電子發票：指南

平均發票處理時間可能在兩天到兩週之間。

它可能需要手動處理，並且非常複雜，涉及發票數據、身份驗證階段和通信的多個字段。

使用電子發票（e-invoices）可以顯著簡化和改進此過程，但在將其與其他形式的發票進行比較時很容易混淆。

什麼是電子發票？

電子發票（也稱為電子發票，有時寫為eInvoicing ）是電子數據交換 (EDI)的一種形式，用於以專門的集成電子格式開具和處理髮票數據。

這些格式是預先定義的。 發送者和接收者的會計軟件可以自動插入和提取數據以填充相關字段。

這種電子格式通常不適合人類閱讀。 然而，也存在提供人類可讀視覺格式的版本。 這些在某些情況下很有幫助。

發送大量發票的公司通常使用電子發票。 企業對企業 (B2B)公司就是一個很好的例子。

什麼是電子數據交換 (EDI？)

電子數據交換 (EDI)是一種在計算機之間直接以電子方式交換數據的系統。 企業經常使用它來發送和接收文檔，例如採購訂單 (PO)、發票、合同等。

它提高了組織之間相互溝通和交易的效率和速度。

EDI 依靠設定的數據存儲和表示標準來確保發送時準確提取信息。 例如，發票號碼或日期格式需要一致。 這些標準的示例包括 EDIFACT、X12 和 XML 格式。

EDI 總是在線進行嗎？

EDI 並不總是在線進行。 事實上，它的出現早於互聯網，其早期版本甚至可以追溯到 1948 年柏林空運。

當時，基於無線電和電話技術的調製解調器被用於復雜的軍事和貨運物流。 從 20 世紀 60 年代起，類似的技術也普遍用於商業供應鏈物流。

電子發票與普通發票的比較

電子發票流程是自動化的，而常規發票處理通常是手動流程。 此處理包括數據輸入、驗證、批准、發送等。

電子發票與數字發票

數字發票是普通發票，通常為 pdf 或 word 文檔格式。 這意味著它們也需要手動處理。

儘管電子發票在技術上也是數字化的，但它具有非常具體的結構化形式，可以由買方系統和賣方系統自動導入和讀取。

電子發票是強制性的嗎？

在許多國家，尤其是歐盟國家，電子發票越來越成為強制性的。 每個國家都有自己的要求。 這些要求可能會發生變化。

實施會對企業產生影響。 例如，在一些歐洲國家，當電子發票信息缺失時，某些銷售訂單根本無法啟動。

在其他情況下，並非所有企業都需要使用電子發票，但某些供應商必須有能力接受它們。

電子發票的7大好處

1. 簡化發票處理

電子發票可以顯著簡化發票和整個訂單到現金 (O2C) 流程。

常規的發票流程依賴於人類來啟動。 但這一啟動可能會因多種因素而延遲，例如周末、節假日、垃圾郵件過濾器或電子郵件收件箱溢出。

2. 減少人為錯誤

儘管因國家/地區而異，但發票通常有大約 9 個字段，包括日期、價格、買家信息、賣家信息、稅碼等。

更廣泛地填寫這些信息和手動發票處理需要大量工作。 自動發票減少了這項工作，並且比人類更準確。

3. 減少文書工作

紙質發票可以創造工作。 他們創建了更多的手動數據輸入任務。 雖然掃描的紙質發票可以保存為計算機文件，但物理副本可能需要物理存儲空間。

通過在發票流程中消除紙張，您可以節省時間和空間。

4. 安全性

XML 格式和其他電子發票標準對於欺詐者來說很難復制。

這很有用，因為發票欺詐很常見。

根據 Medius 的一份報告，到 2022 年，中型企業的平均欺詐成本預計將超過每年28 萬美元。 五分之一的企業同期出現 21 至 30 起案件。

5. 數據洞察

電子發票系統可以跟踪所有已付款和未結髮票，同時收集、組織和分析支出、供應商績效和付款週期的模式和趨勢。

這反過來又有助於數據分析，可用於預測現金流並構建戰略性金融商業智能。

6.更容易融入廣泛的支付生態系統

常規紙質或數字發票需要手動干預來更新其他系統。

但電子發票可以集成到其他業務系統中，並自動與之通信和交換數據。 其中包括會計系統、ERP 系統或支付編排系統。

這改善了業務流程並簡化了支付處理。

7. 降低成本

無論是節省時間、減少欺詐、減少紙質發票等，上述好處都有助於降低成本。

此外，連鎖反應可能很難量化，但它們是非常真實的。 您的應付賬款團隊可以處理其他任務和策略。 他們還可以為擴大規模做好更好的準備，改善供應商關係，並且通常會有更高的士氣。

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它實現了應收賬款流程的數字化和自動化，同時通過 AML、KYC/KYB 等功能保持強大的欺詐和風險管理。

結論

電子發票是電子數據交換 (EDI) 的一種形式，用於以預定義的電子格式開具和處理髮票。

它通常被開具和處理大量發票的 B2B 公司使用。 它簡化了支付流程，減少了人為錯誤和文書工作（無論是比喻意義上的還是字面意義上的）。

它還提供強大的安全性和有價值的數據見解。 這有助於企業發現財務模式並做出預測。

與常規或數字發票不同，電子發票集成到會計或支付編排系統等其他系統中。