为什么每个销售团队都需要提案管理软件

在你问之前——是的，仍然有许多销售团队使用文字处理器和其他过时的方法来发送提案。 如果您是该小组的一员，我们很抱歉将您叫出来，但现在是改变的时候了。

有这么多在线发送提案的方式和无穷无尽的提案软件选项可供您使用，没有理由继续手动完成所有事情。 从创建到结束，提案管理软件简化了整个提案流程，使您的销售团队可以专注于获胜。

现在，如果您还不熟悉它，您可能会问自己，

“什么是提案管理软件？”

提案管理软件是一个应用程序（通常基于云），允许用户创建、管理、发送和跟踪业务提案。 它将所有提案编写、设计、发送、跟踪和电子签名工具组合到一个平台中，以简化关闭流程。

这只是简单的版本。 实际上，提案管理软件远不止这些。 它通常包括提案模板、各种应用程序集成、自定义字段和变量、角色和权限、支付处理功能，甚至提案中的聊天——所有这些功能都旨在帮助您的团队使每笔交易都成为一个已完成的交易。

现在我们已经确定了它是什么以及它可以做什么，这就是为什么每个销售团队（想要获胜）都需要使用提案管理软件的原因。

提案管理软件的好处

1.控制

2. 能见度

3.效率

4. 组织

5. 工作流程

6. 设计

7. 结束

8. 成长

1.控制

手动发送提案可以工作，但它使您几乎无法控制您的提案过程。 如果销售代表从头开始创建每个新提案，则存在很大的错误空间。 在定价、交易条款、折扣、设计、格式、批准以及提案中涉及的任何其他内容之间，有很多变量可以从代表到代表、从提案到提案发生变化。 当然，代表可以复制以前的文档以用作模板，但不能保证他们使用的是正确的信息。 如果无法控制您的流程或有效的协作方式，肯定会出现一些不一致的情况。

使用提案管理软件，一致性不再是问题。 通过分配的角色和权限、提案模板以及批准的内容和定价信息库，您可以放心，因为您的代表将始终使用正确、最新的信息。 无需担心您的销售材料是否一致和准确，您的团队可以专注于建立关系而不是提出建议。 由于您的信息和品牌的不一致得到控制，您不必担心代表会发送可能会损害您的品牌的不专业的销售文件。

2. 能见度

手动创建和发送提案的最大问题之一是缺乏可见性。 销售主管无法判断谁在做什么，这可能导致销售代表优先处理错误的交易。 如果没有关闭仪表板，就没有简单的方法来获取所有未结交易或其在整个销售管道中的进度的快照。

在没有可见性的情况下，代表们很难弄清楚他们应该处理哪个提案文档版本、已经完成了什么或者下一步是什么。 当提案最终完成时，它们基本上被送入了虚无； 一旦交易在潜在客户手中，销售代表就无法知道交易发生了什么，这意味着他们不知道交易在哪里卡住或何时跟进。

借助提案管理软件，您的团队可以准确了解销售流程每个阶段的进展情况，并提供相关指标。 您将能够确定流程的哪些部分运行顺利，哪些部分需要一些帮助，从而使您能够在代表最需要的地方为他们提供支持。

此外，您还将获得有关潜在客户行为的可行见解。 您将能够跟踪他们是否/何时打开了您的提案、他们查看了多少次、他们打开它后做了什么、他们查看的时间最长的部分等等。 有了这些数据，您可以发送战略性跟进电子邮件以推动您的潜在客户或联系以解决他们的任何问题。

3.效率

提案管理软件旨在减少手动任务，利用自动化来帮助您在整个提案创建过程中节省时间并提高效率。

提案模板为您的提案提供了一个很好的起点，它们通常包含在大多数提案软件中。 因此，您无需在每次要发送新提案时都从头开始，而是可以从现有的提案模板开始，或创建自己的模板以增加灵活性。 然后，您可以简单地分入信息并为每个潜在客户量身定制您的业务提案，您很快就会收到提案。

从电子表格中手动提取客户信息、费用和定价、品牌内容和其他详细信息以及谁知道其他地方的日子已经一去不复返了。 使用内容库功能，您将能够创建、保存和存储已批准的内容的点点滴滴，这些内容可以轻松访问并在您认为合适的时候插入到提案中。 由于内容库中的所有内容都已获得批准，因此您可以放心，您从中提取的任何部分、片段或信息都是正确且最新的。

4. 组织

如果没有一种有效的方法在您依赖的应用程序和您的提案之间移动数据和信息，您很有可能会浪费时间（并为错误创造更多空间）。 这适用于您的 CRM、项目管理软件、发票系统等。

通过提案软件集成，您的所有业务工具都可以在需要关闭时相互通信。 一旦您将它们连接起来，它们就会无缝通信，以确保您需要的信息始终在您面前。 可能性是无止境; 您将能够从您的真实来源中提取定价细节到您的提案中，监控您的 CRM 中的提案活动，在项目管理软件中创建工单，甚至可以在您的提案中要求客户付款。 从 Asana 到 Zapier 等等，Proposify 拥有超过 30 种集成，可以通过利用您已经使用的工具来帮助您简化业务提案流程。

你知道吗？ 在 SaaS 等行业，提案中的支付处理集成使其关闭的可能性提高了 90%。 如需更多数据驱动的见解以帮助您关闭，请下载我们的2021 年提案状态。

5. 工作流程

在将提案发送给潜在客户之前，由于交易通过内部渠道进行，因此管理职责和任务可能很困难。 对于审批来说尤其如此，这是提案过程中的主要瓶颈，因为通常有多个部分取决于经理或其他部门的审批。 如果没有正式的流程，如果批准者在签署之前没有时间或没有权限审查整个提案，即使他们的签名只需要一个部分，整个交易也可能会被搁置。

提案软件可以通过在适当的时间向审批者提供相关文件来帮助简化您的交易审批工作流程。 因此，他们不会陷入与他们无关的积压提案，而是能够继续进行交易并保持甜蜜、甜蜜的销售势头。

6. 设计

不幸的是，许多潜在客户确实通过封面来判断一本书。 您提案的封面是潜在客户看到的第一件事，如果它看起来不专业，它可能会改变他们对您的报价的看法——而且不是很好。

提案软件可以帮助您设计和创建每次看起来都很棒的令人惊叹的提案。 它还允许您添加图像、视频和其他媒体，让您的提案流行起来。 毕竟，突出成交的提案。 事实上，在您的商业提案中至少包含一张图片可以将您的成交率提高 26%。

7. 结束

归根结底，每个销售团队的目标都是结束。 提案管理软件正是这样做的。 事实上，根据一项涉及数千名销售专业人士的研究，我们发现使用 Proposify 创建和发送的提案的完成率比行业平均水平高出 111% 。 通过缩短销售周期、改善协作和简化提案流程，提案软件可帮助您的销售团队完成更多交易。 如果那不能以它的价值卖给你，我们不知道会怎样。

8. 成长

无论您如何进行，手动创建和发送提案都非常耗时——这是假设您团队中的每个人都已经熟悉您的流程。 现在这可能不是问题，但是一旦您开始引入新业务并培训新员工，这将是一个问题。 时间是有限的，所以难怪销售领导者为什么要努力创建一个可扩展的流程，同时支持团队成长和缩短销售周期。

提案管理软件允许销售主管设计可在整个团队中重复的可扩展关闭流程。 它还可以帮助他们优化现有流程，以使团队专注于结束，而不是浪费时间从头开始构建提案。 此外，一旦这些流程到位，新员工的入职速度会变得更快，并缩短了升级时间。

最后的想法

归根结底，最好的建议是将潜在客户转化为客户的建议。 无论是手工创建、在 Microsoft Word 中还是在线创建，重要的部分是它可以关闭。 我们并不是说您不能手动发送提案，但这绝对不是赢得更多业务的最有效或最有效的方式。

另一方面，提案管理软件是。 它结合了销售团队在一个屋檐下取得成功所需的所有工具、资源和数据，使提案流程更具可预测性、一致性和可扩展性。 免费版本触手可及，没有理由不试一试。