Fakturowanie elektroniczne: przewodnik

Średni czas przetwarzania faktury może wynosić od dwóch dni do dwóch tygodni.

Może wymagać ręcznego przetwarzania, a także być dość złożony z wieloma polami danych faktury, etapami uwierzytelniania i komunikacją.

Korzystanie z faktur elektronicznych (e-faktur) może znacznie uprościć i usprawnić ten proces, ale łatwo się pomylić porównując je z innymi formami fakturowania.

Co to jest e-fakturowanie?

E-fakturowanie (zwane również e-fakturowaniem i czasami pisane jako e-fakturowanie ) to forma elektronicznej wymiany danych (EDI) służąca do wystawiania i przetwarzania danych fakturowych w wyspecjalizowanych i zintegrowanych formatach elektronicznych.

Te formaty są wstępnie zdefiniowane. Oprogramowanie księgowe nadawcy i odbiorcy może automatycznie wstawiać i wyodrębniać dane w celu wypełnienia odpowiednich pól.

Ten format elektroniczny jest na ogół nieczytelny dla ludzi. Istnieją jednak wersje, które zapewniają również formaty wizualne czytelne dla człowieka. Są one pomocne w niektórych okolicznościach.

E-fakturowanie jest często wykorzystywane przez firmy, które wysyłają stosunkowo dużą ilość faktur. Dobrym tego przykładem są firmy typu business-to-business (B2B) .

Czym jest elektroniczna wymiana danych (EDI?)

Electronic Data Interchange (EDI) to system elektronicznej wymiany danych bezpośrednio między komputerami. Jest często używany przez firmy do wysyłania i odbierania dokumentów, takich jak zamówienia zakupu (PO), faktury, umowy i inne.

Poprawia wydajność i szybkość, z jaką organizacje mogą komunikować się i przeprowadzać transakcje między sobą.

EDI opierają się na ustalonych standardach przechowywania i prezentacji danych, aby zapewnić dokładne wyodrębnienie informacji podczas wysyłania. Na przykład numer faktury lub format daty muszą być spójne. Przykładami tych standardów są formaty EDIFACT, X12 i XML.

Czy EDI zawsze odbywa się online?

EDI nie zawsze odbywa się online. W rzeczywistości jest starsza niż Internet, a jej wczesne wersje były używane nawet w berlińskim transporcie powietrznym w 1948 roku.

W tamtych czasach w złożonej logistyce wojskowej i towarowej używano modemów opartych na technologii radiowej i telefonicznej. Od lat 60. XX wieku podobna technologia była powszechnie stosowana również w logistyce komercyjnego łańcucha dostaw.

e-faktury vs zwykłe faktury

Proces e-fakturowania jest zautomatyzowany, podczas gdy zwykłe przetwarzanie faktur jest zwykle procesem ręcznym. Przetwarzanie to obejmuje wprowadzanie danych, weryfikację, zatwierdzanie, wysyłanie i nie tylko.

e-faktury vs faktury cyfrowe

Faktury cyfrowe to zwykłe faktury, zazwyczaj w formacie PDF lub Word. Oznacza to, że wymagają one również ręcznej obróbki.

Chociaż e-faktury są również technicznie cyfrowe, mają bardzo specyficzną strukturę, która jest automatycznie importowana i odczytywana przez system kupującego i system sprzedawcy.

Czy e-fakturowanie jest obowiązkowe?

W wielu krajach, zwłaszcza w UE, e-fakturowanie staje się coraz bardziej obowiązkowe. Każdy kraj ma swoje własne wymagania. A wymagania te mogą ulec zmianie.

Wdrożenie może mieć wpływ na przedsiębiorstwa. Na przykład w niektórych krajach europejskich, gdy brakuje informacji e-faktury, niektórych zamówień sprzedaży po prostu nie można zainicjować.

W innych nie wszystkie firmy muszą korzystać z e-fakturowania, ale niektórzy dostawcy muszą mieć możliwość ich zaakceptowania.

7 zalet e-fakturowania

1. Usprawnia przetwarzanie faktur

E-fakturowanie może znacznie usprawnić fakturowanie i ogólny proces od zamówienia do zapłaty (O2C).

Regularny proces fakturowania polega na inicjowaniu go przez ludzi. Ale ta inicjacja może być opóźniona przez wiele czynników, takich jak weekendy, święta, filtry antyspamowe lub przepełnione skrzynki pocztowe.

2. Zmniejsza błąd ludzki

Chociaż różni się to w zależności od kraju, faktury zazwyczaj zawierają około 9 pól, w tym daty, ceny, informacje o kupującym, informacje o sprzedawcy, kody podatkowe i inne.

Wypełnienie ich i szerzej ręczne przetwarzanie faktur wymaga dużo pracy. Zautomatyzowane fakturowanie ogranicza tę pracę i wykonuje ją dokładniej niż człowiek.

3. Zmniejsza ilość formalności

Faktury papierowe mogą tworzyć pracę. Tworzą więcej zadań związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Chociaż zeskanowane faktury papierowe można zapisać jako pliki komputerowe, fizyczne kopie mogą wymagać fizycznej przestrzeni dyskowej.

Usuwając papier z procesu fakturowania, możesz zaoszczędzić czas i miejsce.

4. Bezpieczeństwo

Formaty XML i inne standardy e-fakturowania są trudne do powielenia przez oszustów.

Jest to przydatne, ponieważ oszustwa związane z fakturami są powszechne.

Według raportu Medius, w 2022 roku średni szacowany koszt oszustwa dla średnich firm wyniósł ponad 280 000 USD rocznie. A 1 na 5 firm odnotowała 21-30 spraw w tym samym okresie.

5. Wgląd w dane

Systemy e-fakturowania mogą śledzić wszystkie zapłacone i otwarte faktury, jednocześnie zbierając, organizując i analizując wzorce i trendy w wydatkach, wydajności dostawców i cyklach płatności.

To z kolei pomaga w analizie danych, które można wykorzystać do prognozowania przepływów pieniężnych i tworzenia strategicznych finansowych analiz biznesowych.

6. Łatwiejsza integracja z szerokim ekosystemem płatności

Regularne fakturowanie papierowe lub cyfrowe wymaga ręcznej interwencji w celu aktualizacji innych systemów.

Ale e-faktury można zintegrować z innymi systemami biznesowymi, z którymi będą się automatycznie komunikować i wymieniać dane. Należą do nich systemy księgowe, systemy ERP czy systemy orkiestracji płatności.

Usprawnia to procesy biznesowe i usprawnia przetwarzanie płatności.

7. Zmniejsza koszty

Niezależnie od tego, czy chodzi o oszczędność czasu, ograniczenie oszustw, mniej papierowych faktur itp., wszystkie powyższe korzyści przyczyniają się do obniżenia kosztów.

Co więcej, efekty domina mogą być trudne do oszacowania, ale są bardzo realne. Twój zespół ds. rozliczeń z dostawcami może pracować nad innymi zadaniami i strategiami. Mogą być również lepiej przygotowani do zwiększania skali, poprawiać relacje z dostawcami i ogólnie mieć wyższe morale.

Rozwiązanie do zarządzania fakturami TreviPay

Nasze kompleksowe oprogramowanie do zarządzania płatnościami i fakturami rewolucjonizuje relacje handlowe B2B. Oferuje nie tylko korzyści związane z procesem e-fakturowania, ale dodaje inne ważne korzyści.

Umożliwia nabywcom biznesowym wykorzystanie kredytu kupieckiego, oferuje autoryzacje w czasie rzeczywistym we wszystkich kanałach, zapewnia wdrażanie w czasie rzeczywistym oraz rozszerza zasięg dzięki fakturowaniu i zarządzaniu należnościami w 32 krajach.

Ponadto digitalizuje i automatyzuje procesy związane z należnościami, jednocześnie utrzymując solidne zarządzanie oszustwami i ryzykiem dzięki funkcjom takim jak AML, KYC/KYB.

Wniosek

E-fakturowanie to forma elektronicznej wymiany danych (EDI) służąca do wystawiania i przetwarzania faktur w predefiniowanych formatach elektronicznych.

Jest powszechnie stosowany przez firmy B2B, które wystawiają i przetwarzają duże ilości faktur. Usprawnia proces płatności oraz ogranicza liczbę błędów ludzkich i formalności (zarówno w sensie przenośnym, jak i dosłownym).

Zapewnia również solidne zabezpieczenia i cenny wgląd w dane. Pomaga to firmom znajdować wzorce finansowe i tworzyć prognozy.

W przeciwieństwie do zwykłych lub cyfrowych faktur, e-faktury są zintegrowane z innymi systemami, takimi jak systemy księgowe lub orkiestracja płatności.