精明的機構如何擴大規模

在《使您的代理機構盈利的秘密》系列的第五場會議中，Parakeeto 聯合創始人兼首席執行官Marcel Petitpas討論了許多數字代理機構面臨的一個基本問題：在不解決工具背後的策略的情況下嘗試解決報告和衡量問題的工具第一的。

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Petitpas 問道，如果您不清楚這些工具應該在數據方面為您提供什麼，那麼您是否處於評估工具是否適合您的代理機構的有利位置？

答案是不。

Petitpas 準確分享瞭如何完成確定您試圖從工具中獲取哪些數據所需的工作。 這將使您能夠有效地評估您當前的工具並確定您是否需要不同的工具來跟踪報告和測量（並最終提高盈利能力）。

擴展您的數字代理機構的關鍵？ 範圍準確度和時間跟踪。

許多像您這樣的數字營銷機構都在努力對如何衡量績效有清晰的認識。 他們還面臨著混亂的數據和系統，這只會使問題更加複雜。 幸運的是，在 Marcel Petitpas 的建議下，您可以開始正確設置系統和工具，以消除這些挑戰。

制定正確的策略來調查盈利問題

你的會計師衝進你的辦公室，疲憊不堪，驚呼道：“我們遇到了盈利問題！”

你做什麼工作？

你怎麼去調查呢？ 如果您沒有時間和成本跟踪結構調整，幾乎不可能確定您為何難以從項目中獲利。

如果您的時間跟踪任務與您的估算設置不一致，您的團隊可能會猜測範圍。 如果這些估計不正確，您會遇到盈利問題也就不足為奇了。

當您在估算的創建方式與時間跟踪工具設置以跟踪數據的方式之間完全一致時，情況就不同了。 不僅創建更準確的估計而且調查可能出現的盈利能力問題會容易得多。

設計正確的系統以調整估計和時間跟踪

要了解應如何構建範圍界定和時間跟踪系統，請使用 Parakeeto 的事件調查員練習。 在考慮這個練習時，請考慮一個場景，您的項目完全脫離了軌道。 考慮一下您想問哪些問題，以確定哪裡出了問題以及為什麼您的盈利能力如此糟糕。

現在，考慮一下您應該如何在時間跟踪工具中構建數據，這樣您就可以開始在您自己的代理機構中與真實的客戶和項目一起解決這些問題。

Parakeeto 的時間跟踪映射器可能會有所幫助。 使用下面的練習來考慮您的估算中的行項目是否映射到您的時間跟踪工具。 哪些時間跟踪對象與您機構中的哪些估計指標相匹配？

管理數據的複雜性

Petitpas 在設置您的時間跟踪工具時分享了一個重要提示：注意管理複雜性。

有這樣的想法，即精度等於準確性。 如果您可以更精確和詳細，如果您可以確切地知道在項目階段內的里程碑內的可交付成果內的任務內的子任務上花費了多少時間，那麼更精確的數據將使您更加準確。

正確的？

錯誤的。

事實上，情況正好相反。 讓您的團隊在該級別跟踪時間變得無限昂貴。 更重要的是，時間跟踪的合規性將隨著您添加到時間跟踪的每一層複雜性而下降。 然後，您將面臨更多不一致的數據，並有更多的數據桶需要處理。

通常，代理機構會在達到收益遞減點時對精度進行過度索引，在此情況下，精度提高 5% 會為您試圖獲得的高級洞察力增加 0% 的準確性。 您嘗試提高精度水平的次數越多，成本和復雜性就越高。

追踪：

• 客戶
• 項目
  • 為常見項目使用類型標籤（例如，網站構建）
• 角色
  • 使用幾個主要的桶（例如，項目管理、內容、設計、開發）

您不希望為一個項目估算 500 個獨特的任務，然後您必須以某種方式在您的時間跟踪或項目管理工具中進行調整。 您希望將所有這些任務放在更大的存儲桶中，例如設計和開發，以便將它們映射回數據方案。 正如 Petitpas 解釋的那樣，“您需要一些機制將離散任務分組回到更廣泛的存儲桶中，以圍繞它們構建數據模型。”

不要比上面的例子進一步分解它。 這是開始的關鍵：保持簡單的開始並讓您的團隊參與進來。 然後您可能會意識到您不需要任何額外的數據，或者您可能會看到需要深入挖掘的地方。

最終，開始時的複雜性越低越好，這樣您就可以在深入之前獲得合規性。 Petitpas 解釋說：“如果您可以與團隊進行對話以確定您超出預算的地方，那麼與跟踪無法提供原因的額外數據層相比，這是一種更容易獲得洞察力的方法。”

使用參考類預測來準確衡量項目

要建立這個新系統，您必須清楚地定義結構的每個部分：客戶、項目和角色/任務。 您還需要確保跨項目一致地使用此結構，並且您的時間跟踪或項目管理工具可以測量這些數據點。

如果隨著時間的推移始終如一地做到這一點，並且如果您的結構非常明確，那麼您可以使用參考類預測來改進您的估計。

參考類預測是基於一組歷史數據，關鍵是要了解參考類，比如網站項目需要多少設計時間。

使用非常少的數據，例如 5、6 或 7 個項目，使用您的新結構，您可以獲得真正可靠的數據線，可以提高估算效率和準確性。 您將能夠清楚地看到項目需要多少時間與過去的預算。 這可以消除自下而上的猜測，並且它提供了一種更快、更準確的方法來衡量幾乎不需要背景或專業知識的項目。

縮小差距並提高盈利能力

數據永遠不能告訴我們為什麼數據是，它只能告訴我們它是什麼。 這可能會留下需要填補的空白。

然而，一旦我們有了正確的戰略、結構和數據，我們就可以開始通過使用報告、反饋和流程優化來填補細節上的空白。

在項目結束時（或每月重複項目），運行報告以確定估計值與實際值並詢問：

• 發生了什麼？
• 為什麼會這樣？
• 我們能學到什麼？

這可以縮小差距。 請記住：與團隊進行對話是獲取上下文的更豐富的方式。 有時最好少依賴精確的數據，多依賴與團隊的對話來確定如何提高業務效率。

有了這些信息，您就可以進行流程改進，以繼續提高項目的盈利能力並擴大您的代理機構。