Jak przydzielać zadania członkom zespołu

Projekt został podzielony na kamienie milowe, cele i zadania rozbite na zadania, teraz czas na ich przypisanie. Ale otwierając platformę do zarządzania projektami, stajesz przed niepochlebnym procesem formułowania zadań i wybierania, komu je przypisać.

Cóż, w tym artykule oferujemy porady, jak sprawić, by ta pomieszana pierwsza chwila była trochę jaśniejsza. Dostępne są praktyczne wskazówki, uczące różnicy między przydzielaniem i delegowaniem zadań, a także sugerowane kryteria wyboru najlepszej osoby do pracy.

Aby uzyskać dokładniejszy przegląd, oto spis treści:

Jak przydzielasz zadania pracownikom?

Zwykle uważamy, że przypisywanie zadań to czasochłonny proces, który koncentruje się na czyszczeniu list zadań, aby projekt mógł działać. Jednak przydzielanie zadań powinno być w rzeczywistości procesem bardziej zorientowanym na pracownika, który wymaga dodatkowego zaangażowania i wysiłku, co daje niesamowite rezultaty. Ale co przez to rozumiemy?

Właściwie przydzielone zadania popychają Twoich pracowników, projekty i całą firmę do przodu. Oto jak.

1. Wzmacniają odpowiedzialność i zaufanie między menedżerami a pracownikami;
2. Pomagają uczyć nowych umiejętności i doskonalić stare;
3. Pozwalają pracownikom zapoznać się z innymi zespołami i ścieżkami pracy;
4. Oszacowanie projektu staje się łatwiejsze;
5. Stanowi świetne podstawy do recenzji wyników itp.

Lista mogłaby się ciągnąć, ale na razie na tym poprzestaniemy.

Oczywiście takie długoterminowe korzyści nie przychodzą bez przysłowiowej krwi i potu na etapie planowania. Przyjrzyjmy się ogólnym pomysłom na przydzielanie zadań pracownikom oraz konkretnym krokom, które możesz podjąć.

Motywacja pochodzi ze znajomości szerszego obrazu

Kiedy mówimy o szerszym obrazie zarządzania projektami, mówimy o zadaniu każdego członka zespołu, które ma wpływ na jego rówieśników. Ponieważ wszystkie zadania to zazwyczaj małe elementy układanki, warto przypomnieć pracownikom, w jaki sposób przyczynia się do nich ich praca. Na przykład:

• Wysokiej jakości szkic może stanowić świetną podstawę dla ostatecznej wersji i można go szybciej ukończyć.
• Dobrze przygotowana prezentacja pozwala zaoszczędzić czas na niepotrzebne pytania i dodatkowe zapytania e-mailowe.

Nic dziwnego, że ludzie pracują lepiej i są bardziej produktywni, gdy wiedzą, że ich praca ma wpływ na poziom firmy.

Dlatego przypisując zadania, staraj się podkreślić, jak wpisują się one w szerszy obraz. Proste powiedzenie: „ Ty robisz X pomoże z Y i Z ” i jak to odbije się na projekcie jako całości, da pracownikowi do zrozumienia, że ​​zadanie, które mu przydzielono, jest ważne.

Spraw, aby Twoi pracownicy byli podekscytowani zaangażowaniem

Mówienie ludziom o szerszym obrazie i pokazywanie im, co jest możliwe, może ich zaprowadzić tylko do tej pory. Wystarczy zapalić początkową iskrę, ale aby w pełni zaangażowali się w zadanie, musisz zdefiniować, z czym to zadanie się wiąże.

Powinni być w stanie wyobrazić sobie, jak wykonać pracę, jakich umiejętności użyć i jak osiągnąć pożądany rezultat. Im jaśniejsze instrukcje, tym bardziej będą zmotywowani do pracy.

Mówiąc najprościej, daj wskazówki, jak należy wykonać zadanie i upewnij się, że rozumieją. Nie możecie czytać sobie nawzajem w myślach, dlatego ważne jest, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Poproś o przejrzystość zadań

Jedną z najlepszych praktyk, jakie może zastosować firma, jest przejrzystość wśród współpracowników.

Osiąga się to dzięki temu, że każdy wpisuje swoje zadania na dany dzień do grafiku. Celem grafików jest uzyskanie dokładnego obrazu tego, nad czym każdy pracuje w danym momencie.

Kiedy ludzie wiedzą, kto pracuje nad jakimi zadaniami, łatwiej jest im wiedzieć, czy dana osoba jest dostępna lub zajęta, jak daleko im do zadania itp.

Tak więc, gdy przydzielasz zadania pracownikom, oznacz ich terminami. Alternatywnie możesz poprosić pracowników o oceny, jak długo zajmie im praca i wykorzystać te ramy czasowe.

Źródło: Karta czasu pracy zespołu Clockify

Karty czasu pracy to świetny sposób na kontrolowanie zadań i osób, które je wykonują. Dotrzesz do:

• zobacz, kto z czym boryka się (pomaga ocenić umiejętności ludzi);
• który wypala się z natłoku pracy i jest gotowy na dodatkowe zadania;
• czy Twoje szacunki czasowe wymagają korekty;
• zidentyfikować zmarnowany czas.

Zachowaj krystalicznie czyste ramy czasowe

Omawiając grafików i przejrzystość terminów, należy wspomnieć, że czasy, które wyznaczasz na ukończenie zadań, muszą być jasno określone.

Jak wspomnieliśmy, najbezpieczniejszym sposobem wyznaczania terminów jest konsultacja z pracownikami. Lepiej oceniają, ile czasu im to zajmie ze względu na trudność zadania, ogólne terminy, standardy, które należy spełnić, oraz umiejętności wymagane do jego wykonania.

Kiedy mają wpływ na to, jak długo powinni wykonywać zadanie, ludzie czują się bardziej odpowiedzialni za cały proces. Dołożą wszelkich starań, aby zdążyć na czas, ponieważ aktywnie uczestniczyli w ustalaniu terminu.

Ustaw bardzo jasne oczekiwania

Przydzielanie zadania powinno zawsze uwzględniać Twoje (przełożonego) oczekiwania. Na przykład:

• Czy projekt logo wymaga jak największej liczby szkiców, czy tylko kilku gotowych elementów?

Jeśli poprosisz projektanta o wykonanie szkiców do prezentacji logo, musisz określić rodzaj jakości, której szukasz. Wyjaśnij, czy szukasz szkiców i szkiców na spotkanie z burzą mózgów, czy chcesz, aby pokazać czyste, reprezentacyjne elementy.

Do tego:

• Ile sztuk powinien zrobić projektant?
• Czy istnieje konkretna paleta kolorów, których muszą przestrzegać?
• Jak ważne jest zadanie? Czy to ten dzień, w którym w końcu decydują się na logo, czy jest to jeszcze w fazie burzy mózgów? (decyduje o jakości samej pracy)

Przypisując zadanie za pomocą powyższych pytań, pomagasz projektantowi zrozumieć, ile dokładnie wysiłku musi zainwestować. Stają się bardziej zmotywowani dzięki jasnym instrukcjom, ponieważ wiedzą, czego się od nich oczekuje. Nie ma obaw, że ich praca zostanie skrytykowana za coś, co nie zostało przekazane na początku. A z Twojej strony zapobiega przekroczeniu terminów lub gorszym wynikom.

Unikaj tworzenia zależności poprzez mniejsze zaangażowanie

Nie jest niczym niezwykłym, że pracownicy pytają swoich przełożonych o opinię na temat określonego zadania lub ich wykonania.

Problem pojawia się, gdy przełożony zbytnio angażuje się w proces. Kiedy czują, że projekt może się rozpaść, jeśli przez cały czas nie będą patrzeć na każdą ruchomą część. A kiedy, powiedzmy, 20 osób czeka na zatwierdzenie, poradę lub konsultację tej osoby, przepływ pracy utknie w korku.

A czas oczekiwania to strata czasu.

Ponadto ludzie tracą motywację, cierpliwość i stają się sfrustrowani, ponieważ mogą robić inne rzeczy.

Naucz się więc nie wskakiwać za każdym razem, gdy ludzie wołają o pomoc. Przypisz rzetelnych ludzi, którzy potrafią rozwiązać mniejsze problemy, podczas gdy Ty zajmiesz się szerszym obrazem. Dowiedz się, jak wydać własną energię tam, gdzie jest bardziej potrzebna.

Na przykład – robienie prezentacji pitch dla potencjalnych inwestorów ciągle się odkłada, ponieważ jedna osoba potrzebuje, abyś sprawdził wiadomość e-mail od klienta, którą chce wysłać, inna chce Twojego podpisu na formularzu, a trzecia chce zapytać o nadchodzące opinie pracowników .

Aby nie być naciągniętym i marnować swój czas na służebne zadania, oto, od czego możesz zacząć:

Jak zmniejszyć ryzyko nadmiernego zaangażowania podczas przypisywania?

• Pamiętaj, że dopasowujesz zadania do ludzi

Co oznacza, że ​​dobierając odpowiednie osoby do właściwych zadań, Twoje zaangażowanie będzie minimalne. Poświęć trochę czasu, aby starannie wybrać, kto ma co robić. Jaki jest sens przydzielania zadań, jeśli nie można ich wykonać bez Ciebie?

• Miej 10-punktową skalę, aby ocenić ważność elementów

Jak ważne są niektóre aspekty twojej roli przywódczej? Czy jesteś absolutnie niezbędny na każdym spotkaniu, czy podczas każdej rozmowy? Które zadania wymagają Twojej akceptacji, a które może zatwierdzić ktoś pod Tobą?

Oceń te pozycje w skali od 0 do 10, w oparciu o ich znaczenie dla Ciebie i projektu. Zadania o najwyższym priorytecie powinny przyciągnąć twoją niepodzielną uwagę. A co można delegować, powinno być.

• Przeanalizuj swój harmonogram

Twoja energia i czas są potrzebne na znacznie szerszą skalę. Najlepszym sposobem, aby zauważyć, że marnujesz czas na zbytnie zaangażowanie, jest przyjrzenie się swojemu harmonogramowi. Określ, ile czasu spędziłeś na elementach o niskim priorytecie i oceń, które problemy można było rozwiązać bez Ciebie.

• Weź pod uwagę priorytety i terminy

Wkraczaj tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. Odpowiadasz za terminowe wykonanie zadań przez osoby najbardziej wykwalifikowanych do przydzielonych zadań. Określ, jakie są Twoje priorytety dla każdego projektu i zajmuj się tylko tymi kwestiami, chyba że istnieje ryzyko niedotrzymania terminu.

• Sformułuj listę osób, na których można polegać

Jeśli wystarczająco dobrze znasz swoich pracowników (lub członków zespołu), powinieneś być w stanie wskazać tych, którzy są bardziej niezawodni i gotowi wziąć na siebie trochę więcej obowiązków.
Napisz, dlaczego mogą pomóc, angażując się w sprawy o niskim priorytecie zamiast Ciebie. Kiedy nadejdzie czas, zbierz ich i przedstaw im pomysł, pamiętając, że to rozwiązanie pomaga popchnąć projekt do przodu. Gdy uprawnienia są delegowane na kilka osób, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo wstrzymania przepływu pracy.

To również wchodzi w zakres delegowania zadań , o czym zajmiemy się później.

Jak decydujesz, jakie zadania przypisać którym pracownikom?

1. Przypisz na podstawie priorytetu

Oczywiście niektóre zadania będą ważniejsze niż inne. Kiedy dzielisz projekt na zadania, poświęć trochę czasu na ocenę ich priorytetu.

Zadania o wysokim priorytecie powinny być przydzielane jako pierwsze na liście. Czy to dlatego, że są wrażliwe na czas, czy wymagają więcej wysiłku i poświęcenia.

Zadania o niskim priorytecie można przydzielić jako wypełniacze pierwszej dostępnej osobie.

2. Przypisz na podstawie dostępności pracownika

Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy przydzielaniu zadań, jest to, kto jest w danej chwili dostępny.

W miarę postępu projektu będą dodawane nowe zadania. Będziesz musiał przydzielić nową pracę, ale są szanse, że nie zawsze będziesz mógł wybrać, kogo chcesz. Zwłaszcza jeśli zbliża się termin, osoba z najmniejszym nakładem pracy powinna być Twoim pierwszym wyborem.

Przeciążanie i tak już zajętej osoby tylko dlatego, że jest bardziej utalentowane lub masz w nią wiarę, najbardziej niepotrzebnie ją obciąża. To powód do frustracji, gorszych wyników i zmniejszonej produktywności.

Jak już wspomnieliśmy, jeśli masz grafik z przeglądem wszystkich zadań i pracowników nad nimi pracujących, znacznie łatwiej będzie dostrzec, kto jest wolny, a kto nie.

3. Przypisz na podstawie poziomu umiejętności pracownika

Zadania o wysokim priorytecie powinny trafiać do pracowników z większym doświadczeniem w danej dziedzinie lub umiejętnościami. Jednak od czasu do czasu powinieneś zlecać takie zadania również innym pracownikom, aby pomóc im się rozwijać i stać się tak samo niezawodnymi. Powierzanie ludziom ambitnych zadań, które mogą zwiększyć ich doświadczenie, ma kluczowe znaczenie dla produktywności i morale.

Nie wspominając o tym, że możesz mieć wielu wysoko wykwalifikowanych pracowników.

Zadania o niskim priorytecie można przydzielić każdemu, niezależnie od poziomu doświadczenia. Są dobrą okazją do ćwiczeń, zdobywania nowych umiejętności lub usuwania mniejszych zadań, aby zrobić miejsce na ważniejsze.

4. Przypisz na podstawie preferencji

Wreszcie, preferencje mogą również odgrywać dużą rolę w przydzielaniu zadań.

To oczywiste, że niektórzy pracownicy wolą pewne zadania od innych. Więc dobrze byłoby przydzielić zadania na spotkaniu z zespołem. Podczas omawiania priorytetów, terminów i dostępności zapytaj ich, nad którymi zadaniami chcieliby pracować.

Jeśli ktoś wykazuje zainteresowanie określonym rodzajem pracy, powinien (z pewnym rozwagą) mieć możliwość jej podjęcia. W końcu ludzie są bardziej produktywni, gdy są przypisani do czegoś, co uważają za nowe lub ekscytujące.

Uwaga: Stosuj tę zasadę ostrożnie. Pozwolenie ludziom na wykonywanie tylko tych zadań, które chcą, może zahamować ich rozwój zawodowy. Wychodzenie z naszej strefy komfortu i od czasu do czasu wykonywanie zadań, które nam się nie podobają, to sposób, w jaki się rozwijamy i uczymy. Nie zapomnij więc dokumentować zadań, gdy je przekazujesz, aby wcześnie wykryć te potencjalne problemy.

Przydzielanie a delegowanie zadań

Chociaż semantycznie podobne słowa, delegowanie i przydzielanie zadań to dwie różne rzeczy.

Przydzielając zadania , przydzielasz zadania bez zapewniania pracownikom dużej władzy, wyzwań ani możliwości rozwoju. Obejmuje to zachowanie całej odpowiedzialności – rozpisywanie zadań, ustalanie terminów, dostarczanie zasobów, narzędzi itp. Są to zwykle powtarzające się zadania, które mogą stać się powtarzalne.

Kiedy delegujesz zadania , pozwalasz, by część tej odpowiedzialności zniknęła z Twoich palców. Myślisz tylko o celach, jednocześnie pozwalając pracownikom ustalić szczegóły i sposoby ich osiągnięcia.

Nie oznacza to jednak, że delegowanie jest prawidłowe, a alokacja niewłaściwa.

Przydział zadań ma swoje miejsce. Jest to równie ważne, ponieważ wiele zadań sprowadza się do powtarzających się procesów, które wciąż są kluczowe dla postępu projektu. Delegowanie zadań to po prostu dobra okazja dla pracowników do nauki, stawiania sobie wyzwań oraz oceny swoich umiejętności i wyników.

Kiedy przydzielić zadania?

Konsultant ds. zarządzania i BizDev, Artem Albul, podzielił się swoją koncepcją dotyczącą przydzielania zadań, którą nazwał „algorytmem”. Podkreślił, że kryteria te są przydatne tylko i wyłącznie wtedy, gdy chcesz, aby pracownicy wykonywali zadania w oparciu o Twoje wytyczne i instrukcje (tzw. przydział).

Oto jak Albul złamał algorytm:

Źródło: Artem Albul, TWA Consulting

Jak widać, przydział zadań, choć bardziej „kontrolujący” z tych dwóch, daje również szczegółowe instrukcje i prosi o potwierdzenie jasności zadania. Wiele z tego sprowadza się do tego, że wszyscy są na tej samej stronie, nie pozostawiając zbyt wiele miejsca na błędną interpretację (ale także twórczą swobodę).

Jak przydzielić zadania?

Biorąc pod uwagę wszystko, o czym wspomnieliśmy w poprzedniej sekcji, oto jak może wyglądać Twój przydział zadań, krok po kroku.

• Podziel swój projekt

Wyszczególnij cele, zadania i niektóre indywidualne zadania (nie wszystkie, uważaj, aby nie rozpocząć mikrozarządzania). Umieść najważniejsze terminy.

• Priorytetyzuj zadania i sortuj je

Ważne jest, aby od samego początku wiedzieć, jakie zadania należy wykonać szybciej/lepiej, aby odpowiednio przydzielić zasoby i siłę roboczą.

• Zrób listę zespołów i członków zespołu

Przypisz liderów zespołów (jeśli ich nie masz) i alternatywnie poproś o ich wkład w umiejętności poszczególnych pracowników, aby podjąć bardziej świadomą decyzję o tym, kto co otrzyma.

• Zaplanować spotkanie

Umów się na spotkanie z liderami zespołu i przejdź przez powyższe punkty. Przypisuj zadania zgodnie z dostępnością, zainteresowaniem i umiejętnościami każdego zespołu, aby pomyślnie posunąć projekt do przodu.

• Jako lider zespołu – przydzielaj zadania w dalszej części potoku
• Śledź realizację zadań i wprowadzaj niezbędne zmiany po drodze

Niezależnie od tego, czy chodzi o przesuwanie terminów, ponowne przydzielanie zadań, czy przemieszczanie się po zasobach. Jest to całkowicie w porządku i oczekiwane, o ile nie dzieje się to w przypadku każdego przydzielonego zadania. Wtedy jest to wskaźnik złego planowania wstępnego.

• Oferuj opinie i pisz występy

Nie zapomnij śledzić postępów i notować ważne szczegóły, które mogą pomóc w następnym procesie alokacji/delegowania zadań. To także przydatna informacja dla pracowników o tym, co powinni poprawić.

Przydzielanie zadań jest nieco bardziej skomplikowane, niż byśmy sobie tego życzyli. Ale tego rodzaju dokładne badania i przygotowania sprawią, że projekty będą przebiegać sprawniej. Pracownicy będą również bardziej zadowoleni ze swojej pracy i będzie mniej przeszkód w miarę zbliżania się terminów.

Kiedy delegować zadania?

Delegowanie to świetna praktyka zaufania zarówno dla pracodawcy/przełożonego, jak i pracownika. Pracodawca uczy się, jak oddać część swojej kontroli nad procesem, podczas gdy pracownik uczy się, jak wziąć większą odpowiedzialność za swoją pracę.

Dzięki temu możesz skupić się na ogólnych aspektach swojej pracy, ponieważ mniej zajmujesz się zadaniami o niskim priorytecie. Oszczędzasz czas i energię, pomagając innym awansować w karierze.

Jak skutecznie delegować zadania jako lider?

Jak wspomnieliśmy, delegowanie oznacza większą samodzielność pracowników. Istnieje kilka dodatkowych elementów, które sprawiają, że ten rodzaj przydziału zadań jest bardziej atrakcyjny niż alokacja, z dużymi możliwościami rozwoju.

Skoncentruj się na delegowaniu celów zamiast na rzeczywistych zadaniach

Kiedy delegujesz, skupiasz się na celu, który należy wykonać. Nie powinieneś dawać pracownikom instrukcji „koloruj według liczb”, jak wykonać zadanie.

Jasno komunikuj, jaki powinien być efekt końcowy i jakie masz oczekiwania (lub przełożonych). Pozostaw środki do osiągnięcia tego celu samym pracownikom. Ponieważ sposób, w jaki rozwiążesz zadanie, może się zupełnie różnić od tego, jak oni to zrobią. I to jest w porządku, o ile wynik jest tym, którego szukasz.

Niech cele będą trudne

Kiedy cele, które delegujesz, są zbyt łatwe, istnieje szansa, że ​​dana osoba albo zwleka, albo poczuje, że nie ufasz jej wystarczająco. A jeśli są zbyt trudne, stają się sfrustrowani, niespokojni i zaczynają panikować.

Dobrym pomysłem jest bycie świadomym poziomu umiejętności pracownika, aby móc ocenić, ile wyzwań i odpowiedzialności może podjąć. Aby byli najbardziej produktywni i osiągali świetne wyniki, muszą wejść w „stan Flow”.

Źródło: Optymalne doświadczenie, M. Csikszentmihalyi

Zachęcaj do dyskusji i opinii

Pozwól pracownikom wyrazić swoje opinie na ten temat.

Powinni zapytać o wszystko na temat zadania, celów lub ogólnego wpływu, jaki ich praca będzie miała na późniejsze etapy lub przepływ pracy innych osób. Oznacza to, że są zainteresowani zadaniem i angażują się.

A jeśli sami nie zadają pytań, zawsze możesz skłonić ich do proaktywności.

• Czy jest coś, co chciałbyś, żebym wyjaśnił?
• Masz już jakieś pomysły, jak wykonać zadanie?
• Czy czas, na który się umówiliśmy, wystarczy dla Ciebie?
• Czy potrzebujesz innych zasobów, narzędzi lub wsparcia?
• Czy widzisz jakieś problemy lub zagrożenia?

Takie pytania pomagają im poczuć się docenianymi, doceniać ich wysiłki i dawać im do zrozumienia, że ​​zależy Ci na zadaniu i jak dobrze sobie radzi. Tylko uważaj, aby nie przesadzić, bo zaczniesz wyglądać jak mikromenedżer.

Daj pracownikom wolną rękę, ale oferuj wsparcie

Mówiąc o mikrozarządzaniu, delegowanie oznacza, że ​​pozwalasz ludziom samodzielnie rozwiązywać problemy. Nie powinno być powodu, dla którego kierownik miałby wkraczać i kontrolować lub nadzorować jakikolwiek etap procesu, chyba że jest to absolutnie konieczne.

Jednak powinieneś dać im znać, że możesz uzyskać wszelkie porady, jeśli poczują się zablokowani. Tylko dlatego, że pracownicy uzyskują autorytet w określonym zadaniu i są pozostawieni samym sobie, nie oznacza, że ​​projekt musi cierpieć, dopóki się nie podciągną.

Od czasu do czasu pytaj ich, czy czegoś od ciebie potrzebują, i upewnij się, że wiedzą, że jesteś tam w celu uzyskania wszelkiego rodzaju wsparcia, konsultacji lub mediacji. Inną dobrą praktyką jest również zapewnienie im dodatkowych możliwości uczenia się – takich jak szkolenia, konferencje, kursy itp.

Deleguj cele, które popychają ludzi do przodu

Wybieraj zadania, które zwiększają umiejętności i wykorzystują wszystkie ich doświadczenia, zamiast czegoś, co po prostu trzeba zrobić. Na przykład:

• Zadania, które wymagają odświeżenia umiejętności komunikacji w zespole;
• Nauka przydzielania mniejszych zadań;
• Nadzorowanie pracy innych i przeprowadzanie kontroli jakości;
• Nauka pracy z nowym narzędziem;
• Organizowanie spotkania (lub więcej) itp.

Dowiedz się, jakie umiejętności mogą chcieć lub potrzebować Twoi pracownicy, a następnie odpowiednio zaplanuj swoje delegacje. Chcesz, aby wykonali zadanie, jednocześnie ucząc się czegoś nowego.

Jak wybrać, komu przekazać delegację

Paul Beesley, starszy dyrektor i konsultant w Beyond Theory zaproponował fajną listę kontrolną, gdy wybierasz pracownika, do którego chcesz delegować. Ma to na celu uproszczenie i przyspieszenie procesu.

Aby pomyślnie wykonać oddelegowane zadanie, wybrany przez Ciebie pracownik potrzebuje:

S – umiejętność wykonania i wykonania zadania

T – czas na wykonanie zadania, a w razie potrzeby nauczenie wymaganej umiejętności

A – upoważnienie do zajmowania się wszystkim, co dotyczy zadania

R – niezbędny poziom odpowiedzialności

R – wyróżnienie za pomyślne wykonanie zadania

Ta lista to zestaw ważnych kryteriów, które należy uwzględnić, gdy zastanawiasz się, komu przypisać określone zadanie. Jednak w zależności od Twojej niszy, rodzaju usługi, wielkości firmy i projektu, kryteria mogą się zmienić. I powinien odpowiadać Twoim potrzebom, a nie na odwrót.

Typowe błędy delegowania zadań, których należy unikać

Podsumowując, istnieją pewne typowe błędy, które menedżerowie i pracodawcy popełniają, czasami nawet nie zdając sobie z tego sprawy.

1. Zbyt niejasne terminy (używając: jak najszybciej, jak dojedziesz, potrzebuję do wczoraj). Tworzy niepotrzebną presję.
2. Niedostępność na pytania i wątpliwości. Chociaż nie powinieneś mikrozarządzać, nadal powinieneś być obecny w celu uzyskania wsparcia, jeśli pracownik czuje, że utknął. Zignorowanie ich lub przekazanie ich komuś innemu może wywołać nieufność. Jeśli jednak zwykle jesteś zawalony pracą, ustal godziny konsultacji każdego dnia lub tygodnia.
3. Mając niejasne wskazówki. Określanie wyznaczonego czasu na wykonanie zadania i oczekiwań powinno być absolutnym minimum przy delegowaniu zadań.
4. Nie udzielanie opinii. Żadne opinie nie są gorsze niż złe opinie. Pracownicy również muszą być świadomi, kiedy wykonują dobrą pracę. W jednej firmie, w której pracowałem, mantrą było: „Jeśli nikt nie narzeka na twoją pracę, to znaczy, że robisz dobrze”. I choć brzmi to jak logika dźwiękowa, w rzeczywistości wywołało wiele frustracji. Zostaliśmy pozostawieni bez celu i po prostu „unosiliśmy się” od zadania do zadania, nigdy nie wiedząc, czy którekolwiek z nich miało pozytywny wpływ na naszą wydajność.
5. Nie słuchanie pracowników. Weź pod uwagę, co myślą o zadaniu lub celu. Pozwól im przekazać swoją opinię i jeśli pojawią się potencjalne problemy od samego początku.
6. Przypisywanie innych osób do tego samego zadania. Jeśli zauważysz, że osoba walczy, pierwszym odruchem powinno być zapytanie jej, jak sobie radzi i czy potrzebuje pomocy. Niektórzy menedżerowie mają tendencję do przydzielania innych pracowników do pomocy bez konsultacji, co pozostawia przykry smak. Pracownik poczuje się jeszcze bardziej niekompetentny i będzie mniej skłonny do podjęcia podobnego zadania w przyszłości.
7. Zakładając, że ludzie będą wiedzieć, co masz na myśli. To jeden z największych problemów. Formułując zadanie, postaraj się jak najdokładniej określić cele i oczekiwania. Często menedżerowie myślą, że te rzeczy są implikowane, ale prawda jest taka – nikt nie czyta w myślach. Aby uniknąć błędnego zrozumienia lub niezrozumienia informacji, komunikuj się jasno i bezpośrednio.

Błędów mogłoby być więcej, zwłaszcza dla każdej innej dziedziny i branży. Jeśli to możliwe, zidentyfikuj te najczęstsze, wykonane przez Ciebie lub Twoich rówieśników. Zanotuj wszystkie przypadki, w których niektóre zadania nie były na równi, i zobacz, co mogłeś zmienić w procesie przypisywania, aby to naprawić. Może nie starczyło czasu lub środków, byłeś niejasny, albo pracownik nie był gotowy na taką odpowiedzialność. Użyj tej samej procedury we wszystkich przyszłych delegacjach zadań. To jedyny sposób na naukę i przyspieszenie procesu.

Podsumowując

Przydział zadań powinien być bardzo ostrożnym, przemyślanym procesem. Nie chodzi tylko o osiągnięcie kamieni milowych w czasie. Chodzi o to, aby pomóc pracownikom w nauce nowych umiejętności, poczuć się bardziej zadowolonym ze swojej pozycji w firmie, wzmocnić zaufanie między Tobą a nimi, a ostatecznie pomóc Ci skupić się na szerszym obrazie.

Postępując zgodnie z zebranymi przez nas radami, będziesz na dobrej drodze do wprowadzenia skutecznych, zdrowych, długoterminowych zmian w swojej firmie.