电子发票：指南

平均发票处理时间可能在两天到两周之间。

它可能需要手动处理，并且非常复杂，涉及发票数据、身份验证阶段和通信的多个字段。

使用电子发票（e-invoices）可以显着简化和改进此过程，但在将其与其他形式的发票进行比较时很容易混淆。

什么是电子发票？

电子发票（也称为电子发票，有时写为eInvoicing ）是电子数据交换 (EDI)的一种形式，用于以专门的集成电子格式开具和处理发票数据。

这些格式是预先定义的。 发送者和接收者的会计软件可以自动插入和提取数据以填充相关字段。

这种电子格式通常不适合人类阅读。 然而，也存在提供人类可读视觉格式的版本。 这些在某些情况下很有帮助。

发送大量发票的公司通常使用电子发票。 企业对企业 (B2B)公司就是一个很好的例子。

什么是电子数据交换 (EDI？)

电子数据交换 (EDI)是一种在计算机之间直接以电子方式交换数据的系统。 企业经常使用它来发送和接收文档，例如采购订单 (PO)、发票、合同等。

它提高了组织之间相互沟通和交易的效率和速度。

EDI 依靠设定的数据存储和表示标准来确保发送时准确提取信息。 例如，发票号码或日期格式需要一致。 这些标准的示例包括 EDIFACT、X12 和 XML 格式。

EDI 总是在线进行吗？

EDI 并不总是在线进行。 事实上，它的出现早于互联网，其早期版本甚至可以追溯到 1948 年柏林空运。

当时，基于无线电和电话技术的调制解调器被用于复杂的军事和货运物流。 从 20 世纪 60 年代起，类似的技术也普遍用于商业供应链物流。

电子发票与普通发票的比较

电子发票流程是自动化的，而常规发票处理通常是手动流程。 此处理包括数据输入、验证、批准、发送等。

电子发票与数字发票

数字发票是普通发票，通常为 pdf 或 word 文档格式。 这意味着它们也需要手动处理。

尽管电子发票在技术上也是数字化的，但它具有非常具体的结构化形式，可以由买方系统和卖方系统自动导入和读取。

电子发票是强制性的吗？

在许多国家，尤其是欧盟国家，电子发票越来越成为强制性的。 每个国家都有自己的要求。 这些要求可能会发生变化。

实施会对企业产生影响。 例如，在一些欧洲国家，当电子发票信息缺失时，某些销售订单根本无法启动。

在其他情况下，并非所有企业都需要使用电子发票，但某些供应商必须有能力接受它们。

电子发票的7大好处

1. 简化发票处理

电子发票可以显着简化发票和整个订单到现金 (O2C) 流程。

常规的发票流程依赖于人类来启动。 但这一启动可能会因多种因素而延迟，例如周末、节假日、垃圾邮件过滤器或电子邮件收件箱溢出。

2. 减少人为错误

尽管因国家/地区而异，但发票通常有大约 9 个字段，包括日期、价格、买家信息、卖家信息、税码等。

更广泛地填写这些信息和手动发票处理需要大量工作。 自动发票减少了这项工作，并且比人类更准确。

3. 减少文书工作

纸质发票可以创造工作。 他们创建了更多的手动数据输入任务。 虽然扫描的纸质发票可以保存为计算机文件，但物理副本可能需要物理存储空间。

通过在发票流程中消除纸张，您可以节省时间和空间。

4. 安全性

XML 格式和其他电子发票标准对于欺诈者来说很难复制。

这很有用，因为发票欺诈很常见。

根据 Medius 的一份报告，到 2022 年，中型企业的平均欺诈成本预计将超过每年28 万美元。 五分之一的企业同期出现 21 至 30 起案件。

5. 数据洞察

电子发票系统可以跟踪所有已付款和未结发票，同时收集、组织和分析支出、供应商绩效和付款周期的模式和趋势。

这反过来又有助于数据分析，可用于预测现金流并构建战略性金融商业智能。

6.更容易融入广泛的支付生态系统

常规纸质或数字发票需要手动干预来更新其他系统。

但电子发票可以集成到其他业务系统中，并自动与之通信和交换数据。 其中包括会计系统、ERP 系统或支付编排系统。

这改善了业务流程并简化了支付处理。

7. 降低成本

无论是节省时间、减少欺诈、减少纸质发票等，上述好处都有助于降低成本。

此外，连锁反应可能很难量化，但它们是非常真实的。 您的应付账款团队可以处理其他任务和策略。 他们还可以为扩大规模做好更好的准备，改善供应商关系，并且通常会有更高的士气。

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它实现了应收账款流程的数字化和自动化，同时通过 AML、KYC/KYB 等功能保持强大的欺诈和风险管理。

结论

电子发票是电子数据交换 (EDI) 的一种形式，用于以预定义的电子格式开具和处理发票。

它通常被开具和处理大量发票的 B2B 公司使用。 它简化了支付流程，减少了人为错误和文书工作（无论是比喻意义上的还是字面意义上的）。

它还提供强大的安全性和有价值的数据见解。 这有助于企业发现财务模式并做出预测。

与常规或数字发票不同，电子发票集成到会计或支付编排系统等其他系统中。