Como as agências experientes se preparam para escalar

Na quinta sessão da série Os segredos para tornar sua agência lucrativa , o cofundador e CEO da Parakeeto, Marcel Petitpas , discute um problema fundamental que tantas agências digitais enfrentam: recorrer a ferramentas para tentar resolver problemas de relatórios e medição sem abordar a estratégia por trás das ferramentas primeiro.

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Petitpas pergunta, se você não tem clareza sobre o que as ferramentas devem fornecer em termos de dados, então você está em uma boa posição para avaliar se uma ferramenta é adequada para sua agência?

A resposta é não.

Petitpas compartilha exatamente como fazer o trabalho necessário para determinar quais dados você está tentando obter de uma ferramenta. Isso permitirá que você avalie efetivamente suas ferramentas atuais e determine se você precisa de ferramentas diferentes para rastrear relatórios e medições (e, por fim, melhorar a lucratividade ).

As chaves para escalar sua agência digital? Precisão de escopo e rastreamento de tempo.

Muitas agências de marketing digital como a sua lutam para ter uma visão clara de como medir o desempenho. Eles também enfrentam dados e sistemas confusos, que só agravam o problema. Felizmente, com o conselho de Marcel Petitpas, você pode começar a configurar adequadamente seus sistemas e ferramentas para eliminar esses desafios.

Configurando a estratégia certa para investigar um problema de lucratividade

Seu contador entra correndo em seu escritório, exausto, e exclama: “Temos um problema de lucratividade!”

O que você faz?

Como você vai investigar isso? Pode ser quase impossível determinar por que você está lutando para obter lucro em projetos se não tiver tempo e alinhamento de estrutura de rastreamento de custos.

Se suas tarefas de controle de tempo não estiverem alinhadas com a configuração de suas estimativas, sua equipe provavelmente fará suposições sobre o escopo. Não será surpresa que você tenha um problema de lucratividade se essas estimativas estiverem erradas.

Quando você tem um alinhamento perfeito entre como suas estimativas são criadas e como sua ferramenta de controle de tempo é configurada para rastrear dados, a história é diferente. Será muito mais fácil não apenas criar estimativas mais precisas, mas também investigar problemas de lucratividade que possam surgir.

Projetando o sistema certo para alinhar estimativas e rastreamento de tempo

Para entender como seu sistema de escopo e rastreamento de tempo deve ser estruturado, use o exercício de Investigador de Incidentes do Parakeeto. Ao pensar sobre este exercício, considere um cenário em que você tem um projeto que saiu totalmente dos trilhos. Considere quais perguntas você gostaria de fazer para determinar o que deu errado e por que sua lucratividade foi tão ruim.

Agora, considere como você deve estruturar seus dados em sua ferramenta de controle de tempo, para que você possa começar a analisar essas questões em sua própria agência com clientes e projetos reais.

O Mapeador de Rastreamento de Tempo do Parakeeto pode ajudar. Use o exercício abaixo para pensar se os itens de linha em suas estimativas são mapeados para sua ferramenta de controle de tempo. Quais objetos de rastreamento de tempo correspondem a quais métricas de estimativa em sua agência?

Gerenciando a complexidade dos dados

Petitpas compartilha uma observação importante ao configurar sua ferramenta de rastreamento de tempo: cuidado para gerenciar a complexidade.

Existe essa ideia de que precisão é igual a exatidão. Se você puder ser mais preciso e detalhado, se puder saber exatamente quanto tempo foi gasto em uma subtarefa dentro de uma tarefa dentro de uma entrega dentro de um marco dentro de uma fase dentro de um projeto, então esses dados mais precisos permitirão que você seja mais preciso.

Certo?

Errado.

Na verdade, o oposto é verdadeiro. Fica infinitamente mais caro fazer com que sua equipe acompanhe o tempo nesse nível. Além disso, a conformidade no rastreamento de tempo diminuirá com cada camada de complexidade que você adicionar ao rastreamento de tempo. Você enfrentará dados mais inconsistentes e terá mais blocos de dados para lidar.

Muitas vezes, as agências superestimam a precisão onde atingem um ponto de retornos decrescentes, onde ser 5% mais preciso adiciona 0% de precisão adicional ao insight de alto nível que você está tentando obter. Quanto mais você tenta aumentar o nível de precisão, maior o custo e a complexidade.

Acompanhar por:

• Cliente
• Projeto
  • Use tags de tipo para projetos comuns (por exemplo, criações de sites)
• Função
  • Use alguns baldes principais (por exemplo, gerenciamento de projetos, conteúdo, design, desenvolvimento)

Você não quer 500 tarefas únicas estimadas para um projeto que de alguma forma você precisa alinhar em sua ferramenta de controle de tempo ou gerenciamento de projetos. Você deseja colocar todas essas tarefas em buckets maiores, como Design e Desenvolvimento, para poder mapeá-las de volta para um esquema de dados. Como Petitpas explica: “Você precisa de algum mecanismo para agrupar tarefas discretas de volta a buckets mais amplos para criar modelos de dados em torno deles”.

Não divida mais do que o exemplo acima. Essa é a chave para começar: mantenha-o simples para começar e coloque sua equipe a bordo. Então você pode perceber que não precisa de nenhum dado adicional ou pode ver onde precisa se aprofundar mais.

Por fim, é melhor começar com menos complexidade, para que você possa aumentar a conformidade antes de se aprofundar. Petitpas explica: “Se você puder conversar com a equipe para determinar onde ultrapassou o orçamento, é uma maneira muito mais fácil de obter insights do que rastrear camadas extras de dados que não podem fornecer o motivo”.

Usando previsão de classe de referência para medir projetos com precisão

Para configurar este novo sistema, você deve definir claramente cada parte da estrutura: clientes, projetos e funções/tarefas. Você também precisa garantir que essa estrutura seja usada de forma consistente em todos os projetos e que sua ferramenta de controle de tempo ou gerenciamento de projetos possa medir esses pontos de dados.

Se isso for feito de forma consistente ao longo do tempo e se você tiver essa estrutura realmente bem definida, poderá melhorar suas estimativas com a previsão de classe de referência .

A previsão de classe de referência é baseada em um conjunto de dados históricos, e a chave é entender as classes de referência, como quanto tempo de design é necessário em projetos de sites.

Com muito poucos dados, como 5, 6 ou 7 projetos em seu currículo usando sua nova estrutura, você pode ter uma linha de dados realmente confiável que pode melhorar a eficiência e a precisão das estimativas. Você poderá ver claramente quanto tempo foi necessário para projetos versus o orçamento no passado. Isso pode eliminar suposições de baixo para cima e oferece uma maneira mais rápida e precisa de medir projetos que quase não exigem contexto ou experiência.

Fechando as lacunas e aumentando a lucratividade

Os dados nunca podem nos dizer por que os dados são, só podem nos dizer o que são. Isso pode deixar lacunas que precisam ser preenchidas.

No entanto, uma vez que tenhamos a estratégia, a estrutura e os dados certos, podemos começar a preencher as lacunas nos detalhes usando relatórios, feedback e otimização de processos.

No final do projeto (ou mensalmente para projetos recorrentes), execute um relatório para determinar a estimativa versus o real e pergunte:

• O que aconteceu?
• Por que aconteceu?
• O que podemos aprender?

Isso pode fechar a lacuna. Lembre-se: uma conversa com a equipe é uma maneira muito mais rica de obter contexto. Às vezes, é melhor confiar menos em dados precisos e mais em conversas com sua equipe para determinar como melhorar a eficiência de seus negócios.

Com essas informações, você pode realizar melhorias de processo para continuar aumentando a lucratividade dos projetos e dimensionar sua agência .