5 podstaw dobrze napisanego kontraktu z agencją marketingową

Duże przedsiębiorstwa niosą ze sobą ryzyko. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku wkładu więcej niż jednej strony. W takich przypadkach potrzebujesz gwarancji zaangażowania w zadanie i wykonania na uzgodnionym poziomie. W gruncie rzeczy o to chodzi w umowie.

Równie ważne jak posiadanie umowy jest posiadanie odpowiedniej umowy, która obejmuje wszystko. Jeśli nie zapewnia tego, czego potrzebujesz, aby zagwarantować zaangażowanie partnera w projekt, równie dobrze możesz zaoszczędzić wszystkim kłopotu z podpisaniem go.

Dzisiaj przyjrzymy się pięciu zasadniczym wymaganiom dobrej umowy z agencją marketingową. Najpierw zbadamy, dlaczego są one niezbędne w pracy agencji marketingowej.

Dlaczego agencje marketingowe potrzebują umów?

Istnieją trzy powody, dla których kontrakty marketingowe są tak ważne, niezależnie od tego, jaki obszar usług marketingowych jest omawiany:

1. Powstrzymują klienta agencji przed próbami odbiegania od uzgodnionych zasad. Ludzie mogą próbować fałszować wspomnienia na swoją korzyść, więc posiadanie obiektywnych danych, na które wyraźnie się zarejestrowali, może być nieocenione w utrzymywaniu w ryzach bardziej krnąbrnych klientów. Konsekwentne korzyści wynikające z braku konieczności kłótni o to, co zostało uzgodnione, są niezwykle znaczące.
2. Zapewniają klientów o spójności stanowiska i podejścia agencji. Z tej perspektywy mogą stać się czymś w rodzaju pomocy sprzedażowej – klient zyskuje pewność, że to, co obiecano na wstępnych spotkaniach, jest rzeczywiście tym, co zostanie dostarczone. W tym miejscu agencja musi wyjaśnić, że umowa jest pomocnym narzędziem dla wszystkich zainteresowanych.
3. Funkcjonują jako pomoc pamięci. Przy najlepszej woli na świecie osoby prywatne i firmy mogą mieć trudności z przypomnieniem sobie dokładnych warunków, które miały zastosowanie do umowy, zwłaszcza gdy umowy te mogą różnić się w zależności od klienta (jak ma to miejsce w przypadku 83% agencji). Niezwykle pomocne jest dysponowanie najistotniejszymi wytycznymi umowy, a umowy mogą zaspokoić tę potrzebę.

Przejdźmy teraz do pięciu kluczowych elementów umowy agencji marketingowej.

1. Przedstaw wszystkich

Umowa musi zawierać sekcję poświęconą temu, kto wchodzi w układ. Musi to być ich prawnie poprawna tożsamość wraz z adresem i czasami preferowanym środkiem komunikacji.

Wspominanie o tym może wydawać się nieco zbędne – w końcu to dość podstawowy punkt. Jednak to chyba najważniejsza część kontraktu. W wielu przypadkach błędne dane spowodowały, że umowa była albo nieważna, albo przynajmniej bezużyteczna.

Po podaniu poprawnych nazw terminy „klient” i „wykonawca” można zastąpić, aby uprościć sprawy, o ile to zastąpienie jest wyraźnie zaznaczone w treści umowy.

Możesz także zawrzeć kilka słów o swojej firmie i ogólnie o tym, czym zajmujesz się w branży. Bez względu na to, w jakim obszarze działań marketingowych jesteś, podkreślenie nigdy nie zaszkodzi.

2. Cele i środki

Tu zaczyna się sedno sprawy. Musi istnieć jasny zapis tego, co umowa ma osiągnąć. Może to zacząć się jako ogólna chęć zobaczenia na przykład zwiększonego ruchu na stronie klienta. Następnie należy wykonać listę, w jaki sposób zostanie to osiągnięte.

W ramach tego musi istnieć solidna reprezentacja tego, kto będzie co robił w trakcie dostarczania towarów.

Ta sekcja musi zawierać:

1. Zakres tego, co obejmuje

To kompletny przegląd tego, co agencja wniesie do stołu. Potrzebny jest pomysł na strategie marketingowe (w tym potrzebne materiały), koncepcje kreatywne i wymagane usługi stron trzecich. Może obejmować to, co proponujesz w ramach analizy witryny, analizy konkurencji itp.

Powinien również zawierać to, co musisz zobaczyć od klienta i ile poprawek w briefie będzie dozwolonych.

Nie bój się dodawania zbyt wielu szczegółów. Im bardziej decydujące informacje możesz zawrzeć w tej części umowy, tym mniej miejsca dla niechętnego do współpracy klienta na dalszym etapie.

Uważaj na żargon – marketing ma swój sprawiedliwy udział, a te terminy są otwarte na debatę, zwłaszcza gdy dotyczą osób nieświadomych języka branżowego.

2. Czas trwania

Daty rozpoczęcia i zakończenia są tutaj dobre, jeśli umowa obejmuje związek na czas określony. Trzeba jasno powiedzieć, że o zakończeniu ustaleń decyduje data zakończenia, a nie stan projektu. Innymi słowy, jeśli projekt jest niedokończony, to nadal jest pożegnanie.

Ewentualnie, jeśli Twoja agencja jest przejmowana w sposób zachowany, z uzgodnieniem, które należy uzyskać do czasu zakończenia projektu, należy to określić, wraz z jasnym i uzgodnionym pomysłem na zakończenie projektu.

Oczywiście klient często potrzebuje ukończenia projektu w określonym terminie – nie masz więc możliwości pozostawienia projektu niedokończonego, nawet jeśli nadszedł termin zakończenia. W przypadku tego rodzaju zobowiązania zazwyczaj można naliczyć wyższą stawkę.

Dołącz również wszelkie informacje dotyczące odnowień. Czy są możliwe? W takim razie, co klient musi zrobić?

3. Dodatki

Zdecydowanie warto zanotować, co nie zostało omówione. Na przykład, jeśli jesteś zaangażowany w wykonanie jakiejś pracy nad stroną internetową, ale nie podejmujesz się prowadzenia żadnej analizy SEO lub PPC, rozsądnie będzie wspomnieć o tym tutaj. Ponadto podaj, ile będzie kosztować ta dodatkowa usługa, wraz z informacją o okresie wypowiedzenia, który obowiązuje przed wdrożeniem.

Dobrym pomysłem może być powrót do początkowej propozycji, którą złożono klientowi, aby wymienić, co jest dostarczane.

Wskazówka dla profesjonalistów: najlepszym sposobem na zebranie jasnej propozycji jest użycie oprogramowania do pisania propozycji.

3. Nakrętki i śruby

Są to informacje zawarte w kontrakcie, które skutecznie spajają kontrakt. Istnieje szeroki zakres możliwych inkluzji, ale niektóre kluczowe są następujące.

1. Harmonogram płatności

Klient musi zapłacić określone kwoty w określonych terminach.

Opóźnienia w płatnościach to plaga wszystkich branż, nie tylko marketingu. Możesz dać sobie największą szansę na otrzymanie tych ważnych płatności, gdy ich potrzebujesz, i nadzorowanie zdrowej operacji przychodowej, jasno określając, kiedy się ich spodziewasz.

Harmonogram płatności może opierać się na miesięcznych płatnościach lub osiągnięciu różnych etapów. Jeśli to drugie, te kamienie milowe muszą zostać zmapowane.

Ponadto możesz skorzystać z tej sekcji umowy, aby zilustrować, co dzieje się w scenariuszu opóźnionej płatności. Jakie dodatkowe opłaty mogą zostać naliczone? Jakie ograniczenia usługi mogą spowodować? Namaluj tutaj nieszczęśliwy obraz i nie pozostawiaj klientowi wątpliwości co do tego, jak poważna będzie dla niego i całej umowy brak płatności.

Przy płatnościach nie zapomnij o podstawowym, ale kluczowym składniku – jaka waluta jest preferowana? To połączony świat, który może prowadzić do wszelkiego rodzaju zamieszania.

2. Raporty i informacje zwrotne

Klient będzie chciał być na bieżąco informowany o postępach projektu. Podaj, jak często będą publikowane raporty i jakie obszary będą objęte. Podaj również, co klient musi zrobić, aby uzyskać dane na zamówienie i czy zostanie za to pobrana jakakolwiek opłata.

3. Dostępność Wykonawcy

Podaj godziny otwarcia swojej firmy. Jeśli klient chce komunikować się w niedzielny wieczór, kiedy Twoja firma normalnie nie działa, może to okazać się problemem, chyba że klient zostanie poinformowany, że nie jest to możliwe od samego początku i jako takie jest reprezentowane w umowie.

Alternatywnie, umowa może jasno określać, że w zamian za dodatkowe zobowiązanie finansowe klienta zgodziłeś się na świadczenie usług poza godzinami pracy. Znowu bądź precyzyjny. Jeśli trwa to tylko do 21:00, upewnij się, że tak mówi umowa. Lub jeśli jedyny kontakt, który udostępnisz, będzie dostępny za pośrednictwem poczty e-mail, określ go.

4. Spory i wypowiedzenia

Umowy, podobnie jak życie, nie zawsze idą zgodnie z planem. Nawet najlepiej rozplanowana umowa może doprowadzić do chaosu w ustaleniach. Może to być spowodowane zmianą personelu lub pogorszeniem okoliczności, które sprawiają, że uzgodniony poziom zaangażowania jest nie do utrzymania.

Czasami te różnice można rozwiązać za pomocą zmienionej umowy. Czasami jednak sprawy nie układają się tak polubownie. Na te czasy musi być wytyczona droga, dzięki której można będzie rozwiązywać spory.

Może to obejmować ustanowienie przepisu o bezpośredniej łączności między kierownikami przedsiębiorstw i/lub zorganizowanie zestawu spotkań w obecności mediatora.

Kolejne kroki zwykle obejmują postępowanie prawne i chociaż w interesie wszystkich jest uniknięcie tych kosztownych i czasochłonnych spraw, w umowie należy zaznaczyć, że Twoja firma zastrzega sobie prawo do podążania tą drogą w przypadku wyczerpania innych środków.

Jeśli wszystko okaże się nieco dystopijne, musisz być przygotowany na naciśnięcie przycisku zakończenia. Jeśli wygląda na to, że rozwiązanie umowy jest jedyną drogą naprzód, powinno istnieć jednoznaczne wyjaśnienie, co należy zrobić, aby to osiągnąć i kiedy może się na to powołać każda ze stron. Znowu nie jest to opcja do faworyzowania, ale wszyscy musimy mieć nadzieję na najlepsze i przygotować się na najgorsze.

5. Elementy prawne

Istnieją trzy istotne obszary prawne, które należy uwzględnić.

1. Poufność

Umowa będzie zawierać poufne informacje dla obu stron, więc wszyscy sygnatariusze muszą zobowiązać się do zapewnienia bezpieczeństwa tych informacji. Wszelkie informacje, które każda ze stron chce zachować jako poufne, należy przedstawić. Mogą to być na przykład stawki agencyjne, cele biznesowe klienta lub tajemnice handlowe.

2. Prawa autorskie

Kiedy praca zostanie zakończona, kto będzie właścicielem czego? Musi to być jasne, ponieważ spory dotyczące praw autorskich sprawiają, że sądy są bardzo zajęte. W rzeczywistości co roku w Stanach Zjednoczonych wnoszonych jest około 12 000 spraw dotyczących praw własności intelektualnej.

Uwzględnij również własność produktu lub procesu osoby trzeciej.

3. Odszkodowanie

W tym miejscu wbudowujesz w umowę klauzulę ochronną na wypadek nieprzewidzianego rozwoju, który ma negatywny wpływ i za który Twoja firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności.

Załóżmy, że ukończyłeś projekt w mediach społecznościowych dla swojego klienta, ale z powodu globalnego rozwoju poza twoją kontrolą, niektóre aspekty twojej pracy są teraz bezproduktywne.

Możesz zabezpieczyć się przed takimi zdarzeniami za pomocą klauzuli odszkodowawczej. Pamiętaj, aby uzyskać wsparcie prawne, aby je sprawdzić, aby upewnić się, że zapewnia żądaną ochronę. Świetnym rozwiązaniem jest skorzystanie z szablonu umowy, takiego jak ta próbka umowy gwarancji PandaDoc.

Wniosek

Więc to prawie wszystko. Korekta – to kluczowe obszary objęte. Każda umowa marketingowa będzie miała swój własny obszar zainteresowań i to do Ciebie należy upewnienie się, że podejmowane działania są odpowiednio objęte umową, która jest stosowana.

Jednak przestrzegając tych pięciu zasad, będziesz na dobrym miejscu startowym.