精明的机构如何扩大规模

在《使您的代理机构盈利的秘密》系列的第五场会议中，Parakeeto 联合创始人兼首席执行官Marcel Petitpas讨论了许多数字代理机构面临的一个基本问题：在不解决工具背后的策略的情况下尝试使用工具来尝试解决报告和衡量问题第一的。

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Petitpas 问道，如果您不清楚这些工具应该在数据方面为您提供什么，那么您是否处于评估工具是否适合您的代理机构的有利位置？

答案是不。

Petitpas 准确分享了如何完成确定您试图从工具中获取哪些数据所需的工作。 这将使您能够有效地评估您当前的工具并确定您是否需要不同的工具来跟踪报告和测量（并最终提高盈利能力）。

扩展您的数字代理机构的关键？ 范围准确度和时间跟踪。

许多像您这样的数字营销机构都在努力对如何衡量绩效有清晰的认识。 他们还面临着混乱的数据和系统，这只会使问题更加复杂。 幸运的是，在 Marcel Petitpas 的建议下，您可以开始正确设置系统和工具，以消除这些挑战。

制定正确的策略来调查盈利问题

你的会计师冲进你的办公室，疲惫不堪，惊呼道：“我们遇到了盈利问题！”

你做什么工作？

你怎么去调查呢？ 如果您没有时间和成本跟踪结构调整，几乎不可能确定您为何难以从项目中获利。

如果您的时间跟踪任务与您的估算设置不一致，您的团队可能会猜测范围。 如果这些估计不正确，您会遇到盈利问题也就不足为奇了。

当您在估算的创建方式与时间跟踪工具设置以跟踪数据的方式之间完全一致时，情况就不同了。 不仅创建更准确的估计而且调查可能出现的盈利能力问题会容易得多。

设计正确的系统以调整估计和时间跟踪

要了解应如何构建范围界定和时间跟踪系统，请使用 Parakeeto 的事件调查员练习。 在考虑这个练习时，请考虑一个场景，您的项目完全脱离了轨道。 考虑一下您想问哪些问题，以确定哪里出了问题以及为什么您的盈利能力如此糟糕。

现在，考虑一下您应该如何在时间跟踪工具中构建数据，这样您就可以开始在您自己的代理机构中与真实的客户和项目一起解决这些问题。

Parakeeto 的时间跟踪映射器可能会有所帮助。 使用下面的练习来考虑您的估算中的行项目是否映射到您的时间跟踪工具。 哪些时间跟踪对象与您机构中的哪些估计指标相匹配？

管理数据的复杂性

Petitpas 在设置您的时间跟踪工具时分享了一个重要提示：注意管理复杂性。

有这样的想法，即精度等于准确性。 如果您可以更精确和详细，如果您可以确切地知道在项目阶段内的里程碑内的可交付成果内的任务内的子任务上花费了多少时间，那么更精确的数据将使您更加准确。

正确的？

错误的。

事实上，情况正好相反。 让您的团队在该级别跟踪时间变得无限昂贵。 更重要的是，时间跟踪的合规性将随着您添加到时间跟踪的每一层复杂性而下降。 然后，您将面临更多不一致的数据，并有更多的数据桶需要处理。

通常，代理机构会在达到收益递减点时对精度进行过度索引，在此情况下，精度提高 5% 会为您试图获得的高级洞察力增加 0% 的准确性。 您尝试提高精度水平的次数越多，成本和复杂性就越高。

追踪：

• 客户
• 项目
  • 为常见项目使用类型标签（例如，网站构建）
• 角色
  • 使用几个主要的桶（例如，项目管理、内容、设计、开发）

您不希望为一个项目估算 500 个独特的任务，然后您必须以某种方式在您的时间跟踪或项目管理工具中进行调整。 您希望将所有这些任务放在更大的存储桶中，例如设计和开发，以便将它们映射回数据方案。 正如 Petitpas 解释的那样，“您需要一些机制将离散任务分组回到更广泛的存储桶中，以围绕它们构建数据模型。”

不要比上面的例子进一步分解它。 这是开始的关键：保持简单的开始并让您的团队参与进来。 然后您可能会意识到您不需要任何额外的数据，或者您可能会看到需要深入挖掘的地方。

最终，开始时的复杂性越低越好，这样您就可以在深入之前获得合规性。 Petitpas 解释说：“如果您可以与团队进行对话以确定您超出预算的地方，那么与跟踪无法提供原因的额外数据层相比，这是一种更容易获得洞察力的方法。”

使用参考类预测来准确衡量项目

要建立这个新系统，您必须清楚地定义结构的每个部分：客户、项目和角色/任务。 您还需要确保跨项目一致地使用此结构，并且您的时间跟踪或项目管理工具可以测量这些数据点。

如果随着时间的推移始终如一地做到这一点，并且如果您的结构非常明确，那么您可以使用参考类预测来改进您的估计。

参考类预测是基于一组历史数据，关键是要了解参考类，比如网站项目需要多少设计时间。

使用非常少的数据，例如 5、6 或 7 个项目，使用您的新结构，您可以获得真正可靠的数据线，可以提高估算效率和准确性。 您将能够清楚地看到项目需要多少时间与过去的预算。 这可以消除自下而上的猜测，并且它提供了一种更快、更准确的方法来衡量几乎不需要背景或专业知识的项目。

缩小差距并提高盈利能力

数据永远不能告诉我们为什么数据是，它只能告诉我们它是什么。 这可能会留下需要填补的空白。

然而，一旦我们有了正确的战略、结构和数据，我们就可以开始通过使用报告、反馈和流程优化来填补细节上的空白。

在项目结束时（或每月重复项目），运行报告以确定估计值与实际值并询问：

• 发生了什么？
• 为什么会这样？
• 我们能学到什么？

这可以缩小差距。 请记住：与团队进行对话是获取上下文的更丰富的方式。 有时最好少依赖精确的数据，多依赖与团队的对话来确定如何提高业务效率。

有了这些信息，您就可以进行流程改进，以继续提高项目的盈利能力并扩大您的代理机构。