콘텐츠 개선을 위한 6가지 비즈니스 글쓰기 팁

업종에 관계없이 비즈니스 작성을 거쳐야 할 가능성이 큽니다. 예를 들어, 매일 이메일을 작성하거나 제안서 초안을 작성하거나 심층적인 사용 설명서를 작성해야 할 수 있습니다. 자료에 관계없이 비즈니스 글쓰기는 최대한 간결하고 투명하게 작성하는 것이 좋습니다. 고객이든 동료이든 응답자는 바쁜 일정을 가지고 있을 것입니다.

그렇기 때문에 최고의 비즈니스 작성 팁을 배우는 것이 가장 좋습니다. 그러나 문법을 향상시키거나 전문적인 어조를 갖는 것만이 아닙니다. 비즈니스 작문을 마스터하는 법을 배우려면 스타일, 조직 및 문장 구조에 대한 비판적 사고가 필요합니다. 비즈니스 작문 기술을 잘 수행하면 보다 효과적인 의사 소통과 전반적인 비즈니스 간소화로 이어질 수 있습니다.

다음은 콘텐츠에 영감을 주는 최고의 비즈니스 작성 방법과 예입니다.

비즈니스 글쓰기의 유형

비즈니스 작문 팁에 도달하기 전에 먼저 다양한 유형의 비즈니스 작문을 이해하는 것이 중요합니다. 각 유형에는 고유한 비즈니스 작성 스타일이 필요합니다.

교육

교육적 비즈니스 글쓰기의 목적은 응답자가 특정 작업을 완료하도록 돕는 것입니다. 대부분 이 스타일은 지침을 시간 순서대로 단계별로 작성하는 것과 관련이 있습니다. 어조는 다른 비즈니스 작문 스타일에 비해 더 형식적이고 중립적입니다.

예:

• 사용자 매뉴얼
• 메모
• 명세서

정보 제공

정보 비즈니스 작성은 모든 종류의 비즈니스에서 일반적입니다. 여기에서 귀하의 목표는 업데이트를 제공하거나 참조용으로 기록을 작성하거나 법적 의무를 준수하는 것입니다. 모든 정보 작성은 정확하고 전문적이며 편견이 없어야 합니다.

예:

• 비즈니스 보고서
• 재정
• 회의록

동기

설득력 있는 비즈니스 글쓰기는 보다 비공식적임으로써 교육 및 정보 제공에서 벗어납니다. 최종 목표는 중요한 정보를 전달하고 독자가 행동을 취하도록 설득하는 것입니다. 결과적으로 대부분의 설득력 있는 글은 판매, 마케팅 또는 판촉물에 사용됩니다.

예:

• 판매 피치
• 제안
• 보도 자료

거래

마지막으로 일상적으로 수행되는 거래 비즈니스 쓰기 또는 쓰기가 있습니다. 이메일은 거래 작성의 대부분을 차지하지만 공식 비즈니스 문서도 중요합니다. 여기에는 제안 또는 해고 서신과 같이 인사부 직원이 자주 작성하는 문서가 포함됩니다. 따라서 일반적으로 뉴스를 보낼 때 트랜잭션 쓰기를 사용합니다.

예:

• 이메일
• 송장
• 추천서

최고의 비즈니스 글쓰기 팁

다음 팁은 의도한 청중과의 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 됩니다.

1. 독자의 요구를 예상하라

글쓰기의 주요 목표를 아는 것이 중요하지만 청중의 요구 사항도 이해해야 합니다. 그렇게 하면 요점에 충실하고 불필요한 세부 정보를 제공하지 않도록 할 수 있습니다. 다음과 같은 초기 질문을 스스로에게 할 수 있습니다.

• 독자가 메시지에 관심을 가져야 하는 이유는 무엇입니까?
• 그들은 어떤 질문을 할 수 있습니까?
• 주제에 대한 이해 수준은 어느 정도입니까?

또한 받는 사람과의 관계에 대해 생각해 보십시오. 그들이 당신에게 익숙하지 않다면, 당신의 어조는 프로페셔널해야 합니다. 그러나 이미 친밀한 관계가 있는 경우 더 비공식적인 것이 도움이 될 수 있습니다.

2. 간결하라

둘째, 비즈니스 글쓰기에서 가능한 한 간결한 것을 목표로 하십시오. 길고 구불구불한 문장은 특히 바쁜 일정이 있는 경우 개인의 주의를 끌지 못합니다. 간결하게 하려면 짧고 간단한 문장을 사용하십시오. 주제에 익숙하지 않을 수 있는 사람들과 함께 지나치게 기술적인 전문 용어는 피하십시오. 동시에 그 주제에 정통한 사람이라면 기본 정의를 쓰지 마십시오.

또한 불필요한 은유, 유추, 형용사 또는 부사와 같이 글에서 보잘 것 없는 부분은 생략하십시오. 당신은 비즈니스에서 당신의 작문 기술이 쉽게 소화되고 핵심이 되기를 원합니다.

3. 구조를 가지고

비즈니스를 위해 글을 쓸 때 기억해야 할 핵심 사항 중 하나는 구조입니다. 정리된 메시지는 정리되지 않은 메시지보다 훨씬 더 공정한 경우가 많습니다. 말해야 할 내용을 정확히 요약하여 미리 작품을 계획하세요.

또한 긴 텍스트보다 짧은 텍스트 블록을 사용하도록 노력하십시오. 장황한 단락은 유약하기 쉽고 메시지는 쉽게 익사할 수 있습니다. 다음을 사용하여 텍스트를 구분할 수 있습니다.

• 헤더 및 하위 헤더
• 각 3-4줄의 단락
• 색상으로 구분된 정보
• 중요한 정보를 위한 굵은 글씨체
• 줄 바꿈

4. 작은 세부 사항에주의를 기울이십시오

이메일을 많이 쓰는 경우 시간을 절약하기 위해 특정 정보를 잘라내어 붙여넣고 싶을 수 있습니다. 그러나 이것은 어색한 실수로 이어질 수 있습니다. 예를 들어 메시지를 보내기 전에 받는 사람의 이름, 직위 또는 성별을 변경하는 것을 잊어버릴 수 있습니다. 그렇게 하면 나머지 메시지가 무효화되고 사과 후속 메시지를 보내야 할 수 있습니다.

이러한 실수를 하지 않도록 인사말과 결론을 다시 한 번 확인하십시오. 대조적으로 독자의 이름, 직위 또는 성별이 확실하지 않은 경우가 있을 수 있습니다. 이러한 경우에는 중립적인 언어를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 예를 들어, 성별의 경우 단수 대명사 "그들"을 사용할 수 있습니다. 대명사 실수의 가능성을 피하고 수신자가 자신이 누구인지 명확히 할 수 있습니다.

5. 강력한 클릭 유도문안 포함

CTA(클릭 유도문안)는 응답자에게 다음에 취해야 할 조치를 알려줍니다. 대부분의 비즈니스 커뮤니케이션에는 CTA가 포함되며 핵심은 가능한 한 구체적이어야 합니다. 청중이 추측하게 내버려 두면 청중은 다음에 무엇을 해야 하는지 알지 못하거나 관심을 갖지 않을 것입니다. 이로 인해 작업이 수행되지 않거나 더 많은 시간이 소요되는 설명을 요청하는 후속 메시지가 표시될 수 있습니다. CTA에게 행동을 장려할 시간을 주는 것도 좋은 생각입니다.

좋은 CTA는 다음과 같습니다.

"이 문서에 서명하고 5월 22일 목요일 오후 5시까지 제출하십시오."

무엇을 언제 해야 하는지 혼란이 없습니다.

6. 여러 번 교정

작업을 완료했으면 교정할 시간입니다. 많은 성공적인 비즈니스 작가들은 어색하거나 반복적이거나 불필요한 문구를 확인하기 위해 자신의 작품을 소리 내어 읽습니다. 문법 및 구두점 검사를 위해 Grammarly 또는 Hemingway와 같은 온라인 리소스를 사용할 수 있습니다. Grammarly는 일반적인 문법 오류와 수동태 사용과 같은 고급 오류를 확인합니다. 헤밍웨이는 그와 비슷한 일을 하면서도 글의 읽기 수준에도 초점을 맞춥니다. 이렇게 하면 메시지를 이상적인 청중에게 더 잘 맞출 수 있습니다.

다른 사람에게 작업을 살펴보도록 요청할 수도 있습니다. 새로운 눈은 놓쳤을 수 있는 실수를 발견하거나 새로운 관점을 제공할 수 있습니다.

좋은 비즈니스 글쓰기의 예

위의 비즈니스 작성 팁을 실현하는 데 도움이 되도록 다음 최고의 비즈니스 작성 예를 볼 수 있습니다.

1) 보도자료: 마이크로소프트

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다국적 기술 기업인 Microsoft는 매년 수십억 달러의 순이익으로 시장을 계속 지배하고 있습니다. 이 회사는 또한 다양한 유형의 비즈니스 작성을 처리하고 잘 수행합니다. 위의 내용은 조지아주 애틀랜타에서 진행 중인 신규 프로젝트에 대한 보도 자료의 예입니다. 보도 자료는 미디어와 소비자의 관심을 끌고 신뢰를 구축하기 위해 만들어집니다.

Microsoft는 다음과 같은 방법으로 보도 자료에서 성공합니다.

• 제목, 위치 및 날짜의 적절한 형식을 갖추십시오.
• 짧고 설명적이며 전문적인 단락 사용
• 텍스트를 구분하기 위한 글머리 기호 포함
• 끝에 회사 설명 포함
• 커뮤니티와 언론 모두의 연락처 정보에 대한 액세스 제공

2) 회사 설명: Tesla

Tesla는 혁신적인 자동차를 생산하는 동시에 브랜드 포지셔닝에도 성공합니다. 회사는 미래를 바꿀 수 있는 능력에 자신이 있었고 그 결과 많은 팬층을 확보했습니다. 웹사이트의 회사 설명을 통해 이를 전달합니다. 회사 설명은 잠재적인 투자자와 파트너를 끌어들이기 때문에 설득력 있는 비즈니스 글쓰기의 인기 있는 유형입니다.

Tesla는 다음과 같이 회사 설명에서 성공합니다.

• 회사 연혁 설명
• 제품 및 서비스 설명
• 회사의 위치를 ​​포함하여
• 현재 목표 개요
• 전체 사명 선언문

3) 회사소개서 : 스타벅스

스타벅스는 직원들에게 회사의 소유권 지분을 제공한다는 점에서 많은 커피 하우스와 다릅니다. 이 이니셔티브는 1990년대에 도입되어 현재까지 계속되고 있습니다. 스타벅스의 전 CEO인 하워드 슐츠(Howard Shultz)는 회사 발표 편지를 통해 직원들에게 이 소식을 알렸습니다. 이러한 정보 제공 비즈니스 글쓰기는 많은 사람들과 빅 뉴스를 효율적으로 공유하는 역할을 합니다.

스타벅스는 다음과 같은 방법으로 회사 발표 편지에서 성공합니다.

• 독자에게 직접 전달
• 기업의 가치와 미션에 대한 성찰
• 직원들에 대한 고마움 표명
• 변경 사항을 간결하게 소개
• 사인오프 포함

시간이 지남에 따라 비즈니스 쓰기 마스터하기

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비즈니스 글쓰기는 많은 회사에서 매일 발생합니다. 다양한 종류의 비즈니스 커뮤니케이션이 있지만 목표는 종종 동일합니다. 명확하고 간결하며 조직화하는 것입니다. 이러한 비즈니스 작성 요령을 따르면 전반적으로 영향력 있는 커뮤니케이션과 더 깊은 관계가 형성됩니다.

비즈니스 작문 기술을 향상시키는 것은 일반적으로 시간이 지남에 따라 발생합니다. 그러나 여정에 도움이 되는 리소스가 있습니다. 예를 들어, 문법 및 편집 서비스를 사용하거나 전문 비즈니스 작가를 고용하여 목표를 달성할 수 있습니다. 올바른 연구와 지도를 통해 흔적을 남기는 비즈니스 글쓰기를 제공할 수 있습니다.

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