คุณสนใจนาฬิกาไหม หรือเวลาเป็นใจคุณ?

การทำงานจากที่บ้านมีประโยชน์แน่นอน เช่น สามารถซักผ้าหรือเข้าคลาสโยคะสั้นๆ ผ่าน YouTube แต่เมื่อฉันบอกคนอื่นว่าฉันเป็น WFH ฉันคิดว่าพวกเขาจินตนาการว่ากิจกรรมเหล่านั้นคือสิ่งที่ฉันทำเกือบทั้งวัน ผู้หญิงของการพักผ่อน

ความจริงก็คือ ฉันทำงานที่ออฟฟิศที่บ้านได้มากกว่าที่ฉันเคยทำในออฟฟิศแบบเดิม เป็นเพราะฉันจัดการเวลาได้ดี

ในฐานะนักการตลาด เรามีความรับผิดชอบมากมาย บางครั้งดูเหมือนว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะดูรายการสิ่งที่ต้องทำและคิดออกว่าคุณจะทำมันให้สำเร็จได้อย่างไร ไม่ว่าคุณจะทำงานจากสำนักงานแบบดั้งเดิม ร้านกาแฟ บนท้องถนน หรือจากที่บ้าน การบริหารเวลาเป็นสิ่งสำคัญ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับและกลยุทธ์ที่ฉันได้รวบรวมไว้ตลอดหลายปีที่ผ่านมา

1. ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ

ก่อนอื่นคุณต้องรู้ว่าคุณกำลังเผชิญกับอะไร ทำรายการสิ่งที่คุณต้องทำสำหรับโครงการหรือระหว่างสัปดาห์ เอาสิ่งที่อยู่ในสมองของคุณออกมา ไม่สำคัญว่าจะเป็นกระดาษ คอมพิวเตอร์ หรือโทรศัพท์ เพียงแค่ดึงรายละเอียดทั้งหมดออกจากสมองของคุณ ฉันชอบทำสิ่งนี้ในตอนเริ่มต้นของวัน หรือดีกว่านั้นคือตอนสิ้นวันก่อนหน้า เพื่อให้ฉันรู้ว่าฉันกำลังทำอะไรอยู่

2. กำหนดลำดับความสำคัญของคุณ

ต่อไปก็ถึงเวลาประเมินว่าต้องทำอะไรให้เสร็จเมื่อไหร่ แบบจำลองควอแดรนท์ จากนิสัย 7 ประการของผู้ที่มีประสิทธิผลสูงของ Stephen Covey แนะนำให้คุณวางแผนงานของคุณเป็นสี่กล่องเพื่อประเมินว่าควรทำอะไร ก่อน - สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่ต้องทำให้เร็วที่สุด ที่ไม่ตรงเวลาแต่ก็ยังสำคัญ (เช่น การวางแผน) ทันเวลาแต่ไม่สำคัญ และ ไม่ทันเวลา/ไม่สำคัญ นี่เป็นเพียงหนึ่งในหลายๆ รูปแบบของการลงจุดงานของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้โมเดลใด สิ่งสำคัญคือต้องจัดเรียงงานของคุณว่าอะไรคือสิ่งสำคัญที่ต้องเร่งรีบ สิ่งที่จำเป็นแต่ไม่ได้มีความสำคัญสูง และอะไรคืองานที่ "น่าทำ" รายการของฉันมักจะเรียงลำดับเป็น "ใหญ่" "เล็ก" และ "ดี" เรียบง่าย.

3. แบ่งงานของคุณออกเป็นชิ้นๆ

ณ จุดนี้ ฉันคิดว่าการวางแผนวันของฉันมีประโยชน์มาก ฉันนำรายการที่จัดลำดับความสำคัญเหล่านั้นจากด้านบนและเริ่มวางแผนลงในปฏิทินเป็นชิ้นๆ สำหรับฉันถังเหล่านั้นง่ายมาก: "ก่อนอาหารกลางวัน" และ "การทำงานในช่วงบ่าย" ฉันอาจเพิ่มหมวดหมู่ "ลำดับแรกของธุรกิจ" หากมีบางอย่างเร่งด่วนจริงๆ

4. กำหนดเส้นตาย

เมื่อฉันทราบสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นโดยทั่วไปแล้ว ฉันจะได้รับรายละเอียดมากขึ้นและกำหนดเส้นตายสั้นๆ ให้กับวันของฉัน ฉันเป็นนักวางแผน ใช่ แต่เช่นเดียวกับพวกเราหลายๆ คน ฉันก็ทำงานได้ดีขึ้นภายใต้ความกดดัน แม้ว่าจะบังคับตัวเองก็ตาม วันทำงานที่ไม่มีกำหนดสิ้นสุดคือสูตรสำเร็จสำหรับฉัน กำหนดเวลาสั้นๆ เหล่านี้ช่วยให้ฉันมีสมาธิ

ตัวอย่างเช่น สัปดาห์นี้ฉันมีโครงการใหญ่หลายโครงการที่ต้องส่ง มันเยอะมาก และดูเหมือนผ่านไม่ได้ แต่ฉันใช้เวลาในการทำแผนที่โครงการและกำหนดเวลาให้กับแต่ละรายการที่ครบกำหนด ปฏิทินของฉันมีลักษณะดังนี้:

• 9-10 น. โครงการ 1 ส่งมอบได้ 1
• 10-10:15 น. พักดื่มกาแฟ (เพิ่มเติมในภายหลัง)
• 10:15-12 โครงการ 2 ส่งมอบได้ 1
• 12-2 เบรก
• 2-4 การประชุม/การประชุมทางโทรศัพท์
• 4-4:10 หยุดพักอย่างรวดเร็วเพื่อตรวจสอบแมวของเพื่อนบ้าน
• 4:10-5 จบวันและทำรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันพรุ่งนี้

ฉันรู้ว่ามันรุนแรง แต่ฉันได้ทำงานทั้งหมดของฉันเสร็จและจบลงด้วยเวลาโบนัสเล็กน้อยในตอนสิ้นวันศุกร์

5. คุณเป็นคนตอนเช้าหรือตอนบ่าย?

เมื่อใดที่คุณทำงานให้ดีที่สุด สำหรับฉัน ฉันทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดเป็นสิ่งแรกในตอนเช้าหรือก่อนเลิกงาน คุณอาจก้าวย่างของคุณในตอนเที่ยง ปัจจัยนั้นเมื่อคุณวางแผนตารางเวลาของคุณ

6. ค้นหาจังหวะของคุณ

ฉันไม่ได้ลงเวลาทุกงานเสมอไป บางวันยุ่งน้อยลงหรือฉันแค่ต้องการพักจากการจัดตารางโรคประสาทของตัวเอง ถึงกระนั้น ฉันก็ไม่ปล่อยให้ตัวเองทำงานหรือวันๆ เดียวอย่างไม่มีสมาธิ ฉันรีบไปที่มิเตอร์ของตัวเอง

ฉันเพิ่งค้นพบว่าสมองของฉันเริ่มเหนื่อยล้าหลังจากผ่านไป 90 นาที นั่นเป็นเวลาที่ฉันรู้สึกไม่ชัดเจนและไม่มีสมาธิ และต้องการพักหรือเปลี่ยนเกียร์ ในขณะที่ค้นหาโพสต์นี้ ฉันพบว่าฉันไม่ได้อยู่คนเดียว ปรากฎว่า 90 นาทีเป็นจังหวะตามธรรมชาติสำหรับสมอง

ลองทำสิ่งนี้ด้วยตัวคุณเอง: เริ่มงานและคอยดูนาฬิกา ลดน้อยลงเมื่อไหร่? บางทีคุณอาจหาวหรือรู้สึกอยากยืดขาหรือดื่มกาแฟ ทั้งหมดนี้เป็นตัวบ่งชี้ที่ดีว่าเมื่อใดที่ช่วงความสนใจของคุณลดลงและคุณต้องหยุดพัก เมื่อคุณพบจังหวะของคุณแล้ว ให้ใช้การจัดตำแหน่งโครงการของคุณให้ตรงกับมิเตอร์ของคุณเอง

7. บล็อกปฏิทินที่แบ่งปันของคุณ

ฉันเป็นแฟนตัวยงของการบล็อกเวลางานของฉันลงในปฏิทินดิจิทัล (Outlook หรือ Google) เป็น "การประชุม" มันช่วยให้ฉันเห็นทุกสิ่งที่ฉันเผชิญมาในหนึ่งวัน และดูว่าเป็นไปได้ไหมที่จะทำทุกอย่างให้สำเร็จ หรือหากฉันมีกำหนดส่งทับซ้อนกันมากเกินไป นอกจากนี้ยังช่วยให้ฉันทำงานต่อไปได้ เนื่องจากข้อความเตือนความจำจะปรากฏขึ้นตลอดทั้งวัน

บางคนพบว่าการเขียนโค้ดสีมีประโยชน์ในขั้นตอนนี้เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากต้องทำงานในโครงการหรืองานมอบหมายที่หลากหลายสำหรับลูกค้าที่แตกต่างกัน การเน้นสีสามารถช่วยคุณสแกนปฏิทินและเห็นภาพสิ่งที่เกิดขึ้นในวันนั้น (ค่อนข้างยุ่งเกินไปสำหรับฉัน – ฉันชอบปฏิทินที่สะอาดขึ้น แต่ฉันเห็นประโยชน์)

มีโบนัสเพิ่มเติมสำหรับปฏิทินดิจิทัลสำหรับผู้ที่ทำงานในวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการประชุม หากปฏิทินที่แบ่งปันของคุณถูกบล็อก คุณอาจสามารถหลบหนีจากการประชุมบางส่วนและจดจ่ออยู่กับโต๊ะทำงานของคุณได้ “ฉันถูกจองในเวลานั้น” คุณสามารถบอกพวกเขาได้ ไม่ใช่ว่าไม่เคยทำแบบนี้...

8. บันทึกเกี่ยวกับการทำงานของสมองซีกขวา/สมองซีกซ้าย

ประสบการณ์ของฉันกับนักการตลาดคือพวกเขามักจะแบ่งสมองออกเป็นสองส่วน แบ่งส่วนสร้างสรรค์ แบ่งส่วนวิเคราะห์ นอกจากนี้ เรายังรับผิดชอบงานหลายอย่างที่ต้องใช้ทั้ง "สมองคณิตศาสตร์" และ "สมองสร้างสรรค์" การยอมรับว่าคุณต้องการวิธีคิดที่แตกต่างกันเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี การวางแผนวันของคุณเกี่ยวกับความแตกต่างเหล่านี้ดียิ่งขึ้น

บางครั้งฉันเริ่มเบื่อและอยากใช้คำพูดทั้งวัน “ฉันทำได้ทั้งวัน” ฉันคิด แต่ฉันทำไม่ได้ ฉันมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อโฟกัสไปที่งานสร้างสรรค์ที่ใช้สมองซีกขวา จากนั้นจึงเปลี่ยนไปใช้การวิเคราะห์ด้วยสมองซีกซ้าย ฉันเคยรวบรวมรายงานสรุปรายเดือนสำหรับลูกค้า โดยระบุรายการสิ่งที่เราทำในเดือนนั้นและแนบเมตริกและ KPI ไปด้วย ฉันตั้งใจจะบล็อกครึ่งวันสำหรับ "ตัวเลขทำงาน" เมื่อถึงเวลา ฉันจะเปิดเพลง (ซึ่งฉันจะฟังได้ก็ต่อเมื่อฉันไม่ได้เรียบเรียงคำพูด) เปิดรายงานการวิเคราะห์ และเริ่มกระทืบตัวเลข เมื่อเสร็จแล้ว ฉันจะปิดเพลง กลับสู่ความเงียบ และเริ่มเขียนโครงเรื่อง

9. อย่าลืมหยุดพัก

การหยุดพักจะดีต่อสุขภาพ มีการวิจัยมากมายและกลยุทธ์ต่างๆ เช่น ควรพักนานแค่ไหน เป็นต้น แต่ชัดเจนว่าเราไม่สามารถไป-กลับ-ไปได้ตลอด เช่นเดียวกับที่ร่างกายเราต้องการการนอนหลับ เราก็ต้องการการพักผ่อนสำหรับสมองเช่นกัน “สมองเป็นกล้ามเนื้อที่เหนื่อยล้าจากความเครียดซ้ำๆ เช่นเดียวกับกล้ามเนื้อทุกส่วน” ดิแอตแลนติกกล่าว “'ผู้ปฏิบัติงานสูงสุด 10 เปอร์เซ็นต์ (ของพนักงาน) มีแนวโน้มที่จะทำงานติดต่อกัน 52 นาที ตามด้วยพัก 17 นาที บ่อยครั้งที่ใช้เวลา 17 นาทีเหล่านั้นไปกับคอมพิวเตอร์" Julia Gifford จาก The Muse กล่าว โดยการเดิน ออกกำลังกาย หรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน"

บางครั้งฉันรู้สึกบ้าที่จะเดินออกจากโต๊ะของฉันเมื่อมีรายการยาวเป็นไมล์และฉันกำลังม้วน ฉันต่อสู้กับมันและก้าวผ่านบางครั้ง – โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากฉันมีแรงบันดาลใจที่วุ่นวาย แต่ส่วนใหญ่แล้วฉันต้องการการหยุดพักเพื่อเคลียร์จิตใจของฉัน เมื่อฉันกลับมา ฉันรู้สึกเหมือนมีสายตาใหม่สำหรับโครงการ (เช่นกันเมื่อไม่ได้พักตลอดวันก็จ่ายทีหลังด้วยความบ้าๆ บอๆ และความเหนื่อยล้า)

ในเชิงกลยุทธ์แล้ว สำหรับผมแล้วคือช่วงพักสั้นๆ 2-3 ครั้งในช่วงเช้าสายและช่วงพักยาวในช่วงบ่าย การหยุดพักครั้งแรกอาจหมายถึงการดื่มกาแฟสักแก้วหรือการออกไปเดินเล่นข้างนอกเพื่อทักทายเพื่อนบ้านและรับอากาศบริสุทธิ์ จากนั้นก็กลับไปทำงานได้เลย ประมาณ 14.00 น. ฉันไปที่โรงยิมเพื่อออกกำลังกาย หลังจากนั้นฉันรู้สึกสดชื่นและพร้อมที่จะดำดิ่งลงไป

อย่าท้อแท้หากคุณไม่มีเวลาไปยิมเป็นเวลาสองชั่วโมง เหมาะเป็นอย่างยิ่งที่จะรับประทานอาหารกลางวันหรือนั่งจิบกาแฟกับเพื่อนร่วมงาน เคล็ดลับข้อหนึ่งคือพยายามอย่าพูดหรือคิดเรื่องงานในช่วงเวลานั้น มีเหตุผล "เสียงพูดพล่อยของเครื่องทำน้ำเย็น" เป็นสิ่งหนึ่ง ช่วยให้จิตใจของคุณพักผ่อน

ฉันยังบล็อกเวลาในปฏิทินสำหรับช่วงพักเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ด้วย มันอาจจะดูงี่เง่า แต่มันเป็นสัญลักษณ์ที่มองเห็นได้ในการดูแลตัวเอง

10. รับพันธมิตรที่รับผิดชอบ

เคล็ดลับสุดท้ายของฉัน: อย่าทำสิ่งนี้คนเดียว! ฉันเคยแชทกับแมสเซนเจอร์กะทันหันอย่างกะทันหันกับที่ทำงานจากโฮเมอร์คนอื่นในช่วงเริ่มต้นของวัน เราจะบอกกันและกันว่าเป้าหมายสูงสุด 2 อันดับแรกของเราสำหรับวันนั้นคืออะไร จากนั้นค่อยตรวจสอบในช่วงกลางวันเพื่อดูว่าเราแต่ละคนเป็นอย่างไร

หาคนที่สามารถเป็นหุ้นส่วนความรับผิดชอบในการบริหารเวลาของคุณได้ อาจเป็นเพื่อนร่วมห้องทำงานของคุณ หรือคนในทีมของคุณในสำนักงานระยะไกล เพียงแค่ต้องเป็นคนที่คุณสามารถเช็คอินด้วยได้

โบนัส: เครื่องมือที่เป็นประโยชน์

ต่อไปนี้คือเครื่องมือยุทธวิธีบางอย่างที่อาจมีประโยชน์เมื่อวางแผนสัปดาห์ของคุณ

• ตั้งเวลา – เสียงเตือนให้คุณเปลี่ยนเกียร์ อาจเป็นนาฬิกาปลุกธรรมดา 60 นาทีหรือตัวเตือนความจำในปฏิทินที่ระบุว่า “เปลี่ยนเกียร์ – ทำงานใน x” แค่บางอย่างที่จะทำให้คุณลงมือทำ
• ลองทำงานในระยะเวลา 25 นาที (หรือที่เรียกว่าเทคนิค Pomodoro) – ฉันเห็นว่าสิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการละทิ้งงานที่มีความสำคัญต่ำกว่าจำนวนมากในรายการ
• ติดตามระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับงาน เช่น CNN และ Facebook แอปอย่าง TimeRabbit หรือ QualityTime จะคอยตรวจสอบพฤติกรรมของคุณ คล้ายกับปืนเรดาร์ที่บอกคุณว่าคุณกำลังขับรถเร็วแค่ไหนบนทางด่วน
• นอกจากปฏิทิน Outlook หรือ Google มาตรฐานแล้ว ให้ลองใช้เครื่องมือจัดการงานดิจิทัล เช่น Asana
• งีบกาแฟ (เป็นเรื่องจริง!)
• เก็บโทรศัพท์มือถือของคุณไว้เพื่อป้องกันไม่ให้คุณส่งข้อความหรือท่อง Instagram ในช่วงเวลาทำงาน
• เปลี่ยนบรรยากาศ – ทำงานสองสามชั่วโมงจากร้านกาแฟหรือแม้แต่ห้องประชุมของบริษัท

นั่นมันสำหรับฉัน ตามฟอร์ม มันผ่านมาประมาณ 90 นาทีแล้ว และผมต้องพัก หากคุณต้องการอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้ โปรดดูบล็อกโพสต์นี้เกี่ยวกับการให้การบริหารเวลาอยู่เคียงข้างคุณ

และบอกฉันว่ากลยุทธ์หรือเครื่องมือในการบริหารเวลาที่คุณชื่นชอบคืออะไร?