الفواتير الإلكترونية: دليل

يمكن أن يتراوح متوسط ​​وقت معالجة الفاتورة بين يومين وأسبوعين.

يمكن أن تتطلب معالجة يدوية وأيضًا تكون معقدة للغاية مع مجالات متعددة لبيانات الفاتورة ومراحل المصادقة والاتصالات.

يمكن أن يؤدي استخدام الفواتير الإلكترونية (الفواتير الإلكترونية) إلى تبسيط هذه العملية وتحسينها بشكل كبير ، ولكن من السهل الخلط عند مقارنتها بأشكال أخرى من الفواتير.

ما هي الفواتير الإلكترونية؟

تعد الفواتير الإلكترونية (تسمى أيضًا الفواتير الإلكترونية ويتم كتابتها أحيانًا على أنها eInvoicing ) شكلاً من أشكال تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) لإصدار ومعالجة بيانات الفاتورة بتنسيقات إلكترونية متخصصة ومتكاملة.

هذه التنسيقات محددة مسبقًا. يمكن لبرنامج محاسبة المرسل والمستلم إدراج البيانات واستخراجها تلقائيًا لملء الحقول ذات الصلة.

هذا التنسيق الإلكتروني بشكل عام غير مقروء من قبل البشر. ومع ذلك ، توجد إصدارات توفر أيضًا تنسيقات مرئية يمكن للبشر قراءتها. هذه مفيدة في بعض الظروف.

غالبًا ما تستخدم الفواتير الإلكترونية من قبل الشركات التي ترسل حجمًا كبيرًا نسبيًا من الفواتير. تعتبر الشركات بين الشركات (B2B) مثالًا جيدًا على ذلك.

ما هو تبادل البيانات الإلكترونية (EDI؟)

تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) هو نظام لتبادل البيانات إلكترونيًا مباشرة بين أجهزة الكمبيوتر. غالبًا ما تستخدمه الشركات لإرسال المستندات واستلامها ، مثل أوامر الشراء (POs) والفواتير والعقود والمزيد.

إنه يحسن الكفاءة والسرعة التي يمكن للمنظمات أن تتواصل بها وتتعامل مع بعضها البعض.

تعتمد أدوات التبادل الإلكتروني للبيانات على معايير محددة لتخزين البيانات وعرضها لضمان استخراج المعلومات بدقة عند إرسالها. على سبيل المثال ، يجب أن يكون رقم الفاتورة أو تنسيق التاريخ متسقًا. تتضمن أمثلة هذه المعايير تنسيقات EDIFACT و X12 و XML.

هل يتم إجراء التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) دائمًا عبر الإنترنت؟

لا يتم تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) دائمًا عبر الإنترنت. في الواقع ، يعود تاريخه إلى ما قبل الإنترنت وقد تم استخدام الإصدارات القديمة منه حتى عام 1948 في جسر برلين الجوي.

في ذلك الوقت ، تم استخدام أجهزة المودم القائمة على تكنولوجيا الراديو والهاتف في الخدمات اللوجستية العسكرية والشحن المعقدة المعنية. من الستينيات فصاعدًا ، تم استخدام تقنية مماثلة بشكل شائع مع لوجستيات سلسلة التوريد التجارية أيضًا.

الفواتير الإلكترونية مقابل الفواتير العادية

تتم عملية الفوترة الإلكترونية تلقائيًا بينما تكون معالجة الفواتير المنتظمة عملية يدوية. تتضمن هذه المعالجة إدخال البيانات والتحقق والموافقة والإرسال والمزيد.

الفواتير الإلكترونية مقابل الفواتير الرقمية

الفواتير الرقمية هي فواتير عادية ، وعادة ما تكون بصيغة pdf أو Word. هذا يعني أنها تتطلب أيضًا معالجة يدوية.

على الرغم من أنها رقمية من الناحية الفنية ، إلا أن الفواتير الإلكترونية لها نموذج منظم للغاية يتم استيراده وقراءته تلقائيًا بواسطة نظام المشتري ونظام البائع.

هل الفواتير الإلكترونية إلزامية؟

في العديد من البلدان ، وخاصة داخل الاتحاد الأوروبي ، أصبحت الفواتير الإلكترونية إلزامية بشكل متزايد. كل دولة لها متطلباتها الخاصة حولها. وهذه المتطلبات قابلة للتغيير.

يمكن أن يكون للتنفيذ تأثير على الأعمال التجارية. على سبيل المثال ، في بعض البلدان الأوروبية ، عندما تكون معلومات الفاتورة الإلكترونية مفقودة ، لا يمكن ببساطة بدء أوامر مبيعات معينة.

في حالات أخرى ، لا تحتاج جميع الشركات إلى استخدام الفواتير الإلكترونية ، ولكن يجب أن يتمتع بعض الموردين بالقدرة على قبولها.

7 فوائد للفواتير الإلكترونية

1. يبسط معالجة الفواتير

يمكن للفوترة الإلكترونية أن تبسط بشكل كبير عملية الفوترة وعملية الطلب إلى النقود بشكل عام (O2C).

تعتمد عملية الفوترة المنتظمة على البشر لبدء ذلك. ولكن يمكن تأخير هذا البدء بسبب عدد من العوامل ، مثل عطلات نهاية الأسبوع ، أو الإجازات ، أو عوامل تصفية البريد العشوائي ، أو صناديق البريد الإلكتروني الفائضة.

2. يقلل من الخطأ البشري

على الرغم من اختلافها حسب البلد ، تحتوي الفواتير عادةً على حوالي 9 حقول ، بما في ذلك التواريخ والأسعار ومعلومات المشتري ومعلومات البائع وأكواد الضرائب والمزيد.

يتطلب ملء هذه ومعالجة الفواتير اليدوية على نطاق أوسع الكثير من العمل. تقلل الفواتير الآلية من هذا العمل وتقوم به بشكل أكثر دقة مما يستطيع الإنسان القيام به.

3. يقلل من الأعمال الورقية

يمكن للفواتير الورقية أن تخلق عملاً. يقومون بإنشاء المزيد من مهام إدخال البيانات يدويًا. وبينما يمكن حفظ الفواتير الورقية الممسوحة ضوئيًا كملفات كمبيوتر ، فقد تتطلب النسخ المادية مساحة تخزين فعلية.

عن طريق إزالة الورق من عملية الفاتورة ، يمكنك توفير الوقت والمساحة.

4. الأمن

يصعب على المحتالين تكرار تنسيقات XML ومعايير الفواتير الإلكترونية الأخرى.

هذا مفيد لأن الاحتيال في الفاتورة أمر شائع.

وفقًا لتقرير صادر عن Medius ، في عام 2022 ، كان متوسط ​​التكلفة التقديرية للاحتيال للشركات المتوسطة الحجم أكثر من 280،000 دولار سنويًا. وشهدت شركة واحدة من كل 5 شركات 21 - 30 حالة خلال نفس الفترة.

5. رؤى البيانات

يمكن لأنظمة الفوترة الإلكترونية تتبع جميع الفواتير المدفوعة والمفتوحة أثناء جمع وتنظيم وتحليل الأنماط والاتجاهات في الإنفاق وأداء الموردين ودورات الدفع.

وهذا بدوره يساعد في تحليل البيانات ، والتي يمكن استخدامها للتنبؤ بالتدفق النقدي وبناء ذكاء الأعمال المالي الاستراتيجي.

6. اندماج أسهل في نظام المدفوعات الواسع

تتطلب الفواتير الورقية أو الرقمية العادية تدخلاً يدويًا لتحديث الأنظمة الأخرى.

ولكن يمكن دمج الفواتير الإلكترونية في أنظمة الأعمال الأخرى التي سوف يتواصلون معها تلقائيًا ويتبادلون البيانات معها. وتشمل هذه الأنظمة المحاسبية أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو أنظمة تنظيم الدفع.

هذا يحسن العمليات التجارية ويبسط معالجة الدفع.

7. يقلل من التكاليف

سواء كان ذلك من خلال توفير الوقت ، أو تقليل الاحتيال ، أو تقليل الفواتير الورقية ، وما إلى ذلك ، فإن الفوائد المذكورة أعلاه تساهم جميعها في خفض التكاليف.

علاوة على ذلك ، قد يكون من الصعب تحديد التأثيرات غير المباشرة ولكنها حقيقية جدًا. يمكن لفريق الحسابات الدائنة الخاص بك العمل على مهام واستراتيجيات أخرى. يمكن أيضًا أن يكونوا أكثر استعدادًا للارتقاء وتحسين العلاقات مع البائعين ورفع معنوياتهم بشكل عام.

حل إدارة الفواتير من TreviPay

أحدث برنامجنا لإدارة الدفع والفواتير ثورة في العلاقات التجارية بين الشركات. فهو لا يقدم فقط الفوائد المرتبطة بعملية الفوترة الإلكترونية ولكنه يضيف مزايا مهمة أخرى.

إنه يمكّن مشتري الأعمال من الاستفادة من الائتمان التجاري ، ويقدم تصاريح في الوقت الفعلي عبر جميع القنوات ، ويوفر إمكانية الإعداد في الوقت الفعلي ، ويوسع نطاق الوصول من خلال إدارة الفواتير والمستحقات لـ 32 دولة.

ويقوم برقمنة عمليات الذمم المدينة وأتمتتها مع الحفاظ على إدارة قوية للاحتيال والمخاطر مع ميزات مثل AML و KYC / KYB.

خاتمة

الفواتير الإلكترونية هي شكل من أشكال التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) لإصدار الفواتير ومعالجتها بتنسيقات إلكترونية محددة مسبقًا.

يتم استخدامه بشكل شائع من قبل شركات B2B التي تصدر كميات كبيرة من الفواتير وتعالجها. يبسط عملية الدفع ويقلل من الخطأ البشري والأعمال الورقية (بالمعنى المجازي والحرفي).

كما أنه يوفر أمانًا قويًا ورؤى بيانات قيّمة. يساعد هذا الشركات في العثور على الأنماط المالية وإجراء التوقعات.

على عكس الفواتير العادية أو الرقمية ، يتم دمج الفواتير الإلكترونية في أنظمة أخرى مثل المحاسبة أو أنظمة تنظيم الدفع.