6 wskazówek dotyczących pisania w biznesie, aby ulepszyć treść

Bez względu na branżę, istnieje duża szansa, że ​​musiałeś zająć się pisaniem biznesowym. Na przykład, być może będziesz musiał pisać codzienne e-maile, sporządzać projekty propozycji lub tworzyć szczegółowe instrukcje obsługi. Niezależnie od materiału, pisanie biznesowe jest tak zwięzłe i przejrzyste, jak to tylko możliwe. Twoi respondenci, zarówno klienci, jak i współpracownicy, prawdopodobnie mają napięte harmonogramy.

Dlatego najlepiej poznać najważniejsze wskazówki dotyczące pisania w biznesie. Nie chodzi jednak tylko o poprawę gramatyki czy posiadanie profesjonalnego tonu. Nauka pisania biznesowego wymaga krytycznego myślenia o stylu, organizacji i strukturze zdań. Dobrze zrobione umiejętności pisania biznesowego mogą prowadzić do bardziej efektywnej komunikacji i ogólnie usprawnionego biznesu.

Oto najlepsze praktyki pisania biznesowego i przykłady, które zainspirują Twoje treści.

Rodzaje pisania biznesowego

Zanim przejdziesz do wskazówek dotyczących pisania biznesowego, ważne jest, aby najpierw zrozumieć różne rodzaje pisania biznesowego. Każdy rodzaj wymaga własnego stylu pisania biznesowego.

Instrukcyjny

Celem instruktażowego pisania biznesowego jest pomoc respondentom w wykonaniu określonego zadania. Najczęściej ten styl polega na pisaniu instrukcji krok po kroku w porządku chronologicznym. Ton jest bardziej formalny i neutralny w porównaniu do innych stylów pisania biznesowego.

Przykłady:

• Instrukcje obsługi
• Notatki
• Specyfikacje

Informacyjne

Pisanie informacji o biznesie jest powszechne we wszystkich rodzajach firm. Tutaj Twoim celem jest dostarczanie aktualizacji, tworzenie rekordów w celach informacyjnych lub przestrzeganie zobowiązań prawnych. Wszelkie pisma informacyjne powinny być dokładne, profesjonalne i bezstronne.

Przykłady:

• Raporty biznesowe
• Finansowy
• Protokół spotkania

Przekonujący

Przekonujące pisanie biznesowe odbiega od instruktażowego i informacyjnego, ponieważ jest bardziej nieformalne. Ostatecznym celem jest przekazanie ważnych informacji i przekonanie czytelnika do podjęcia działań. W rezultacie najbardziej przekonujące pismo jest używane w artykułach sprzedażowych, marketingowych lub promocyjnych.

Przykłady:

• Stanowiska sprzedażowe
• Propozycje
• Komunikaty prasowe

Transakcyjny

Wreszcie, jest pisanie biznesowe lub pisanie transakcyjne wykonywane na co dzień. E-mail stanowi większość pism transakcyjnych, chociaż liczą się również oficjalne dokumenty biznesowe. Należą do nich dokumenty często wypełniane przez personel działu kadr, takie jak listy ofertowe lub zwolnienia. Jako takie, pisanie transakcyjne jest zwykle używane podczas wysyłania wiadomości.

Przykłady:

• E-maile
• Faktury
• Listy rekomendacyjne

Najlepsze wskazówki dotyczące pisania biznesowego

Poniższe wskazówki pomogą poprawić Twoją korespondencję z docelowymi odbiorcami.

1. Przewiduj potrzeby czytelnika

Chociaż ważne jest, aby znać swój główny cel pisania, powinieneś również zrozumieć potrzeby swoich odbiorców. Dzięki temu będziesz trzymał się tematu i unikniesz podawania zbędnych szczegółów. Możesz zadać sobie kilka wstępnych pytań:

• Dlaczego czytelnikowi powinno zależeć na przekazie?
• Jakie mogą mieć pytania?
• Jaki jest ich poziom zrozumienia tematu?

Ponadto pomyśl o relacji, jaką masz z odbiorcą. Jeśli są ci nieznane, twój ton musi pozostać profesjonalny. Jeśli jednak masz już kontakt, możesz skorzystać z bardziej nieformalnego charakteru.

2. Bądź zwięzły

Po drugie, staraj się być jak najbardziej zwięzły w swoim pisaniu biznesowym. Długie, kręte zdania nie przykuwają uwagi danej osoby, zwłaszcza jeśli ma napięty harmonogram. Aby być zwięzłym, używaj krótkich, prostych zdań. Unikaj zbyt technicznego żargonu w przypadku osób, które mogą nie być zaznajomione z tematem. Jednocześnie, jeśli ktoś jest dobrze zorientowany w temacie, nie wypisuj podstawowych definicji.

Dodatkowo pomiń wszelkie frazesy w swoim piśmie, takie jak niepotrzebne metafory, analogie, przymiotniki lub przysłówki. Chcesz, aby Twoje umiejętności pisania w biznesie były łatwo przyswajalne i na temat.

3. Mieć strukturę

Jednym z kluczowych punktów, o których należy pamiętać podczas pisania dla biznesu, jest struktura. Zorganizowane wiadomości często są lepsze niż te niezorganizowane. Zaplanuj swój artykuł z wyprzedzeniem, określając dokładnie to, co chcesz powiedzieć.

Ponadto staraj się stosować krótkie bloki tekstu nad długimi. Przegadane akapity są łatwe do przesłonięcia, a Twoja wiadomość może łatwo zostać zagłuszona. Możesz oddzielić tekst za pomocą:

• Nagłówki i podtytuły
• Akapity po 3-4 wiersze każdy
• Informacje oznaczone kolorami
• Pogrubiony tekst dla ważnych informacji
• Podziały wierszy

4. Zwróć uwagę na drobne szczegóły

Jeśli piszesz dużo e-maili, kuszące może być wycinanie i wklejanie niektórych informacji, aby zaoszczędzić czas. Może to jednak prowadzić do niezręcznych błędów. Na przykład możesz zapomnieć o zmianie nazwy odbiorcy, tytułu lub płci przed wysłaniem wiadomości. Takie postępowanie unieważni resztę Twojej wiadomości i może wymagać wysłania kolejnej wiadomości z przeprosinami.

Dokładnie sprawdź swoje pozdrowienia i końcowe stwierdzenia, aby uchronić się przed popełnieniem tego błędu. W przeciwieństwie do tego, mogą się zdarzyć sytuacje, w których nie masz pewności co do nazwiska, tytułu lub płci czytelnika. W takich przypadkach najlepiej wybrać neutralny język. Na przykład w przypadku płci możesz użyć zaimka w liczbie pojedynczej „oni”. Pozwala to uniknąć pomyłki zaimkowej i pozwala odbiorcy wyjaśnić, kim jest.

5. Dołącz silne wezwanie do działania

Wezwanie do działania (CTA) poinformuje respondentów, jakie działania muszą podjąć w następnej kolejności. Większość komunikacji biznesowej będzie zawierała wezwanie do działania, a kluczem jest, aby była jak najbardziej konkretna. Jeśli zostawisz odbiorcom zgadywanie, nie będą wiedzieć ani nie będą się przejmować tym, co dalej. Może to prowadzić do braku działań lub dalszych wiadomości z prośbą o wyjaśnienie, które wymagają więcej czasu. Dobrym pomysłem jest również wyznaczenie w CTA ram czasowych, aby zachęcić do działania.

Dobre CTA wygląda tak:

„Proszę podpisać i odesłać ten dokument do godziny 17:00 w czwartek 22 maja”.

Nie ma wątpliwości, co należy zrobić i kiedy.

6. Kilkakrotna korekta

Po zakończeniu pracy nadszedł czas na korektę. Wielu odnoszących sukcesy pisarzy biznesowych czyta swoje prace na głos, aby sprawdzić, czy nie ma niezręcznych, powtarzających się lub niepotrzebnych fraz. Możesz skorzystać z zasobów internetowych, takich jak Grammarly lub Hemingway, do sprawdzania gramatyki i interpunkcji. Grammarly sprawdza typowe błędy gramatyczne i te bardziej zaawansowane, takie jak użycie strony biernej. Hemingway robi to samo, ale koncentruje się również na poziomie czytania w twoim pisaniu. Pomoże Ci to lepiej dostosować przekaz do idealnej grupy odbiorców.

Możesz również poprosić inną osobę o przejrzenie Twojej pracy. Świeża para oczu może dostrzec błędy, które mogłeś przeoczyć, lub zapewnić nową perspektywę.

Przykłady dobrego pisania biznesowego

Aby pomóc urzeczywistnić powyższe wskazówki dotyczące pisania biznesowego, możesz zapoznać się z poniższymi najlepszymi przykładami pisania biznesowego.

1) Komunikat prasowy: Microsoft

Microsoft, międzynarodowa korporacja technologiczna, nadal dominuje na rynku z miliardowymi dochodami netto każdego roku. Firma zajmuje się również wieloma rodzajami pisma biznesowego i robi to dobrze. Powyższe jest przykładem komunikatu prasowego dotyczącego nowego projektu rozwijającego się w Atlancie w stanie Georgia. Informacje prasowe są tworzone w celu przyciągnięcia uwagi mediów i konsumentów oraz budowania wiarygodności.

Microsoft odnosi sukces w swoim komunikacie prasowym poprzez:

• Posiadanie odpowiedniego sformatowania tytułu, lokalizacji i daty napisania
• Używanie krótkich, opisowych i profesjonalnych akapitów
• W tym wypunktowania, aby podzielić tekst
• Dołączenie opisu firmy na końcu
• Zapewnienie dostępu do informacji kontaktowych zarówno dla społeczności, jak i prasy

2) Opis firmy: Tesla

Chociaż Tesla produkuje innowacyjne samochody, odnosi sukcesy również w pozycjonowaniu marki. Firma jest pewna swojej zdolności do zmiany przyszłości, dzięki czemu zyskała dużą rzeszę fanów. Przekazuje to poprzez opis firmy na swojej stronie internetowej. Opisy firm są popularnym rodzajem przekonującego pisma biznesowego, ponieważ przyciągają potencjalnych inwestorów i partnerów.

Tesli udało się w opisie swojej firmy poprzez:

• Wyjaśnianie historii firmy
• Opisywanie swoich produktów i usług
• W tym lokalizacja firmy
• Nakreślenie aktualnych celów
• Wyrażając swoją ogólną deklarację misji

3) List z ogłoszeniem firmy: Starbucks

Starbucks różni się od wielu kawiarni tym, że oferuje pracownikom udziały własnościowe w firmie. Inicjatywa ta została wprowadzona w latach 90. i trwa do dziś. Howard Shultz, były dyrektor generalny Starbucks, ogłosił tę wiadomość za pośrednictwem listu z ogłoszeniem firmy do pracowników. Te informacyjne fragmenty pisma biznesowego służą do skutecznego dzielenia się ważnymi wiadomościami z dużą liczbą osób.

Starbucks odnosi sukces w swoim liście z ogłoszeniem firmy poprzez:

• Zwracając się bezpośrednio do czytelnika
• Refleksja nad wartością i misją firmy
• Wyrażanie wdzięczności dla swoich pracowników
• Zwięzłe wprowadzanie zmian
• Z podpisem

Opanowanie pisania biznesowego w czasie

Pisanie biznesowe zdarza się codziennie w wielu firmach. Chociaż istnieje wiele różnych rodzajów komunikacji biznesowej, cel jest często ten sam: być jasnym, zwięzłym i zorganizowanym. Przestrzeganie tych wskazówek dotyczących pisania biznesowego zapewni skuteczną komunikację i głębsze relacje na całym świecie.

Poprawa umiejętności pisania biznesowego zwykle następuje z czasem. Dostępne są jednak zasoby, które pomogą ci w podróży. Na przykład możesz skorzystać z usług gramatycznych i edycji lub zatrudnić ekspertów biznesowych, aby osiągnąć swoje cele. Dzięki odpowiednim badaniom i wskazówkom możesz zapewnić pisanie biznesowe, które pozostawia ślad.