Ce este scrierea tehnică? Definiție și exemple

Este ușor să iei de la sine o scriere tehnică bună. Când sunt făcute bine, comunicațiile tehnologice fac ca instrumentele complexe să pară ușor de utilizat și de întreținut. Dar acel furnir lustruit este rezultatul unei îndemânări de nivel înalt și al muncii grele.

Ce este scrierea tehnică? Citiți mai departe pentru o definiție și exemple.

Ce face un scriitor tehnic?

Scrierea tehnică, numită și comunicare tehnică, transmite informații despre tehnologie în mod clar și înțeles. Unele scrieri tehnice servesc unui public specializat și utilizează terminologia industrială de nivel înalt. Unele documente se adresează unui public larg prin rezumarea unor informații complexe.

Acest tip de scriere este un instrument de comunicare crucial pentru multe industrii, de la dezvoltarea de software la producție. Este prezent în toate aspectele operațiunilor unei companii, de la planurile de afaceri până la managementul proiectelor.

Tipuri de scriere tehnică

Companiile de tehnologie și producătorii de produse creează multe tipuri de documente. Unele, cum ar fi manualele de utilizare și ghidurile de pornire rapidă, sunt familiare publicului larg. Alte tipuri de scriere tehnică, cum ar fi studiile de caz și cărțile albe, nu par deloc tehnice - și asta este ceea ce le face valoroase.

Mai jos veți găsi o introducere la cele mai comune categorii de conținut, împreună cu exemple tehnice de scriere care să vă ajute să le imaginați.

Documentația produsului

Numită și documentație tehnică, documentația de produs este ceea ce majoritatea oamenilor își imaginează atunci când își imaginează scrierea tehnică. Acesta explică cum funcționează produsul și/sau cum să-l folosească - două obiective foarte diferite pentru scriitorul tehnic.

Manuale de produs

Un manual de produs, uneori numit manual de utilizare sau manual de proprietar, este o prezentare cuprinzătoare a unui produs tehnic. Când este scris bine, este singurul document de care are nevoie un utilizator pentru a lucra zilnic cu un produs.

Dacă sunteți proprietar de mașină, probabil că aveți un exemplu de manual de produs în torpedo. Manualele de utilizare a mașinii descriu fiecare componentă pe care ar trebui să o acceseze un șofer, de la anvelope la sistemul de semnal de diagnosticare la bord (OBD). Acestea includ, de asemenea, instrucțiuni pentru întreținerea la domiciliu, cum ar fi verificarea presiunii în anvelope:

1. Scoateți capacul supapei anvelopei.
   2. Apăsați vârful manometrului anvelopei pe supapa anvelopei.
   3. Citiți presiunea folosind gradațiile manometrului.
   4. Dacă presiunea de umflare a anvelopei nu este la nivelul recomandat, reglați presiunea. Dacă adăugați prea mult aer, apăsați centrul supapei pentru a dezumfla.
   5. După ce ați finalizat măsurarea și reglarea presiunii de umflare a anvelopei, aplicați apă cu săpun pe supapă și verificați dacă există scurgeri.
   6. Puneți la loc capacul supapei anvelopei.1

Manualele auto sunt concepute pentru consumatori. Astfel, ei folosesc limbajul de zi cu zi și diagrame non-tehnice. Un manual de produs conceput pentru un utilizator industrial ar arăta foarte diferit.

În timp ce un manual pentru consumator ar trebui să fie fără jargon, un manual industrial poate folosi terminologia pe care un profesionist ar înțelege:

Conectați conducta de evacuare la un sistem de reducere cu debit suficient, dacă acest proces este necesar. Pompele DRYVAC vor fi oprite din cauza suprapresiunii dacă sistemul de reducere este prea mic.2

Utilizatorii acestei pompe de vid industriale ar înțelege terminologia. Nu este nevoie de definiții.

Ghiduri de utilizare

Oamenii dezbat adesea diferența dintre un manual și un ghid, chiar și în cadrul industriei de comunicare tehnică. Consensul general este că un ghid este un termen mai larg, care cuprinde orice tip de documentație de instruire destinată utilizatorului.

Cel mai important, un ghid de utilizare nu trebuie să fie un document tehnic lung și detaliat. Poate fi un videoclip cu instrucțiuni care vizează o anumită caracteristică sau o inserție care explică butoanele noului tău ceas.

Un exemplu este ghidul de pornire rapidă, pe care îl veți găsi în ambalajul de vânzare cu amănuntul al majorității produselor electronice de larg consum. Astăzi, multe ghiduri de pornire rapidă sunt bogate în ilustrații și includ doar text dacă este necesar. Altele includ instrucțiuni de bază alături de ilustrații, ca în acest ghid pentru Ninja Coffee Bar:

• Răsuciți rezervorul de apă în sens invers acelor de ceasornic și scoateți-l pentru umplere ușoară.
• Umpleți cu apă proaspătă, filtrată până la linia carafei, marcată pe exteriorul rezervorului de apă. Auto-iQ știe exact cantitatea potrivită de apă pentru a extrage din ea pentru dimensiunea și prepararea pe care o selectați. Înainte de a prepara infuzarea, asigurați-vă întotdeauna că rezervorul de apă este umplut deasupra liniei de umplere minimă pentru dimensiunea dorită.
• Răsuciți rezervorul de apă în sensul acelor de ceasornic pentru a se bloca în poziție.3

Observați că ghidul nu explică cum să reparați rezervorul sau ce să faceți dacă aparatul de cafea nu funcționează. Pentru asta, ai nevoie de manualul complet al produsului.

Documentația API

Documentația interfeței de programare a aplicațiilor (API) este peste tot în lumea hiperconectată de astăzi.

Un API este un set de funcții și instrucțiuni care permit unui program să vorbească cu altul. Un API se află în spatele opțiunii „plătiți cu PayPal” din magazinul dvs. online preferat. Acesta alimentează funcția „autentificare cu Facebook” care simplifică conectarea la diferite aplicații.

Pentru ca API-urile să funcționeze, dezvoltatorii trebuie să integreze acele interacțiuni în codul lor. Documentația API ghidează dezvoltatorul prin acest proces. De asemenea, oferă sfaturi de depanare, informații despre proiectarea experienței utilizatorului și instrucțiuni pentru rezolvarea problemelor utilizatorilor.

Deoarece este conceput pentru dezvoltatori și programatori, documentația API este foarte tehnică. Scriitorii API ar trebui să aibă cunoștințe în software sau codare.

Documentarea procesului

Documentația procesului este un set de instrucțiuni detaliate, pas cu pas, pentru executarea unei sarcini. Diferă de documentația produsului, care acoperă modul de utilizare sau reparare a unui articol tehnic. În schimb, documentația procesului descrie procedurile de lucru. Iată câteva exemple.

Documente privind procedura standard de operare

Documentele procedurii standard de operare (SOP) definesc așteptările unei organizații în legătură cu un anumit proces. Ele pot fi, de asemenea, numite instrucțiuni de lucru standard, standarde de afaceri sau documente de politică.

Documentația POS vine în mai multe forme, inclusiv:

• Liste de verificare a operațiunilor
• Instructiuni ilustrate
• Diagrame de flux
• Videoclipuri scriptate

Cu cât procesul este mai tehnic, cu atât documentul POS va fi mai detaliat. Luați în considerare acest document care descrie procedurile de siguranță pentru un strung dintr-un atelier de mașini universitar:

Înainte de a începe strungul, asigurați-vă că lucrarea axului are centrul cupei încorporat [sic]; coada, piciorul și suporturile de scule sunt prinse bine; și există un spațiu liber adecvat pentru stocul rotativ. 4

Documente ca acestea necesită o cunoaștere aprofundată a procedurii. Scriitorul poate dobândi aceste cunoștințe din experiența directă în industrie, interacțiunile cu experți în domeniu sau timpul practic cu produsul.

Schițe ale proceselor de afaceri

Acest tip de documentație de proces poate fi mai puțin tehnică, deși pot fi necesare cunoștințe tehnice, în funcție de ceea ce este implicat.

De exemplu, o pornire de software poate crea documentație de proces pentru a organiza procesul de dezvoltare. Documentul ar stabili ce se întâmplă în fiecare etapă, de la planificare până la lansare.

Programele de testare sunt un tip comun de documentație de proces pentru dezvoltatorii de software. Ei creează un plan treptat pentru testarea software-ului, inclusiv cine este responsabil pentru ce pas și ce echipament este necesar.

Deoarece acestea sunt documente interne, acestea tind să fie foarte tehnice, ca în acest exemplu de prototip de înregistrare a cursurilor:

Scopul asamblarii prototipului arhitectural a fost de a testa fezabilitatea [sic] și performanța arhitecturii selectate. Este esențial ca toate interfețele de sistem și subsistem să fie testate, precum și performanța sistemului în această etapă incipientă. Testarea funcționalității și caracteristicilor sistemului nu va fi efectuată pe prototip.5

Planul include, de asemenea, descrieri ale sarcinilor, date de referință și o listă de rezultate.

Conținut de vânzări și marketing

Companiile depind de autorii tehnici pentru a ajuta la vânzarea produselor lor. Dezvoltatorii înțeleg detaliile caracteristicilor și capabilităților unui produs. Echipele de vânzări și marketing trebuie să comunice aceste caracteristici într-un mod atrăgător.

Scriitorii tehnici pot reduce acest decalaj. Aceștia pot prelua documentația de produs extrem de tehnică, inclusiv specificații detaliate și o pot face relevantă pentru un potențial cumpărător. Acest lucru necesită o cunoaștere a celor mai bune practici de vânzări și o înțelegere a tehnologiei implicate.

Elementele de marketing mai scurte, cum ar fi descrierile produselor, sunt de obicei domeniul copywriter-ului. Dar atunci când conținutul este mai aprofundat și necesită descrieri mai detaliate ale funcțiilor produsului, este nevoie de un scriitor tehnic pentru a face treaba.

Hartii albe

Cărțile albe sunt rapoarte aprofundate sau articole tehnice despre o problemă comună sau o problemă din industrie. Sunt educaționale și persuasive, concentrându-se de obicei pe produsele unei companii ca o soluție dovedită a problemei.

Companiile produc cărți albe pentru a demonstra expertiză și leadership de gândire. O carte albă trebuie să fie cercetată temeinic și plină cu informații valoroase, inclusiv fapte și statistici care depășesc ceea ce este evident.

Majoritatea cititorilor de hârtie albă sunt familiarizați cu industria în cauză. Se așteaptă ca materialul să le ofere o nouă perspectivă asupra unei probleme și să aprofundeze mai mult decât un articol online obișnuit.

Scriitorii tehnici pricepuți pot oferi această profunzime, păstrând în același timp piesa lizibilă și interesantă. O carte albă tehnică este densă în fapte, dar ar trebui totuși să implice cititorul cu o narațiune coerentă. De exemplu, această carte albă explică beneficiile unei noi tehnologii care depanează eficient software-ul:

Deoarece probele sunt scrise în C sau Java, puteți scrie probe pentru a face orice pot face aceste limbi, inclusiv funcții de apel în propria aplicație, funcții de apel în aplicații terțe sau aplicații partajate, chiar și pentru a examina și modifica registrele computerului. Aceasta înseamnă că puteți examina sau modifica conținutul bufferelor, puteți obține și seta proprietăți, declanșa excepții sau condiții de eroare, aduna statistici de sincronizare, porniți fire și procese și așa mai departe. 6

Scrierea unei astfel de cărți albe necesită cunoștințe tehnice și capacitatea de a prezenta aceste cunoștințe în mod concis. Chiar și profesioniștii din tehnologie se implică mai bine cu o poveste decât cu o listă de specificații tehnice. O bună carte tehnică realizează asta.

Studii de caz

Studiile de caz arată cum produsul unei companii a rezolvat o problemă sau a satisfăcut o nevoie. Ele spun povestea călătoriei unui client de la început până la sfârșit, începând cu punctul de durere care l-a adus în pragul companiei sponsor. Structura acoperă:

• O descriere a problemei
• Alte soluții pe care le-a încercat clientul și de ce nu au funcționat
• Ce a adus clientul la firma sponsor
• Cum a abordat compania problema
• Rezultate măsurabile
• De ce a funcționat soluția

Studiile de caz sunt orientate către potențiali clienți cu probleme similare. Când este scris bine, studiul de caz îl ajută pe cititor să vadă cum ar putea beneficia de produsele sau serviciile companiei.

Asemenea cărților albe, studiile de caz au nevoie de scriitori care înțeleg industria, problema și soluția. Scriitorul trebuie să înțeleagă procesul și să fie capabil să identifice punctele importante, ca în acest exemplu:

Concomitent cu migrarea aplicației, DPS a proiectat și implementat un mediu Azure Cloud pentru a găzdui domeniul, imprimarea și serverele de fișiere ale clientului. În timp ce această soluție a fost în Azure, DPS a proiectat-o ​​în continuare pentru a include backup-uri adecvate și soluții de recuperare în caz de dezastru. Trecerea către cloudul Azure a fost, de asemenea, fără probleme, deoarece mediul Azure a fost construit și testat în timp ce personalul își folosea sistemul local.7

Acest conținut extrem de tehnic demonstrează valoarea serviciului în mod concis și semnificativ. Cititorul se îndepărtează având încredere în expertiza companiei sponsor și în capacitatea de a-și rezolva problema.

Propuneri și Cereri de Oferte

Atunci când o companie are un proiect viitor, procesul de propunere o ajută să găsească partenerul potrivit. Compania care conduce proiectul va emite o cerere de propuneri (RFP), care descrie proiectul și domeniul de aplicare al acestuia. Acest exemplu solicită unui contractant o evaluare a riscului de securitate a sistemelor informatice:

Se anticipează că va avea loc o evaluare anual, evaluarea inițială acoperind SSP complet (18 grupuri de control). Această evaluare inițială va utiliza testarea de penetrare efectuată în T1 2020. Evaluările anuale ulterioare vor include un subset identificat de grupuri de control conținute în SSP pentru a permite finalizarea unei evaluări complete a grupului de control pe o perioadă de 3 ani. Testarea de penetrare va avea loc anual ca parte a evaluărilor în curs. Aceasta este o abordare preferată, depunerea vânzătorului specificând soluția propusă.8

Publicul pentru un RFP are cunoștințe, astfel încât documentul poate fi foarte tehnic. Dacă un cititor se simte calificat să aplice, el răspunde la cererea de propuneri cu propuneri detaliate. Propunerile de succes includ:

• Planuri pentru satisfacerea nevoilor solicitantului
• Avantajele alegerii ofertantului
• O listă a serviciilor oferite și costurile aferente

Propunerea este un document persuasiv. Trebuie să câștige încrederea potențialului client și să prezinte compania care propune ca fiind cea mai bună alegere posibilă.

Adesea, o companie tehnică va trebui să-și propună serviciile unui client dintr-o altă industrie. Propunerea trebuie să demonstreze expertiză fără a intimida sau a deruta cititorul. Un scriitor tehnic este calificat în mod unic pentru această sarcină provocatoare.

Cercetare și Rapoarte

Scriitorii tehnici lucrează, de asemenea, cu cercetători academicieni în domenii precum știință, inginerie și medicină. Acești profesioniști sunt experți în domeniile lor, dar este posibil să nu fie adepți în a comunica ceea ce știu.

Scriitorii tehnici sunt experți în sinteza materialelor complexe de nivel înalt. Ei citesc descoperirile cercetătorilor și folosesc ceea ce învață pentru a produce conținut informativ clar. Conținutul respectiv poate apărea în reviste academice sau poate fi orientat către un public țintă mai general.

De exemplu, colegiile și universitățile raportează adesea despre cercetările cheie ale facultăților sau studenților. Scriitorii tehnici pot descrie acea lucrare într-un mod pe care cititorii non-tech să o înțeleagă, fără să o „amuzeze” sau să piardă impactul unor descoperiri impresionante. Iată un exemplu de nouă prindere robotizată de la Institutul de Tehnologie din Massachusetts:

Gripperul este format din două degete flexibile cu raze ale aripioarelor care se conformează formei obiectului cu care vin în contact. Degetele în sine sunt asamblate din materiale plastice flexibile realizate pe o imprimantă 3D, care este destul de standard în domeniu. Cu toate acestea, degetele folosite în mod obișnuit în prinderile robotice moi au traverse transversale de susținere care traversează lungimea interiorului lor, în timp ce Liu și Adelson au scobit regiunea interioară pentru a putea crea spațiu pentru camera lor și alte componente senzoriale.9

Scriitorii pot ajuta, de asemenea, companiile de tehnologie să-și descrie munca unui public de afaceri. Scriitorii tehnici pot comunica acea lucrare într-un mod care să primească finanțare și să mențină proiectele pe radarul unui executiv.

Importanța scrierii tehnice de calitate

Scriitorii tehnici sunt esențiali în lumea hiperconectată de astăzi. Ei învață oamenii cum să folosească electronicele lor preferate și să facă utilajele utilizabile pentru publicul vizat.

Pentru companii, scriitorii tehnici sunt intermediari esențiali între dezvoltatori și public. Abilitățile lor tehnice de scriere pun produsele în mâinile utilizatorilor și măresc gradul de utilizare al fiecărui produs, făcându-l mai valoros pentru consumatori și companie. Luați în considerare aceste beneficii importante:

Succesul utilizatorului de încredere

Documentația de calitate ajută utilizatorii să-și atingă obiectivele, reducând confuzia și nevoia de a cere ajutor. În loc să piardă timpul să-și dea seama cum funcționează ceva, utilizatorul își poate finaliza sarcina rapid și precis. Utilizatorii se simt mai de succes, ceea ce îmbunătățește reputația produsului și îmbunătățește capacitatea de comercializare.

Asistență tehnică mai puțin costisitoare

Când utilizatorii pot opera un produs în mod independent, ei petrec mai puțin timp la telefon cu producătorul sau dezvoltatorul. Acest lucru economisește bani de ambele părți. Utilizatorul face lucrurile mai repede, iar compania pierde mai puțin din bugetul său de asistență pentru depanarea. Acești bani pot fi direcționați în schimb către inovarea de noi funcții sau promovarea succesului clienților.

Înregistrări de siguranță mai puternice

Documentația produsului include adesea recomandări și avertismente de siguranță. Ele ajută profesioniștii din producție și depozite să opereze în siguranță mașini complexe, reducând probabilitatea rănilor. Când sunt eficiente, aceste avertismente de siguranță reduc procesele costisitoare și cererile de compensare a lucrătorilor.

Avertismentele de siguranță ajută, de asemenea, companiile de consumatori să evite procesele și presa proastă. Iată un exemplu de avertizare pentru consumatori din manualul de instrucțiuni RAV4 Prime 2021:

Acționați geamul electric sau plafonul lunar sau acoperișul lunar panoramic după ce v-ați verificat pentru a vă asigura că nu există posibilitatea ca vreun pasager să aibă vreo parte a corpului prinsă în geam sau acoperișul lunar sau acoperișul lunar panoramic. De asemenea, nu permiteți copiilor să acționeze cheia mecanică. Este posibil ca copiii și alți pasageri să fie prinși de geamul electric sau de acoperișul lunar sau de acoperișul lunar panoramic.10

Avertismente ca acestea țin familiile în siguranță.

Audiențe mai mari și vânzări mai bune

Știi că produsul tău poate transforma viața utilizatorilor. Scriitorii tehnici transmit acel mesaj cu impact maxim, ajutându-vă să ajungeți la mai mulți clienți.

Idei noi realizate

Investitorii și directorii nu finanțează specificațiile tehnice. Ei finanțează beneficiile utilizatorilor care inspiră achiziții. Scriitorii tehnici pot descrie proiecte într-un mod care rezonează cu publicul non-tehnic, ajutând dezvoltatorii să obțină finanțare.

Tehnologie complexă simplificată

Indiferent de proiect, autorii tehnici scot misterul din tehnologie. Ei parcurg specificațiile și rapoartele, scotând informațiile care contează pentru cumpărători și finanțatori. Comunicând aceste informații într-un mod pe care cititorii le pot înțelege, scriitorii de tehnologie fac ca produsele să se simtă mai accesibile și întăresc conexiunile cu clienții.

Găsirea celor mai buni scriitori tehnici

Un scriitor tehnic priceput își merită greutatea în aur, dar nu sunt întotdeauna ușor de găsit. Companiile pot petrece ore întregi analizând CV-urile pentru poziții interne sau verificând portofoliile liber-profesionaților. Acest timp este mult mai bine petrecut pentru a promova produse inovatoare sau a face vânzări.

Nu mai petrece un minut căutând scriitorul perfect. Compose.ly oferă scriitori tehnici verificați în prealabil, adaptați în mod special proiectului dvs., astfel încât să obțineți cea mai bună potrivire fără stres. Obțineți conținut de calitate superioară fără probleme logistice, astfel încât să vă puteți concentra asupra afacerii dvs.