6 Tipps zum Schreiben von Geschäftstexten zur Verbesserung Ihrer Inhalte

Unabhängig von Ihrer Branche besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich einem Business Writing unterziehen mussten. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise tägliche E-Mails verfassen, Vorschläge entwerfen oder ausführliche Bedienungsanleitungen erstellen. Unabhängig vom Stoff profitieren Geschäftstexte davon, möglichst prägnant und transparent zu sein. Ihre Befragten, ob Kunden oder Kollegen, haben wahrscheinlich einen vollen Terminkalender.

Aus diesem Grund ist es am besten, die besten Tipps zum Schreiben von Unternehmen zu lernen. Es geht jedoch nicht nur darum, die Grammatik zu verbessern oder einen professionellen Ton zu haben. Das Erlernen der Beherrschung des Geschäftsschreibens erfordert kritisches Nachdenken über Stil, Organisation und Satzstruktur. Wenn sie gut gemacht sind, können die Fähigkeiten des Schreibens von Geschäftsprozessen zu einer effektiveren Kommunikation und einem insgesamt rationalisierten Unternehmen führen.

Hier sind die besten Geschäftsschreibpraktiken und Beispiele, um Ihre Inhalte zu inspirieren.

Arten von Geschäftsschreiben

Bevor Sie zu den Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen kommen, ist es wichtig, zunächst die verschiedenen Arten des Schreibens von Geschäftsbriefen zu verstehen. Jeder Typ erfordert seinen eigenen geschäftlichen Schreibstil.

Lehrreich

Der Zweck des Lehrgeschäftsschreibens besteht darin, den Befragten bei der Bewältigung einer bestimmten Aufgabe zu helfen. Meistens beinhaltet dieser Stil das Schreiben von Anweisungen Schritt für Schritt in chronologischer Reihenfolge. Der Ton ist im Vergleich zu anderen Schreibstilen für Unternehmen formeller und neutraler.

Beispiele:

• Bedienungsanleitung
• Notizen
• Spezifikationen

Informativ

Informatives Geschäftsschreiben ist in allen Arten von Unternehmen üblich. Hier besteht Ihr Ziel darin, Aktualisierungen bereitzustellen, Aufzeichnungen zu Referenzzwecken zu erstellen oder gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten. Alle Informationsschreiben sollten genau, professionell und unvoreingenommen sein.

Beispiele:

• Geschäftsberichte
• Finanzen
• Sitzungsprotokoll

Überzeugend

Überzeugendes Geschäftsschreiben weicht von Lehr- und Informationsmaterial ab, indem es informeller ist. Das Endziel ist es, wichtige Informationen weiterzugeben und den Leser davon zu überzeugen, Maßnahmen zu ergreifen. Infolgedessen wird das überzeugendste Schreiben in Verkaufs-, Marketing- oder Werbeartikeln verwendet.

Beispiele:

• Verkaufsgespräche
• Vorschläge
• Pressemeldungen

Transaktional

Schließlich gibt es das transaktionale Geschäftsschreiben oder das tägliche Schreiben. E-Mails machen den Großteil des Transaktionsschreibens aus, obwohl auch offizielle Geschäftsdokumente zählen. Dazu gehören Dokumente, die häufig von Mitarbeitern der Personalabteilung ausgefüllt werden, wie z. B. Angebots- oder Kündigungsschreiben. Daher wird Transaktionsschreiben normalerweise beim Versenden von Nachrichten verwendet.

Beispiele:

• E-Mails
• Rechnungen
• Empfehlungsschreiben

Die besten Tipps zum Schreiben von Unternehmen

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihre Korrespondenz mit Ihrer Zielgruppe zu verbessern.

1. Antizipieren Sie die Bedürfnisse Ihres Lesers

Während es wichtig ist, Ihr Hauptziel beim Schreiben zu kennen, sollten Sie auch die Bedürfnisse Ihres Publikums verstehen. So bleibst du beim Thema und vermeidest unnötige Details. Sie können sich erste Fragen stellen:

• Warum sollte sich der Leser für die Botschaft interessieren?
• Welche Fragen können sie haben?
• Wie ist ihr Verständnis des Themas?

Denken Sie außerdem an die Beziehung, die Sie zum Empfänger haben. Wenn sie Ihnen unbekannt sind, muss Ihr Ton professionell bleiben. Wenn Sie jedoch bereits eine Beziehung haben, können Sie davon profitieren, informeller zu sein.

2. Seien Sie prägnant

Zweitens versuchen Sie, in Ihrem Geschäftsschreiben so prägnant wie möglich zu sein. Lange, gewundene Sätze ziehen die Aufmerksamkeit einer Person nicht auf sich, besonders wenn sie einen vollen Terminkalender hat. Verwenden Sie kurze, einfache Sätze, um sich kurz zu fassen. Vermeiden Sie übermäßig technischen Jargon mit Personen, die mit dem Thema möglicherweise nicht vertraut sind. Zur gleichen Zeit, wenn sich jemand mit dem Thema auskennt, schreiben Sie keine grundlegenden Definitionen auf.

Lassen Sie außerdem alle Flusen in Ihrem Schreiben weg, wie unnötige Metaphern, Analogien, Adjektive oder Adverbien. Sie möchten, dass Ihre Schreibfähigkeiten im Geschäftsleben leicht verdaulich und auf den Punkt gebracht sind.

3. Struktur haben

Einer der wichtigsten Punkte, die Sie beim Schreiben für Unternehmen beachten sollten, ist die Struktur. Geordnete Nachrichten sind oft viel besser als unorganisierte. Planen Sie Ihr Stück im Voraus und skizzieren Sie genau, was Sie sagen müssen.

Streben Sie außerdem kurze Textblöcke gegenüber langen an. Wortreiche Absätze lassen sich leicht überschreiben, und Ihre Botschaft kann leicht übertönt werden. Sie können Text trennen, indem Sie Folgendes verwenden:

• Überschriften und Unterüberschriften
• Absätze von jeweils 3-4 Zeilen
• Farbcodierte Informationen
• Fettgedruckter Text für wichtige Informationen
• Zeilenumbrüche

4. Achten Sie auf die kleinen Details

Wenn Sie viele E-Mails schreiben, kann es verlockend sein, bestimmte Informationen auszuschneiden und einzufügen, um Zeit zu sparen. Dies kann jedoch zu unangenehmen Fehlern führen. Beispielsweise können Sie vergessen, den Namen, den Titel oder das Geschlecht eines Empfängers zu ändern, bevor Sie Ihre Nachricht senden. Dadurch wird der Rest Ihrer Nachricht ungültig und es kann erforderlich sein, eine Entschuldigungs-Folgenachricht zu senden.

Überprüfen Sie Ihre Begrüßungen und abschließenden Aussagen noch einmal, um diesen Fehler zu vermeiden. Im Gegensatz dazu kann es vorkommen, dass Sie sich bezüglich des Namens, des Titels oder des Geschlechts des Lesers nicht sicher sind. In diesen Fällen ist es am besten, eine neutrale Sprache zu verwenden. Zum Beispiel kannst du für das Geschlecht das Pronomen im Singular „they“ verwenden. Es vermeidet die Möglichkeit eines Pronomenfehlers und ermöglicht dem Empfänger zu klären, wer er ist.

5. Fügen Sie einen starken Call-to-Action hinzu

Ihr Call-to-Action (CTA) informiert die Befragten darüber, welche Maßnahmen sie als Nächstes ergreifen müssen. Die meisten geschäftlichen Mitteilungen enthalten einen CTA, und der Schlüssel ist, so spezifisch wie möglich zu sein. Wenn Sie Ihr Publikum raten lassen, wissen sie nicht, was als nächstes zu tun ist, oder kümmern sich nicht darum. Dies könnte dazu führen, dass keine Maßnahmen ergriffen werden oder dass Folgenachrichten zur Klärung aufgefordert werden, die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Es ist auch eine gute Idee, Ihrem CTA einen Zeitrahmen zu geben, um zum Handeln anzuregen.

Ein guter CTA sieht so aus:

"Bitte unterschreiben Sie dieses Dokument und senden Sie es bis Donnerstag, den 22. Mai, 17:00 Uhr zurück."

Es gibt keine Verwirrung darüber, was getan werden muss oder wann.

6. Mehrmals Korrektur lesen

Wenn Sie Ihre Arbeit abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, Korrektur zu lesen. Viele erfolgreiche Wirtschaftsautoren lesen ihre Arbeit laut vor, um sie auf unangenehme, sich wiederholende oder unnötige Sätze zu überprüfen. Sie können Online-Ressourcen wie Grammarly oder Hemingway für die Grammatik- und Interpunktionsprüfung verwenden. Grammatik prüft auf häufige und fortgeschrittenere Grammatikfehler, wie die Verwendung des Passivs. Hemingway tut vieles davon, konzentriert sich aber auch auf das Leseniveau Ihres Schreibens. Dies hilft Ihnen, Ihre Botschaft besser auf Ihr ideales Publikum abzustimmen.

Sie können auch eine andere Person bitten, Ihre Arbeit zu überprüfen. Ein frisches Paar Augen kann Fehler erkennen, die Sie möglicherweise übersehen haben, oder eine neue Perspektive bieten.

Beispiele für gutes Business Writing

Um die oben genannten Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen zum Leben zu erwecken, können Sie sich die folgenden besten Beispiele für Geschäftsbriefe ansehen.

1) Pressemitteilung: Microsoft

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Microsoft, ein multinationales Technologieunternehmen, dominiert weiterhin den Markt mit Milliardeneinnahmen, die jedes Jahr erzielt werden. Das Unternehmen kümmert sich auch um zahlreiche Arten von Geschäftstexten und macht das gut. Das Obige ist ein Beispiel für eine Pressemitteilung zu einem neuen Projekt, das in Atlanta, Georgia, entwickelt wird. Pressemitteilungen werden erstellt, um die Aufmerksamkeit von Medien und Verbrauchern zu erregen und Glaubwürdigkeit aufzubauen.

Microsoft gelingt in seiner Pressemitteilung durch:

• Mit der richtigen Formatierung von Titel, Ort und Datum
• Verwenden Sie kurze, beschreibende und professionelle Absätze
• Fügen Sie Aufzählungszeichen hinzu, um den Text aufzulockern
• Einbindung einer Firmenbeschreibung am Ende
• Bereitstellung von Kontaktinformationen für die Community und die Presse

2) Unternehmensbeschreibung: Tesla

Während Tesla innovative Automobile herstellt, gelingt es ihm auch, seine Marke zu positionieren. Das Unternehmen ist selbstbewusst in seiner Fähigkeit, die Zukunft zu verändern, und hat dadurch eine große Fangemeinde gewonnen. Es gibt dies durch seine Unternehmensbeschreibung auf seiner Website weiter. Unternehmensbeschreibungen sind eine beliebte Art überzeugender Geschäftstexte, da sie potenzielle Investoren und Partner ansprechen.

Tesla gelingt in seiner Firmenbeschreibung durch:

• Die Geschichte des Unternehmens erklären
• Beschreibung seiner Produkte und Dienstleistungen
• Einschließlich des Standorts des Unternehmens
• Skizziert seine aktuellen Ziele
• Ausdruck seiner allgemeinen Leitbild

3) Ankündigungsschreiben des Unternehmens: Starbucks

Starbucks unterscheidet sich von vielen Kaffeehäusern dadurch, dass es seinen Mitarbeitern eine Beteiligung am Unternehmen anbietet. Diese Initiative wurde in den 1990er Jahren eingeführt und dauert bis heute an. Howard Shultz, der ehemalige CEO von Starbucks, gab die Neuigkeiten in einem Ankündigungsschreiben des Unternehmens an die Mitarbeiter bekannt. Diese informativen Geschäftsbriefe dienen dazu, große Neuigkeiten effizient mit einer großen Anzahl von Menschen zu teilen.

Starbucks ist in seinem Unternehmensankündigungsschreiben erfolgreich, indem es:

• Den Leser direkt ansprechen
• Reflexion über den Wert und die Mission des Unternehmens
• Dankbarkeit für seine Mitarbeiter aussprechen
• Änderungen prägnant einführen
• Inklusive Abmeldung

Meistern Sie Ihr Business Writing im Laufe der Zeit

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Geschäftsschreiben gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Obwohl es viele verschiedene Arten von Geschäftskommunikation gibt, ist das Ziel oft dasselbe: klar, prägnant und organisiert zu sein. Die Befolgung dieser Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen wird zu einer wirkungsvollen Kommunikation und tieferen Beziehungen auf ganzer Linie führen.

Die Verbesserung Ihrer Fähigkeiten zum Schreiben von Geschäftsprozessen geschieht normalerweise im Laufe der Zeit. Es gibt jedoch Ressourcen, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen können. Sie können beispielsweise Grammatik- und Bearbeitungsdienste nutzen oder erfahrene Wirtschaftsautoren einstellen, um Ihre Ziele zu erreichen. Mit der richtigen Recherche und Anleitung können Sie Geschäftsdokumente erstellen, die Spuren hinterlassen.

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