6 dicas de redação de negócios para melhorar seu conteúdo

Não importa o seu setor, há uma grande chance de você ter que passar por alguma redação comercial. Por exemplo, você pode ter que redigir e-mails diários, rascunhos de propostas ou criar manuais de instruções detalhados. Independentemente do material, a redação comercial se beneficia de ser o mais sucinto e transparente possível. Seus entrevistados, sejam clientes ou colegas, provavelmente têm agendas lotadas.

É por isso que é melhor aprender as principais dicas de redação de negócios. Não se trata apenas de melhorar a gramática ou ter um tom profissional, no entanto. Aprender a dominar a escrita de negócios requer pensamento crítico sobre estilo, organização e estrutura de frases. Quando bem feito, as habilidades de redação comercial podem levar a uma comunicação mais eficaz e a um negócio simplificado em geral.

Aqui estão as melhores práticas e exemplos de redação de negócios para inspirar seu conteúdo.

Tipos de Redação Empresarial

Antes de chegar às dicas de redação de negócios, é fundamental primeiro entender os diferentes tipos de redação de negócios. Cada tipo requer seu próprio estilo de escrita de negócios.

Instrucional

O objetivo da redação comercial instrucional é ajudar os entrevistados a concluir uma tarefa específica. Na maioria das vezes, esse estilo envolve escrever instruções passo a passo em ordem cronológica. O tom é mais formal e neutro em comparação com outros estilos de escrita de negócios.

Exemplos:

• Manuais do usuário
• Memorandos
• Especificações

Informativo

A escrita informativa de negócios é comum em todos os tipos de negócios. Aqui, seu objetivo é fornecer atualizações, criar registros para referência ou cumprir obrigações legais. Toda escrita informativa deve ser precisa, profissional e imparcial.

Exemplos:

• Relatórios de negócios
• Finanças
• Atas da reunião

Persuasivo

A escrita empresarial persuasiva desvia-se do instrutivo e informativo por ser mais informal. O objetivo final é transmitir informações importantes e convencer o leitor a agir. Como resultado, a escrita mais persuasiva é usada em peças de vendas, marketing ou promocionais.

Exemplos:

• Discursos de vendas
• Propostas
• Comunicados de imprensa

Transacional

Finalmente, há a escrita comercial transacional ou escrita feita no dia-a-dia. O e-mail compõe a maior parte da escrita transacional, embora os documentos oficiais de negócios também contem. Isso inclui documentos geralmente preenchidos pela equipe de Recursos Humanos, como cartas de oferta ou demissão. Como tal, a escrita transacional é geralmente usada ao enviar notícias.

Exemplos:

• E-mails
• Faturas
• Cartas de recomendação

As melhores dicas de redação de negócios

As dicas a seguir ajudarão a melhorar sua correspondência com seu público-alvo.

1. Antecipe as necessidades do seu leitor

Embora seja importante conhecer seu objetivo principal ao escrever, você também deve entender as necessidades do seu público. Isso garante que você vá direto ao ponto e evite dar detalhes desnecessários. Você pode se fazer algumas perguntas iniciais:

• Por que o leitor deve se preocupar com a mensagem?
• Que perguntas eles podem ter?
• Qual é o seu nível de compreensão do assunto?

Além disso, pense no relacionamento que você tem com o destinatário. Se eles não são familiares para você, seu tom deve permanecer profissional. No entanto, se você já tem um relacionamento, pode se beneficiar de ser mais informal.

2. Seja conciso

Em segundo lugar, tente ser o mais conciso possível na redação do seu negócio. Frases longas e sinuosas não prendem a atenção de um indivíduo, principalmente se ele tiver uma agenda lotada. Para ser conciso, use frases curtas e simples. Evite jargões excessivamente técnicos com aqueles que podem não estar familiarizados com o assunto. Ao mesmo tempo, se alguém é bem versado no assunto, não escreva definições básicas.

Além disso, deixe de fora qualquer penugem em sua escrita, como metáforas, analogias, adjetivos ou advérbios desnecessários. Você quer que suas habilidades de escrita nos negócios sejam facilmente digeríveis e diretas.

3. Tenha Estrutura

Um dos pontos-chave a serem lembrados ao escrever para negócios é a estrutura. Mensagens organizadas geralmente são muito melhores do que as não organizadas. Planeje sua peça com antecedência, descrevendo exatamente o que você precisa dizer.

Além disso, esforce-se por blocos de texto curtos em vez de longos. Parágrafos prolixos são fáceis de passar despercebidos, e sua mensagem pode ser facilmente abafada. Você pode separar o texto usando:

• Cabeçalhos e subcabeçalhos
• Parágrafos de 3-4 linhas cada
• Informações codificadas por cores
• Texto em negrito para informações importantes
• Quebras de linha

4. Preste atenção aos pequenos detalhes

Se você escreve muitos e-mails, pode ser tentador cortar e colar certas informações para economizar tempo. No entanto, isso pode levar a erros estranhos. Por exemplo, você pode esquecer de alterar o nome, o título ou o sexo de um destinatário antes de enviar sua mensagem. Isso anula o restante da sua mensagem e pode exigir o envio de uma mensagem de pedido de desculpas.

Verifique suas saudações e declarações finais para evitar cometer esse erro. Por outro lado, pode haver ocasiões em que você não tem certeza do nome, título ou sexo do leitor. Nesses casos, é melhor usar uma linguagem neutra. Por exemplo, para gênero, você pode usar o pronome singular "eles". Evita a possibilidade de um erro de pronome e permite que o receptor esclareça quem ele é.

5. Inclua um forte apelo à ação

Sua chamada para ação (CTA) informará aos entrevistados qual ação eles precisam tomar em seguida. A maioria das comunicações de negócios incluirá um CTA, e a chave é ser o mais específico possível. Se você deixar seu público adivinhando, eles não saberão ou se importarão com o que fazer em seguida. Isso pode levar a nenhuma ação ou mensagens de acompanhamento pedindo esclarecimentos que levem mais tempo. Também é uma boa ideia dar ao seu CTA um prazo para incentivar a ação.

Um bom CTA é assim:

"Por favor, assine e devolva este documento até as 17h de quinta-feira, 22 de maio."

Não há confusão quanto ao que precisa ser feito ou quando.

6. Revise várias vezes

Depois de concluir seu trabalho, é hora de revisar. Muitos escritores de negócios bem-sucedidos leem seu trabalho em voz alta para verificar frases estranhas, repetitivas ou desnecessárias. Você pode usar recursos online como Grammarly ou Hemingway para verificação gramatical e de pontuação. Verifica gramaticalmente para erros gramaticais comuns e mais avançados, como o uso de voz passiva. Hemingway faz o mesmo, mas também se concentra no nível de leitura de sua escrita. Isso ajuda você a adaptar melhor sua mensagem ao seu público ideal.

Você também pode pedir a outra pessoa para examinar seu trabalho. Um novo par de olhos pode detectar erros que você pode ter perdido ou fornecer uma nova perspectiva.

Exemplos de boa redação comercial

Para ajudar a dar vida às dicas de redação de negócios acima, você pode ver os seguintes melhores exemplos de redação de negócios.

1) Comunicado de imprensa: Microsoft

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A Microsoft, uma corporação multinacional de tecnologia, continua a dominar o mercado com bilhões de lucros líquidos todos os anos. A empresa também lida com vários tipos de redação comercial e faz isso bem. O acima é um exemplo de um comunicado de imprensa sobre um novo projeto em desenvolvimento em Atlanta, Geórgia. Os comunicados de imprensa são criados para atrair a atenção da mídia e do consumidor e construir credibilidade.

A Microsoft obtém sucesso em seu comunicado de imprensa ao:

• Ter a formatação adequada de título, local e data escrita
• Usando parágrafos curtos, descritivos e profissionais
• Incluindo marcadores para quebrar o texto
• Incorporando uma descrição da empresa no final
• Fornecer acesso a informações de contato para a comunidade e a imprensa

2) Descrição da Empresa: Tesla

Enquanto a Tesla produz automóveis inovadores, ela também tem sucesso em seu posicionamento de marca. A empresa está confiante em sua capacidade de mudar o futuro e, como resultado, ganhou uma grande base de fãs. Ele transmite isso através da descrição da empresa em seu site. As descrições da empresa são um tipo popular de escrita comercial persuasiva, pois trazem potenciais investidores e parceiros.

A Tesla obtém sucesso na descrição da sua empresa ao:

• Explicando a história da empresa
• Descrevendo seus produtos e serviços
• Incluindo a localização da empresa
• Delineando seus objetivos atuais
• Expressando sua declaração de missão geral

3) Carta de anúncio da empresa: Starbucks

A Starbucks difere de muitas cafeterias por oferecer aos funcionários uma participação acionária na empresa. Esta iniciativa foi introduzida na década de 1990 e continua até hoje. Howard Shultz, ex-CEO da Starbucks, anunciou a notícia por meio de uma carta de anúncio da empresa aos funcionários. Essas peças informativas de redação comercial agem para compartilhar com eficiência grandes notícias com um grande número de pessoas.

A Starbucks obtém sucesso em sua carta de anúncio da empresa:

• Dirigindo-se diretamente ao leitor
• Refletindo sobre o valor e a missão da empresa
• Expressando gratidão por seus funcionários
• Introduzir mudanças de forma concisa
• Incluindo uma assinatura

Dominando sua escrita de negócios ao longo do tempo

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A escrita de negócios acontece todos os dias para muitas empresas. Embora existam muitos tipos diferentes de comunicação empresarial, o objetivo geralmente é o mesmo: ser claro, conciso e organizado. Seguir essas dicas de redação comercial resultará em comunicações impactantes e relações mais profundas em todos os setores.

Melhorar suas habilidades de escrita de negócios geralmente acontece ao longo do tempo. No entanto, existem recursos disponíveis para ajudá-lo ao longo de sua jornada. Por exemplo, você pode usar serviços de gramática e edição ou contratar redatores de negócios especializados para atingir seus objetivos. Com a pesquisa e orientação corretas, você pode fornecer uma redação comercial que deixa uma marca.

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