ale noastre pentru acea zi, apoi ne-am verificat la mijlocul zilei pentru a vedea cum mergem fiecare.

Găsiți pe cineva care vă poate fi partenerul de responsabilitate în gestionarea timpului. Poate că este partenerul tău de cabină sau cineva din echipa ta într-un birou îndepărtat. Trebuie doar să fie cineva cu care să te poți verifica.

Bonus: instrumente utile

Iată câteva instrumente tactice care pot fi utile atunci când vă planificați săptămâna

• Setați un cronometru – Acesta vă reamintește sonor să schimbați treptele. Poate fi o simplă alarmă de 60 de minute sau un memento din calendar care spune „schimbă vitezele – lucrează pe x”. Doar ceva care să te pună în acțiune.
• Încercați să lucrați în rafale de 25 de minute (alias Tehnica Pomodoro) - pot vedea acest lucru deosebit de util pentru a renunța la o grămadă de sarcini cu prioritate inferioară din listă.
• Urmărește cât timp petreci activităților non-profesionale precum CNN și Facebook – aplicații precum TimeRabbit sau QualityTime vă monitorizează comportamentul, la fel ca un pistol radar vă spune cât de repede mergeți pe autostradă.
• În plus față de calendarele standard Outlook sau Google, încercați un instrument digital de gestionare a muncii precum Asana.
• Ia un pui de somn la cafea (este un lucru real!).
• Pune-ți telefonul mobil deoparte pentru a te împiedica să trimiți mesaje sau să navighezi pe Instagram în timpul orelor de lucru.
• Schimbați peisajul – lucrați câteva ore dintr-o cafenea sau chiar dintr-o sală de conferințe a companiei.

Asta e pentru mine. Conform formei, au trecut aproximativ 90 de minute și am nevoie de o pauză. Dacă doriți să citiți mai multe despre acest subiect, consultați această postare de blog despre cum să obțineți managementul timpului de partea dvs.

Și spune-mi, care sunt tacticile sau instrumentele tale preferate de gestionare a timpului?