Comment les agences avisées s'adaptent à l'échelle

Dans la cinquième session de la série Les secrets pour rendre votre agence rentable , le co-fondateur et PDG de Parakeeto, Marcel Petitpas , aborde un problème fondamental auquel de nombreuses agences numériques sont confrontées : courir vers des outils pour essayer de résoudre les problèmes de reporting et de mesure sans aborder la stratégie derrière les outils. première.

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Petitpas demande, si vous n'avez pas de clarté sur ce que les outils sont censés vous donner en termes de données, alors êtes-vous bien placé pour évaluer si un outil convient à votre agence ?

La réponse est non.

Petitpas partage exactement comment effectuer le travail nécessaire pour déterminer quelles données vous essayez d'obtenir d'un outil. Cela vous permettra d'évaluer efficacement votre outillage actuel et de déterminer si vous avez besoin d'outils différents pour suivre les rapports et les mesures (et, en fin de compte, améliorer la rentabilité ).

Les clés pour faire évoluer votre agence digitale ? Précision de la portée et suivi du temps.

De nombreuses agences de marketing numérique comme la vôtre ont du mal à avoir une vision claire de la façon de mesurer les performances. Ils sont également confrontés à des données et à des systèmes désordonnés, ce qui ne fait qu'aggraver le problème. Heureusement, avec les conseils de Marcel Petitpas, vous pouvez commencer à bien configurer vos systèmes et outils afin d'éliminer ces défis.

Mettre en place la bonne stratégie pour enquêter sur un problème de rentabilité

Votre comptable se précipite dans votre bureau, éreinté, et s'exclame : « Nous avons un problème de rentabilité !

Que fais-tu?

Comment faites-vous pour enquêter là-dessus ? Il peut être presque impossible de déterminer pourquoi vous avez du mal à réaliser des bénéfices sur des projets si vous ne disposez pas d'un alignement de la structure de suivi du temps et des coûts.

Si vos tâches de suivi du temps ne correspondent pas à la configuration de vos estimations, votre équipe fera probablement des suppositions sur la portée. Il ne sera pas surprenant que vous ayez un problème de rentabilité si ces estimations sont fausses.

Lorsque vous avez un alignement parfait entre la façon dont vos estimations sont créées et la façon dont votre outil de suivi du temps est configuré pour suivre les données, c'est une autre histoire. Il sera beaucoup plus facile non seulement de créer des estimations plus précises, mais aussi d'enquêter sur les problèmes de rentabilité qui pourraient survenir.

Concevoir le bon système pour aligner les estimations et le suivi du temps

Pour comprendre comment votre système de portée et de suivi du temps doit être structuré, utilisez l'exercice d'enquêteur sur les incidents de Parakeeto. Lorsque vous réfléchissez à cet exercice, envisagez un scénario dans lequel vous avez un projet qui a totalement déraillé. Réfléchissez aux questions que vous voudriez poser pour déterminer ce qui n'allait pas et pourquoi votre rentabilité était si mauvaise.

Maintenant, réfléchissez à la manière dont vous devez structurer vos données dans votre outil de suivi du temps, afin de pouvoir commencer à parcourir ces questions dans votre propre agence avec de vrais clients et projets.

Le mappeur de suivi du temps de Parakeeto peut vous aider. Utilisez l'exercice ci-dessous pour déterminer si les éléments de vos estimations correspondent à votre outil de suivi du temps. Quels objets de suivi du temps correspondent à quelles mesures d'estimation dans votre agence ?

Gérer la complexité des données

Petitpas partage une remarque importante lors de la configuration de votre outil de suivi du temps : attention à gérer la complexité.

Il y a cette idée que la précision est égale à l'exactitude. Si vous pouvez être plus précis et détaillé, si vous pouvez savoir exactement combien de temps a été consacré à une sous-tâche au sein d'une tâche au sein d'un livrable au sein d'un jalon au sein d'une phase au sein d'un projet, alors ces données plus précises vous permettront d'être plus précis.

Droit?

Mauvais.

En fait, le contraire est vrai. Il devient infiniment plus cher d'amener votre équipe à suivre le temps à ce niveau. De plus, la conformité dans le suivi du temps diminuera avec chaque couche de complexité que vous ajouterez au suivi du temps. Vous serez alors confronté à des données plus incohérentes et aurez plus de seaux de données à gérer.

Souvent, les agences sur-indexent la précision là où elles atteignent un point de rendements décroissants, où être 5 % plus précis ajoute 0 % de précision supplémentaire aux informations de haut niveau que vous essayez d'obtenir. Plus vous essayez d'augmenter le niveau de précision, plus le coût et la complexité augmentent.

Suivre par :

• Client
• Projet
  • Utilisez des balises de type pour les projets courants (par exemple, les constructions de sites Web)
• Rôle
  • Utilisez quelques compartiments majeurs (par exemple, gestion de projet, contenu, conception, développement)

Vous ne voulez pas que 500 tâches uniques soient estimées pour un projet que vous devez ensuite aligner d'une manière ou d'une autre dans votre outil de suivi du temps ou de gestion de projet. Vous souhaitez placer toutes ces tâches dans des compartiments plus grands, comme la conception et le développement, afin de pouvoir les mapper à un schéma de données. Comme l'explique Petitpas, "vous avez besoin d'un mécanisme pour regrouper des tâches discrètes dans des compartiments plus larges afin de créer des modèles de données autour d'elles".

Ne le décomposez pas plus loin que l'exemple ci-dessus. C'est la clé pour commencer : restez simple pour commencer et embarquez votre équipe. Ensuite, vous réaliserez peut-être que vous n'avez pas besoin de données supplémentaires ou vous verrez peut-être où vous devez creuser plus profondément.

En fin de compte, il est préférable de commencer avec moins de complexité, de sorte que vous pouvez obtenir la conformité avant d'aller plus loin. Petitpas explique : "Si vous pouvez simplement avoir une conversation avec l'équipe pour déterminer où vous avez dépassé le budget, c'est un moyen beaucoup plus facile d'obtenir des informations que de suivre des couches supplémentaires de données qui ne peuvent pas fournir le pourquoi."

Utilisation des prévisions de classe de référence pour mesurer avec précision les projets

Pour mettre en place ce nouveau système, vous devez clairement définir chaque partie de la structure : clients, projets et rôles/tâches. Vous devez également vous assurer que cette structure est utilisée de manière cohérente dans tous les projets et que votre outil de suivi du temps ou de gestion de projet peut mesurer ces points de données.

Si cela est fait de manière cohérente dans le temps et si cette structure est vraiment bien définie, vous pouvez alors améliorer vos estimations avec des prévisions de classe de référence .

La prévision des classes de référence est basée sur un ensemble de données historiques, et la clé est de comprendre les classes de référence, telles que le temps de conception requis pour les projets de site Web.

Avec très peu de données, telles que 5, 6 ou 7 projets à votre actif en utilisant votre nouvelle structure, vous pouvez disposer d'une ligne de données vraiment fiable qui peut améliorer l'efficacité et la précision de l'estimation. Vous pourrez voir clairement combien de temps a été nécessaire pour les projets par rapport au budget dans le passé. Cela peut éliminer les conjectures ascendantes et offre un moyen plus rapide et plus précis de mesurer des projets qui ne nécessitent presque aucun contexte ou expertise.

Combler les lacunes et augmenter la rentabilité

Les données ne peuvent jamais nous dire pourquoi elles sont, elles peuvent seulement nous dire ce qu'elles sont. Cela peut laisser des lacunes qui doivent être comblées.

Cependant, une fois que nous avons la bonne stratégie, la bonne structure et les bonnes données, nous pouvons commencer à combler les lacunes dans les détails en utilisant les rapports, les commentaires et l'optimisation des processus.

À la fin du projet (ou mensuellement pour les projets récurrents), exécutez un rapport pour déterminer l'estimation par rapport au réel et demandez :

• Qu'est-il arrivé?
• Pourquoi est-ce arrivé?
• Que pouvons-nous apprendre ?

Cela peut combler l'écart. N'oubliez pas : une conversation avec l'équipe est un moyen beaucoup plus riche d'obtenir le contexte. Parfois, il est préférable de s'appuyer moins sur des données précises et davantage sur des conversations avec votre équipe pour déterminer comment améliorer l'efficacité de votre entreprise.

Avec ces informations, vous pouvez ensuite effectuer des améliorations de processus pour continuer à augmenter la rentabilité des projets et faire évoluer votre agence .