6 советов по написанию делового письма, которые помогут улучшить ваш контент

Независимо от вашей отрасли, есть большая вероятность, что вам приходилось заниматься бизнес-письмом. Например, вам может потребоваться составлять ежедневные электронные письма, составлять проекты предложений или создавать подробные инструкции. Независимо от материала, деловое письмо выигрывает от того, чтобы быть максимально кратким и прозрачным. Ваши респонденты, будь то клиенты или коллеги, скорее всего, имеют плотный график.

Вот почему лучше всего изучить лучшие советы по деловому письму. Однако речь идет не только об улучшении грамматики или профессиональном тоне. Чтобы освоить деловое письмо, необходимо критически осмыслить стиль, организацию и структуру предложений. Если все сделано правильно, навыки делового письма могут привести к более эффективному общению и упорядочению бизнеса в целом.

Вот лучшие практики делового письма и примеры, которые вдохновят вас на создание контента.

Виды делового письма

Прежде чем перейти к советам по деловому письму, очень важно сначала понять различные типы делового письма. Для каждого типа требуется свой стиль делового письма.

Учебный

Целью учебного делового письма является помощь респондентам в выполнении конкретной задачи. Чаще всего этот стиль предполагает написание инструкций шаг за шагом в хронологическом порядке. Тон более формальный и нейтральный по сравнению с другими стилями делового письма.

Примеры:

• Руководства пользователя
• Заметки
• Характеристики

Информационный

Информационное деловое письмо распространено во всех видах бизнеса. Здесь ваша цель — предоставлять обновления, создавать записи для справки или соблюдать юридические обязательства. Все информационные письма должны быть точными, профессиональными и непредвзятыми.

Примеры:

• Деловые отчеты
• Финансы
• Протокол заседаний

убедительный

Убеждающее деловое письмо отличается от учебного и информационного тем, что оно более неформальное. Конечная цель — передать важную информацию и убедить читателя принять меры. В результате наиболее убедительные тексты используются в продажах, маркетинге или рекламных материалах.

Примеры:

• Продажи
• Предложения
• пресс-релизы

Транзакционный

Наконец, есть транзакционное деловое письмо или письмо, выполняемое изо дня в день. Электронная почта составляет большую часть делового письма, хотя официальные деловые документы также учитываются. К ним относятся документы, часто заполняемые сотрудниками отдела кадров, такие как предложения или письма об увольнении. Таким образом, транзакционное письмо обычно используется при рассылке новостей.

Примеры:

• электронные письма
• Счета
• Рекомендательные письма

Лучшие советы по деловому письму

Следующие советы помогут улучшить вашу переписку с целевой аудиторией.

1. Предугадывайте потребности вашего читателя

Хотя важно знать свою основную цель написания, вы также должны понимать потребности своей аудитории. Это гарантирует, что вы будете придерживаться сути и не будете вдаваться в ненужные детали. Вы можете задать себе несколько начальных вопросов:

• Почему читатель должен заботиться о сообщении?
• Какие у них могут быть вопросы?
• Каков их уровень понимания предмета?

Кроме того, подумайте об отношениях, которые у вас сложились с получателем. Если они вам незнакомы, ваш тон должен оставаться профессиональным. Однако, если у вас уже есть взаимопонимание, вам может быть полезно вести себя более неформально.

2. Будьте лаконичны

Во-вторых, постарайтесь быть максимально лаконичным в своем деловом письме. Длинные, запутанные предложения не привлекают внимания человека, особенно если у него плотный график. Чтобы быть кратким, используйте короткие, простые предложения. Избегайте чрезмерно технического жаргона с теми, кто может быть незнаком с предметом. В то же время, если кто-то хорошо разбирается в теме, не выписывайте основные определения.

Кроме того, исключите из своего письма всякую ерунду, такую ​​как ненужные метафоры, аналогии, прилагательные или наречия. Вы хотите, чтобы ваши навыки письма в бизнесе были легко усваиваемыми и по делу.

3. Иметь структуру

Одним из ключевых моментов, который следует помнить при написании для бизнеса, является структура. Организованные сообщения часто воспринимаются намного лучше, чем неорганизованные. Заранее спланируйте свое выступление, четко обозначив, что вам нужно сказать.

Кроме того, стремитесь к коротким блокам текста вместо длинных. Многословные абзацы легко замазать, а ваше сообщение легко заглушить. Вы можете разделить текст, используя:

• Заголовки и подзаголовки
• Абзацы по 3-4 строки каждый
• Информация с цветовой кодировкой
• Жирный текст для важной информации
• Разрывы строк

4. Обратите внимание на мелкие детали

Если вы пишете много электронных писем, может возникнуть соблазн вырезать и вставлять определенную информацию, чтобы сэкономить время. Однако это может привести к неловким ошибкам. Например, вы можете забыть изменить имя, должность или пол получателя перед отправкой сообщения. Это аннулирует остальную часть вашего сообщения и может потребовать отправки последующего сообщения с извинениями.

Дважды проверяйте свои приветствия и заключительные заявления, чтобы не допустить этой ошибки. Напротив, могут быть случаи, когда вы не уверены в имени, титуле или поле читателя. В таких случаях лучше использовать нейтральный язык. Например, для обозначения пола можно использовать местоимение единственного числа «они». Это позволяет избежать ошибки с местоимением и позволяет получателю уточнить, кто он.

5. Включите сильный призыв к действию

Ваш призыв к действию (CTA) информирует респондентов о том, какие действия им необходимо предпринять дальше. Большая часть делового общения будет включать CTA, и ключ должен быть как можно более конкретным. Если вы оставите свою аудиторию в догадках, они не будут знать или не будут заботиться о том, что делать дальше. Это может привести к отсутствию каких-либо действий или последующим сообщениям с просьбой разъяснений, которые требуют больше времени. Также хорошей идеей будет указать временные рамки призыва к действию, чтобы побудить к действию.

Хороший призыв к действию выглядит так:

«Пожалуйста, подпишите и верните этот документ к 17:00 в четверг, 22 мая».

Нет путаницы в том, что нужно делать и когда.

6. Вычитывайте несколько раз

После того, как вы закончили свою работу, пришло время вычитать. Многие успешные бизнес-писатели читают свои работы вслух, чтобы проверить наличие неуклюжих, повторяющихся или ненужных фраз. Вы можете использовать онлайн-ресурсы, такие как Grammarly или Hemingway, для проверки грамматики и пунктуации. Проверка грамматики на распространенные грамматические ошибки и более сложные, такие как использование пассивного залога. Хемингуэй во многом делает то же самое, но также фокусируется на уровне чтения вашего письма. Это поможет вам лучше адаптировать ваше сообщение к вашей идеальной аудитории.

Вы также можете попросить другого человека просмотреть вашу работу. Свежий взгляд может заметить ошибки, которые вы, возможно, пропустили, или дать новую точку зрения.

Примеры хорошего делового письма

Чтобы воплотить в жизнь приведенные выше советы по деловому письму, вы можете взглянуть на следующие лучшие примеры делового письма.

1) Пресс-релиз: Microsoft

‍

Microsoft, многонациональная технологическая корпорация, продолжает доминировать на рынке с годовой чистой прибылью в миллиарды долларов. Компания также занимается многочисленными видами деловой переписки и делает это хорошо. Выше приведен пример пресс-релиза о новом проекте, разрабатываемом в Атланте, штат Джорджия. Пресс-релизы создаются для привлечения внимания средств массовой информации и потребителей и повышения доверия к ним.

Microsoft преуспевает в своем пресс-релизе:

• Правильное форматирование заголовка, местоположения и даты написания
• Использование коротких, описательных и профессиональных абзацев
• Включая маркеры, чтобы разбить текст
• Добавление описания компании в конце
• Предоставление доступа к контактной информации как для сообщества, так и для прессы

2) Описание компании: Тесла

В то время как Tesla производит инновационные автомобили, она также преуспевает в позиционировании своего бренда. Компания уверена в своей способности изменить будущее, и в результате у нее появилось большое количество поклонников. Он передает это через описание своей компании на своем веб-сайте. Описание компании — популярный вид убедительного делового письма, поскольку оно привлекает потенциальных инвесторов и партнеров.

Тесла преуспевает в описании своей компании:

• Рассказ об истории компании
• Описание своих продуктов и услуг
• В том числе местонахождение компании
• Изложение своих текущих целей
• Выражение общей миссии

3) Письмо с объявлением компании: Starbucks

Starbucks отличается от многих кофеен тем, что предлагает сотрудникам долю в компании. Эта инициатива была введена в 1990-х годах и продолжается по сей день. Говард Шульц, бывший генеральный директор Starbucks, сообщил об этом в письме сотрудникам компании. Эти информационные тексты делового письма позволяют эффективно делиться важными новостями с большим количеством людей.

Starbucks преуспевает в письме с объявлением о компании:

• Прямое обращение к читателю
• Размышление о ценности и миссии компании
• Выражение благодарности своим сотрудникам
• Лаконичное введение изменений
• В том числе выписка

Освоение вашего делового письма с течением времени

‍

Деловое письмо происходит каждый день для многих компаний. Хотя существует множество различных видов делового общения, цель часто одна и та же: быть ясным, кратким и организованным. Следуя этим советам по деловому письму, вы обеспечите эффективное общение и более глубокие отношения по всем направлениям.

Улучшение навыков делового письма обычно происходит со временем. Тем не менее, есть ресурсы, которые помогут вам в вашем путешествии. Например, вы можете воспользоваться услугами по грамматике и редактированию или нанять опытных бизнес-писателей для достижения своих целей. При правильном исследовании и руководстве вы можете написать деловое письмо, которое оставит след.

‍