Les outils de suivi du temps font fureur ces jours-ci. Il semble que chaque jour, nous entendons parler d'une nouvelle startup qui a créé sa propre version d'un outil de suivi du temps en ligne basé sur le cloud. Non seulement ces programmes aident votre entreprise à suivre la façon dont ses employés passent leur temps à travailler sur des projets, mais ils peuvent également être utilisés pour des choses comme la facturation et l'estimation des coûts du projet. Dans cet article, nous allons passer en revue quelques informations de base sur ce qu'est un outil de suivi du temps et son fonctionnement. Nous expliquerons pourquoi votre entreprise pourrait vouloir investir dans un ou plusieurs, puis nous vous donnerons des conseils pour choisir celui qui convient à vos besoins spécifiques ainsi que pour créer une stratégie efficace pour l'utiliser efficacement au sein de votre service marketing.

Qu'est-ce qu'un outil de suivi du temps ?

Un outil de suivi du temps est une application logicielle qui vous aide à suivre le temps que vous passez sur des projets. Il peut être utilisé pour presque tous les types de travail, y compris les tâches de marketing telles que la création de contenu ou l'envoi d'e-mails.

Les outils de suivi du temps peuvent vous aider à voir où va votre temps afin que vous puissiez apporter des modifications pour augmenter la productivité.

Comment un outil de suivi du temps peut aider votre entreprise à améliorer sa stratégie marketing.

Les outils de suivi du temps sont parfaits pour savoir comment votre équipe passe son temps. Cela peut vous aider à identifier les inefficacités de votre stratégie marketing ou à identifier les domaines où vous passez trop de temps ou pas assez.

• Les outils de suivi du temps vous aident à découvrir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas : S'il y a une question que j'entends le plus souvent de la part des spécialistes du marketing à la recherche d'un outil de suivi du temps, c'est "comment puis-je savoir si cela fonctionne ?" Avec un bon outil de suivi du temps, vous saurez exactement combien de prospects ont été générés par chaque campagne et combien de temps il a fallu pour conclure chaque vente.
• Les outils de suivi du temps vous aident à identifier les inefficacités : les spécialistes du marketing ont tendance à être des personnes très occupées ; ils passent la plupart de leurs journées à faire toutes sortes de choses avec peu de temps d'arrêt entre les projets. Pour cette raison, il peut être difficile d'obtenir une image précise du temps réellement consacré à différentes tâches tout au long de la journée, en particulier lorsque plusieurs personnes sont impliquées ! Un bon moyen de contourner ce problème consiste à utiliser un logiciel comme Hubstaff (ou un autre produit similaire) qui permet aux utilisateurs d'enregistrer ce qui a été fait pendant des périodes spécifiques afin que chacun sache où il en est avant de se lancer dans de nouvelles opportunités.

Principales caractéristiques d'un outil de suivi du temps.

Les outils de suivi du temps offrent également une gamme de fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer et à suivre les tâches de votre équipe, telles que :

• Suivi du temps, reporting et facturation . Ce sont les fonctions de base de tout outil de suivi du temps et elles devraient inclure la possibilité d'enregistrer les heures de travail par tâche ou projet.
• Planification et gestion des tâches . Cette fonction vous permet de créer une vue d'ensemble de tous vos projets ou tâches afin que vous puissiez attribuer à chacun une durée estimée en fonction des informations des travaux précédents. Cela aidera à éviter de sur-allouer ou de sous-allouer des ressources et à garantir que tous les projets sont achevés à temps (ou dans les limites du budget).
• Intégrations avec d'autres outils . Certaines entreprises utilisent plusieurs outils pour divers aspects de leur activité, par exemple, un logiciel de gestion de projet pour gérer la charge de travail des membres de l'équipe ou un logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour gérer les relations avec les clients. Il est donc important de savoir si des outils de suivi du temps offrent des intégrations. avec ces types de programmes avant de prendre une décision d'achat !

Conseils pour choisir le bon outil de suivi du temps pour les besoins de votre entreprise.

Consultez les avis pour chaque option logicielle que vous envisagez.

• Consultez les avis des utilisateurs . L'un des meilleurs moyens de savoir comment un logiciel de suivi du temps fonctionne pour vous et pour d'autres personnes est de lire ce que de vrais utilisateurs ont à dire à ce sujet. Nous avons constaté que la plupart des avis d'utilisateurs sont assez honnêtes, c'est donc un excellent moyen d'avoir une idée du type d'expérience que les gens ont avec chaque outil.
• Consultez les avis d'experts et de leaders de l'industrie . Vous pouvez également utiliser les avis d'experts comme un bon indicateur pour choisir le bon outil de suivi du temps pour vos besoins marketing, mais assurez-vous qu'ils sont des experts dans le domaine avant de prendre leurs recommandations trop au sérieux !
• Consultez les avis ou les témoignages fournis par l'entreprise. Certaines entreprises peuvent fournir des informations détaillées sur leurs produits par le biais de témoignages écrits, d'études de cas ou d'autres formes de documents d'examen sur leurs sites Web officiels ou leurs pages de médias sociaux (comme LinkedIn). Ces sources fourniront des perspectives précieuses sur le fonctionnement de leur produit sur la base d'expériences réelles avec des clients réels ; cependant, gardez à l'esprit que ces types de témoignages ne sont pas toujours véridiques à 100 %, car ils ont été fournis par ceux qui ont quelque chose à gagner à promouvoir le fournisseur de logiciels lui-même (par exemple, des employés incités par des commissions basées sur les chiffres de vente).

Prenez les outils pour un essai routier.

Un excellent moyen de s'assurer que le logiciel que vous envisagez est adapté à vos besoins est de le tester. Cela peut être fait en téléchargeant une version d'essai gratuite du produit ; cependant, gardez à l'esprit que ces essais s'accompagnent généralement de certaines limitations telles que des contraintes de temps (par exemple, 30 jours) ou des restrictions sur le nombre d'utilisateurs pouvant y accéder en même temps.

Si vous ne trouvez pas de version d'essai du logiciel que vous envisagez, envisagez de contacter l'entreprise et demandez-lui si elle serait disposée à vous en fournir une. S'ils sont d'accord, cela peut valoir la peine d'essayer leur produit avant d'y engager de l'argent ou des ressources.

Attention aux frais cachés.

La plupart des outils marketing sont livrés avec un ensemble d'outils de suivi, mais vous devrez peut-être acheter de nombreux modules complémentaires pour tirer le meilleur parti de votre temps.

Par exemple, si vous utilisez un outil qui suit les e-mails envoyés et reçus, assurez-vous qu'il inclut également un éditeur de modèle d'e-mail. De cette façon, vous pouvez rédiger le message parfait pour chaque contact et vous assurer qu'ils sont intéressés par ce que vous proposez avant de leur envoyer quoi que ce soit.

D'autres choses à surveiller incluent:

• E-mails automatisés basés sur des déclencheurs (par exemple, lorsque quelqu'un s'inscrit)
• Intégration avec d'autres systèmes comme CRM ou logiciel de gestion de projet

Assurez-vous que le logiciel s'intégrera aux autres outils que vous utilisez fréquemment (par exemple, des outils de comptabilité).

Lorsqu'il s'agit de choisir le bon outil de suivi du temps pour votre entreprise, vous devez vous assurer que tout logiciel que vous choisissez s'intègre aux autres outils que vous utilisez fréquemment (par exemple, les outils de comptabilité). Cela garantira que vos données sont toujours à jour et exactes.

L'intégration avec d'autres logiciels est importante car elle vous permet de transférer en toute transparence des données d'un système à un autre sans avoir à le faire manuellement vous-même. Cela peut être particulièrement avantageux si votre équipe utilise plusieurs outils de suivi du temps à la fois : les intégrer tous ensemble permet aux utilisateurs de vérifier leurs heures à partir d'un seul tableau de bord plutôt que d'avoir des applications séparées ouvertes sur leurs écrans de bureau. De plus, le fait d'avoir un produit intégré signifie que les employés n'auront pas à basculer entre les onglets pour voir le nombre total d'heures travaillées sur plusieurs projets ou clients au cours de la même journée.

La prochaine étape serait l'intégration avec d'autres plates-formes marketing telles que les créateurs de sites Web (commerce électronique), les CRM (systèmes de gestion des contacts) et les applications de marketing par e-mail telles que MailChimp ou Constant Contact).

Le bon outil de suivi du temps peut éviter de nombreux maux de tête à l'équipe marketing de votre entreprise !

Un outil de suivi du temps marketing peut vous aider à utiliser plus efficacement le temps de votre équipe, ce qui est particulièrement important si vous disposez de ressources limitées.

Cela peut également éviter à votre entreprise de commettre des erreurs coûteuses. Par exemple, si une campagne n'atteint pas ses objectifs, les données du suivi du temps marketing peuvent révéler qu'elle n'a pas été exécutée correctement ou qu'elle n'a pas été communiquée efficacement à son public cible. Ce type d'informations est essentiel pour déterminer ce qui n'a pas fonctionné et comment améliorer les futures campagnes.

Avoir un outil de suivi du temps fiable est essentiel pour garder votre équipe marketing sur la bonne voie. Le logiciel de suivi du temps de ClickTime offre des fonctionnalités essentielles pour suivre le temps passé sur les projets, surveiller les progrès de l'équipe et rationaliser les flux de travail. Conçu pour les professionnels du marketing, le logiciel de ClickTime donne accès à des rapports de feuille de temps robustes et à des tableaux de bord en temps réel, qui vous permettent de gérer votre entreprise et d'optimiser la rentabilité et les niveaux de dotation.

Conclusion

Dans cet article, nous avons discuté des différentes fonctionnalités des outils de suivi du temps et de celles que vous devriez rechercher. Nous avons également donné quelques conseils sur la façon de choisir le bon outil pour les besoins de votre entreprise. Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses options différentes pour en choisir une ! Cependant, si vous suivez attentivement ces étapes, il vous sera beaucoup plus facile de trouver une solution idéale.