Cómo las agencias inteligentes se configuran para escalar

En la quinta sesión de la serie Los secretos para hacer que su agencia sea rentable , el cofundador y director ejecutivo de Parakeeto, Marcel Petitpas , analiza un problema fundamental al que se enfrentan muchas agencias digitales: buscar herramientas para tratar de resolver problemas de informes y medición sin abordar la estrategia detrás de las herramientas . primero.

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Petitpas pregunta: si no tiene claro lo que se supone que las herramientas deben brindarle en términos de datos, ¿está en una buena posición para evaluar si una herramienta es adecuada para su agencia?

La respuesta es no.

Petitpas comparte exactamente cómo hacer el trabajo que se necesita para determinar qué datos está tratando de obtener de una herramienta. Esto le permitirá evaluar de manera efectiva sus herramientas actuales y determinar si necesita otras herramientas para realizar un seguimiento de los informes y las mediciones (y, en última instancia, mejorar la rentabilidad ).

¿Las claves para escalar tu agencia digital? Alcance de precisión y seguimiento de tiempo.

Muchas agencias de marketing digital como la suya luchan por tener una visión clara sobre cómo medir el rendimiento. También se enfrentan a datos y sistemas desordenados, que solo agravan el problema. Afortunadamente, con el consejo de Marcel Petitpas, puede comenzar a configurar correctamente sus sistemas y herramientas para eliminar estos desafíos.

Establecer la estrategia adecuada para investigar un problema de rentabilidad

Su contador entra corriendo a su oficina, agotado y exclama: “¡Tenemos un problema de rentabilidad!”.

¿A qué te dedicas?

¿Cómo haces para investigar eso? Puede ser casi imposible determinar por qué está luchando para obtener ganancias en los proyectos si no tiene una alineación de la estructura de seguimiento de tiempo y costos.

Si sus tareas de seguimiento del tiempo no están alineadas con la forma en que se configuran sus estimaciones, es probable que su equipo haga conjeturas sobre el alcance. No sorprenderá que tenga un problema de rentabilidad si esas estimaciones no son correctas.

Cuando tiene una alineación perfecta entre cómo se crean sus estimaciones y cómo se configura su herramienta de seguimiento de tiempo para rastrear datos, es una historia diferente. Será mucho más fácil no solo crear estimaciones más precisas, sino también investigar los problemas de rentabilidad que puedan surgir.

Diseñar el sistema adecuado para alinear las estimaciones y el seguimiento del tiempo

Para comprender cómo se debe estructurar su sistema de alcance y seguimiento de tiempo, use el ejercicio Investigador de incidentes de Parakeeto. Cuando piense en este ejercicio, considere un escenario en el que tenga un proyecto que se descarriló por completo. Considere qué preguntas le gustaría hacer para determinar qué salió mal y por qué su rentabilidad fue tan mala.

Ahora, considere cómo debe estructurar sus datos en su herramienta de seguimiento de tiempo, para que pueda comenzar a analizar estas preguntas en su propia agencia con clientes y proyectos reales.

Time Tracking Mapper de Parakeeto puede ayudar. Utilice el siguiente ejercicio para pensar si las líneas de pedido de sus estimaciones se corresponden con su herramienta de seguimiento del tiempo. ¿Qué objetos de seguimiento de tiempo coinciden con qué métricas estimadas en su agencia?

Gestión de la complejidad en los datos

Petitpas comparte una nota importante al configurar su herramienta de seguimiento del tiempo: tenga cuidado al administrar la complejidad.

Existe esta idea de que la precisión es igual a la exactitud. Si puede ser más preciso y detallado, si puede saber exactamente cuánto tiempo se dedicó a una subtarea dentro de una tarea dentro de un entregable dentro de un hito dentro de una fase dentro de un proyecto, entonces esos datos más precisos le permitirán ser más preciso.

¿Derecha?

Equivocado.

De hecho, lo opuesto es verdad. Se vuelve infinitamente más costoso hacer que su equipo registre el tiempo en ese nivel. Además, el cumplimiento en el seguimiento del tiempo disminuirá con cada capa de complejidad que agregue al seguimiento del tiempo. Entonces se enfrentará a datos más inconsistentes y tendrá que lidiar con más conjuntos de datos.

A menudo, las agencias sobre-indexan la precisión donde llegan a un punto de rendimientos decrecientes, donde ser un 5 por ciento más preciso agrega un 0 por ciento de precisión adicional a la información de alto nivel que está tratando de obtener. Cuanto más intente aumentar el nivel de precisión, mayor será el costo y la complejidad.

Seguir por:

• Cliente
• Proyecto
  • Use etiquetas de tipo para proyectos comunes (por ejemplo, compilaciones de sitios web)
• Role
  • Use algunos cubos principales (por ejemplo, gestión de proyectos, contenido, diseño, desarrollo)

No desea que se calculen 500 tareas únicas para un proyecto con las que, de alguna manera, tenga que alinearse en su herramienta de seguimiento de tiempo o gestión de proyectos. Desea colocar todas esas tareas en cubos más grandes, como Diseño y desarrollo, para que pueda asignarlas de nuevo a un esquema de datos. Como explica Petitpas, "Necesita algún mecanismo para agrupar tareas discretas en grupos más amplios para construir modelos de datos a su alrededor".

No lo desglose más allá del ejemplo anterior. Esa es la clave para comenzar: Manténgalo simple para comenzar e involucre a su equipo. Luego, puede darse cuenta de que no necesita datos adicionales o puede ver dónde necesita profundizar más.

En última instancia, es mejor comenzar con menos complejidad, de modo que pueda aumentar el cumplimiento antes de profundizar. Petitpas explica: "Si solo puede tener una conversación con el equipo para determinar dónde superó el presupuesto, esa es una forma mucho más fácil de obtener información que rastrear capas adicionales de datos que no pueden proporcionar el por qué".

Uso de pronósticos de clase de referencia para medir proyectos con precisión

Para configurar este nuevo sistema, debe definir claramente cada parte de la estructura: clientes, proyectos y roles/tareas. También debe asegurarse de que esta estructura se use de manera consistente en todos los proyectos y que su herramienta de seguimiento de tiempo o gestión de proyectos pueda medir estos puntos de datos.

Si esto se hace de manera constante a lo largo del tiempo, y si tiene esta estructura realmente bien definida, puede mejorar sus estimaciones con pronósticos de clase de referencia .

La previsión de clase de referencia se basa en un conjunto de datos históricos, y la clave es comprender las clases de referencia, como cuánto tiempo de diseño se requiere en los proyectos de sitios web.

Con muy pocos datos, como 5, 6 o 7 proyectos bajo su cinturón usando su nueva estructura, puede tener una línea de datos realmente confiable que puede mejorar la eficiencia y precisión de la estimación. Podrá ver claramente cuánto tiempo se necesitó para los proyectos en comparación con el presupuesto en el pasado. Esto puede eliminar las conjeturas ascendentes y ofrece una forma más rápida y precisa de medir proyectos que casi no requieren contexto ni experiencia.

Cerrando brechas y aumentando la rentabilidad

Los datos nunca pueden decirnos por qué son los datos, solo pueden decirnos qué son. Esto puede dejar vacíos que necesitan ser llenados.

Sin embargo, una vez que tenemos la estrategia, la estructura y los datos correctos, podemos comenzar a llenar los vacíos en los detalles mediante el uso de informes, comentarios y optimización de procesos.

Al final del proyecto (o mensualmente para proyectos recurrentes), ejecute un informe para determinar la estimación frente a la real y pregunte:

• ¿Qué sucedió?
• ¿Por qué sucedió?
• ¿Qué podemos aprender?

Esto puede cerrar la brecha. Recuerde: una conversación con el equipo es una forma mucho más rica de obtener contexto. A veces es mejor confiar menos en datos precisos y más en conversaciones con su equipo para determinar cómo mejorar la eficiencia de su negocio.

Con esta información, puede realizar mejoras en los procesos para continuar aumentando la rentabilidad de los proyectos y escalar su agencia .