Ferramentas de rastreamento de tempo estão na moda hoje em dia. Parece que todos os dias ouvimos falar de uma nova startup que criou sua própria versão de uma ferramenta de rastreamento de tempo on-line baseada em nuvem. Esses programas não apenas ajudam sua empresa a acompanhar como seus funcionários gastam seu tempo trabalhando em projetos, mas também podem ser usados ​​para coisas como faturamento e estimativa de custos de projetos. Neste artigo, abordaremos algumas informações básicas sobre o que é uma ferramenta de controle de tempo e como ela funciona. Falaremos sobre por que sua empresa pode querer investir em um – ou vários – e, em seguida, daremos dicas sobre como escolher o caminho certo para suas necessidades específicas, bem como criar uma estratégia eficaz para usá-lo de maneira eficaz em seu departamento de marketing.

O que é uma ferramenta de controle de tempo?

Uma ferramenta de controle de tempo é um aplicativo de software que ajuda a controlar quanto tempo você gasta em projetos. Ele pode ser usado para praticamente qualquer tipo de trabalho, incluindo tarefas de marketing, como criação de conteúdo ou envio de e-mails.

As ferramentas de controle de tempo podem ajudá-lo a ver para onde está indo seu tempo, para que você possa fazer alterações para aumentar a produtividade.

Como uma ferramenta de controle de tempo pode ajudar sua empresa a melhorar sua estratégia de marketing.

As ferramentas de controle de tempo são ótimas para descobrir como sua equipe gasta o tempo. Isso pode ajudá-lo a identificar ineficiências em sua estratégia de marketing ou identificar áreas onde você está gastando muito tempo ou não o suficiente.

• As ferramentas de controle de tempo ajudam você a descobrir o que está funcionando e o que não está : Se há uma pergunta que ouço com mais frequência dos profissionais de marketing que procuram uma ferramenta de controle de tempo, é "como posso saber se isso está funcionando?" Com uma boa ferramenta de controle de tempo, você saberá exatamente quantos leads foram gerados em cada campanha e quanto tempo levou para fechar cada venda.
• As ferramentas de controle de tempo ajudam a identificar ineficiências : os profissionais de marketing tendem a ser pessoas muito ocupadas; eles passam a maior parte de seus dias fazendo todo tipo de coisa com pouco tempo de inatividade entre os projetos. Por causa disso, pode ser difícil obter uma imagem precisa de quanto tempo está realmente sendo gasto em diferentes tarefas ao longo do dia – especialmente quando várias pessoas estão envolvidas! Uma boa maneira de contornar esse problema é usar um software como o Hubstaff (ou outro produto similar), que permite aos usuários registrar o que foi feito durante períodos específicos para que todos saibam onde estão antes de avançar para novas oportunidades no futuro.”

Principais características de uma ferramenta de controle de tempo.

As ferramentas de controle de tempo também oferecem uma variedade de recursos que podem ajudá-lo a gerenciar e acompanhar as tarefas de sua equipe, como:

• Rastreamento de tempo, relatórios e faturamento . Essas são as funções básicas de qualquer ferramenta de controle de tempo e devem incluir a capacidade de registrar as horas de trabalho por tarefa ou projeto.
• Agendamento e gerenciamento de tarefas . Esta função permite criar uma visão geral de todos os seus projetos ou tarefas para que você possa atribuir a cada um uma duração estimada com base nas informações dos trabalhos anteriores. Isso ajudará a evitar a alocação excessiva ou insuficiente de recursos e garantir que todos os projetos sejam concluídos no prazo (ou dentro do orçamento).
• Integrações com outras ferramentas . Algumas empresas usam várias ferramentas para vários aspectos de seus negócios - por exemplo, software de gerenciamento de projetos para gerenciar cargas de trabalho dos membros da equipe ou software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para gerenciar relacionamentos com clientes - portanto, é importante descobrir se alguma ferramenta de rastreamento de tempo oferece integrações com esses tipos de programas antes de tomar uma decisão de compra!

Dicas para escolher a ferramenta de controle de tempo certa para suas necessidades de negócios.

Confira as análises de cada opção de software que você está considerando.

• Confira as avaliações dos usuários . Uma das melhores maneiras de descobrir o desempenho de um software de rastreamento de tempo para você e outras pessoas é ler o que usuários reais têm a dizer sobre ele. Descobrimos que a maioria das análises de usuários é bastante honesta, portanto, essa é uma ótima maneira de ter uma ideia do tipo de experiência que as pessoas estão tendo com cada ferramenta.
• Confira as avaliações de especialistas e líderes do setor . Você também pode usar opiniões de especialistas como um bom indicador ao escolher a ferramenta de controle de tempo certa para suas necessidades de marketing - mas certifique-se de que eles sejam especialistas na área antes de levar suas recomendações muito a sério!
• Confira as avaliações ou depoimentos fornecidos pela empresa. Algumas empresas podem fornecer informações detalhadas sobre seus produtos por meio de depoimentos escritos, estudos de caso ou outras formas de material de avaliação em seus sites oficiais ou páginas de mídia social (como o LinkedIn). Essas fontes fornecerão perspectivas valiosas sobre o desempenho de seus produtos com base em experiências do mundo real com clientes reais; no entanto, lembre-se de que esses tipos de depoimentos podem nem sempre ser 100% verdadeiros, pois foram fornecidos por quem tem algo a ganhar com a promoção do próprio fornecedor de software (por exemplo, funcionários incentivados por comissões baseadas em números de vendas).

Leve as ferramentas para um test drive.

Uma ótima maneira de garantir que o software que você está considerando é adequado para suas necessidades é testá-lo. Isso pode ser feito baixando uma versão de avaliação gratuita do produto; no entanto, lembre-se de que esses testes geralmente vêm com certas limitações, como restrições de tempo (por exemplo, 30 dias) ou restrições sobre quantos usuários podem acessá-los ao mesmo tempo.

Se você não conseguir encontrar uma versão de avaliação do software que está considerando, considere entrar em contato com a empresa e perguntar se ela estaria disposta a fornecer uma. Se eles concordarem, pode valer a pena experimentar o produto antes de comprometer qualquer dinheiro ou recursos com ele.

Cuidado com os custos ocultos.

A maioria das ferramentas de marketing vem com um conjunto de ferramentas de rastreamento, mas há muitos complementos que você pode precisar adquirir para aproveitar ao máximo seu tempo.

Por exemplo, se você estiver usando uma ferramenta que rastreia e-mails enviados e recebidos, certifique-se de que ela também inclua um editor de modelo de e-mail. Dessa forma, você pode criar a mensagem perfeita para cada contato e garantir que eles estejam interessados ​​no que você tem a oferecer antes de enviar qualquer coisa.

Outras coisas a serem observadas incluem:

• E-mails automatizados com base em gatilhos (como quando alguém se inscreve)
• Integração com outros sistemas como CRM ou software de gerenciamento de projetos

Certifique-se de que o software irá se integrar com outras ferramentas que você usa com frequência (por exemplo, ferramentas de contabilidade).

Quando se trata de escolher a ferramenta de controle de tempo certa para o seu negócio, você vai querer certificar-se de que qualquer software que você escolher se integre com outras ferramentas que você usa com frequência (por exemplo, ferramentas de contabilidade). Isso garantirá que seus dados estejam sempre atualizados e precisos.

A integração com outro software é importante porque permite que você transfira dados de um sistema para outro sem ter que fazer isso manualmente. Isso pode ser especialmente benéfico se sua equipe usar várias ferramentas de rastreamento de tempo ao mesmo tempo: integrá-las permite que os usuários verifiquem suas horas em um único painel, em vez de ter aplicativos separados abertos em suas telas de desktop. Além disso, ter um produto integrado significa que os funcionários não precisarão alternar entre as guias para visualizar o total de horas trabalhadas em vários projetos ou clientes no mesmo dia.

O próximo passo seria a integração com outras plataformas de marketing, como construtores de sites (comércio eletrônico), CRMs (sistemas de gerenciamento de contatos) e aplicativos de marketing por e-mail, como MailChimp ou Constant Contact).

A ferramenta de controle de tempo certa pode salvar a equipe de marketing da sua empresa de muitas dores de cabeça!

Uma ferramenta de rastreamento de tempo de marketing pode ajudá-lo a usar o tempo de sua equipe de maneira mais eficiente, o que é especialmente importante se você tiver recursos limitados.

Também pode evitar que sua empresa cometa erros dispendiosos. Por exemplo, se uma campanha não atingir seus objetivos, os dados do rastreador de tempo de marketing podem revelar que ela não foi executada corretamente ou não foi comunicada de forma eficaz ao seu público-alvo. Esse tipo de informação é fundamental para determinar o que deu errado e como melhorar campanhas futuras.

Ter uma ferramenta de controle de tempo confiável é vital para manter sua equipe de marketing no caminho certo. O software de rastreamento de tempo do ClickTime oferece recursos essenciais para rastrear o tempo gasto em projetos, monitorar o progresso da equipe e simplificar os fluxos de trabalho. Projetado tendo em mente os profissionais de marketing, o software ClickTime fornece acesso a relatórios robustos de quadro de horários e painéis em tempo real, que permitem que você gerencie seus negócios e otimize a lucratividade e os níveis de pessoal.

Conclusão

Neste artigo, discutimos os diferentes recursos que as ferramentas de controle de tempo têm e quais você deve procurar. Também demos algumas dicas sobre como escolher a ferramenta certa para as necessidades do seu negócio. Como você pode ver, existem muitas opções diferentes por aí quando se trata de escolher um! No entanto, se você seguir essas etapas com cuidado, será muito mais fácil encontrar uma solução ideal.