Facturation électronique : un guide

Le délai moyen de traitement des factures peut être compris entre deux jours et deux semaines.

Cela peut nécessiter un traitement manuel et être assez complexe avec plusieurs champs de données de facturation, étapes d'authentification et communications.

L'utilisation de factures électroniques (e-factures) peut considérablement simplifier et améliorer ce processus, mais il est facile de s'embrouiller lorsqu'on les compare à d'autres formes de facturation.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique (également appelée facturation électronique et parfois écrite comme eInvoicing ) est une forme d' échange de données informatisé (EDI) pour l'émission et le traitement des données de facturation dans des formats électroniques spécialisés et intégrés.

Ces formats sont prédéfinis. Le logiciel de comptabilité de l'expéditeur et du destinataire peut automatiquement insérer et extraire les données pour remplir les champs pertinents.

Ce format électronique n'est généralement pas lisible par l'homme. Cependant, des versions qui fournissent également des formats visuels lisibles par l'homme existent. Ceux-ci sont utiles dans certaines circonstances.

La facturation électronique est souvent utilisée par les entreprises qui envoient un volume relativement élevé de factures. Les entreprises interentreprises (B2B) en sont un bon exemple.

Qu'est-ce que l'échange de données informatisé (EDI ?)

L'échange de données informatisé (EDI) est un système d'échange électronique de données directement entre ordinateurs. Il est souvent utilisé par les entreprises pour envoyer et recevoir des documents, tels que des bons de commande (PO), des factures, des contrats, etc.

Il améliore l'efficacité et la rapidité avec lesquelles les organisations peuvent communiquer et effectuer des transactions entre elles.

Les EDI reposent sur des normes établies de stockage et de présentation des données pour garantir que les informations sont extraites avec précision lors de leur envoi. Par exemple, le numéro de facture ou le format de date doivent être cohérents. Des exemples de ces normes incluent les formats EDIFACT, X12 et XML.

L'EDI est-il toujours effectué en ligne ?

L'EDI ne s'effectue pas toujours en ligne. En fait, il est antérieur à Internet et les premières versions de celui-ci ont même été utilisées dès le pont aérien de Berlin en 1948.

À l'époque, des modems basés sur la technologie radio et téléphonique étaient utilisés pour la logistique militaire et de fret complexe impliquée. À partir des années 1960, une technologie similaire était également couramment utilisée avec la logistique de la chaîne d'approvisionnement commerciale.

factures électroniques vs factures ordinaires

Le processus de facturation électronique est automatisé alors que le traitement régulier des factures est généralement un processus manuel. Ce traitement comprend la saisie des données, la vérification, l'approbation, l'envoi, etc.

Factures électroniques vs factures numériques

Les factures numériques sont des factures ordinaires, généralement au format PDF ou Word. Cela signifie qu'ils nécessitent également un traitement manuel.

Bien qu'elles soient également techniquement numériques, les factures électroniques ont une forme structurée très spécifique qui est automatiquement importée et lue par le système de l'acheteur et le système du vendeur.

La facturation électronique est-elle obligatoire ?

Dans de nombreux pays, en particulier ceux de l'UE, la facturation électronique est de plus en plus obligatoire. Chaque pays a ses propres exigences autour de lui. Et ces exigences sont susceptibles de changer.

La mise en œuvre peut avoir un impact sur les entreprises. Par exemple, dans certains pays européens, lorsque les informations de facturation électronique sont manquantes, certaines commandes client ne peuvent tout simplement pas être lancées.

Dans d'autres, toutes les entreprises n'ont pas besoin d'utiliser la facturation électronique, mais certains fournisseurs doivent avoir les capacités de les accepter.

7 avantages de la facturation électronique

1. Rationalise le traitement des factures

La facturation électronique peut considérablement rationaliser la facturation et le processus global de commande au paiement (O2C).

Le processus de facturation régulier repose sur les humains pour l'initier. Mais cette initiation peut être retardée par un certain nombre de facteurs, tels que les week-ends, les vacances, les filtres anti-spam ou les boîtes de réception débordantes.

2. Réduit l'erreur humaine

Bien que cela varie selon les pays, les factures comportent généralement environ 9 champs, y compris les dates, les prix, les informations sur l'acheteur, les informations sur le vendeur, les codes fiscaux, etc.

Leur remplissage et le traitement manuel des factures plus largement nécessitent beaucoup de travail. La facturation automatisée réduit ce travail et le fait avec plus de précision qu'un humain.

3. Réduit la paperasse

Les factures papier peuvent créer du travail. Ils créent davantage de tâches de saisie de données manuelles. Et tandis que les factures papier numérisées peuvent être enregistrées sous forme de fichiers informatiques, les copies physiques peuvent nécessiter un espace de stockage physique.

En supprimant le papier du processus de facturation, vous pouvez gagner du temps et de l'espace.

4. Sécurité

Les formats XML et autres normes de facturation électronique sont difficiles à reproduire pour les fraudeurs.

Ceci est utile car la fraude à la facturation est courante.

Selon un rapport de Medius, en 2022, le coût moyen estimé de la fraude pour les entreprises de taille moyenne était supérieur à 280 000 $ par an. Et 1 entreprise sur 5 a vu 21 à 30 cas au cours de la même période.

5. Informations sur les données

Les systèmes de facturation électronique peuvent suivre toutes les factures payées et ouvertes tout en collectant, organisant et analysant les modèles et les tendances des dépenses, des performances des fournisseurs et des cycles de paiement.

Cela facilite à son tour l'analyse des données, qui peut être utilisée pour prévoir les flux de trésorerie et créer une intelligence économique stratégique.

6. Intégration plus facile dans le vaste écosystème des paiements

La facturation papier ou numérique régulière nécessite une intervention manuelle pour mettre à jour les autres systèmes.

Mais les factures électroniques peuvent être intégrées à d'autres systèmes d'entreprise avec lesquels elles communiqueront et échangeront automatiquement des données. Il s'agit notamment des systèmes comptables, des systèmes ERP ou des systèmes d'orchestration des paiements.

Cela améliore les processus commerciaux et rationalise le traitement des paiements.

7. Réduit les coûts

Qu'il s'agisse de gain de temps, de réduction de la fraude, de moins de factures papier, etc., les avantages ci-dessus contribuent tous à réduire les coûts.

De plus, les effets d'entraînement peuvent être difficiles à quantifier, mais ils sont bien réels. Votre équipe des comptes fournisseurs peut travailler sur d'autres tâches et stratégies. Ils peuvent également être mieux préparés pour la mise à l'échelle, améliorer les relations avec les fournisseurs et avoir généralement un moral plus élevé.

La solution de gestion des factures de TreviPay

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Il permet aux acheteurs commerciaux de tirer parti du crédit commercial, offre des autorisations en temps réel sur tous les canaux, fournit une intégration en temps réel et étend la portée avec la gestion de la facturation et des créances pour 32 pays.

Et il numérise et automatise les processus de comptes clients tout en maintenant une gestion robuste de la fraude et des risques avec des fonctionnalités telles que AML, KYC/KYB.

Conclusion

La facturation électronique est une forme d'échange de données informatisé (EDI) permettant d'émettre et de traiter des factures dans des formats électroniques prédéfinis.

Il est couramment utilisé par les entreprises B2B qui émettent et traitent de gros volumes de factures. Il rationalise le processus de paiement et réduit les erreurs humaines et la paperasserie (au sens figuré et littéral).

Il fournit également une sécurité robuste et des informations précieuses sur les données. Cela aide les entreprises à trouver des modèles financiers et à faire des prévisions.

Contrairement aux factures ordinaires ou numériques, les factures électroniques sont intégrées à d'autres systèmes tels que les systèmes de comptabilité ou d'orchestration des paiements.