5 elementi essenziali di un contratto di agenzia di marketing ben scritto

Le imprese di grandi dimensioni comportano dei rischi. Questo è particolarmente vero quando si tratta di input da più di una parte. In questi casi, è necessaria una garanzia di impegno per il compito e prestazioni a un livello concordato. Questo, in sostanza, è ciò che un contratto è tutto.

Importante quanto avere un contratto, è avere il giusto contratto che copra tutto. Se non fornisce ciò di cui hai bisogno sottoscrivendo la dedizione del tuo partner al progetto, potresti anche aver risparmiato a tutti la seccatura di firmarlo.

Oggi esamineremo i cinque requisiti essenziali per un buon contratto di agenzia di marketing. In primo luogo, esamineremo perché sono essenziali nel lavoro delle agenzie di marketing.

Perché le agenzie di marketing hanno bisogno di contratti?

Ci sono tre ragioni per cui i contratti di marketing sono così cruciali, indipendentemente dall'area dei servizi di marketing in discussione:

1. Impediscono al cliente di un'agenzia di tentare di variare dai principi concordati. Le persone possono provare a confondere i ricordi a proprio vantaggio, quindi avere un record oggettivo a cui si sono iscritti in modo dimostrabile può essere prezioso per tenere sotto controllo i clienti più ribelli. I conseguenti vantaggi di non dover discutere su quanto concordato sono estremamente significativi.
2. Rassicurano i clienti della coerenza della posizione e dell'approccio dell'agenzia. Da questo punto di vista, possono diventare una sorta di aiuto alla vendita: al cliente viene data la certezza che ciò che viene promesso negli incontri iniziali è effettivamente ciò che verrà fornito. È qui che l'agenzia deve spiegare che il contratto è uno strumento utile per tutti gli interessati.
3. Funzionano come ausilio per la memoria. Con la buona volontà del mondo, privati ​​e aziende possono lottare per ricordare le condizioni precise che si applicano all'accordo, soprattutto quando tali accordi possono differire da cliente a cliente (come nel caso dell'83% delle agenzie). È estremamente utile avere a portata di mano le direttive salienti dell'accordo e i contratti possono soddisfare questa esigenza.

Passiamo ora ai cinque elementi chiave di un contratto di agenzia di marketing.

1. Presenta tutti

Il contratto deve avere una sezione dedicata a chi entra nell'accordo. Questa deve essere la loro identità legalmente corretta, insieme al loro indirizzo e ai mezzi di comunicazione a volte preferiti.

Può sembrare un po' ridondante menzionarlo – dopo tutto, è un punto abbastanza basilare. Tuttavia, è probabilmente la parte più importante del contratto. Molti sono i casi in cui i dettagli sbagliati hanno reso un contratto nullo o, per lo meno, inutile.

Una volta inseriti i nomi corretti, i termini “cliente” e “appaltatore” possono essere sostituiti per semplificare, purché tale sostituzione sia esplicitata nella formulazione del contratto.

Potresti anche voler includere alcune parole sulla tua attività e su ciò che ti occupi di fornire in generale. Indipendentemente dall'area delle operazioni di marketing in cui ti trovi, enfatizzare non fa mai male.

2. Gli scopi ei mezzi

È qui che inizia il nocciolo della questione. Ci deve essere una chiara registrazione di ciò che l'accordo è progettato per raggiungere. Questo può iniziare come un desiderio generale di vedere, ad esempio, un aumento del traffico verso il sito Web del cliente. È quindi necessario seguire un elenco di come ciò sarà raggiunto.

Come parte di questo, ci deve essere una solida rappresentazione di chi farà cosa nel corso della consegna delle merci.

Questa sezione deve includere:

1. La portata di ciò che è coperto

Questo è un riassunto completo di ciò che l'agenzia porterà in tavola. È necessario avere un'idea delle strategie di marketing (compresi i materiali necessari), concetti creativi e quali servizi di terze parti saranno richiesti. Potrebbe includere ciò che stai proponendo in termini di analisi del sito Web, analisi della concorrenza, ecc.

Dovrebbe anche avere ciò che devi vedere dal cliente e quante revisioni del brief saranno consentite.

Non aver paura di includere troppi dettagli. Più informazioni determinanti puoi includere in questa sezione del contratto, meno spazio di manovra per un cliente non collaborativo in fondo alla linea.

Diffida del gergo: il marketing ha la sua giusta quota e questi termini sono aperti al dibattito, specialmente quando riguardano persone che non conoscono il linguaggio del settore.

2. Durata

Le date di inizio e fine qui sono buone se il contratto copre un rapporto a tempo determinato. È necessario affermare chiaramente che la data di fine determina la cessazione degli accordi, non lo stato del progetto. In altre parole, se il progetto non è finito, è comunque un addio.

In alternativa, se la tua agenzia viene assunta in modo trattenuto, con l'accordo da ottenere fino al completamento del progetto, questo deve essere specificato, insieme a un'idea chiara e concordata di ciò che costituisce il completamento del progetto.

Naturalmente, il cliente spesso ha bisogno che il progetto finisca entro una data particolare, quindi non hai la possibilità di lasciare il progetto incompiuto, anche se la data di fine è alle porte. Per questo tipo di impegno, di solito è accettabile applicare una tariffa più alta.

Includere anche tutte le informazioni relative ai rinnovi. Sono possibili? In tal caso, cosa deve fare il cliente?

3. Extra

Vale sicuramente la pena prendere nota di ciò che non è coperto. Ad esempio, se sei impegnato a lavorare sul sito Web ma non ti stai impegnando a condurre alcuna analisi SEO o PPC, sarà ragionevole menzionarlo qui. Inoltre, includi l'importo di questo servizio aggiuntivo, insieme alle informazioni relative al periodo di preavviso che si applica prima dell'attuazione.

Può essere una buona idea tornare alla proposta iniziale che è stata fatta al cliente per elencare ciò che viene consegnato.

Suggerimento per professionisti: il modo migliore per ottenere una proposta chiara è utilizzare un software di scrittura delle proposte.

3. Dadi e bulloni

Queste sono le informazioni del contratto che tengono insieme effettivamente il contratto. C'è una vasta gamma di possibili inclusioni qui, ma alcune di quelle chiave sono le seguenti.

1. Scadenzario dei pagamenti

Il cliente deve pagare importi specifici entro determinate date.

I ritardi di pagamento sono un flagello di tutti i settori, non solo del marketing. Puoi darti le migliori possibilità di ottenere quei pagamenti vitali quando ne hai bisogno e supervisionare una sana operazione di entrate essendo chiaro su quando te li aspetti.

Il calendario dei pagamenti potrebbe essere basato su rate mensili o sul raggiungimento di diverse fasi. In quest'ultimo caso, tali pietre miliari devono essere mappate.

Inoltre, puoi utilizzare questa sezione del contratto per illustrare cosa accade in uno scenario di ritardato pagamento. Quali costi aggiuntivi potrebbero essere applicati? Quali restrizioni sul servizio potrebbero risultare? Dipingi qui il quadro infelice e non lasciare dubbi al cliente su quanto sarà grave un mancato pagamento per lui e l'accordo nel suo insieme.

Durante i pagamenti, non dimenticare un ingrediente elementare ma cruciale: quale valuta è preferita? È un mondo interconnesso, che può portare a ogni sorta di confusione.

2. Rapporti e feedback

Il cliente vorrà essere aggiornato sullo stato di avanzamento del progetto. Includere la frequenza con cui verranno emessi i rapporti e quali aree saranno coperte. Inoltre, includi ciò che il cliente deve fare per entrare in possesso di dati personalizzati e se verrà addebitato un addebito per questo.

3. Disponibilità dell'appaltatore

Includi gli orari di apertura della tua attività. Se il cliente desidera una comunicazione la domenica sera quando la tua azienda non è normalmente operativa, questo potrebbe rivelarsi un problema a meno che il cliente non venga avvisato che ciò non è sostenibile fin dall'inizio e rappresentato come tale nel contratto.

In alternativa, il contratto può chiarire che, in cambio di un impegno finanziario aggiuntivo da parte del cliente, hai accettato di fornire un servizio fuori orario. Ancora una volta, sii preciso. Se questo continua solo fino alle 21:00, assicurati che sia ciò che dice il contratto. Oppure se l'unico contatto che renderai disponibile è via email, specificalo.

4. Controversie e risoluzioni

Gli accordi, come la vita, non vanno sempre secondo i piani. Anche il contratto meglio strutturato può portare a che gli accordi cadano in disordine. Ciò potrebbe essere dovuto a un cambio di personale o al deterioramento delle circostanze che rendono insostenibile il livello di impegno concordato.

A volte queste variazioni possono essere risolte con un contratto modificato. A volte, tuttavia, le cose non vanno così amichevolmente. Per questi tempi, ci deve essere un percorso tracciato per affrontare i disaccordi.

Ciò potrebbe includere la previsione di un collegamento diretto tra i capi delle imprese e/o la presentazione di una serie di riunioni in presenza di un mediatore.

I passaggi successivi da allora in poi di solito includono azioni legali e, sebbene sia nell'interesse di tutti evitare questi affari costosi e dispendiosi in termini di tempo, nel contratto dovrebbe essere indicato che la tua azienda si riserva il diritto di intraprendere questa strada se altri mezzi fossero esauriti.

Se tutto dovesse risultare un po' distopico, dovrai essere pronto a premere il pulsante di terminazione. Se sembra che la risoluzione sia l'unica via da seguire, dovrebbe esserci un resoconto inequivocabile di cosa fare per raggiungerla e quando può essere invocata da una delle parti. Ancora una volta, non è un'opzione da privilegiare, ma dobbiamo tutti sperare nel meglio e prepararci al peggio.

5. Elementi giuridici

Ci sono tre aree legali significative che devi includere.

1. Riservatezza

Un contratto includerà informazioni riservate per entrambe le parti, quindi tutti i firmatari devono impegnarsi a mantenere tali informazioni al sicuro. Tutte le informazioni che una delle parti desidera mantenere riservate devono essere presentate. Ciò potrebbe includere le tariffe dell'agenzia, ad esempio, o gli obiettivi aziendali del cliente o i segreti commerciali.

2. Diritti d'autore

Quando il lavoro sarà completato, chi sarà il proprietario di cosa? Ci deve essere chiarezza su questo dato che le controversie sul copyright tengono i tribunali piuttosto occupati. In effetti, ci sono circa 12.000 casi di diritti di proprietà intellettuale archiviati negli Stati Uniti ogni anno.

Inoltre, includi qualsiasi proprietà di terzi del prodotto o del processo.

3. Indennizzo

È qui che si integra nel contratto alcune clausole di protezione in caso di sviluppo imprevisto che ha un impatto negativo e per il quale la propria azienda potrebbe essere ritenuta responsabile.

Diciamo che hai completato un progetto di social media per il tuo cliente, ma a causa di uno sviluppo globale fuori dal tuo controllo, ci sono aspetti del tuo lavoro che ora sono controproducenti.

Puoi proteggerti da tali eventi con l'uso di una clausola di indennizzo. Assicurati di ottenere il tuo backup legale per esaminarlo per assicurarti che offra la protezione che desideri. Un ottimo modo per procedere è utilizzare un modello di contratto, come questo esempio di contratto di indennizzo PandaDoc.

Conclusione

Quindi, questo è praticamente tutto coperto. Correzione: sono le aree chiave trattate. Ogni contratto di marketing avrà la sua area di interesse, e sta a te assicurarti che l'attività in corso sia adeguatamente coperta dal contratto applicato.

Tuttavia, aderendo a questi cinque elementi essenziali, sarai in un buon punto di partenza.