e-Fatura: Bir Kılavuz

Ortalama fatura işleme süresi iki gün ile iki hafta arasında olabilir.

Manuel işleme gerektirebilir ve ayrıca birden fazla fatura verisi alanı, kimlik doğrulama aşaması ve iletişim ile oldukça karmaşık olabilir.

Elektronik faturaların (e-faturalar) kullanılması bu süreci önemli ölçüde basitleştirebilir ve iyileştirebilir, ancak bunları diğer faturalama biçimleriyle karşılaştırırken kafanızın karışması kolaydır.

e-fatura nedir?

E-fatura ( elektronik fatura olarak da adlandırılır ve bazen eFatura olarak yazılır), fatura verilerinin özel ve entegre elektronik formatlarda düzenlenmesi ve işlenmesi için bir Elektronik Veri Alışverişi (EDI) biçimidir.

Bu formatlar önceden tanımlanmıştır. Gönderenin ve alıcının muhasebe yazılımı, ilgili alanları doldurmak için verileri otomatik olarak ekleyebilir ve çıkarabilir.

Bu elektronik format genellikle insanlar tarafından okunamaz. Ancak, insan tarafından okunabilen görsel formatlar da sağlayan sürümler mevcuttur. Bunlar bazı durumlarda yardımcı olur.

E-fatura, nispeten yüksek hacimli fatura gönderen şirketler tarafından sıklıkla kullanılır. İşletmeden işletmeye (B2B) şirketler buna iyi bir örnektir.

Elektronik Veri Değişimi (EDI) Nedir?

Elektronik Veri Değişimi (EDI), bilgisayarlar arasında doğrudan elektronik veri alışverişi için bir sistemdir. İşletmeler tarafından genellikle satın alma siparişleri (PO'lar), faturalar, sözleşmeler ve daha fazlası gibi belgeleri göndermek ve almak için kullanılır.

Kuruluşların birbirleriyle iletişim kurabilmeleri ve işlem yapabilmeleri için verimliliği ve hızı artırır.

EDI'ler, bilgilerin gönderildiğinde doğru bir şekilde çıkarılmasını sağlamak için belirlenmiş veri depolama ve sunum standartlarına güvenir. Örneğin, fatura numarasının veya tarih biçiminin tutarlı olması gerekir. Bu standartlara örnek olarak EDIFACT, X12 ve XML biçimleri verilebilir.

EDI her zaman çevrimiçi olarak mı gerçekleştiriliyor?

EDI her zaman çevrimiçi olarak yapılmaz. Aslında, internetten öncesine dayanıyor ve ilk sürümleri 1948 Berlin hava ikmaline kadar kullanılıyordu.

O zamanlar, ilgili karmaşık askeri ve nakliye lojistiği için radyo ve telefon teknolojisine dayalı modemler kullanılıyordu. 1960'lardan itibaren benzer teknoloji, ticari tedarik zinciri lojistiğinde de yaygın olarak kullanıldı.

e-fatura vs normal fatura

E-fatura işlemi otomatikleştirilirken, normal fatura işleme genellikle manuel bir işlemdir. Bu işleme, veri girişi, doğrulama, onay, gönderme ve daha fazlasını içerir.

e-fatura vs dijital fatura

Dijital faturalar, genellikle pdf veya word belgesi formatlarında olan normal faturalardır. Bu, aynı zamanda manuel işlem gerektirdikleri anlamına gelir.

Teknik olarak da dijital olsalar da e-faturalar, alıcının sistemi ve satıcının sistemi tarafından otomatik olarak içe aktarılan ve okunan çok özel bir yapıya sahiptir.

E-fatura zorunlu mu?

Başta AB ülkeleri olmak üzere birçok ülkede e-fatura giderek zorunlu hale geliyor. Her ülkenin kendi çevresinde kendi gereksinimleri vardır. Ve bu gereksinimler değişebilir.

Uygulamanın işletmeler üzerinde etkisi olabilir. Örneğin, bazı Avrupa ülkelerinde, e-fatura bilgileri eksik olduğunda, belirli satış siparişleri basitçe başlatılamaz.

Diğer durumlarda, tüm işletmelerin e-fatura kullanması gerekmez, ancak belirli tedarikçilerin bunları kabul etme kabiliyetine sahip olması gerekir.

e-faturanın 7 faydası

1. Fatura işlemeyi kolaylaştırır

E-faturalama, faturalama ve genel siparişten tahsilata (O2C) sürecini önemli ölçüde kolaylaştırabilir.

Normal faturalandırma sürecini başlatmak için insanlara güvenir. Ancak bu başlatma, hafta sonları, tatiller, istenmeyen e-posta filtreleri veya taşan e-posta gelen kutuları gibi bir dizi faktör tarafından geciktirilebilir.

2. İnsan hatasını azaltır

Ülkeye göre değişiklik gösterse de faturalarda genellikle tarihler, fiyatlar, alıcı bilgileri, satıcı bilgileri, vergi kodları ve daha fazlasını içeren yaklaşık 9 alan bulunur.

Bunları doldurmak ve daha geniş manüel fatura işlemek çok fazla çalışma gerektirir. Otomatik faturalama, bu işi azaltır ve bunu bir insanın yapabileceğinden daha doğru yapar.

3. Evrak işlerini azaltır

Kağıt faturalar iş yaratabilir. Daha fazla manuel veri girişi görevi oluştururlar. Taranmış kağıt faturalar bilgisayar dosyaları olarak kaydedilebilirken, fiziksel kopyalar fiziksel depolama alanı gerektirebilir.

Fatura sürecinden kağıdı çıkararak zamandan ve yerden tasarruf edebilirsiniz.

4. Güvenlik

Dolandırıcıların XML biçimleri ve diğer e-fatura standartlarını kopyalaması zordur.

Fatura dolandırıcılığı yaygın olduğu için bu yararlıdır.

Medius tarafından hazırlanan bir rapora göre, 2022'de orta ölçekli işletmeler için ortalama tahmini dolandırıcılık maliyeti yılda 280.000 doların üzerindeydi. Ve 5 işletmeden 1'i aynı dönemde 21-30 vaka gördü.

5. Veri içgörüleri

E-fatura sistemleri, harcama, tedarikçi performansı ve ödeme döngülerindeki kalıpları ve eğilimleri toplarken, organize ederken ve analiz ederken tüm ödenmiş ve açık faturaları izleyebilir.

Bu da, nakit akışını tahmin etmek ve stratejik finansal iş zekası oluşturmak için kullanılabilecek veri analizine yardımcı olur.

6. Geniş ödeme ekosistemine daha kolay entegrasyon

Normal kağıt veya dijital faturalama, diğer sistemleri güncellemek için manuel müdahale gerektirir.

Ancak e-faturalar, otomatik olarak haberleşecekleri ve veri alışverişinde bulunacakları diğer iş sistemlerine entegre edilebilir. Bunlar muhasebe sistemlerini, ERP sistemlerini veya ödeme düzenleme sistemlerini içerir.

Bu, iş süreçlerini iyileştirir ve ödeme işlemlerini kolaylaştırır.

7. Maliyetleri azaltır

Zaman tasarrufu, daha az dolandırıcılık, daha az kağıt fatura vb. ile yukarıdaki faydaların tümü maliyetlerin düşmesine katkıda bulunur.

Ayrıca, zincirleme etkileri ölçmek zor olabilir ama bunlar çok gerçektir. Borç hesapları ekibiniz diğer görevler ve stratejiler üzerinde çalışabilir. Ayrıca ölçek büyütmek, satıcı ilişkilerini geliştirmek için daha iyi hazırlanabilirler ve genel olarak daha yüksek morale sahip olabilirler.

TreviPay'in fatura yönetimi çözümü

Uçtan uca ödeme ve fatura yönetimi yazılımımız, B2B ticaret ilişkilerinde devrim yaratıyor. Yalnızca e-fatura süreciyle ilgili faydaları sunmakla kalmaz, aynı zamanda başka önemli avantajlar da sağlar.

Ticari alıcıların ticari krediden yararlanmasını sağlar, tüm kanallarda gerçek zamanlı yetkilendirmeler sunar, gerçek zamanlı işe alım sağlar ve 32 ülke için faturalama ve alacak yönetimi ile erişimi genişletir.

AML, KYC/KYB gibi özelliklerle sağlam dolandırıcılık ve risk yönetimini sürdürürken alacak hesapları süreçlerini dijitalleştirir ve otomatikleştirir.

Çözüm

E-fatura, faturaların önceden tanımlanmış elektronik formatlarda düzenlenmesi ve işlenmesi için bir Elektronik Veri Alışverişi (EDI) şeklidir.

Yüksek hacimli fatura düzenleyen ve işleyen B2B şirketleri tarafından yaygın olarak kullanılır. Ödeme sürecini kolaylaştırır ve insan hatasını ve evrak işlerini (hem mecazi hem de gerçek anlamda) azaltır.

Aynı zamanda sağlam güvenlik ve değerli veri içgörüleri sağlar. Bu, işletmelerin finansal modelleri bulmasına ve tahminler yapmasına yardımcı olur.

Normal veya dijital faturaların aksine, e-faturalar muhasebe veya ödeme düzenleme sistemleri gibi diğer sistemlerle entegredir.