Facturación electrónica: una guía
Publicado: 2023-07-28El tiempo promedio de procesamiento de facturas puede ser entre dos días y dos semanas.
Puede requerir procesamiento manual y también ser bastante complejo con múltiples campos de datos de factura, etapas de autenticación y comunicaciones.
El uso de facturas electrónicas (facturas electrónicas) puede simplificar y mejorar significativamente este proceso, pero es fácil confundirse al compararlas con otras formas de facturación.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica (también denominada facturación electrónica y, en ocasiones, escrita como facturación electrónica ) es una forma de intercambio electrónico de datos (EDI) para emitir y procesar datos de facturas en formatos electrónicos especializados e integrados.
Estos formatos están predefinidos. El software de contabilidad del remitente y del destinatario puede insertar y extraer automáticamente los datos para completar los campos relevantes.
Este formato electrónico generalmente no es legible por humanos. Sin embargo, existen versiones que también proporcionan formatos visuales legibles por humanos. Estos son útiles en algunas circunstancias.
La facturación electrónica suele ser utilizada por empresas que envían un volumen relativamente alto de facturas. Las empresas de negocio a negocio (B2B) son un buen ejemplo de esto.
¿Qué es el Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es un sistema para el intercambio electrónico de datos directamente entre computadoras. Las empresas suelen utilizarlo para enviar y recibir documentos, como órdenes de compra (PO), facturas, contratos y más.
Mejora la eficiencia y la velocidad con la que las organizaciones pueden comunicarse y realizar transacciones entre sí.
Los EDI se basan en estándares establecidos de almacenamiento y presentación de datos para garantizar que la información se extraiga con precisión cuando se envíe. Por ejemplo, el número de factura o el formato de fecha deben ser coherentes. Ejemplos de estos estándares incluyen formatos EDIFACT, X12 y XML.
¿El EDI se realiza siempre online?
EDI no siempre se lleva a cabo en línea. De hecho, es anterior a Internet y sus primeras versiones incluso se utilizaron desde el puente aéreo de Berlín de 1948.
En ese momento, los módems basados en tecnología de radio y teléfono se utilizaron para la compleja logística militar y de carga involucrada. Desde la década de 1960 en adelante, también se utilizó comúnmente una tecnología similar con la logística de la cadena de suministro comercial.
facturas electrónicas vs facturas regulares
El proceso de facturación electrónica está automatizado, mientras que el procesamiento de facturas regulares suele ser un proceso manual. Este procesamiento incluye la entrada de datos, la verificación, la aprobación, el envío y más.
facturas electrónicas vs facturas digitales
Las facturas digitales son facturas regulares, generalmente en formato de documento pdf o word. Esto significa que también requieren procesamiento manual.
Aunque técnicamente también son digitales, las facturas electrónicas tienen un formulario estructurado muy específico que el sistema del comprador y el sistema del vendedor importan y leen automáticamente.
¿Es obligatoria la facturación electrónica?
En muchos países, especialmente en los de la UE, la facturación electrónica es cada vez más obligatoria. Cada país tiene sus propios requisitos a su alrededor. Y estos requisitos están sujetos a cambios.
La implementación puede tener un impacto en las empresas. Por ejemplo, en algunos países europeos, cuando falta la información de la factura electrónica, ciertas órdenes de venta simplemente no se pueden iniciar.
En otros, no todas las empresas necesitan utilizar la facturación electrónica, pero ciertos proveedores deben tener la capacidad de aceptarla.
7 ventajas de la facturación electrónica
1. Agiliza el procesamiento de facturas
La facturación electrónica puede agilizar significativamente la facturación y el proceso general del pedido al cobro (O2C).
El proceso de facturación regular se basa en humanos para iniciarlo. Pero esta iniciación puede retrasarse por una serie de factores, como fines de semana, días festivos, filtros de correo no deseado o bandejas de entrada de correo electrónico desbordadas.
2. Reduce el error humano
Aunque varía según el país, las facturas suelen tener alrededor de 9 campos, que incluyen fechas, precios, información del comprador, información del vendedor, códigos de impuestos y más.
Llenar estos y el procesamiento manual de facturas en general requiere mucho trabajo. La facturación automatizada reduce este trabajo y lo hace con mayor precisión que un ser humano.
3. Reduce el papeleo
Las facturas en papel pueden crear trabajo. Crean más tareas de entrada de datos manual. Y aunque las facturas en papel escaneadas se pueden guardar como archivos de computadora, las copias físicas pueden requerir espacio de almacenamiento físico.
Al eliminar el papel del proceso de facturación, puede ahorrar tiempo y espacio.
4. Seguridad
Los formatos XML y otros estándares de facturación electrónica son difíciles de replicar para los estafadores.
Esto es útil porque el fraude de facturas es común.
Según un informe de Medius, en 2022 el costo promedio estimado del fraude para las medianas empresas fue de más de $280 000 por año. Y 1 de cada 5 empresas vio entre 21 y 30 casos durante el mismo período.
5. Perspectivas de datos
Los sistemas de facturación electrónica pueden rastrear todas las facturas abiertas y pagadas mientras recopilan, organizan y analizan patrones y tendencias en el gasto, el desempeño del proveedor y los ciclos de pago.
Esto, a su vez, ayuda con el análisis de datos, que se puede utilizar para pronosticar el flujo de efectivo y crear inteligencia empresarial financiera estratégica.
6. Integración más fácil en el amplio ecosistema de pagos
La facturación regular en papel o digital requiere intervención manual para actualizar los otros sistemas.
Pero las facturas electrónicas se pueden integrar en otros sistemas comerciales con los que se comunicarán e intercambiarán datos automáticamente. Estos incluyen sistemas de contabilidad, sistemas ERP o sistemas de orquestación de pagos.
Esto mejora los procesos comerciales y agiliza el procesamiento de pagos.
7. Reduce costos
Ya sea por el ahorro de tiempo, la reducción del fraude, menos facturas en papel, etc., todos los beneficios anteriores contribuyen a reducir los costos.
Además, los efectos colaterales pueden ser difíciles de cuantificar, pero son muy reales. Su equipo de cuentas por pagar puede trabajar en otras tareas y estrategias. También pueden estar mejor preparados para escalar, mejorar las relaciones con los proveedores y, en general, tener una moral más alta.
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Conclusión
La facturación electrónica es una forma de intercambio electrónico de datos (EDI) para emitir y procesar facturas en formatos electrónicos predefinidos.
Es comúnmente utilizado por empresas B2B que emiten y procesan grandes volúmenes de facturas. Agiliza el proceso de pago y reduce el error humano y el papeleo (tanto en sentido figurado como literal).
También proporciona seguridad robusta e información valiosa sobre los datos. Esto ayuda a las empresas a encontrar patrones financieros y hacer pronósticos.
A diferencia de las facturas regulares o digitales, las facturas electrónicas están integradas en otros sistemas como los sistemas de orquestación de pagos o de contabilidad.