Warum jedes Vertriebsteam eine Angebotsverwaltungssoftware benötigt

Und bevor Sie fragen – ja, es gibt immer noch viele Vertriebsteams, die Textverarbeitungsprogramme und andere veraltete Methoden verwenden, um Angebote zu senden. Wenn Sie zu dieser Gruppe gehören, müssen wir Sie leider anrufen, aber es ist Zeit für eine Änderung.

Bei so vielen Möglichkeiten, Angebote online zu senden, und einer endlosen Auswahl an Angebotssoftwareoptionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, gibt es keinen Grund, alles manuell zu erledigen. Von der Erstellung bis zum Abschluss rationalisiert die Angebotsverwaltungssoftware den gesamten Angebotsprozess, sodass sich Ihr Vertriebsteam auf den Erfolg konzentrieren kann.

Wenn Sie es noch nicht kennen, fragen Sie sich jetzt vielleicht:

„Was ist eine Angebotsmanagement-Software?“

Angebotsverwaltungssoftware ist eine Anwendung (normalerweise Cloud-basiert), mit der Benutzer Geschäftsangebote erstellen, verwalten, senden und verfolgen können. Es kombiniert alle Tools zum Verfassen, Entwerfen, Versenden, Verfolgen und für elektronische Signaturen von Angeboten in einer einzigen Plattform für einen optimierten Abschlussprozess.

Und das ist nur die einfache Version. In Wirklichkeit ist Angebotsmanagement-Software so viel mehr. Es umfasst häufig Angebotsvorlagen, verschiedene App-Integrationen, benutzerdefinierte Felder und Variablen, Rollen und Berechtigungen, Zahlungsabwicklungsfunktionen und sogar Chats im Angebot – Funktionen, die alle darauf ausgelegt sind, Ihrem Team dabei zu helfen, jeden Deal zu einem abgeschlossenen Deal zu machen.

Nachdem wir nun festgestellt haben, was es ist und was es kann, erklären wir Ihnen, warum jedes Vertriebsteam (das gewinnen will) eine Angebotsverwaltungssoftware verwenden muss.

Vorteile der Angebotsverwaltungssoftware

1. Kontrolle

2. Sichtbarkeit

3. Effizienz

4. Organisation

5. Arbeitsablauf

6. Entwurf

7. Schließen

8. Wachstum

1. Kontrolle

Das manuelle Versenden von Angeboten kann funktionieren, lässt Ihnen jedoch nur wenig Kontrolle über Ihren Angebotsprozess. Wenn Vertriebsmitarbeiter jedes neue Angebot von Grund auf neu erstellen, gibt es viel Raum für Fehler. Zwischen Preisen, Geschäftsbedingungen, Rabatten, Design, Format, Genehmigungen und allem anderen, was in Ihre Angebote einfließt, gibt es viele Variablen, die sich von Vertreter zu Vertreter und von Angebot zu Angebot ändern können. Natürlich können Vertriebsmitarbeiter frühere Dokumente kopieren, um sie als Vorlagen zu verwenden, aber es gibt keine Garantie dafür, dass sie die richtigen Informationen verwenden. Ohne Kontrolle über Ihren Prozess oder eine effiziente Art der Zusammenarbeit kommt es zwangsläufig zu einigen Inkonsistenzen.

Mit einer Angebotsmanagement-Software wird Konsistenz zum Kinderspiel. Mit zugewiesenen Rollen und Berechtigungen, Angebotsvorlagen und einer Bibliothek mit genehmigten Inhalten und Preisinformationen können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter immer die richtigen und aktuellen Informationen verwenden. Anstatt sich Gedanken darüber zu machen, ob Ihre Verkaufsmaterialien konsistent und genau sind oder nicht, kann sich Ihr Team auf den Aufbau von Beziehungen konzentrieren, anstatt Angebote zu erstellen. Mit Inkonsistenzen in Ihrem Messaging und Branding müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Vertriebsmitarbeiter unprofessionelle Verkaufsdokumente senden, die Ihre Marke gefährden könnten.

2. Sichtbarkeit

Eines der größten Probleme beim manuellen Erstellen und Versenden von Angeboten ist die mangelnde Sichtbarkeit. Vertriebsleiter haben keine Möglichkeit zu sagen, wer woran arbeitet, was dazu führen kann, dass Vertriebsmitarbeiter die falschen Deals priorisieren. Und ohne ein abschließendes Dashboard gibt es keine einfache Möglichkeit, eine Momentaufnahme aller offenen Geschäfte oder ihres Fortschritts in der gesamten Verkaufspipeline zu erhalten.

Ohne Transparenz fällt es den Vertriebsmitarbeitern schwer, herauszufinden, an welcher Version des Angebotsdokuments sie arbeiten sollten, was getan wurde oder was die nächsten Schritte sind. Und wenn Vorschläge endlich fertig sind, werden sie im Wesentlichen ins Leere geschickt; Es gibt keine Möglichkeit für Vertriebsmitarbeiter zu sagen, was mit Deals passiert, sobald sie in den Händen des Interessenten sind, was bedeutet, dass sie nicht wissen, wo Deals stecken bleiben oder wann sie nachfassen müssen.

Mit der Angebotsverwaltungssoftware kann Ihr Team genau sehen, was in jeder Phase des Verkaufsprozesses vor sich geht, mit Kennzahlen obendrein. Sie können erkennen, welche Teile Ihres Prozesses reibungslos ablaufen und welche ein wenig Hilfe benötigen, sodass Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter dort unterstützen können, wo sie sie am dringendsten benötigen.

Außerdem erhalten Sie umsetzbare Erkenntnisse über das Verhalten Ihrer potenziellen Kunden. Sie können nachverfolgen, ob/wann sie Ihre Angebote geöffnet haben, wie oft sie sie angesehen haben, was sie nach dem Öffnen getan haben, welche Abschnitte sie am längsten angesehen haben und vieles mehr. Ausgestattet mit diesen Daten können Sie strategische Follow-up-E-Mails senden, um Ihren Interessenten voranzubringen, oder sich mit ihm in Verbindung setzen, um seine Fragen zu klären.

3. Effizienz

Die Angebotsverwaltungssoftware wurde entwickelt, um manuelle Aufgaben zu reduzieren, und nutzt die Automatisierung, um Ihnen zu helfen, Zeit zu sparen und die Effizienz im gesamten Prozess der Angebotserstellung zu steigern.

Angebotsvorlagen bieten einen hervorragenden Ausgangspunkt für Ihre Angebote und sind in der Regel in den meisten Angebotssoftwareprogrammen enthalten. Anstatt jedes Mal von vorne anzufangen, wenn Sie ein neues Angebot senden möchten, können Sie mit einer vorhandenen Angebotsvorlage beginnen oder für zusätzliche Flexibilität eine eigene erstellen. Dann können Sie einfach Informationen eingeben und Ihren Geschäftsvorschlag auf jeden potenziellen Kunden zuschneiden, und Sie erhalten im Handumdrehen Vorschläge.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Kundeninformationen, Gebühren und Preise, Markeninhalte und andere Details manuell aus Tabellenkalkulationen und wer weiß wo sonst abgerufen wurden. Mit der Inhaltsbibliotheksfunktion können Sie Teile genehmigter Inhalte erstellen, speichern und speichern, auf die Sie leicht zugreifen und die Sie nach Belieben in Angebote einfügen können. Und da alles in der Inhaltsbibliothek genehmigt ist, können Sie sicher sein, dass alle Abschnitte, Snippets oder Informationen, die Sie daraus ziehen, korrekt und aktuell sind.

4. Organisation

Ohne eine effiziente Möglichkeit, Daten und Informationen zwischen den Apps, auf die Sie sich verlassen, und Ihren Vorschlägen zu verschieben, besteht eine gute Chance, dass Sie Zeit verschwenden (und mehr Raum für Fehler schaffen). Dies gilt für Ihr CRM, Ihre Projektmanagement-Software, Ihr Rechnungssystem und darüber hinaus.

Mit der Angebotssoftware-Integration kommunizieren alle Ihre Geschäftstools miteinander, wenn es Zeit für den Abschluss ist. Sobald Sie sie verbunden haben, kommunizieren sie nahtlos, um sicherzustellen, dass Sie die benötigten Informationen immer direkt vor Ihren Augen haben. Die Möglichkeiten sind endlos; Sie können Preisdetails aus Ihrer Quelle der Wahrheit in Ihre Angebote ziehen, Angebotsaktivitäten in Ihrem CRM überwachen, Tickets in Projektmanagementsoftware erstellen und sogar Zahlungen von Kunden direkt in Ihren Angeboten anfordern. Von Asana bis Zapier und darüber hinaus verfügt Proposify über mehr als 30 Integrationen , die Ihnen helfen können, Ihren Geschäftsvorschlagsprozess zu rationalisieren, indem Sie bereits verwendete Tools nutzen.

Wusstest du? In Branchen wie SaaS erhöht die Integration der Zahlungsabwicklung in das Angebot die Abschlusswahrscheinlichkeit um bis zu 90 %. Für weitere datengestützte Einblicke, die Ihnen beim Abschluss helfen, laden Sie unseren Stand der Vorschläge 2021 herunter.

5. Arbeitsablauf

Es kann schwierig sein, Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu verwalten, wenn Deals die interne Pipeline durchlaufen, bevor ein Angebot an potenzielle Kunden gesendet wird. Dies gilt insbesondere für Genehmigungen, die einen großen Engpass im Angebotsprozess darstellen, da häufig mehrere Teile von der Genehmigung durch Manager oder andere Abteilungen abhängen. Ohne einen formellen Prozess können ganze Geschäfte aufgehalten werden, wenn ein Genehmiger keine Zeit oder keinen Zugriff hat, um das gesamte Angebot vor der Freigabe zu überprüfen, selbst wenn seine Unterschrift nur für einen Abschnitt erforderlich ist.

Angebotssoftware kann Ihnen dabei helfen, Ihren Workflow für die Genehmigung von Geschäftsabschlüssen zu rationalisieren, indem sie den Genehmigern relevante Dokumente zum richtigen Zeitpunkt vorlegt. Anstatt sich mit einem Rückstand von Angeboten zu verzetteln, die sie nichts angehen, können sie Geschäfte am Laufen halten und diese süße, süße Verkaufsdynamik aufrechterhalten.

6. Entwurf

Leider beurteilen viele Interessenten ein Buch nach seinem Einband. Das Cover Ihres Angebots ist das erste, was der Interessent sieht, und wenn es nicht professionell aussieht, könnte es seine Wahrnehmung Ihres Angebots verändern – und das nicht auf eine gute Art und Weise.

Angebotssoftware kann Ihnen dabei helfen, beeindruckende Angebote zu entwerfen und zu erstellen, die jedes Mal großartig aussehen. Außerdem können Sie Bilder, Videos und andere Medien hinzufügen, die Ihre Vorschläge hervorheben. Denn Vorschläge, die auffallen, schließen Geschäfte ab. Tatsächlich kann die Aufnahme von mindestens einem Bild in Ihre Geschäftsvorschläge Ihre Abschlussrate um 26 % steigern.

7. Schließen

Am Ende des Tages ist es das Ziel jedes Vertriebsteams, einen Abschluss zu machen. Angebotsmanagement-Software macht genau das. Tatsächlich haben wir auf der Grundlage einer Studie mit Tausenden von Vertriebsprofis festgestellt, dass Angebote, die mit Proposify erstellt und versendet wurden, im Vergleich zum Branchendurchschnitt eine um 111 % höhere Abschlussrate aufweisen . Durch die Verkürzung Ihres Verkaufszyklus, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Rationalisierung Ihres Angebotsprozesses hilft die Angebotssoftware Ihrem Vertriebsteam, mehr Geschäfte abzuschließen. Wenn Ihnen das nicht seinen Wert verkauft, wissen wir nicht, was es tun wird.

8. Wachstum

Unabhängig davon, wie Sie vorgehen, ist das manuelle Erstellen und Versenden von Angeboten zeitaufwändig – vorausgesetzt, jeder in Ihrem Team ist bereits mit Ihrem Prozess vertraut. Das ist jetzt vielleicht kein Problem, aber sobald Sie anfangen, neue Geschäfte zu machen und neue Mitarbeiter zu schulen, wird es ein Problem sein. Die Zeit ist begrenzt, daher ist es kein Wunder, warum Vertriebsleiter Schwierigkeiten haben, einen skalierbaren Prozess zu erstellen, der gleichzeitig das Teamwachstum unterstützt und den Verkaufszyklus verkürzt.

Angebotsverwaltungssoftware ermöglicht es Vertriebsleitern, einen skalierbaren Abschlussprozess zu entwerfen, der im gesamten Team wiederholbar ist. Es hilft ihnen auch, ihre bestehenden Prozesse zu optimieren, damit sich die Teams auf den Abschluss konzentrieren können, anstatt Zeit damit zu verschwenden, Vorschläge von Grund auf neu zu erstellen. Sobald diese Prozesse eingerichtet sind, wird es außerdem viel schneller, neue Mitarbeiter einzuarbeiten und die Rampenzeit zu verkürzen.

Abschließende Gedanken

Am Ende des Tages ist das beste Angebot dasjenige, das Interessenten in Kunden umwandelt. Ob es von Hand, in Microsoft Word oder online erstellt wurde, der wichtige Teil ist, dass es geschlossen wird. Wir sagen nicht, dass Sie Angebote nicht manuell senden können, aber es ist definitiv nicht der effektivste oder effizienteste Weg, um mehr Aufträge zu gewinnen.

Angebotsverwaltungssoftware hingegen schon. Es vereint alle Tools, Ressourcen und Daten, die Vertriebsteams für ihren Erfolg benötigen, unter einem Dach und macht den Angebotsprozess vorhersehbarer, konsistenter und skalierbarer. Und mit einer kostenlosen Version direkt an Ihren Fingerspitzen gibt es keinen Grund, es nicht zu versuchen.