Las herramientas de seguimiento del tiempo están de moda en estos días. Parece que todos los días escuchamos sobre una nueva empresa que ha creado su propia versión de una herramienta de seguimiento de tiempo en línea basada en la nube. Estos programas no solo ayudan a su empresa a realizar un seguimiento de cómo sus empleados dedican su tiempo a trabajar en proyectos, sino que también se pueden utilizar para cosas como la facturación y la estimación de costos de proyectos. En este artículo, repasaremos información básica sobre qué es una herramienta de seguimiento de tiempo y cómo funciona. Hablaremos sobre por qué su empresa podría querer invertir en uno, o varios, y luego le daremos consejos para elegir el adecuado para sus necesidades específicas, así como para crear una estrategia efectiva para usarlo de manera efectiva dentro de su departamento de marketing.

¿Qué es una herramienta de seguimiento del tiempo?

Una herramienta de seguimiento del tiempo es una aplicación de software que le ayuda a realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedica a los proyectos. Se puede usar para casi cualquier tipo de trabajo, incluidas las tareas de marketing, como la creación de contenido o el envío de correos electrónicos.

Las herramientas de seguimiento del tiempo pueden ayudarlo a ver a dónde va su tiempo para que pueda realizar cambios para aumentar la productividad.

Cómo una herramienta de seguimiento del tiempo puede ayudar a su empresa a mejorar su estrategia de marketing.

Las herramientas de seguimiento del tiempo son excelentes para descubrir cómo su equipo pasa su tiempo. Esto puede ayudarlo a identificar ineficiencias en su estrategia de marketing o señalar áreas en las que dedica demasiado tiempo o no lo suficiente.

• Las herramientas de seguimiento de tiempo lo ayudan a descubrir qué funciona y qué no : si hay una pregunta que escucho con más frecuencia de los especialistas en marketing que buscan una herramienta de seguimiento de tiempo es "¿cómo puedo saber si esto está funcionando?" Con una buena herramienta de seguimiento de tiempo, sabrá exactamente cuántos clientes potenciales se generaron en cada campaña y cuánto tiempo llevó cerrar cada venta.
• Las herramientas de seguimiento del tiempo lo ayudan a identificar las ineficiencias : los especialistas en marketing tienden a ser personas bastante ocupadas; pasan la mayor parte de sus días haciendo todo tipo de cosas con poco tiempo de inactividad entre proyectos. Debido a esto, puede ser difícil obtener una imagen precisa de cuánto tiempo se dedica realmente a diferentes tareas a lo largo del día, ¡especialmente cuando hay varias personas involucradas! Una buena forma de solucionar este problema es usar un software como Hubstaff (u otro producto similar) que permite a los usuarios registrar lo que se hizo durante períodos específicos para que todos sepan cuál es su posición antes de avanzar hacia nuevas oportunidades en el futuro”.

Características principales de una herramienta de seguimiento de tiempo.

Las herramientas de seguimiento del tiempo también ofrecen una variedad de funciones que pueden ayudarlo a administrar y realizar un seguimiento de las tareas de su equipo, como:

• Seguimiento del tiempo, informes y facturación . Estas son las funciones básicas de cualquier herramienta de seguimiento de tiempo y deben incluir la capacidad de registrar las horas de trabajo por tarea o proyecto.
• Planificación y gestión de tareas . Esta función le permite crear una descripción general de todos sus proyectos o tareas para que pueda asignar a cada uno una duración estimada en función de la información de trabajos anteriores. Esto ayudará a evitar la sobreasignación o subasignación de recursos y garantizará que todos los proyectos se completen a tiempo (o dentro del presupuesto).
• Integraciones con otras herramientas . Algunas empresas utilizan múltiples herramientas para diversos aspectos de su negocio, por ejemplo, software de gestión de proyectos para gestionar las cargas de trabajo de los miembros del equipo o software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para gestionar las relaciones con los clientes, por lo que es importante averiguar si alguna herramienta de seguimiento del tiempo ofrece integraciones. con este tipo de programas antes de tomar una decisión de compra!

Consejos para elegir la herramienta de seguimiento de tiempo adecuada para las necesidades de su empresa.

Consulte las reseñas de cada opción de software que esté considerando.

• Echa un vistazo a las opiniones de los usuarios . Una de las mejores maneras de averiguar cómo funciona un software de seguimiento de tiempo para usted y otras personas es leer lo que los usuarios reales tienen que decir al respecto. Descubrimos que la mayoría de las reseñas de los usuarios son bastante honestas, por lo que esta es una excelente manera de tener una idea de qué tipo de experiencia tienen las personas con cada herramienta.
• Consulte las reseñas de expertos y líderes de la industria . También puede usar las opiniones de expertos como un buen indicador al elegir la herramienta de seguimiento de tiempo adecuada para sus necesidades de marketing, ¡pero asegúrese de que sean expertos en el campo antes de tomar sus recomendaciones demasiado en serio!
• Consulte las reseñas o testimonios proporcionados por la empresa. Algunas empresas pueden proporcionar información detallada sobre sus productos a través de testimonios escritos, estudios de casos u otras formas de material de revisión en sus sitios web oficiales o páginas de redes sociales (como LinkedIn). Estas fuentes proporcionarán perspectivas valiosas sobre qué tan bien funciona su producto en base a experiencias del mundo real con clientes reales; sin embargo, tenga en cuenta que es posible que este tipo de testimonios no siempre sean 100 % veraces, ya que fueron proporcionados por personas que tienen algo que ganar con la promoción del proveedor de software (por ejemplo, empleados incentivados por comisiones basadas en cifras de ventas).

Tome las herramientas para una prueba de manejo.

Una excelente manera de asegurarse de que el software que está considerando es adecuado para sus necesidades es realizar una prueba de manejo. Esto se puede hacer descargando una versión de prueba gratuita del producto; sin embargo, tenga en cuenta que estas pruebas generalmente vienen con ciertas limitaciones, como restricciones de tiempo (por ejemplo, 30 días) o restricciones sobre cuántos usuarios pueden acceder a ellas al mismo tiempo.

Si no puede encontrar una versión de prueba del software que está considerando, considere ponerse en contacto con la empresa y preguntar si estarían dispuestos a proporcionar una. Si están de acuerdo, entonces puede valer la pena probar su producto antes de comprometer dinero o recursos para ello.

Tenga cuidado con los costos ocultos.

La mayoría de las herramientas de marketing vienen con un conjunto de herramientas de seguimiento, pero es posible que deba comprar muchos complementos para aprovechar al máximo su tiempo.

Por ejemplo, si está utilizando una herramienta que rastrea los correos electrónicos enviados y recibidos, asegúrese de que también incluya un editor de plantillas de correo electrónico. De esta manera, puedes crear el mensaje perfecto para cada contacto y asegurarte de que estén interesados ​​en lo que ofreces antes de enviarles nada.

Otras cosas a tener en cuenta incluyen:

• Correos electrónicos automatizados basados ​​en disparadores (como cuando alguien se registra)
• Integración con otros sistemas como CRM o software de gestión de proyectos

Asegúrese de que el software se integre con otras herramientas que usa con frecuencia (por ejemplo, herramientas de contabilidad).

Cuando se trata de elegir la herramienta de seguimiento de tiempo adecuada para su negocio, querrá asegurarse de que cualquier software que elija se integre con otras herramientas que usa con frecuencia (por ejemplo, herramientas de contabilidad). Esto asegurará que sus datos estén siempre actualizados y sean precisos.

La integración con otro software es importante porque le permite transferir datos sin problemas de un sistema a otro sin tener que hacerlo manualmente. Esto puede ser especialmente beneficioso si su equipo usa varias herramientas de seguimiento de tiempo a la vez: al integrarlas todas juntas, los usuarios pueden verificar sus horas desde un solo tablero en lugar de tener aplicaciones separadas abiertas en las pantallas de sus escritorios. Además, tener un producto integrado significa que los empleados no tendrán que cambiar de pestaña para poder ver el total de horas trabajadas en varios proyectos o clientes en el mismo día.

El siguiente paso sería la integración con otras plataformas de marketing, como creadores de sitios web (comercio electrónico), CRM (sistemas de gestión de contactos) y aplicaciones de marketing por correo electrónico como MailChimp o Constant Contact).

¡La herramienta de seguimiento de tiempo adecuada puede salvar al equipo de marketing de su empresa de muchos dolores de cabeza!

Una herramienta de seguimiento del tiempo de marketing puede ayudarlo a hacer un uso más eficiente del tiempo de su equipo, lo cual es especialmente importante si tiene recursos limitados.

También puede evitar que su empresa cometa errores costosos. Por ejemplo, si una campaña no logra sus objetivos, los datos del rastreador de tiempo de marketing pueden revelar que no se ejecutó correctamente o no se comunicó de manera efectiva a su público objetivo. Este tipo de información es fundamental para determinar qué salió mal y cómo mejorar futuras campañas.

Tener una herramienta de seguimiento de tiempo confiable es vital para mantener a su equipo de marketing al día. El software de seguimiento del tiempo de ClickTime ofrece características esenciales para el seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos, el seguimiento del progreso del equipo y la optimización de los flujos de trabajo. Diseñado pensando en los profesionales de marketing, el software de ClickTime brinda acceso a sólidos informes de hojas de tiempo y tableros en tiempo real, que le permiten administrar su negocio y optimizar la rentabilidad y los niveles de personal.

Conclusión

En este artículo, hemos discutido las diferentes características que tienen las herramientas de seguimiento de tiempo y cuáles debería estar buscando. También dimos algunos consejos sobre cómo elegir la herramienta adecuada para las necesidades de su negocio. Como puede ver, ¡hay muchas opciones diferentes a la hora de elegir uno! Sin embargo, si sigue estos pasos cuidadosamente, será mucho más fácil encontrar una solución ideal.