改善内容的 6 个商务写作技巧

无论您从事什么行业，您很有可能都必须进行一些商业写作。 例如，您可能必须撰写每日电子邮件、草拟提案或创建深入的说明手册。 无论材料如何，商务写作都受益于尽可能简洁和透明。 您的受访者，无论是客户还是同事，都可能日程繁忙。

这就是为什么最好学习顶级商务写作技巧。 然而，这不仅仅是为了提高语法或拥有专业的语气。 学习掌握商务写作需要对风格、组织和句子结构进行批判性思考。 如果做得好，商业写作技巧可以带来更有效的沟通和整体简化的业务。

以下是启发您的内容的最佳商业写作实践和示例。

商务写作的类型

在了解商务写作技巧之前，首先了解不同类型的商务写作至关重要。 每种类型都需要自己的商务写作风格。

教学

教学商业写作的目的是帮助受访者完成特定任务。 大多数情况下，这种风格涉及按时间顺序逐步编写说明。 与其他商务写作风格相比，语气更加正式和中性。

例子：

• 用户手册
• 备忘录
• 规格

信息性

信息商务写作在各种企业中都很常见。 在这里，您的目标是提供更新、创建记录以供参考或遵守法律义务。 所有信息性写作都应该准确、专业和公正。

例子：

• 业务报告
• 金融
• 会议记录

有说服力的

有说服力的商业写作通过更加非正式而偏离了指导性和信息性。 最终目标是传递重要信息并说服读者采取行动。 因此，大多数有说服力的写作都用于销售、营销或促销文章。

例子：

• 销售宣传
• 提案
• 新闻稿

事务性的

最后，还有交易业务写作或日常写作。 电子邮件占交易写作的大部分，但官方商业文件也很重要。 其中包括通常由人力资源人员填写的文件，例如录取通知书或解雇信。 因此，发送新闻时通常使用事务性写作。

例子：

• 电子邮件
• 发票
• 推荐信

最佳商务写作技巧

以下提示将有助于改善您与目标受众的通信。

1. 预测读者的需求

虽然了解写作的主要目标很重要，但您也应该了解受众的需求。 这样做可以确保您坚持重点并避免提供不必要的细节。 你可以问自己一些初步的问题：

• 读者为什么要关心信息？
• 他们可能有什么问题？
• 他们对主题的理解程度如何？

此外，想想你与接受者的关系。 如果你不熟悉他们，你的语气必须保持专业。 但是，如果您已经建立了融洽的关系，那么您可能会从更加非正式的方式中受益。

2. 简洁

其次，力求在您的商业写作中尽可能简洁。 长而曲折的句子不会引起个人的注意，特别是如果他们的日程很忙。 为简洁起见，请使用简短、简单的句子。 避免对可能不熟悉该主题的人使用过于专业的术语。 同时，如果某人精通该主题，请不要写出基本定义。

此外，在你的写作中留下任何绒毛，例如不必要的隐喻、类比、形容词或副词。 您希望自己的商业写作技巧易于理解并切中要害。

3.有结构

为商业写作时要记住的关键点之一是结构。 有组织的消息通常比无组织的消息要好得多。 提前计划好你的文章，准确地概述你需要说的内容。

此外，争取短文本块而不是长文本块。 冗长的段落很容易被掩盖，你的信息很容易被淹没。 您可以使用以下方法分隔文本：

• 标题和子标题
• 每段3-4行
• 颜色编码信息
• 重要信息的粗体文本
• 换行符

4.注意小细节

如果您写了很多电子邮件，可能很想剪切和粘贴某些信息以节省时间。 但是，这可能会导致尴尬的错误。 例如，您可能忘记在发送消息之前更改收件人的姓名、头衔或性别。 这样做会使您的其余信息无效，并且可能需要发送道歉后续信息。

仔细检查您的问候语和结论性陈述，以防止自己犯此错误。 相反，有时您可能不确定读者的姓名、头衔或性别。 在这些情况下，最好使用中性语言。 例如，对于性别，您可以使用单数代词“他们”。 它避免了代词错误的可能性，并允许接收者澄清他们是谁。

5.包括强烈的行动呼吁

您的号召性用语 (CTA) 将告知受访者他们接下来需要采取的行动。 大多数业务沟通都会包括 CTA，关键是要尽可能具体。 如果您让听众猜测，他们将不知道或不关心下一步该做什么。 这可能会导致不采取任何行动或要求更多时间进行澄清的后续消息。 给你的 CTA 一个时间表来鼓励行动也是一个好主意。

一个好的 CTA 如下所示：

“请在 5 月 22 日星期四下午 5:00 之前签署并交回这份文件。”

对于需要做什么或何时做，没有任何混淆。

6. 多次校对

完成工作后，就该校对了。 许多成功的商业作家大声朗读他们的作品，以检查是否有尴尬、重复或不必要的短语。 您可以使用 Grammarly 或 Hemingway 等在线资源进行语法和标点符号检查。 语法检查常见的语法错误和更高级的错误，例如被动语态的使用。 海明威做了很多相同的事情，但也关注你写作的阅读水平。 这有助于您更好地为理想的受众定制信息。

您也可以请其他人查看您的工作。 一双新的眼睛可以发现您可能错过的错误或提供新的视角。

良好商业写作的例子

为了帮助将上述商务写作技巧变为现实，您可以查看以下最佳商务写作示例。

1) 新闻稿：微软

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微软是一家跨国科技公司，每年以数十亿美元的净收入继续主导市场。 该公司还处理多种类型的商业写作，并且做得很好。 以上是关于在佐治亚州亚特兰大开发的新项目的新闻稿示例。 创建新闻稿是为了吸引媒体和消费者的注意力并建立信誉。

微软通过以下方式成功发布新闻稿：

• 标题、位置和日期的正确格式
• 使用简短、描述性和专业的段落
• 包括用于分解文本的项目符号
• 最后加入公司描述
• 为社区和媒体提供联系信息

2) 公司描述：特斯拉

特斯拉在生产创新汽车的同时，也成功实现了品牌定位。 该公司对改变未来的能力充满信心，因此获得了庞大的粉丝群。 它通过其网站上的公司描述来传达这一点。 公司描述是一种流行的有说服力的商业写作类型，因为它们会吸引潜在的投资者和合作伙伴。

特斯拉在其公司描述中的成功之处在于：

• 解释公司的历史
• 描述其产品和服务
• 包括公司所在地
• 概述其当前目标
• 表达其总体使命宣言

3) 公司公告信：星巴克

星巴克与许多咖啡馆的不同之处在于向员工提供公司的所有权股份。 该倡议于 1990 年代推出，并一直持续到今天。 星巴克前首席执行官霍华德舒尔茨通过公司致员工的公告信宣布了这一消息。 这些信息性商业写作可以有效地与大量人分享重大新闻。

星巴克在其公司公告信中的成功之处在于：

• 直接面向读者
• 反思公司的价值和使命
• 表达对员工的感激之情
• 简明扼要地引入变化
• 包括签收

随着时间的推移掌握你的商业写作

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许多公司每天都在进行商务写作。 虽然有许多不同类型的商务沟通，但目标通常是相同的：清晰、简洁和有条理。 遵循这些商业写作技巧将有助于全面进行有影响力的沟通和更深入的关系。

提高你的商务写作技巧通常会随着时间的推移而发生。 但是，有一些资源可以帮助您完成整个旅程。 例如，您可以使用语法和编辑服务或聘请专业的商业作家来实现您的目标。 通过正确的研究和指导，您可以提供留下印记的商业写作。

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