Cum s-au creat agențiile inteligente pentru a se extinde

În cea de-a cincea sesiune a seriei The Secrets to Making Your Agency Profitable , co-fondatorul și CEO-ul Parakeeto, Marcel Petitpas , discută o problemă fundamentală cu care se confruntă multe agenții digitale: alergarea la instrumente pentru a încerca să rezolve problemele de raportare și măsurare fără a aborda strategia din spatele instrumentelor. primul.

Aflați cum agenția dvs. poate deveni mai eficientă, productivă și mai profitabilă. Descărcați acum ghidul nostru „Marketing de agenție prin automatizare”.

Petitpas întreabă, dacă nu aveți claritate cu privire la ce ar trebui să vă ofere instrumentele în ceea ce privește datele, atunci sunteți într-o poziție bună pentru a evalua dacă un instrument este potrivit pentru agenția dvs.?

Raspunsul este nu.

Petitpas vă arată exact cum să faceți munca necesară pentru a determina ce date încercați să obțineți dintr-un instrument. Acest lucru vă va permite să evaluați eficient instrumentele dvs. actuale și să determinați dacă aveți nevoie de instrumente diferite pentru a urmări raportarea și măsurarea (și în cele din urmă să îmbunătățiți profitabilitatea ).

Cheile pentru extinderea agenției dvs. digitale? Precizia delimitării și urmărirea timpului.

Multe agenții de marketing digital precum a ta se luptă să aibă o viziune clară asupra modului de măsurare a performanței. De asemenea, se confruntă cu date și sisteme dezordonate, care nu fac decât să agraveze problema. Din fericire, cu sfatul lui Marcel Petitpas, puteți începe să vă configurați corect sistemele și instrumentele pentru a elimina aceste provocări.

Stabilirea strategiei potrivite pentru a investiga o problemă de profitabilitate

Contabilul tău se grăbește în biroul tău, extenuat și exclamă: „Avem o problemă de profitabilitate!”

Ce faci?

Cum te descurci să investighezi asta? Poate fi aproape imposibil să determinați de ce vă străduiți să obțineți profit pe proiecte dacă nu aveți alinierea structurii de urmărire a timpului și a costurilor.

Dacă sarcinile dvs. de urmărire a timpului nu sunt aliniate cu modul în care sunt configurate estimările dvs., echipa dvs. va face probabil presupuneri cu privire la domeniul de aplicare. Nu va fi nicio surpriză că aveți o problemă de profitabilitate dacă estimările respective sunt necorespunzătoare.

Când aveți o aliniere perfectă între modul în care sunt create estimările dvs. și modul în care instrumentul dvs. de urmărire a timpului este configurat pentru a urmări datele, este o altă poveste. Va fi mult mai ușor nu numai să creați estimări mai precise, ci și să investigați problemele de profitabilitate care pot apărea.

Proiectarea sistemului potrivit pentru a alinia estimările și urmărirea timpului

Pentru a înțelege cum ar trebui să fie structurat sistemul dvs. de urmărire a domeniului și a timpului, utilizați exercițiul Investigator de incidente de la Parakeeto. Când vă gândiți la acest exercițiu, luați în considerare un scenariu în care aveți un proiect care a ieșit total de pe șine. Luați în considerare ce întrebări ați dori să puneți pentru a determina ce a mers prost și de ce profitabilitatea dvs. a fost atât de proastă.

Acum, luați în considerare cum ar trebui să vă structurați datele în instrumentul de urmărire a timpului, astfel încât să puteți începe să parcurgeți aceste întrebări în propria agenție cu clienți și proiecte reali.

Parakeeto’s Time Tracking Mapper poate ajuta. Utilizați exercițiul de mai jos pentru a vă gândi dacă elementele rând din estimările dvs. se potrivesc cu instrumentul dvs. de urmărire a timpului. Ce obiecte de urmărire a timpului se potrivesc cu valorile estimative din agenția dvs.?

Gestionarea complexității datelor

Petitpas împărtășește o notă importantă atunci când vă configurați instrumentul de urmărire a timpului: aveți grijă să gestionați complexitatea.

Există ideea că precizia este egală cu acuratețe. Dacă puteți fi mai precis și mai detaliat, dacă puteți ști exact cât timp a fost petrecut pentru o sarcină secundară într-o sarcină în cadrul unui livrabil într-o etapă din cadrul unei etape a unui proiect, atunci acele date mai precise vă vor permite să fiți mai precis.

Dreapta?

Gresit.

De fapt, contrariul este adevărat. Devine infinit mai scump să faci echipa ta să urmărească timpul la acel nivel. În plus, conformitatea în urmărirea timpului va scădea cu fiecare nivel de complexitate pe care îl adăugați la urmărirea timpului. Apoi, te vei confrunta cu date mai inconsecvente și vei avea mai multe găleți de date cu care să te confrunți.

Adesea, agențiile supraindexează precizia în cazul în care ajung la un punct de rentabilitate descrescătoare, unde a fi cu 5% mai precis adaugă 0% acuratețe suplimentară informațiilor de nivel înalt pe care încercați să le obțineți. Cu cât încercați să creșteți nivelul de precizie, cu atât costul și complexitatea sunt mai mari.

Urmăriți după:

• Client
• Proiect
  • Folosiți etichete de tip pentru proiecte obișnuite (de exemplu, creări de site-uri web)
• Rol
  • Folosiți câteva compartimente majore (de exemplu, management de proiect, conținut, design, dezvoltare)

Nu vrei 500 de sarcini unice estimate pentru un proiect la care trebuie să te aliniezi cumva în instrumentul tău de urmărire a timpului sau de management al proiectelor. Doriți să puneți toate aceste sarcini în găleți mai mari, cum ar fi proiectare și dezvoltare, astfel încât să le puteți mapa înapoi la o schemă de date. După cum explică Petitpas, „Aveți nevoie de un mecanism pentru a grupa sarcinile discrete înapoi în compartimente mai largi pentru a construi modele de date în jurul lor.”

Nu o descompune mai mult decât exemplul de mai sus. Aceasta este cheia pentru a începe: Păstrați simplu pentru a începe și atrageți echipa dvs. la bord. Atunci s-ar putea să realizați că nu aveți nevoie de date suplimentare sau s-ar putea să vedeți unde trebuie să forați mai adânc.

În cele din urmă, este mai bine să începeți o complexitate mai mică, astfel încât să puteți obține conformitatea înainte de a aprofunda. Petitpas explică: „Dacă poți pur și simplu să purtați o conversație cu echipa pentru a determina unde ați depășit bugetul, aceasta este o modalitate mult mai ușoară de a obține informații decât urmărirea unor straturi suplimentare de date care nu pot oferi de ce.”

Folosirea prognozei de clasa de referință pentru a măsura cu precizie proiectele

Pentru a configura acest nou sistem, trebuie să definiți clar fiecare parte a structurii: clienți, proiecte și roluri/sarcini. De asemenea, trebuie să vă asigurați că această structură este utilizată în mod consecvent în cadrul proiectelor și că instrumentul dvs. de urmărire a timpului sau de gestionare a proiectelor poate măsura aceste puncte de date.

Dacă acest lucru se face în mod consecvent de-a lungul timpului și dacă aveți această structură într-adevăr bine definită, vă puteți îmbunătăți estimările cu estimarea clasei de referință .

Prognoza claselor de referință se bazează pe un set de date istorice, iar cheia este să înțelegeți clasele de referință, cum ar fi cât de mult timp de proiectare este necesar pentru proiectele de site-uri web.

Cu foarte puține date, cum ar fi 5, 6 sau 7 proiecte aflate sub control, folosind noua structură, puteți avea o linie de date cu adevărat fiabilă, care poate îmbunătăți eficiența și acuratețea estimărilor. Veți putea vedea clar cât timp a fost necesar pentru proiecte față de bugetul din trecut. Acest lucru poate elimina presupunerile de jos în sus și oferă o modalitate mai rapidă și mai precisă de a măsura proiectele care nu necesită aproape niciun context sau expertiză.

Reducerea decalajelor și creșterea profitabilității

Datele nu ne pot spune niciodată de ce sunt datele, ne pot spune doar ce sunt. Acest lucru poate lăsa goluri care trebuie umplute.

Cu toate acestea, odată ce avem strategia, structura și datele potrivite, putem începe să umplem golurile în detaliu utilizând raportare, feedback și optimizarea proceselor.

La sfârșitul proiectului (sau lunar pentru proiecte recurente), rulați un raport pentru a determina estimarea față de cea reală și întrebați:

• Ce s-a întâmplat?
• De ce s-a întâmplat?
• Ce putem invata?

Acest lucru poate reduce decalajul. Amintiți-vă: o conversație cu echipa este o modalitate mult mai bogată de a obține context. Uneori, cel mai bine este să vă bazați mai puțin pe date precise și mai mult pe conversațiile cu echipa dvs. pentru a determina cum să îmbunătățiți eficiența afacerii dvs.

Cu aceste informații, puteți apoi îmbunătăți procesele pentru a continua să creșteți profitabilitatea proiectelor și să vă extindeți agenția .