Как сообразительные агентства готовятся к масштабированию

В пятой сессии из серии «Секреты повышения прибыльности вашего агентства » соучредитель и генеральный директор Parakeeto Марсель Петитпас обсуждает фундаментальную проблему, с которой сталкиваются многие цифровые агентства: использование инструментов для решения проблем с отчетностью и измерением без обращения к стратегии, лежащей в основе этих инструментов. первый.

Узнайте, как ваше агентство может стать более эффективным, продуктивным и прибыльным. Загрузите наше руководство «Агентский маркетинг через автоматизацию» прямо сейчас.

Петитпас спрашивает: если у вас нет четкого представления о том, что инструменты должны дать вам с точки зрения данных, то можете ли вы оценить, подходит ли инструмент для вашего агентства?

Ответ - нет.

Петитпас рассказывает, как именно выполнять работу, необходимую для определения того, какие данные вы пытаетесь получить с помощью инструмента. Это позволит вам эффективно оценить ваши текущие инструменты и определить, нужны ли вам другие инструменты для отслеживания отчетов и измерений (и, в конечном итоге, для повышения прибыльности ).

Ключи к масштабированию вашего цифрового агентства? Точность определения масштаба и отслеживание времени.

Многие агентства цифрового маркетинга, такие как ваше, не имеют четкого представления о том, как измерять эффективность. Они также сталкиваются с грязными данными и системами, что только усугубляет проблему. К счастью, по совету Марселя Петитпаса вы можете начать правильно настраивать свои системы и инструменты, чтобы устранить эти проблемы.

Настройка правильной стратегии для исследования проблемы прибыльности

Ваш бухгалтер врывается в ваш офис, измотанный, и восклицает: «У нас проблема с рентабельностью!»

Что вы делаете?

Как вы это расследуете? Может быть почти невозможно определить, почему вы изо всех сил пытаетесь получить прибыль от проектов, если у вас нет времени и согласования структуры отслеживания затрат.

Если ваши задачи по отслеживанию времени не соответствуют тому, как настроены ваши оценки, ваша команда, скорее всего, будет делать предположения о масштабах. Неудивительно, что у вас возникнут проблемы с рентабельностью, если эти оценки неверны.

Когда у вас есть идеальное соответствие между тем, как создаются ваши оценки, и тем, как ваш инструмент отслеживания времени настроен для отслеживания данных, это совсем другая история. Будет намного проще не только создавать более точные оценки, но и исследовать проблемы рентабельности, которые могут возникнуть.

Разработка правильной системы для согласования оценок и отслеживания времени

Чтобы понять, как должна быть структурирована ваша система масштабирования и отслеживания времени, используйте упражнение Parakeeto Incident Investigator. Размышляя об этом упражнении, рассмотрите сценарий, в котором у вас есть проект, который полностью сошел с рельсов. Подумайте, какие вопросы вы хотели бы задать, чтобы определить, что пошло не так и почему ваша рентабельность была такой низкой.

Теперь подумайте, как вы должны структурировать свои данные в своем инструменте отслеживания времени, чтобы вы могли начать решать эти вопросы в своем собственном агентстве с реальными клиентами и проектами.

Картограф для отслеживания времени от Parakeeto может помочь. Используйте приведенное ниже упражнение, чтобы подумать о том, соответствуют ли позиции в ваших оценках вашему инструменту учета рабочего времени. Какие объекты учета рабочего времени соответствуют каким оценочным показателям в вашем агентстве?

Управление сложностью данных

Петитпас делится одним важным замечанием при настройке инструмента отслеживания времени: будьте осторожны, управляя сложностью.

Есть такая идея, что точность равна точности. Если вы можете быть более точными и подробными, если вы можете точно знать, сколько времени было потрачено на подзадачу в рамках задачи в рамках результата в рамках вехи в рамках фазы в рамках проекта, тогда эти более точные данные позволят вам быть более точным.

Верно?

Неправильный.

На самом деле, верно обратное. Становится бесконечно дороже заставить вашу команду отслеживать время на таком уровне. Более того, соблюдение требований по отслеживанию времени будет снижаться с каждым уровнем сложности, который вы добавляете к отслеживанию времени. Затем вы столкнетесь с более противоречивыми данными и с большим количеством данных, с которыми нужно бороться.

Часто агентства переоценивают точность, когда они достигают точки убывающей отдачи, когда точность на 5 процентов добавляет 0 процентов дополнительной точности к высокоуровневому пониманию, которое вы пытаетесь получить. Чем больше вы пытаетесь повысить уровень точности, тем выше стоимость и сложность.

Отслеживать по:

• Клиент
• Проект
  • Используйте теги типов для общих проектов (например, веб-сайтов).
• Роль
  • Используйте несколько основных сегментов (например, «Управление проектами», «Контент», «Дизайн», «Разработка»).

Вы же не хотите, чтобы для проекта оценивалось 500 уникальных задач, с которыми вам каким-то образом потом придется сопоставляться в вашем инструменте учета времени или управлении проектами. Вы хотите поместить все эти задачи в более крупные корзины, такие как «Дизайн и разработка», чтобы вы могли сопоставить их со схемой данных. Как объясняет Петитпас, «вам нужен какой-то механизм для группировки отдельных задач обратно в более широкие сегменты, чтобы строить вокруг них модели данных».

Не разбивайте его дальше, чем в приведенном выше примере. Это ключ к началу работы: не усложняйте начало и вовлеките свою команду в процесс. Тогда вы можете понять, что вам не нужны никакие дополнительные данные, или вы можете увидеть, где вам нужно углубиться.

В конечном счете, лучше начать с меньшей сложности, чтобы вы могли получить соответствие, прежде чем углубляться. Петитпас объясняет: «Если вы можете просто поговорить с командой, чтобы определить, где вы превысили бюджет, это гораздо более простой способ получить представление, чем отслеживать дополнительные слои данных, которые не могут объяснить, почему».

Использование прогнозирования эталонного класса для точной оценки проектов

Чтобы настроить эту новую систему, вы должны четко определить каждую часть структуры: клиентов, проекты и роли/задачи. Вы также должны убедиться, что эта структура последовательно используется во всех проектах и ​​что ваш инструмент отслеживания времени или управления проектами может измерять эти точки данных.

Если это делается последовательно в течение долгого времени, и если у вас есть эта структура действительно четко определена, вы можете улучшить свои оценки с помощью прогнозирования эталонного класса .

Прогнозирование эталонного класса основано на наборе исторических данных, и ключ в том, чтобы понять эталонные классы, например, сколько времени требуется на разработку проектов веб-сайтов.

Имея очень мало данных, например, 5, 6 или 7 проектов в вашей новой структуре, вы можете получить действительно надежную линию данных, которая может повысить эффективность и точность оценки. Вы сможете четко увидеть, сколько времени требовалось для проектов по сравнению с бюджетом в прошлом. Это может устранить догадки снизу вверх и предлагает более быстрый и точный способ измерения проектов, которые почти не требуют контекста или опыта.

Закрытие пробелов и увеличение прибыльности

Данные никогда не могут сказать нам, почему данные, они могут только сказать нам, что это такое. Это может оставить пробелы, которые необходимо заполнить.

Однако, когда у нас есть правильная стратегия, структура и данные, мы можем начать заполнять пробелы в деталях, используя отчетность, обратную связь и оптимизацию процессов.

В конце проекта (или ежемесячно для повторяющихся проектов) запустите отчет, чтобы определить оценку по сравнению с фактической, и спросите:

• Что случилось?
• Почему так случилось?
• Чему мы можем научиться?

Это может сократить разрыв. Помните: беседа с командой — гораздо более эффективный способ получить контекст. Иногда лучше полагаться меньше на точные данные и больше на разговоры с вашей командой, чтобы определить, как повысить эффективность вашего бизнеса.

С помощью этой информации вы сможете усовершенствовать процессы, чтобы продолжать повышать прибыльность проектов и масштабировать свое агентство .