전자 인보이스: 가이드

평균 송장 처리 시간은 2일에서 2주 사이입니다.

수동 처리가 필요할 수 있으며 송장 데이터, 인증 단계 및 통신의 여러 필드로 인해 상당히 복잡할 수도 있습니다.

전자 송장(e-invoices)을 사용하면 이 프로세스를 크게 단순화하고 개선할 수 있지만 다른 형태의 송장과 비교할 때 혼동하기 쉽습니다.

전자 인보이스란 무엇입니까?

E-invoicing ( 전자 송장 이라고도 하며 때때로 eInvoicing 이라고도 함)은 전문적이고 통합된 전자 형식으로 송장 데이터를 발행하고 처리하기 위한 EDI(Electronic Data Interchange) 의 한 형태입니다.

이러한 형식은 미리 정의되어 있습니다. 발신자와 수신자의 회계 소프트웨어는 데이터를 자동으로 삽입하고 추출하여 관련 필드를 채울 수 있습니다.

이 전자 형식은 일반적으로 사람이 읽을 수 없습니다. 그러나 사람이 읽을 수 있는 시각적 형식도 제공하는 버전이 있습니다. 이는 일부 상황에서 유용합니다.

전자 송장은 비교적 많은 양의 송장을 보내는 회사에서 자주 사용합니다. B2B(Business-to-Business) 기업이 이에 대한 좋은 예입니다.

전자 데이터 교환(EDI?)이란 무엇입니까?

EDI(Electronic Data Interchange)는 컴퓨터 간에 직접 데이터를 전자적으로 교환하는 시스템입니다. 기업에서 PO(구매 주문서), 송장, 계약서 등과 같은 문서를 보내고 받는 데 자주 사용됩니다.

조직이 서로 통신하고 거래할 수 있는 효율성과 속도를 향상시킵니다.

EDI는 정보가 전송될 때 정확하게 추출되도록 하기 위해 설정된 데이터 저장 및 표시 표준에 의존합니다. 예를 들어 인보이스 번호나 날짜 형식이 일치해야 합니다. 이러한 표준의 예로는 EDIFACT, X12 및 XML 형식이 있습니다.

EDI는 항상 온라인으로 수행됩니까?

EDI가 항상 온라인으로 수행되는 것은 아닙니다. 사실, 그것은 인터넷보다 앞서 있었고 그것의 초기 버전은 심지어 1948년 베를린 공수 때까지 사용되었습니다.

당시 무선 및 전화 기술을 기반으로 한 모뎀은 관련된 복잡한 군사 및 화물 물류에 사용되었습니다. 1960년대부터 유사한 기술이 상업적 공급망 물류에도 일반적으로 사용되었습니다.

전자 송장 대 일반 송장

전자 송장 처리는 자동화되어 있지만 일반 송장 처리는 일반적으로 수동 프로세스입니다. 이 처리에는 데이터 입력, 확인, 승인, 전송 등이 포함됩니다.

전자 송장 대 디지털 송장

디지털 인보이스는 일반적으로 PDF 또는 워드 문서 형식의 일반 인보이스입니다. 즉, 수동 처리도 필요합니다.

전자 인보이스는 기술적으로도 디지털이지만 구매자 시스템과 판매자 시스템에서 자동으로 가져오고 읽을 수 있는 매우 특정한 구조화된 형식을 가지고 있습니다.

전자세금계산서는 필수인가요?

많은 국가, 특히 EU 내 국가에서 전자 인보이스 발행은 점점 더 의무화되고 있습니다. 각 국가마다 고유한 요구 사항이 있습니다. 그리고 이러한 요구 사항은 변경될 수 있습니다.

구현은 비즈니스에 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어 일부 유럽 국가에서는 전자 송장 정보가 누락된 경우 특정 판매 주문을 시작할 수 없습니다.

다른 경우에는 모든 기업이 전자 송장을 사용할 필요는 없지만 특정 공급업체는 전자 송장을 수락할 수 있어야 합니다.

전자 인보이스의 7가지 이점

1. 송장 처리 간소화

전자 송장 발행은 송장 발행 및 전반적인 O2C(Order-to-Cash) 프로세스를 크게 간소화할 수 있습니다.

정기적인 인보이스 발행 프로세스는 사람이 시작해야 합니다. 그러나 이러한 시작은 주말, 공휴일, 스팸 필터 또는 넘쳐나는 이메일 받은 편지함과 같은 여러 요인으로 인해 지연될 수 있습니다.

2. 인적 오류 감소

국가마다 다르지만 송장에는 일반적으로 날짜, 가격, 구매자 정보, 판매자 정보, 세금 코드 등을 포함하여 약 9개의 필드가 있습니다.

이를 작성하고 수동 송장을 보다 광범위하게 처리하려면 많은 작업이 필요합니다. 자동화된 인보이스 발행은 이 작업을 줄이고 사람이 할 수 있는 것보다 더 정확하게 수행합니다.

3. 서류 작업 감소

종이 청구서는 작업을 생성할 수 있습니다. 그들은 더 많은 수동 데이터 입력 작업을 생성합니다. 또한 스캔한 종이 송장을 컴퓨터 파일로 저장할 수 있지만 물리적 사본에는 물리적 저장 공간이 필요할 수 있습니다.

인보이스 프로세스에서 종이를 제거하면 시간과 공간을 절약할 수 있습니다.

4. 보안

XML 형식 및 기타 전자 송장 표준은 사기꾼이 복제하기 어렵습니다.

송장 사기가 일반적이기 때문에 이것은 유용합니다.

Medius의 보고서에 따르면 2022년 중간 규모 기업의 평균 추정 사기 비용은 연간 $280,000 이상이었습니다. 그리고 5개 사업체 중 1개는 같은 기간 동안 21~30건의 사례를 목격했습니다.

5. 데이터 인사이트

전자 송장 발행 시스템은 지출, 공급업체 성과 및 지불 주기의 패턴과 추세를 수집, 구성 및 분석하면서 모든 지급 및 공개 송장을 추적할 수 있습니다.

이것은 차례로 현금 흐름을 예측하고 전략적 재무 비즈니스 인텔리전스를 구축하는 데 사용할 수 있는 데이터 분석에 도움이 됩니다.

6. 광범위한 결제 생태계에 쉽게 통합

일반 종이 또는 디지털 청구서는 다른 시스템을 업데이트하기 위해 수동 개입이 필요합니다.

그러나 전자 송장은 자동으로 통신하고 데이터를 교환하는 다른 비즈니스 시스템에 통합될 수 있습니다. 여기에는 회계 시스템, ERP 시스템 또는 결제 오케스트레이션 시스템이 포함됩니다.

이를 통해 비즈니스 프로세스가 개선되고 지불 처리가 간소화됩니다.

7. 비용 절감

시간 절약, 사기 감소, 종이 송장 감소 등 위의 이점은 모두 비용 절감에 기여합니다.

또한 연쇄 효과는 정량화하기 어려울 수 있지만 매우 현실적입니다. 지불 계정 팀은 다른 작업 및 전략에 대해 작업할 수 있습니다. 그들은 또한 확장에 더 잘 대비할 수 있고 공급업체 관계를 개선하며 일반적으로 더 높은 사기를 가질 수 있습니다.

TreviPay의 인보이스 관리 솔루션

엔드투엔드 결제 및 송장 관리 소프트웨어는 B2B 거래 관계를 혁신합니다. 전자 청구 프로세스와 관련된 이점을 제공할 뿐만 아니라 다른 중요한 이점도 추가합니다.

이를 통해 비즈니스 구매자는 거래 신용을 활용하고, 모든 채널에서 실시간 승인을 제공하고, 실시간 온보딩을 제공하고, 32개국에 대한 송장 발행 및 미수금 관리를 통해 도달 범위를 확장할 수 있습니다.

또한 AML, KYC/KYB와 같은 기능을 통해 강력한 사기 및 위험 관리를 유지하면서 미수금 프로세스를 디지털화하고 자동화합니다.

결론

전자 송장은 미리 정의된 전자 형식으로 송장을 발행하고 처리하기 위한 EDI(Electronic Data Interchange)의 한 형태입니다.

대량의 인보이스를 발행하고 처리하는 B2B 회사에서 일반적으로 사용합니다. 결제 프로세스를 간소화하고 인적 오류와 서류 작업을 줄입니다(비유적 및 문자적 의미 모두에서).

또한 강력한 보안과 귀중한 데이터 통찰력을 제공합니다. 이를 통해 기업은 재무 패턴을 찾고 예측을 할 수 있습니다.

일반 또는 디지털 송장과 달리 전자 송장은 회계 또는 지불 조정 시스템과 같은 다른 시스템에 통합됩니다.