コンテンツを改善するための6つのビジネスライティングのヒント

あなたの業界に関係なく、あなたはいくつかのビジネスライティングを受けなければならなかった可能性が高いです。 たとえば、毎日の電子メールの作成、提案のドラフト、または詳細な取扱説明書の作成が必要になる場合があります。 資料に関係なく、ビジネスライティングは、可能な限り簡潔で透明性を保つことでメリットが得られます。 クライアントであろうと同僚であろうと、回答者は忙しいスケジュールを持っている可能性があります。

だからこそ、トップビジネスライティングのヒントを学ぶのが最善です。 しかし、それは文法を改善したり、プロの口調を持ったりすることだけではありません。 ビジネスライティングをマスターすることを学ぶには、スタイル、構成、および文型についての批判的思考が必要です。 うまくいけば、ビジネスライティングスキルはより効果的なコミュニケーションと全体的な合理化されたビジネスにつながる可能性があります。

ここにあなたのコンテンツを刺激するための最良のビジネスライティングの実践と例があります。

ビジネスライティングの種類

ビジネスライティングのヒントに入る前に、まずさまざまなタイプのビジネスライティングを理解することが重要です。 タイプごとに独自のビジネスライティングスタイルが必要です。

教育

教育的なビジネスライティングの目的は、回答者が特定のタスクを完了するのを支援することです。 ほとんどの場合、このスタイルでは、指示を時系列で段階的に記述します。 他のビジネスライティングスタイルと比較して、トーンはよりフォーマルでニュートラルです。

例：

• ユーザーマニュアル
• メモ
• 仕様

情報

情報ビジネスライティングは、あらゆる種類のビジネスで一般的です。 ここでの目的は、更新を提供すること、参照用のレコードを作成すること、または法的義務を遵守することです。 すべての情報提供は、正確で、専門的で、偏りのないものでなければなりません。

例：

• ビジネスレポート
• 財務
• 議事録

説得力

説得力のあるビジネスライティングは、より非公式であることによって、教育的および情報的から逸脱します。 最終的な目標は、重要な情報を伝え、読者に行動を起こすよう説得することです。 その結果、最も説得力のある文章は、販売、マーケティング、または販促品で使用されます。

例：

• 売り込み
• 提案
• プレスリリース

トランザクション

最後に、トランザクションビジネスの執筆または日常的に行われる執筆があります。 公式のビジネス文書も重要ですが、電子メールはトランザクションの書き込みの大部分を占めています。 これには、オファーや解雇の手紙など、人材スタッフがよく記入する文書が含まれます。 そのため、ニュースを送信するときは通常、トランザクション書き込みが使用されます。

例：

• メール
• 請求書
• 推薦状

最高のビジネスライティングのヒント

次のヒントは、対象読者とのコミュニケーションを改善するのに役立ちます。

1.読者のニーズを予測する

書くことの主な目標を知ることは重要ですが、聴衆のニーズも理解する必要があります。 そうすることで、要点に固執し、不要な詳細を提供しないようにします。 あなたは自分自身にいくつかの最初の質問をすることができます：

• なぜ読者はメッセージを気にする必要があるのですか？
• 彼らはどんな質問をするかもしれませんか？
• 主題についての彼らの理解のレベルは何ですか？

さらに、受信者との関係について考えてください。 彼らがあなたに馴染みがない場合、あなたの口調はプロフェッショナルであり続ける必要があります。 ただし、すでに親密な関係にある場合は、より非公式になることでメリットが得られる可能性があります。

2.簡潔にする

第二に、あなたのビジネスの執筆でできるだけ簡潔になることを目指してください。 長く曲がりくねった文章は、特に忙しいスケジュールの場合、個人の注意を引くことはありません。 簡潔にするために、短くて単純な文を使用してください。 主題に不慣れな人との過度に技術的な専門用語は避けてください。 同時に、誰かが主題に精通している場合は、基本的な定義を書き出さないでください。

さらに、不必要な比喩、類推、形容詞、副詞など、文章の綿毛を省きます。 あなたはビジネスでのあなたのライティングスキルが簡単に消化され、要領を得られることを望んでいます。

3.構造を持っている

ビジネスのために書くときに覚えておくべき重要なポイントの1つは構造です。 整理されたメッセージは、整理されていないメッセージよりもはるかに優れていることがよくあります。 あなたが言う必要があることを正確に概説して、前もってあなたの作品を計画してください。

さらに、長いテキストよりも短いテキストブロックを目指してください。 言葉の多い段落は見やすく、メッセージは簡単にかき消されてしまいます。 次を使用してテキストを区切ることができます。

• ヘッダーとサブヘッダー
• それぞれ3〜4行の段落
• 色分けされた情報
• 重要な情報のための太字のテキスト
• 改行

4.細部に注意を払う

たくさんのメールを書く場合、時間を節約するために特定の情報をカットアンドペーストしたくなるかもしれません。 ただし、これは厄介な間違いにつながる可能性があります。 たとえば、メッセージを送信する前に、受信者の名前、役職、または性別を変更するのを忘れる場合があります。 これを行うと、メッセージの残りの部分が無効になり、謝罪のフォローアップメッセージを送信する必要が生じる可能性があります。

この間違いを防ぐために、挨拶と結論を再確認してください。 対照的に、読者の名前、肩書き、性別がわからない場合があります。 このような場合は、中立的な言葉を使うのが最善です。 たとえば、性別の場合、単数の代名詞「they」を使用できます。 代名詞の間違いの可能性を回避し、受信者が彼らが誰であるかを明確にすることができます。

5.強力な召喚状を含める

召喚状（CTA）は、回答者に次に取るべき行動を通知します。 ほとんどのビジネスコミュニケーションにはCTAが含まれ、重要なのは可能な限り具体的にすることです。 あなたがあなたの聴衆に推測を任せた場合、彼らは次に何をすべきかを知らないか、気にしません。 これにより、アクションや、より時間がかかる説明を求めるフォローアップメッセージが表示されなくなる可能性があります。 また、行動を促すための時間枠をCTAに与えることもお勧めします。

優れたCTAは次のようになります。

「この文書に署名して、5月22日木曜日の午後5時までに返送してください。」

何をいつ行う必要があるかについて混乱はありません。

6.数回校正する

作業が完了したら、校正を行います。 多くの成功したビジネスライターは、ぎこちない、反復的な、または不要なフレーズをチェックするために自分の仕事を大声で読み上げます。 GrammarlyやHemingwayなどのオンラインリソースを使用して、文法や句読点をチェックできます。 一般的な文法エラーや、受動態の使用などのより高度なエラーを文法的にチェックします。 ヘミングウェイはほとんど同じことをしますが、あなたの文章の読解レベルにも焦点を当てています。 これにより、メッセージを理想的なオーディエンスに合わせて調整することができます。

他の人にあなたの作品を見てもらうこともできます。 新鮮な目は、見逃したかもしれない間違いを見つけたり、新しい視点を提供したりすることができます。

良いビジネスライティングの例

上記のビジネスライティングのヒントを実現するために、次のビジネスライティングの最良の例をご覧ください。

1）プレスリリース：Microsoft

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多国籍テクノロジー企業であるマイクロソフトは、毎年何十億ドルもの純利益を上げて市場を支配し続けています。 同社はまた、さまざまな種類のビジネスライティングを扱っており、非常にうまくやっています。 上記は、ジョージア州アトランタで開発中の新しいプロジェクトに関するプレスリリースの例です。 プレスリリースは、メディアと消費者の注目を集め、信頼を築くために作成されています。

マイクロソフトは、次の方法でプレスリリースに成功しています。

• タイトル、場所、日付を適切にフォーマットする
• 短く、説明的で、専門的な段落を使用する
• テキストを分割するための箇条書きを含める
• 最後に会社の説明を組み込む
• コミュニティと報道機関の両方の連絡先情報へのアクセスを提供する

2）会社概要：テスラ

テスラは革新的な自動車を生産する一方で、ブランドのポジショニングにも成功しています。 同社は未来を変える能力に自信を持っており、その結果、多くのファンを獲得しました。 それはそのウェブサイト上の会社の説明を通してこれを中継します。 会社の説明は、潜在的な投資家やパートナーを呼び込むため、説得力のあるビジネスライティングの人気のあるタイプです。

テスラは、次の方法で会社の説明に成功しています。

• 会社の歴史を説明する
• その製品とサービスの説明
• 会社の所在地を含む
• 現在の目標の概要
• その全体的な使命声明を表現する

3）会社発表レター：スターバックス

スターバックスは、従業員に会社の所有権を提供するという点で、多くのコーヒーハウスとは異なります。 このイニシアチブは1990年代に導入され、現在も続いています。 スターバックスの元CEOであるハワードシュルツは、従業員への会社発表レターを通じてニュースを発表しました。 これらの情報を提供するビジネスライティングは、ビッグニュースを多数の人々と効率的に共有するために機能します。

スターバックスは、次の方法で会社の発表レターに成功しました。

• 読者に直接対応する
• 会社の価値と使命を振り返る
• 従業員への感謝の気持ち
• 簡潔に変更を導入する
• サインオフを含む

時間の経過とともにあなたのビジネスライティングをマスターする

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多くの企業では、ビジネスライティングが毎日行われています。 ビジネスコミュニケーションにはさまざまな種類がありますが、目標は同じであることがよくあります。明確で、簡潔で、整理されていることです。 これらのビジネスライティングのヒントに従うことで、インパクトのあるコミュニケーションと全体的なより深い関係が生まれます。

あなたのビジネスライティングスキルの向上は、通常、時間の経過とともに起こります。 ただし、旅の途中で役立つリソースがあります。 たとえば、文法や編集サービスを使用したり、専門のビジネスライターを雇って目標を達成したりできます。 適切な調査とガイダンスがあれば、マークを残すビジネスライティングを提供できます。

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