Co to jest pisanie techniczne? Definicja i przykłady

Łatwo jest wziąć za pewnik dobre pisanie techniczne. Dobrze wykonana komunikacja techniczna sprawia, że ​​złożone narzędzia wydają się łatwe w użyciu i utrzymaniu. Ale ta wypolerowana okleina jest wynikiem wysokich umiejętności i ciężkiej pracy.

Czym jest pismo techniczne? Przeczytaj definicję i przykłady.

Co robi pisarz techniczny?

Pismo techniczne, zwane również komunikacją techniczną, przekazuje informacje o technologii w sposób jasny i zrozumiały. Niektóre teksty techniczne są przeznaczone dla wyspecjalizowanych odbiorców i używają terminologii branżowej wysokiego poziomu. Niektóre dokumenty zwracają się do ogółu odbiorców, przygotowując złożone informacje.

Ten rodzaj pisania jest kluczowym narzędziem komunikacji w wielu branżach, od tworzenia oprogramowania po produkcję. Jest obecny we wszystkich aspektach działalności firmy, od biznesplanów po zarządzanie projektami.

Rodzaje pisma technicznego

Firmy technologiczne i producenci produktów tworzą wiele rodzajów dokumentów. Niektóre, takie jak podręczniki użytkownika i przewodniki szybkiego startu, są znane ogółowi społeczeństwa. Inne rodzaje pisania technicznego, takie jak studia przypadków i białe księgi, w ogóle nie wydają się techniczne — i dlatego są cenne.

Poniżej znajdziesz wprowadzenie do najpopularniejszych kategorii treści, wraz z technicznymi przykładami pisania, które pomogą Ci je zobrazować.

Dokumentacja produktu

Nazywana również dokumentacją techniczną, dokumentacja produktu jest tym, co większość ludzi wyobraża sobie, gdy wyobrażają sobie pismo techniczne. Wyjaśnia, jak produkt działa i/lub jak go używać – dwa bardzo różne cele dla pisarza technicznego.

Podręczniki produktów

Instrukcja produktu, czasami nazywana instrukcją użytkownika lub instrukcją obsługi, to kompleksowy przegląd produktu technicznego. Dobrze napisany jest jedynym dokumentem, którego użytkownik musi na co dzień pracować z produktem.

Jeśli jesteś właścicielem samochodu, prawdopodobnie masz w schowku przykładowy podręcznik produktu. Instrukcje obsługi samochodu opisują każdy element, do którego kierowca musiałby uzyskać dostęp, od opon po pokładowy układ diagnostyczny (OBD). Zawierają również instrukcje dotyczące konserwacji w domu, na przykład sprawdzania ciśnienia w oponach:

1. Zdejmij nakrętkę zaworu opony.
   2. Wciśnij końcówkę manometru na zawór opony.
   3. Odczytaj ciśnienie za pomocą podziałek manometru.
   4. Jeśli ciśnienie w oponach nie jest na zalecanym poziomie, wyreguluj ciśnienie. Jeśli dodasz za dużo powietrza, naciśnij środek zaworu, aby wypuścić powietrze.
   5. Po zakończeniu pomiaru i regulacji ciśnienia w oponach, nałóż wodę z mydłem na zawór i sprawdź, czy nie ma wycieków.
   6. Załóż z powrotem kapturek zaworu opony.1

Instrukcje obsługi samochodów są przeznaczone dla konsumentów. Posługują się więc językiem potocznym i nietechnicznymi diagramami. Instrukcja produktu zaprojektowana dla użytkownika przemysłowego wyglądałaby zupełnie inaczej.

Podczas gdy podręcznik dla konsumenta powinien być wolny od żargonu, podręcznik przemysłowy może zawierać terminologię zrozumiałą dla profesjonalistów:

Podłącz przewód wydechowy do systemu redukcji emisji o wystarczającej przepustowości, jeśli wymaga tego proces. Pompy DRYVAC zostaną wyłączone z powodu nadciśnienia, jeśli system redukcji jest zbyt mały.2

Użytkownicy tej przemysłowej pompy próżniowej zrozumieliby terminologię. Definicje nie są potrzebne.

Podręczniki użytkownika

Ludzie często dyskutują o różnicy między instrukcją a przewodnikiem, nawet w branży komunikacji technicznej. Ogólny konsensus jest taki, że przewodnik jest pojęciem szerszym, obejmującym wszelkiego rodzaju dokumentację instruktażową przeznaczoną dla użytkownika.

Co najważniejsze, podręcznik użytkownika nie musi być długim, szczegółowym dokumentem technicznym. Może to być film instruktażowy dotyczący konkretnej funkcji lub wkładka wyjaśniająca przyciski na nowym zegarku.

Jednym z przykładów jest przewodnik szybkiego startu, który można znaleźć w opakowaniach detalicznych większości elektroniki użytkowej. Obecnie wiele przewodników szybkiego startu zawiera wiele ilustracji i zawiera tekst tylko w razie potrzeby. Inne zawierają podstawowe instrukcje wraz z ilustracjami, jak w tym przewodniku po Ninja Coffee Bar:

• Przekręć zbiornik wody w kierunku przeciwnym do ruchu wskazówek zegara i wyjmij, aby ułatwić napełnienie.
• Napełnij świeżą, przefiltrowaną wodą aż do linii dzbanka, zaznaczonej na zewnątrz zbiornika wody. Auto-iQ zna odpowiednią ilość wody, którą należy z niego pobrać dla wybranego rozmiaru i naparu. Przed zaparzeniem zawsze upewnij się, że zbiornik wody jest napełniony powyżej minimalnej linii napełnienia dla żądanego rozmiaru.
• Przekręć zbiornik wody zgodnie z ruchem wskazówek zegara, aby zablokować się na swoim miejscu.3

Zauważ, że przewodnik nie wyjaśnia, jak naprawić zbiornik ani co zrobić, jeśli ekspres do kawy nie działa. W tym celu potrzebujesz pełnej instrukcji produktu.

Dokumentacja API

Dokumentacja interfejsu programowania aplikacji (API) jest wszędzie w dzisiejszym hiperpołączonym świecie.

API to zestaw funkcji i instrukcji, które pozwalają jednemu programowi komunikować się z innym. Za opcją „zapłać przez PayPal” w Twoim ulubionym sklepie internetowym kryje się interfejs API. Obsługuje funkcję „zaloguj się przez Facebooka”, która upraszcza logowanie w różnych aplikacjach.

Aby interfejsy API działały, programiści muszą wprowadzić te interakcje do swojego kodu. Dokumentacja API prowadzi programistę przez ten proces. Zawiera również wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów, informacje projektowe dotyczące doświadczenia użytkownika oraz instrukcje rozwiązywania problemów użytkownika.

Ponieważ jest przeznaczony dla programistów i programistów, dokumentacja API jest wysoce techniczna. Twórcy API powinni mieć doświadczenie w oprogramowaniu lub kodowaniu.

Dokumentacja procesu

Dokumentacja procesu to zestaw szczegółowych instrukcji krok po kroku dotyczących wykonania zadania. Różni się od dokumentacji produktu, która obejmuje sposób użycia lub naprawy elementu technicznego. Zamiast tego dokumentacja procesu opisuje procedury pracy. Oto kilka przykładów.

Dokumenty dotyczące standardowych procedur operacyjnych

Dokumenty standardowych procedur operacyjnych (SOP) określają oczekiwania organizacji dotyczące określonego procesu. Mogą być również nazywane standardowymi instrukcjami pracy, standardami biznesowymi lub dokumentami dotyczącymi zasad.

Dokumentacja SOP występuje w wielu formach, w tym:

• Operacyjne listy kontrolne
• Ilustrowane instrukcje
• Schematy blokowe
• Filmy ze scenariuszem

Im bardziej techniczny proces, tym bardziej szczegółowy będzie dokument SOP. Rozważ ten dokument, który opisuje procedury bezpieczeństwa dla tokarki w warsztacie uniwersyteckim:

Przed uruchomieniem tokarki upewnij się, że wrzeciono ma osadzony środek kielicha [sic]; podpórki ogona, kolby i narzędzi są bezpiecznie zamocowane; i jest odpowiedni prześwit dla obracającej się kolby. 4

Takie dokumenty wymagają dogłębnej znajomości procedury. Pisarz może zdobyć tę wiedzę z bezpośredniego doświadczenia branżowego, interakcji z ekspertami w danej dziedzinie lub praktycznego czasu z produktem.

Zarysy procesów biznesowych

Ten rodzaj dokumentacji procesu może być mniej techniczny, chociaż wiedza techniczna może być wymagana w zależności od tego, co jest z nią związane.

Na przykład uruchomienie oprogramowania może utworzyć dokumentację procesu w celu zorganizowania procesu rozwoju. Dokument określałby, co dzieje się na każdym etapie, od planowania do wydania.

Harmonogramy testów są powszechnym rodzajem dokumentacji procesu dla programistów. Tworzą etapowy plan testowania oprogramowania, w tym kto jest odpowiedzialny za który krok i jaki sprzęt jest wymagany.

Ponieważ są to dokumenty wewnętrzne, są one zazwyczaj wysoce techniczne, jak w tym przykładzie prototypu rejestracji na kurs:

Celem złożenia prototypu architektonicznego było przetestowanie wykonalności [sic] i wydajności wybranej architektury. Bardzo ważne jest, aby przetestować wszystkie interfejsy systemu i podsystemu, a także wydajność systemu na tym wczesnym etapie. Testowanie funkcjonalności i funkcji systemu nie będzie przeprowadzane na prototypie.5

Plan zawiera również opisy zadań, daty kamieni milowych oraz listę rezultatów.

Treści sprzedażowe i marketingowe

Firmy polegają na pisarzach technicznych, którzy pomagają sprzedawać swoje produkty. Deweloperzy rozumieją szczegóły funkcji i możliwości produktów. Zespoły sprzedaży i marketingu muszą komunikować te funkcje w atrakcyjny sposób.

Pisarze techniczni mogą wypełnić tę lukę. Mogą wziąć wysoce techniczną dokumentację produktu, w tym szczegółowe specyfikacje, i uczynić ją odpowiednią dla potencjalnego nabywcy. Wymaga to znajomości najlepszych praktyk sprzedażowych i zrozumienia wykorzystywanej technologii.

Krótsze zasoby marketingowe, takie jak opisy produktów, są zwykle domeną copywritera. Ale gdy treść jest bardziej dogłębna i wymaga bardziej szczegółowych opisów funkcji produktu, do wykonania tej pracy potrzebny jest pisarz techniczny.

Białe papiery

Białe księgi to szczegółowe raporty lub artykuły techniczne dotyczące najczęstszych problemów lub problemów branżowych. Mają charakter edukacyjny i przekonujący, zwykle koncentrują się na produktach firmy jako sprawdzonym rozwiązaniu problemu.

Firmy przygotowują białe księgi, aby wykazać się wiedzą ekspercką i przemyślanym przywództwem. Biała księga musi być dokładnie zbadana i wypełniona cennymi informacjami, w tym faktami i statystykami, które wykraczają poza to, co oczywiste.

Większość czytelników białej księgi zna tę branżę. Oczekują, że materiał zaoferuje im nowy wgląd w problem i zajdzie głębiej niż typowy artykuł online.

Wykwalifikowani pisarze techniczni mogą zaoferować tę głębię, jednocześnie zachowując czytelność i zainteresowanie. Techniczna biała księga zawiera wiele faktów, ale powinna angażować czytelnika w spójną narrację. Na przykład ten oficjalny dokument wyjaśnia zalety nowej technologii, która skutecznie rozwiązuje problemy z oprogramowaniem:

Ponieważ sondy są napisane w C lub Javie, możesz pisać sondy, które robią wszystko, co te języki potrafią, w tym wywoływanie funkcji we własnej aplikacji, wywoływanie funkcji w aplikacjach innych firm lub aplikacjach współużytkowanych — a nawet sprawdzanie i modyfikowanie rejestrów komputera. Oznacza to, że możesz badać lub zmieniać zawartość buforów, pobierać i ustawiać właściwości, wyzwalać wyjątki lub warunki błędów, zbierać statystyki czasu, uruchamiać wątki i procesy i tak dalej. 6

Napisanie takiej białej księgi wymaga wiedzy technicznej i umiejętności zwięzłego przedstawienia tej wiedzy. Nawet profesjonaliści techniczni lepiej angażują się w historię niż w listę specyfikacji technicznych. Osiąga to dobra dokumentacja techniczna.

Studium przypadku

Studia przypadków pokazują, w jaki sposób produkt firmy rozwiązał problem lub spełnił potrzebę. Opowiadają historię podróży klienta od początku do końca, zaczynając od bólu, który doprowadził go do drzwi firmy sponsorującej. Struktura obejmuje:

• Opis problemu
• Inne rozwiązania, których próbował klient i dlaczego nie zadziałały
• Co sprowadziło klienta do firmy sponsorującej
• Jak firma podeszła do problemu
• Wymierne rezultaty
• Dlaczego rozwiązanie zadziałało

Studia przypadków są skierowane do potencjalnych klientów z podobnymi problemami. Dobrze napisane studium przypadku pomaga czytelnikowi zobaczyć, w jaki sposób mogliby skorzystać z produktów lub usług firmy.

Podobnie jak białe księgi, studia przypadków potrzebują autorów, którzy rozumieją branżę, problem i rozwiązanie. Pisarz musi zrozumieć proces i być w stanie zidentyfikować ważne punkty, jak w tym przykładzie:

Równolegle z migracją aplikacji firma DPS zaprojektowała i wdrożyła środowisko chmury Azure do obsługi domeny klienta, serwerów wydruku i plików. Chociaż to rozwiązanie było na platformie Azure, DPS nadal zaprojektował je tak, aby zawierało odpowiednie rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania po awarii. Przejście na chmurę Azure było również bezproblemowe, ponieważ środowisko Azure zostało zbudowane i przetestowane, podczas gdy pracownicy korzystali z systemu lokalnego.7

Ta wysoce techniczna treść w zwięzły i znaczący sposób pokazuje wartość usługi. Czytelnik odchodzi, ufając wiedzy i umiejętności firmy sponsorującej w rozwiązaniu ich problemu.

Propozycje i zapytania ofertowe

Kiedy firma ma nadchodzący projekt, proces ofertowy pomaga jej znaleźć odpowiedniego partnera. Firma prowadząca projekt wystawi zapytanie ofertowe (RFP), które opisuje projekt i jego zakres. Ten przykład prosi wykonawcę o ocenę ryzyka bezpieczeństwa systemów informatycznych:

Przewiduje się, że ocena będzie przeprowadzana co roku, przy czym ocena wstępna obejmie cały SSP (18 grup kontrolnych). Ta wstępna ocena będzie wykorzystywała testy penetracyjne przeprowadzone w I kwartale 2020 r. Kolejne roczne oceny obejmą zidentyfikowany podzbiór grup kontrolnych zawartych w SSP, aby umożliwić przeprowadzenie pełnej oceny grupy kontrolnej w okresie 3 lat. Testy penetracyjne będą przeprowadzane corocznie jako część trwających ocen. Jest to preferowane podejście, w którym zgłoszenie dostawcy określa proponowane rozwiązanie.8

Odbiorcy zapytania ofertowego są kompetentni, więc dokument może być wysoce techniczny. Jeśli czytelnik czuje się uprawniony do aplikowania, odpowiada na zapytanie ofertowe szczegółowymi propozycjami. Udane propozycje obejmują:

• Plany zaspokojenia potrzeb wnioskodawcy
• Zalety wyboru wnioskodawcy
• Lista oferowanych usług i odpowiadające im koszty

Propozycja jest dokumentem przekonującym. Musi zdobyć zaufanie potencjalnego klienta i przedstawić proponującą firmę jako najlepszy możliwy wybór.

Często firma techniczna będzie musiała zaproponować swoje usługi klientowi z innej branży. Propozycja musi wykazywać wiedzę fachową bez zastraszania lub dezorientowania czytelnika. Pisarz techniczny ma wyjątkowe kwalifikacje do tego trudnego zadania.

Badania i raporty

Pisarze techniczni współpracują również z naukowcami akademickimi w dziedzinach takich jak nauka, inżynieria i medycyna. Ci specjaliści są ekspertami w swoich dziedzinach, ale mogą nie być biegli w przekazywaniu tego, co wiedzą.

Pisarze techniczni są ekspertami w syntezie złożonego materiału wysokiego poziomu. Czytają odkrycia naukowców i wykorzystują zdobytą wiedzę do tworzenia przejrzystych treści informacyjnych. Treści te mogą pojawiać się w czasopismach naukowych lub być skierowane do bardziej ogólnej grupy docelowej.

Na przykład uczelnie i uniwersytety często informują o kluczowych badaniach wydziałów lub studentów. Pisarze techniczni mogą opisać tę pracę w sposób zrozumiały dla czytelników, którzy nie znają technologii, bez „ogłupiania” lub utraty wpływu imponujących odkryć. Oto jeden przykład nowego chwytaka robota z Massachusetts Institute of Technology:

Chwytak składa się z dwóch elastycznych palców promieni płetwowych, które dopasowują się do kształtu przedmiotu, z którym się stykają. Same palce są składane z elastycznych materiałów plastikowych wykonanych na drukarce 3D, co jest dość standardowe w tej dziedzinie. Jednak palce zwykle używane w miękkich chwytakach robotycznych mają wspierające poprzeczne rozpórki biegnące przez całą długość ich wnętrza, podczas gdy Liu i Adelson wydrążyli obszar wewnętrzny, aby mogli zrobić miejsce na kamerę i inne elementy sensoryczne.9

Pisarze mogą również pomóc firmom technologicznym opisać swoją pracę odbiorcom biznesowym. Pisarze techniczni mogą przekazać tę pracę w sposób, który zapewnia finansowanie i utrzymuje projekty na radarze kierownictwa.

Znaczenie jakościowego pisania technicznego

Pisarze techniczni są niezbędni w dzisiejszym hiperpołączonym świecie. Uczą ludzi, jak korzystać z ich ulubionej elektroniki i uczynić maszyny użytecznymi dla docelowych odbiorców.

Dla firm pisarze techniczni są niezbędnymi pośrednikami między programistami a odbiorcami. Ich umiejętności pisania technicznego sprawiają, że produkty trafiają do rąk użytkowników i zwiększają użyteczność każdego produktu, czyniąc go bardziej wartościowym dla konsumentów i firmy. Rozważ te ważne korzyści:

Niezawodny sukces użytkownika

Dokumentacja wysokiej jakości pomaga użytkownikom osiągnąć ich cele, zmniejszając zamieszanie i potrzebę proszenia o pomoc. Zamiast tracić czas na zastanawianie się, jak coś działa, użytkownik może szybko i dokładnie wykonać swoje zadanie. Użytkownicy czują się bardziej skuteczni, co poprawia reputację produktu i poprawia atrakcyjność rynkową.

Mniej kosztowne wsparcie techniczne

Kiedy użytkownicy mogą samodzielnie obsługiwać produkt, spędzają mniej czasu na telefonie z producentem lub deweloperem. Oszczędza to pieniądze po obu stronach. Użytkownik wykonuje zadania szybciej, a firma traci mniej swojego budżetu wsparcia na rozwiązywanie problemów. Pieniądze te mogą zamiast tego zostać przeznaczone na innowacje, nowe funkcje lub zwiększenie sukcesu klienta.

Silniejsze zapisy dotyczące bezpieczeństwa

Dokumentacja produktu często zawiera zalecenia i ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa. Pomagają profesjonalistom z produkcji i magazynu bezpiecznie obsługiwać złożone maszyny, zmniejszając prawdopodobieństwo obrażeń. Gdy te ostrzeżenia są skuteczne, ograniczają kosztowne procesy sądowe i roszczenia odszkodowawcze dla pracowników.

Ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa pomagają również firmom konsumenckim uniknąć procesów sądowych i złej prasy. Oto jeden przykład ostrzeżenia konsumenta z instrukcji obsługi 2021 RAV4 Prime:

Po sprawdzeniu należy uruchomić elektrycznie otwieraną szybę, szyberdach lub panoramiczny szyberdach, aby upewnić się, że żaden pasażer nie może zaczepić się o szybę, szyberdach lub panoramiczny szyberdach. Nie pozwalaj także dzieciom obsługiwać kluczyka mechanicznego. Dzieci i inni pasażerowie mogą zostać złapani przez elektrycznie sterowaną szybę, dach księżycowy lub panoramiczny dach księżycowy10

Takie ostrzeżenia zapewniają bezpieczeństwo rodzinom.

Większa publiczność i lepsza sprzedaż

Wiesz, że Twój produkt może zmienić życie użytkowników. Pisarze techniczni przekazują tę wiadomość z maksymalnym wpływem, pomagając Ci dotrzeć do większej liczby klientów.

Zrealizowane nowe pomysły

Inwestorzy i kadra kierownicza nie finansują specyfikacji technicznych. Finansują korzyści dla użytkowników, które inspirują do zakupów. Pisarze techniczni mogą opisywać projekty w sposób, który rezonuje z odbiorcami nietechnicznymi, pomagając programistom w uzyskaniu finansowania.

Uproszczona złożona technologia

Bez względu na projekt, pisarze techniczni usuwają tajemnicę z technologii. Przedzierają się przez specyfikacje i raporty, wyciągając informacje, które są ważne dla kupujących i sponsorów. Przekazując te informacje w sposób zrozumiały dla czytelników, twórcy technologii sprawiają, że produkty są bardziej przystępne i wzmacniają więzi z klientami.

Znalezienie najlepszych pisarzy technicznych

Umiejętny pisarz techniczny jest na wagę złota, ale nie zawsze łatwo go znaleźć. Firmy mogą spędzać godziny na przeglądaniu życiorysów na stanowiska wewnętrzne lub sprawdzaniu portfolio freelancerów. Ten czas znacznie lepiej spędza się na rozwijaniu innowacyjnych produktów lub na sprzedaży.

Nie trać czasu na szukanie idealnego pisarza. Compose.ly oferuje wstępnie zweryfikowane pisarzy technicznych dopasowanych specjalnie do Twojego projektu, dzięki czemu uzyskasz najlepsze dopasowanie bez stresu. Otrzymujesz treści najwyższej jakości bez kłopotów logistycznych, dzięki czemu możesz skupić się na swojej firmie.