6 sfaturi de scriere pentru afaceri pentru a vă îmbunătăți conținutul

Indiferent de industria dvs., există șanse mari să fi fost supus unor scrieri de afaceri. De exemplu, este posibil să fiți nevoit să compuneți e-mailuri zilnice, să scrieți propuneri sau să creați manuale de instrucțiuni aprofundate. Indiferent de material, scrisul de afaceri beneficiază de a fi cât mai succint și transparent. Respondenții dvs., fie clienți sau colegi, probabil au programe încărcate.

De aceea, cel mai bine este să înveți sfaturi de top pentru scrierea în afaceri. Totuși, nu este vorba doar de îmbunătățirea gramaticii sau de a avea un ton profesional. A învăța să stăpânești scrisul de afaceri necesită o gândire critică despre stil, organizare și structura propoziției. Când sunt făcute bine, abilitățile de scriere de afaceri pot duce la o comunicare mai eficientă și la o afacere raționalizată în general.

Iată cele mai bune practici de scriere de afaceri și exemple pentru a vă inspira conținutul.

Tipuri de scriere de afaceri

Înainte de a ajunge la sfaturile de scriere de afaceri, este esențial să înțelegeți mai întâi diferitele tipuri de scriere de afaceri. Fiecare tip necesită propriul stil de scriere de afaceri.

Instructiv

Scopul scrisului de afaceri de instruire este de a ajuta respondenții să îndeplinească o anumită sarcină. Cel mai adesea, acest stil presupune scrierea instrucțiunilor pas cu pas, în ordine cronologică. Tonul este mai formal și mai neutru în comparație cu alte stiluri de scriere de afaceri.

Exemple:

• Manuale de utilizare
• Note
• Specificații

Informațional

Scrierea informațională de afaceri este comună în toate tipurile de afaceri. Aici, scopul dvs. este de a oferi actualizări, de a crea înregistrări pentru referință sau de a respecta obligațiile legale. Toate scrierile informative ar trebui să fie corecte, profesioniste și impartiale.

Exemple:

• Rapoarte de afaceri
• Financiare
• Procesul verbal al ședinței

Convingator

Scrierea persuasivă de afaceri se abate de la instrucțiuni și informații, fiind mai informală. Scopul final este de a transmite informații importante și de a convinge cititorul să ia măsuri. Ca rezultat, cele mai multe scrieri persuasive sunt folosite în piese de vânzări, marketing sau promoționale.

Exemple:

• Propuneri de vânzare
• Propuneri
• comunicate de presă

Tranzacțional

În cele din urmă, există scrierea sau scrierea de afaceri tranzacționale efectuate de zi cu zi. E-mailul reprezintă cea mai mare parte a scrierilor tranzacționale, deși și documentele oficiale de afaceri contează. Acestea includ documente adesea completate de personalul de Resurse Umane, cum ar fi scrisorile de ofertă sau de concediere. Ca atare, scrierea tranzacțională este de obicei folosită atunci când trimiteți știri.

Exemple:

• E-mailuri
• Facturi
• Scrisori de recomandare

Cele mai bune sfaturi de scriere pentru afaceri

Următoarele sfaturi vă vor ajuta să vă îmbunătățiți corespondența cu publicul vizat.

1. Anticipați nevoile cititorului dvs

Deși este important să vă cunoașteți obiectivul principal pentru scris, ar trebui să înțelegeți și nevoile publicului. Procedând astfel, veți rămâne la obiect și eviți să oferiți detalii inutile. Vă puteți adresa câteva întrebări inițiale:

• De ce ar trebui cititorului să-i pese de mesaj?
• Ce întrebări pot avea?
• Care este nivelul lor de înțelegere a subiectului?

Mai mult, gândește-te la relația pe care o ai cu destinatarul. Dacă îți sunt necunoscute, tonul tău trebuie să rămână profesional. Cu toate acestea, dacă aveți deja un raport, puteți beneficia de a fi mai informal.

2. Fii concis

În al doilea rând, urmărește să fii cât mai concis posibil în scrisul de afaceri. Propozițiile lungi și sinuoase nu rețin atenția unui individ, mai ales dacă are un program încărcat. Pentru a fi concis, folosește propoziții scurte și simple. Evitați jargonul excesiv de tehnic cu cei care ar putea să nu fie familiarizați cu subiectul. În același timp, dacă cineva este bine versat în subiect, nu scrie definiții de bază.

În plus, omite orice puf din scrisul tău, cum ar fi metafore, analogii, adjective sau adverbe inutile. Vrei ca abilitățile tale de scris în afaceri să fie ușor de digerat și la obiect.

3. Au Structură

Unul dintre punctele cheie de reținut atunci când scrieți pentru afaceri este structura. Mesajele organizate sunt adesea corecte mult mai bine decât cele neorganizate. Planifică-ți articolul din timp, subliniind exact ceea ce trebuie să spui.

În plus, străduiți-vă pentru blocuri scurte de text în locul celor lungi. Paragrafele cu cuvinte sunt ușor de acoperit, iar mesajul tău poate fi ușor înfundat. Puteți separa textul folosind:

• Anteturi și subanteturi
• Paragrafe a câte 3-4 rânduri fiecare
• Informații cu coduri de culori
• Text îngroșat pentru informații importante
• Rupere de linie

4. Fii atent la micile detalii

Dacă scrieți o mulțime de e-mailuri, poate fi tentant să tăiați și să lipiți anumite informații pentru a economisi timp. Cu toate acestea, acest lucru ar putea duce la greșeli incomode. De exemplu, este posibil să uitați să schimbați numele, titlul sau sexul unui destinatar înainte de a trimite mesajul. Procedând astfel, restul mesajului dvs. este anulat și ar putea necesita trimiterea unui mesaj de scuze.

Verificați-vă salutările și declarațiile finale pentru a preveni să faceți această greșeală. În schimb, pot exista ocazii când nu ești sigur de numele, titlul sau sexul cititorului. În aceste cazuri, cel mai bine este să utilizați un limbaj neutru. De exemplu, pentru gen, puteți folosi pronumele singular „ei”. Evită posibilitatea unei greșeli de pronume și permite receptorului să clarifice cine sunt.

5. Includeți un apel puternic la acțiune

Îndemnul dvs. la acțiune (CTA) va informa respondenții ce măsuri trebuie să întreprindă în continuare. Majoritatea comunicării de afaceri vor include un CTA, iar cheia este să fii cât mai specific posibil. Dacă vă lăsați publicul să ghicească, nu va ști sau nu va interesa ce să facă în continuare. Acest lucru ar putea duce la nicio acțiune sau mesaje ulterioare care să solicite clarificări care necesită mai mult timp. De asemenea, este o idee bună să acordați CTA un interval de timp pentru a încuraja acțiunea.

Un CTA bun arată astfel:

„Vă rugăm să semnați și să returnați acest document până la ora 17:00, joi, 22 mai.”

Nu există confuzie cu privire la ce trebuie făcut sau când.

6. Verificați de mai multe ori

Odată ce ți-ai terminat munca, este timpul să corectezi. Mulți scriitori de afaceri de succes își citesc lucrările cu voce tare pentru a verifica dacă există fraze incomode, repetitive sau inutile. Puteți folosi resurse online precum Grammarly sau Hemingway pentru verificarea gramaticii și a punctuației. Verificări gramaticale pentru erori gramaticale comune și altele mai avansate, cum ar fi utilizarea vocii pasive. Hemingway face aproape același lucru, dar se concentrează și pe nivelul de lectură al scrisului tău. Acest lucru vă ajută să vă adaptați mai bine mesajul la publicul dvs. ideal.

De asemenea, puteți cere unei alte persoane să vă examineze munca. O pereche de ochi proaspătă poate identifica greșelile pe care le-ați ratat sau vă poate oferi o nouă perspectivă.

Exemple de scriere bună de afaceri

Pentru a aduce la viață sfaturile de scris de mai sus, puteți să vă uitați la următoarele cele mai bune exemple de scriere de afaceri.

1) Comunicat de presă: Microsoft

‍

Microsoft, o corporație multinațională de tehnologie, continuă să domine piața cu venituri nete de miliarde în fiecare an. De asemenea, compania se ocupă de numeroase tipuri de scrisuri de afaceri și se descurcă atât de bine. Cele de mai sus sunt un exemplu de comunicat de presă privind un nou proiect în curs de dezvoltare în Atlanta, Georgia. Comunicatele de presă sunt create pentru a atrage atenția mass-media și a consumatorilor și pentru a construi credibilitatea.

Microsoft reușește în comunicatul său de presă prin:

• Având o formatare adecvată a titlului, locației și datei scrise
• Folosind paragrafe scurte, descriptive și profesionale
• Inclusiv marcatori pentru a descompune textul
• Încorporând o descriere a companiei la sfârșit
• Oferirea accesului la informațiile de contact atât pentru comunitate, cât și pentru presă

2) Descrierea companiei: Tesla

În timp ce Tesla produce automobile inovatoare, reușește și în poziționarea mărcii sale. Compania este sigură de sine în capacitatea sa de a schimba viitorul și, ca urmare, a câștigat o mare bază de fani. Transmite acest lucru prin descrierea companiei pe site-ul său. Descrierile companiilor sunt un tip popular de scriere de afaceri persuasive, deoarece aduc potențiali investitori și parteneri.

Tesla reușește în descrierea companiei sale prin:

• Explicarea istoriei companiei
• Descrierea produselor și serviciilor sale
• Inclusiv locația companiei
• Prezentarea obiectivelor sale actuale
• Exprimându-și declarația generală a misiunii

3) Scrisoare de anunț al companiei: Starbucks

Starbucks se deosebește de multe cafenele prin faptul că oferă angajaților o acțiune de proprietate în companie. Această inițiativă a fost introdusă în anii 1990 și continuă până în zilele noastre. Howard Shultz, fostul CEO al Starbucks, a anunțat vestea printr-o scrisoare de anunț a companiei către angajați. Aceste piese informaționale de scriere de afaceri acționează pentru a împărtăși eficient știri importante unui număr mare de oameni.

Starbucks reușește în scrisoarea de anunț al companiei prin:

• Adresându-se direct cititorului
• Reflectarea asupra valorii și misiunii companiei
• Exprimând recunoștință pentru angajații săi
• Introducerea concisă a modificărilor
• Inclusiv o semnare

Stăpânește-ți scrierea afacerii în timp

‍

Scrierea de afaceri are loc în fiecare zi pentru multe companii. Deși există multe tipuri diferite de comunicare în afaceri, scopul este adesea același: să fie clar, concis și organizat. Urmărirea acestor sfaturi pentru scrierea afacerilor va asigura comunicări de impact și relații mai profunde la nivel global.

Îmbunătățirea abilităților de scris în afaceri se întâmplă de obicei în timp. Cu toate acestea, există resurse disponibile pentru a vă ajuta pe parcursul călătoriei dvs. De exemplu, puteți utiliza servicii de gramatică și editare sau puteți angaja scriitori experți în afaceri pentru a vă atinge obiectivele. Cu cercetarea și îndrumarea potrivită, puteți oferi scrisuri de afaceri care lasă o amprentă.

‍