Facturarea electronică: un ghid

Timpul mediu de procesare a facturii poate fi între două zile și două săptămâni.

Poate necesita procesare manuală și, de asemenea, poate fi destul de complex, cu mai multe câmpuri de date de factură, etape de autentificare și comunicații.

Folosirea facturilor electronice (e-facturi) poate simplifica și îmbunătăți semnificativ acest proces, dar este ușor să fii confuz când le comparăm cu alte forme de facturare.

Ce este facturarea electronică?

Facturarea electronică (numită și facturare electronică și uneori scrisă ca eInvoicing ) este o formă de schimb electronic de date (EDI) pentru emiterea și procesarea datelor de factură în formate electronice specializate și integrate.

Aceste formate sunt predefinite. Software-ul de contabilitate al expeditorului și al destinatarului poate insera și extrage automat datele pentru a completa câmpurile relevante.

Acest format electronic nu este, în general, citit de oameni. Cu toate acestea, există versiuni care oferă și formate vizuale care pot fi citite de om. Acestea sunt utile în anumite circumstanțe.

Facturarea electronică este adesea folosită de companiile care trimit un volum relativ mare de facturi. Companiile business-to-business (B2B) sunt un bun exemplu în acest sens.

Ce este schimbul electronic de date (EDI?)

Electronic Data Interchange (EDI) este un sistem pentru schimbul electronic de date direct între computere. Este adesea folosit de companii pentru a trimite și primi documente, cum ar fi comenzi de achiziție (PO), facturi, contracte și multe altele.

Îmbunătățește eficiența și viteza cu care organizațiile pot comunica și tranzacționa între ele.

EDI se bazează pe standarde stabilite de stocare și prezentare a datelor pentru a se asigura că informațiile sunt extrase cu acuratețe atunci când sunt trimise. De exemplu, numărul facturii sau formatul datei trebuie să fie consecvent. Exemple de aceste standarde includ formatele EDIFACT, X12 și XML.

EDI se efectuează întotdeauna online?

EDI nu se efectuează întotdeauna online. De fapt, este anterioară internetului și versiunile timpurii ale acestuia au fost chiar folosite încă de la pontul aerian din Berlin din 1948.

La acea vreme, modemurile bazate pe tehnologie radio și telefonică erau folosite pentru logistica complexă militară și de transport de marfă implicată. Începând cu anii 1960, o tehnologie similară a fost folosită în mod obișnuit și în logistica lanțului de aprovizionare comercial.

facturi electronice vs facturi obișnuite

Procesul de facturare electronică este automatizat, în timp ce procesarea obișnuită a facturilor este de obicei un proces manual. Această prelucrare include introducerea datelor, verificarea, aprobarea, trimiterea și multe altele.

facturi electronice vs facturi digitale

Facturile digitale sunt facturi obișnuite, de obicei în formate de document pdf sau word. Aceasta înseamnă că necesită și procesare manuală.

Deși sunt și ele digitale din punct de vedere tehnic, facturile electronice au o formă structurată foarte specifică, care este importată și citită automat de sistemul cumpărătorului și de sistemul vânzătorului.

Facturarea electronică este obligatorie?

În multe țări, în special în cele din UE, facturarea electronică este din ce în ce mai obligatorie. Fiecare țară are propriile cerințe în jurul ei. Și aceste cerințe pot fi modificate.

Implementarea poate avea un impact asupra afacerilor. De exemplu, în unele țări europene, atunci când informațiile despre factura electronică lipsesc, anumite comenzi de vânzare pur și simplu nu pot fi inițiate.

În altele, nu toate companiile trebuie să utilizeze facturarea electronică, dar anumiți furnizori trebuie să aibă capabilitățile de a le accepta.

7 beneficii ale facturării electronice

1. Eficientizează procesarea facturilor

Facturarea electronică poate simplifica în mod semnificativ facturarea și procesul general de comandă în numerar (O2C).

Procesul obișnuit de facturare se bazează pe oameni pentru a-l iniția. Dar această inițiere poate fi întârziată de o serie de factori, cum ar fi weekend-urile, vacanțele, filtrele de spam sau căsuțele de e-mail debordante.

2. Reduce erorile umane

Deși variază în funcție de țară, facturile au de obicei aproximativ 9 câmpuri, inclusiv date, prețuri, informații despre cumpărător, informații despre vânzător, coduri fiscale și multe altele.

Completarea acestora și procesarea manuală a facturilor în mod mai larg necesită multă muncă. Facturarea automată reduce această muncă și o face mai precis decât poate un om.

3. Reduce documentele

Facturile pe hârtie pot crea muncă. Ei creează mai multe sarcini de introducere manuală a datelor. Și în timp ce facturile de hârtie scanate pot fi salvate ca fișiere de computer, copiile fizice pot necesita spațiu de stocare fizic.

Prin eliminarea hârtiei din procesul de facturare, puteți economisi timp și spațiu.

4. Securitate

Formatele XML și alte standarde de facturare electronică sunt dificil de reprodus de către fraudatori.

Acest lucru este util deoarece frauda cu facturi este obișnuită.

Potrivit unui raport al Medius, în 2022, costul mediu estimat al fraudei pentru întreprinderile mijlocii a fost de peste 280.000 USD pe an. Și 1 din 5 afaceri a văzut 21 – 30 de cazuri în aceeași perioadă.

5. Informații despre date

Sistemele de facturare electronică pot urmări toate facturile plătite și deschise în timp ce colectează, organizează și analizează modelele și tendințele de cheltuieli, performanța furnizorilor și ciclurile de plată.

Acest lucru, la rândul său, ajută la analiza datelor, care poate fi utilizată pentru a prognoza fluxul de numerar și pentru a construi informații strategice de afaceri financiare.

6. Integrare mai ușoară în ecosistemul larg de plăți

Facturarea obișnuită pe hârtie sau digitală necesită intervenție manuală pentru a actualiza celelalte sisteme.

Dar facturile electronice pot fi integrate în alte sisteme de afaceri cu care vor comunica și vor face schimb de date automat. Acestea includ sisteme de contabilitate, sisteme ERP sau sisteme de orchestrare a plăților.

Acest lucru îmbunătățește procesele de afaceri și simplifică procesarea plăților.

7. Reduce costurile

Fie că este vorba de economie de timp, fraudă redusă, facturi mai puține pe hârtie etc., toate beneficiile de mai sus contribuie la reducerea costurilor.

În plus, efectele secundare pot fi greu de cuantificat, dar sunt foarte reale. Echipa dvs. de conturi de plăți poate lucra la alte sarcini și strategii. De asemenea, pot fi mai bine pregătiți pentru extindere, pot îmbunătăți relațiile cu furnizorii și, în general, au un moral mai ridicat.

Soluția TreviPay de gestionare a facturilor

Software-ul nostru end-to-end de gestionare a plăților și a facturilor revoluționează relațiile comerciale B2B. Nu numai că oferă beneficiile asociate cu procesul de facturare electronică, dar adaugă și alte beneficii importante.

Le permite cumpărătorilor de afaceri să beneficieze de credite comerciale, oferă autorizații în timp real pe toate canalele, oferă onboarding în timp real și extinde acoperirea cu gestionarea facturilor și a creanțelor pentru 32 de țări.

Și digitizează și automatizează procesele de încasare a conturilor, menținând în același timp un management robust al fraudei și al riscului, cu funcții precum AML, KYC/KYB.

Concluzie

Facturarea electronică este o formă de schimb electronic de date (EDI) pentru emiterea și procesarea facturilor în formate electronice predefinite.

Este folosit în mod obișnuit de companiile B2B care emit și procesează volume mari de facturi. Ea eficientizează procesul de plată și reduce erorile umane și documentele (atât în ​​sens figurat, cât și literal).

De asemenea, oferă securitate robustă și informații valoroase despre date. Acest lucru ajută companiile să găsească modele financiare și să facă previziuni.

Spre deosebire de facturile obișnuite sau digitale, facturile electronice sunt integrate în alte sisteme, cum ar fi sistemele de contabilitate sau de orchestrare a plăților.